Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ chế thị trường, tiền lương vừa là nguồn thu nhập chính bảo đảm đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, vừa là một khoản chi phí sản xuất cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Việc quản lý và hạch toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn) có tính chất hai mặt: người lao động mong muốn nâng cao thu nhập, trong khi doanh nghiệp cần kiểm soát và tiết kiệm chi phí để hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó tại đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cấp nước và xây lắp công trình hạ tầng, tác giả Nguyễn Ngọc Huyền đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Cấp nước – xây dựng Hải Phòng".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung chính:

  1. Tìm hiểu lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các loại hình doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng.
  3. Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm cơ bản trong tổ chức công tác kế toán nói chung và phần hành kế toán tiền lương nói riêng, làm cơ sở đề xuất các biện pháp giúp đơn vị hoàn thiện công tác hạch toán kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích nộp theo lương tại đơn vị.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng (trụ sở tại Km 16+600, Quốc lộ 10, xóm 7, xã Thủy Sơn, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh, số liệu tiền lương và hạch toán kế toán năm 2016 và năm 2017 (trọng tâm là kỳ hạch toán tháng 11 năm 2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và chế độ kế toán doanh nghiệp của Việt Nam:

  • Chế độ kế toán: Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Văn bản pháp lý về lao động và tiền lương: Bộ luật Lao động (các điều khoản về ngày nghỉ phép năm theo Điều 111, nghỉ lễ tết và nghỉ việc riêng theo Điều 115); Nghị định số 153/2016/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng từ ngày 01/01/2017; Nghị định số 88/2015/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
  • Văn bản pháp lý về bảo hiểm và kinh phí công đoàn: Luật Công đoàn năm 2012 (Điều 1 và khoản 2 Điều 26 quy định mức trích 2% kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội); Quyết định số 959/QĐ-BHXH năm 2015; Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 có hiệu lực từ ngày 01/05/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Nghị định số 44/2017/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2017 quy định tỷ lệ đóng vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp giảm từ 1% xuống 0,5%.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng:

  • Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Tập hợp các quy định pháp lý, giáo trình lý thuyết kế toán tài chính và hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp.
  • Phương pháp quan sát và thống kê mô tả: Tổng hợp dữ liệu nhân sự, cơ cấu lao động theo độ tuổi, giới tính, trình độ chuyên môn; theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương tại phòng Tài chính – Kế toán.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp tính giá và tổng hợp cân đối kế toán để phản ánh dòng luân chuyển của chi phí lao động.

Nguồn dữ liệu:

  • Dữ liệu thứ cấp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203003344; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các năm 2016, 2017; Điều lệ và quy chế nội bộ của công ty.
  • Dữ liệu sơ cấp: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi tiền mặt, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản 334, 338 của Tổ Tiêu thụ Trung tâm và các bộ phận liên quan trong tháng 11 năm 2017.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp

Chương này trình bày hệ thống lý thuyết về bản chất kinh tế của tiền lương, xác định tiền lương là giá cả sức lao động được thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, đồng thời là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết cấu thành chi phí sản xuất. Khóa luận phân tích 4 chức năng chính của tiền lương: thước đo giá trị sức lao động, tái sản xuất sức lao động, kích thích và tích lũy.

Về hình thức trả lương, tác giả phân tích đặc điểm, công thức tính, ưu và nhược điểm của 3 hình thức:

  • Trả lương theo thời gian (theo tháng, ngày, giờ, lương thời gian có thưởng).
  • Trả lương theo sản phẩm (tính theo đơn giá và khối lượng sản phẩm hoàn thành).
  • Trả lương khoán (tính theo khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng giao khoán).

Về các khoản trích theo lương, văn bản tổng hợp các tỷ lệ trích nộp theo chế độ áp dụng qua từng thời kỳ:

Khoản trích nộp Người sử dụng lao động đóng Người lao động đóng Tổng tỷ lệ trích
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% (trước 01/06/2017 là 18%) 8,0% 25,5% (trước 01/06/2017 là 26%)
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0% 2,0%
Tổng cộng 23,5% 10,5% 34,0%

Về mặt hạch toán, chương 1 chi tiết hóa kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản chủ yếu: TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả, phải nộp khác - bao gồm 3382, 3383, 3384, 3386), các tài khoản tập hợp chi phí như TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, TK 241, cùng các tài khoản liên quan như TK 335, TK 353, TK 141, TK 333. Chương này cũng phân tích nguyên tắc và trình tự mở sổ của 5 hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức và hạch toán tại đơn vị thực tập:

  • Lịch sử và pháp lý: Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng (HACOWASU) thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203003344 ngày 06/09/2007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp; mã số thuế 0200758665. Vốn điều lệ là 18.000.000.000 đồng, tương ứng 1.800.000 cổ phần (mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần). Trong đó, hai cổ đông sáng lập chính là Công ty TNHH Công nghệ môi trường và Xây dựng Sài Gòn (nắm giữ 630.000 cổ phần, tương ứng 6.300.000.000 đồng) và ông Nguyễn Văn Sỹ (nắm giữ 450.700 cổ phần, tương ứng 4.507.000.000 đồng). Hệ số vốn chủ sở hữu trên tổng tài sản duy trì ở mức 0,50 (năm 2014), 0,49 (năm 2015), 0,50 (năm 2016) và 0,47 (năm 2017).
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Tổng số lao động của công ty là 65 người (lao động nam chiếm khoảng 70% với 45 người, lao động nữ chiếm 30% với 18–20 người). Về độ tuổi, lao động từ 18 đến 30 tuổi chiếm khoảng 80%, lao động trên 30 tuổi chiếm khoảng 20%. Về trình độ học vấn, 70% có trình độ đại học, 30% có trình độ cao đẳng và trung cấp. Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Tổng Giám đốc (Nguyễn Anh Tuấn), Phó Tổng Giám đốc (Đinh Khắc Quang), Kế toán trưởng (Phạm Gia Quách) cùng các phòng ban chuyên môn và các tổ/đội thi công.
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2016–2017:
Chỉ tiêu tài chính Năm 2016 (đồng) Năm 2017 (đồng)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 31.791.765.000 39.060.000.000
Doanh thu thuần 31.791.765.000 39.060.000.000
Giá vốn hàng bán 20.354.000.000 23.957.000.000
Lợi nhuận gộp 11.437.765.000 15.103.000.000
Chi phí tài chính (trong đó có chi phí lãi vay) 2.226.000.000 2.226.000.000
Chi phí bán hàng 412.000.000 412.000.000
Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.867.000.000 6.000.000.000
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 5.845.000.000 6.645.000.000
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 6.138.828.817 6.713.000.000
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 734.751.000 734.751.000
Lợi nhuận sau thuế TNDN Tăng trưởng dương Tăng 574.171.183 so với 2016
  • Tổ chức công tác kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm Kế toán trưởng, Thủ quỹ và Kế toán tổng hợp. Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sổ sách kế toán tổ chức theo hình thức Nhật ký chung.
  • Thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích: Công ty thực hiện trả lương theo thời gian dựa trên ngày công thực tế (quy chuẩn 26 ngày/tháng) và hệ số lương (HSL). Công thức tính lương cơ bản: $$\text{Lương cơ bản} = \text{Hệ số lương (HSL)} \times \text{Lương tối thiểu (Ltt)}$$ Trong đó, mức lương tối thiểu công ty áp dụng tính lương là 3.750.000 đồng/tháng (theo mức lương tối thiểu vùng I). Tổng thu nhập bao gồm lương cơ bản cộng các khoản phụ cấp (phụ cấp xăng xe: 100.000 đồng, phụ cấp chuyên cần: 500.000 đồng). Nhân viên xếp loại A hưởng 100% lương cơ bản, nhân viên xếp loại B bị trừ 10% lương cơ bản.
  • Tác giả trích dẫn số liệu cụ thể tháng 11/2017 tại Tổ Tiêu thụ Trung tâm:
    • Nhân viên Nguyễn Thị Liên: Xếp loại A, 26 công, HSL 1,07, lương cơ bản 4.012.500 đồng, phụ cấp xăng xe 100.000 đồng, phụ cấp chuyên cần 500.000 đồng; tổng thu nhập là 4.612.500 đồng. Các khoản khấu trừ gồm: bảo hiểm 10,5% (421.313 đồng), công đoàn 1% (40.125 đồng), thực lĩnh 4.151.062 đồng.
    • Nhân viên Đào Thị Tưới: Xếp loại B, 26 công, HSL 1,07, trừ 10% xếp loại B là 401.250 đồng; tổng thu nhập còn 4.211.250 đồng; khấu trừ bảo hiểm 10,5% và công đoàn 1%, thực lĩnh 3.749.813 đồng.
    • Nghiệp vụ thanh toán lương tháng 11/2017 cho bộ phận Tiêu thụ trung tâm bằng tiền mặt được kế toán định khoản: Nợ TK 33411: 31.313.000 đồng / Có TK 1111: 31.313.000 đồng.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, chương 3 đưa ra các nhận xét và đề xuất:

  • Về ưu điểm: Công ty đã xây dựng được quy chế trả lương gắn với ngày công và xếp loại thi đua nội bộ; bảo đảm nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo tỷ lệ quy định; bộ máy kế toán tinh gọn, áp dụng hình thức Nhật ký chung phù hợp quy mô.
  • Về nhược điểm: Cách thức trả lương thời gian hiện tại chưa phản ánh triệt để năng suất và khối lượng công việc của từng cá nhân ở các bộ phận kỹ thuật, thi công xây lắp; chứng từ theo dõi giờ công và đánh giá xếp loại thi đua còn mang tính dàn đều (đa số đều xếp loại A); việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng cho phân hệ tiền lương chưa được tự động hóa hoàn toàn mà còn phụ thuộc nhiều vào bảng tính Excel thủ công.
  • Các nhóm kiến nghị và điều kiện thực hiện: Tác giả kiến nghị công ty cần nghiên cứu kết hợp giữa trả lương thời gian và trả lương theo khối lượng/sản phẩm đối với đội thi công xây lắp và công nhân sửa chữa mạng lưới; hoàn thiện biểu mẫu chứng từ kế toán tiền lương; nâng cấp phân hệ quản trị tiền lương trên hệ thống phần mềm kế toán; xác định các điều kiện tiền đề về tài chính, trình độ nhân sự và công tác tổ chức để triển khai giải pháp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính của nghiên cứu:

  • Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật tính đến thời điểm nghiên cứu (năm 2017–2018), cụ thể là các thay đổi về tỷ lệ trích nộp bảo hiểm xã hội theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Nghị định 44/2017/NĐ-CP (tổng tỷ lệ trích bảo hiểm và công đoàn là 34%, trong đó đơn vị sử dụng lao động chịu 23,5% và người lao động chịu 10,5% tiền bảo hiểm).
  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán chi phí tiền lương tại Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng. Cung cấp chi tiết số liệu về cơ cấu lao động (65 người, 70% nam, 80% dưới 30 tuổi), số liệu tài chính giai đoạn 2016–2017 (doanh thu năm 2017 đạt 39,06 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 6,713 tỷ đồng) và bảng thanh toán lương tháng 11/2017 của Tổ Tiêu thụ Trung tâm.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện xuất phát từ chính thực trạng hạch toán và điều kiện tổ chức của doanh nghiệp, giúp gắn kết giữa tiền lương chi trả với năng suất lao động thực tế.

Đóng góp tự nêu của tác giả: Khóa luận làm rõ bức tranh tổ chức hạch toán lao động, tiền lương tại một doanh nghiệp cổ phần địa phương trong ngành cấp nước và xây dựng dân dụng; chỉ ra điểm thích hợp và điểm còn bất cập giữa lý luận kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với việc vận dụng thực tế tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của khóa luận:

  • Tác giả tự nhận định do hạn chế về mặt thời gian thực tập cũng như trình độ nhận thức cá nhân của sinh viên năm cuối, đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình phân tích chuyên sâu.
  • Phạm vi số liệu hạch toán thực tế mới chỉ tập trung phân tích số liệu chi tiết của một số bộ phận (chủ yếu là Tổ Tiêu thụ Trung tâm) trong kỳ kế toán tháng 11 năm 2017 và tổng hợp số liệu tài chính năm 2016–2017, chưa bao quát toàn diện số liệu tiền lương chi tiết của tất cả các đội thi công xây lắp qua nhiều năm.

Hướng nghiên cứu mở rộng:

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang phân tích sự biến động của quỹ tiền lương gắn liền với giá thành dịch vụ cấp nước và công trình xây lắp qua chu kỳ nhiều năm tài chính.
  • Đi sâu nghiên cứu thiết kế quy chế trả lương hỗn hợp (kết hợp lương thời gian với lương khoán theo khối lượng công trình) nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí nhân công.

Giá trị tham khảo

Tài liệu cung cấp nguồn tham khảo cụ thể cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị nhân lực: Tham khảo kết cấu đề tài khóa luận thực tập về phần hành kế toán tiền lương; phương pháp thu thập, xử lý chứng từ (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi) và cách định khoản các nghiệp vụ trích nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Kế toán viên và cán bộ nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo phương pháp xây dựng bảng lương dựa trên hệ số lương, phân loại thi đua (loại A, loại B) và quy trình lập bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương sang chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Mức trích các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn được tác giả cập nhật tại thời điểm nghiên cứu là bao nhiêu? Theo văn bản, tổng tỷ lệ trích là 34% tính trên quỹ lương đóng bảo hiểm, gồm: BHXH 25,5% (doanh nghiệp đóng 17,5%, người lao động đóng 8%), BHYT 4,5% (doanh nghiệp đóng 3%, người lao động đóng 1,5%), BHTN 2% (mỗi bên đóng 1%) và Kinh phí công đoàn 2% (doanh nghiệp đóng toàn bộ). Tỷ lệ đóng BHXH của doanh nghiệp đã giảm từ 18% xuống 17,5% từ ngày 01/06/2017 theo Nghị định 44/2017/NĐ-CP (giảm 0,5% tại Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp).

2. Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng áp dụng hình thức trả lương nào cho người lao động? Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên ngày công làm việc thực tế trong tháng (quy định chuẩn 26 ngày công) và hệ số lương (HSL) do công ty quy định, kết hợp với mức lương tối thiểu vùng I (3.750.000 đồng/tháng theo Nghị định 153/2016/NĐ-CP) và các khoản phụ cấp gồm phụ cấp xăng xe (100.000 đồng) và phụ cấp chuyên cần (500.000 đồng).

3. Cơ chế trừ lương theo xếp loại thi đua tháng tại công ty được quy định ra sao? Văn bản nêu rõ: Cán bộ nhân viên xếp loại A được hưởng nguyên 100% lương cơ bản theo hệ số. Cán bộ nhân viên xếp loại B sẽ bị giảm trừ 10% tính trên mức lương cơ bản (minh họa cụ thể qua trường hợp nhân viên Đào Thị Tưới bị trừ 401.250 đồng trong kỳ lương tháng 11/2017).

4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán và hình thức ghi sổ kế toán của công ty là gì? Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung gồm 3 chức danh chính: Kế toán trưởng, Thủ quỹ và Kế toán tổng hợp. Hình thức sổ kế toán được áp dụng là hình thức Nhật ký chung, tuân thủ Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

5. Cơ cấu nhân sự và kết quả kinh doanh của công ty năm 2017 đạt được những chỉ số nào? Công ty có 65 lao động (nam 45 người chiếm khoảng 70%, nữ 18-20 người chiếm 30%; 80% lao động từ 18 đến 30 tuổi; 70% có trình độ đại học). Năm 2017, doanh thu thuần đạt 39,06 tỷ đồng, lợi nhuận gộp đạt 15,103 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 6,713 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế tăng thêm 574,17 triệu đồng so với năm 2016.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Ngọc Huyền đã hệ thống hóa toàn diện lý luận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cùng các chính sách bảo hiểm giai đoạn 2016–2017. Qua việc khảo sát thực tiễn tại Công ty Cổ phần Cấp nước – Xây dựng Hải Phòng, công trình đã phản ánh chi tiết quy trình tính lương theo thời gian, luân chuyển chứng từ và hạch toán sổ sách Nhật ký chung với các dữ liệu kế toán cụ thể. Những đánh giá về ưu điểm, hạn chế và giải pháp đề xuất trong khóa luận phản ánh sát thực tế hoạt động quản lý lao động và chi phí tiền lương tại một doanh nghiệp ngành nước trên địa bàn thành phố Hải Phòng.