Tổng quan nghiên cứu

Bảo hiểm xã hội đóng vai trò trụ cột trong hệ thống an sinh xã hội quốc gia, đảm bảo quyền lợi thay thế và bù đắp thu nhập cho người lao động khi gặp các biến cố rủi ro như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp và hưu trí. Tại tỉnh Hưng Yên, cơ quan Bảo hiểm xã hội địa phương quản lý nguồn quỹ tài chính lên tới hàng nghìn tỷ đồng với phạm vi bao phủ hàng trăm nghìn người tham gia Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế. Tuy nhiên, hiệu quả quản lý tài chính tại đơn vị vẫn chưa phát huy tối đa do công tác tổ chức kế toán mới chỉ dừng lại ở việc đáp ứng các nguyên tắc cơ bản chung, việc phân tích tình hình tài chính chưa được tiến hành định kỳ thường xuyên, và hệ thống kiểm tra kế toán nội bộ còn bộc lộ nhiều điểm hạn chế.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập; phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên trong giai đoạn 2017 - 2018; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm hoàn thiện bộ máy, chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tài chính và ứng dụng công nghệ thông tin. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán chuyển giao chế độ kế toán từ Thông tư số 178/2012/TT-BTC sang Thông tư số 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp giảm thiểu trên 90% lỗi sai sót trong luân chuyển chứng từ, rút ngắn thời gian tổng hợp quyết toán tài chính từ 15 đến 20 ngày và nâng cao tính minh bạch trong quản lý ngân sách nhà nước tại địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng 2 khung lý thuyết trụ cột: Lý thuyết tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Lý thuyết kiểm soát nội bộ trong quản trị tài chính công. Tổ chức kế toán được xác định là quá trình thiết lập mối liên hệ khoa học giữa con người, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo tài chính và công nghệ nhằm phản ánh trung thực tình hình tài chính của tổ chức.

Khung nghiên cứu vận dụng 4 khái niệm và nguyên tắc căn bản:

  • Đơn vị sự nghiệp công lập: Tổ chức do Nhà nước thành lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động phi lợi nhuận nhằm cung cấp dịch vụ công và phục vụ quản lý nhà nước.
  • Quản lý tài chính quỹ bảo hiểm: Bao gồm 4 nội dung cốt lõi là quản lý thu, quản lý chi trả các chế độ, quản lý đầu tư tăng trưởng quỹ và quản lý cân đối thu chi theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13.
  • Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Gồm mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình vừa tập trung vừa phân tán.
  • Nguyên tắc tổ chức kế toán: Tuân thủ nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc thống nhất, nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả và nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm ngăn chặn rủi ro thất thoát nguồn lực.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và thu thập dữ liệu thứ cấp lẫn sơ cấp để đảm bảo tính chuẩn xác và khách quan. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm toàn bộ báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thu chi, bảng cân đối tài khoản giai đoạn 2015 - 2018 và hệ thống văn bản pháp quy liên quan như Thông tư số 178/2012/TT-BTC, Thông tư số 102/2018/TT-BTC, Thông tư số 107/2017/TT-BTC.

Về dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu tiến hành khảo sát với cỡ mẫu gồm 25 cán bộ, chuyên viên kế toán đang công tác tại Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên và đại diện phụ trách kế toán của 10 đơn vị Bảo hiểm xã hội cấp huyện, thị xã, thành phố trực thuộc. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn nhằm tập trung vào những nhân sự trực tiếp xử lý các phần hành kế toán phức tạp như kế toán thu, kế toán chi chế độ, kế toán thanh toán khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế và kế toán tổng hợp.

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm: quan sát quy trình làm việc thực tế, phỏng vấn sâu cá nhân, thống kê mô tả và so sánh đối chiếu giữa quy định lý thuyết với thực tiễn áp dụng. Phương pháp so sánh đối chiếu được lựa chọn làm phương pháp chủ đạo vì cho phép bóc tách chính xác những khoảng trống trong việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và đánh giá mức độ sẵn sàng khi chuyển giao sang Thông tư số 102/2018/TT-BTC trong giai đoạn nghiên cứu 2017 - 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy, cơ quan áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán nhưng phân công nhiệm vụ còn mang tính dàn trải. Khoảng 30% nhân sự kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành nghiệp vụ khác nhau, trong khi khoảng cách phối hợp giữa phòng Kế toán và các bộ phận nghiệp vụ như Thu, Chế độ bảo hiểm xã hội, Giám định Bảo hiểm y tế còn thiếu tính liên kết chặt chẽ.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán, đơn vị vẫn vận hành dựa trên 100% mẫu biểu của Thông tư số 178/2012/TT-BTC cũ. Khâu kiểm tra chứng từ ban đầu chưa được chuẩn hóa, dẫn đến tình trạng sai sót thông tin trên các bảng kê thanh toán chi trả chế độ ốm đau, thai sản chiếm khoảng 12% tổng số chứng từ tiếp nhận từ các đơn vị sử dụng lao động.

Thứ ba, về hệ thống tài khoản và sổ kế toán, đơn vị chưa thực hiện mở tài khoản chi tiết cấp 2 cho Tài khoản 351 (Thanh toán về thu bảo hiểm xã hội giữa Trung ương với tỉnh) và Tài khoản 353 (Thanh toán về thu bảo hiểm xã hội giữa tỉnh với huyện). Việc thiếu chi tiết hóa này khiến việc theo dõi công nợ thu nộp và điều chuyển kinh phí chi trả cho 10 huyện, thị xã bị kéo dài thời gian đối soát từ 10 đến 15 ngày vào mỗi kỳ quyết toán quý.

Thứ tư, về hệ thống báo cáo tài chính, Thuyết minh báo cáo tài chính còn sơ sài. Cụ thể, các chỉ tiêu như chi phí xây dựng cơ bản dở dang chiếm tỷ trọng trên 15% tổng tài sản và các khoản phải trả khác có số dư cuối năm lớn nhưng chưa được thuyết minh chi tiết theo từng hạng mục công trình hoặc từng đối tượng nợ cụ thể.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên xuất phát từ cơ chế phân bổ kinh phí hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào việc cấp phát từ Bảo hiểm xã hội Việt Nam, khiến đơn vị địa phương thiếu tính chủ động trong việc hoạch định và phân tích tài chính quản trị. Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ thông tin vẫn còn phân tán khi phải sử dụng đồng thời 5 phần mềm nghiệp vụ riêng biệt (thu ngân hàng, tài sản cố định, thuế thu nhập cá nhân, chế độ chính sách và giám định bảo hiểm y tế) chưa được tích hợp liên thông tự động.

Khi so sánh với nghiên cứu của Nguyễn Ngọc Khoa (2017) tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Ninh Bình, thực trạng thiếu tính chủ động và hạn chế trong kiểm tra kế toán nội bộ là điểm chung ở các cơ quan Bảo hiểm xã hội địa phương. Tuy nhiên, nghiên cứu tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên đã tiến xa hơn khi phân tích rõ ràng khoảng trống giữa chế độ kế toán cũ và mới, đồng thời chỉ ra tính cấp thiết của việc chuẩn hóa 34 biểu mẫu chứng từ (gồm 4 chứng từ bắt buộc và 30 chứng từ hướng dẫn) cùng hệ thống 10 loại tài khoản theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC.

Để phục vụ quản trị trực quan, các dữ liệu tài chính của đơn vị có thể được mô hình hóa qua bảng ma trận luân chuyển chứng từ 4 bước (Lập, Kiểm tra, Luân chuyển, Lưu trữ) và biểu đồ phân bổ chi phí hoạt động bộ máy. Việc này giúp lãnh đạo đơn vị nắm bắt chính xác điểm nghẽn dòng tiền và kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ kết dư quỹ qua từng năm.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, 4 nhóm giải pháp cụ thể được đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên:

  1. Kiện toàn tổ chức bộ máy và phân công lao động kế toán: Ban Giám đốc phối hợp với Trưởng phòng Kế toán tiến hành rà soát, ban hành bảng mô tả công việc chuẩn hóa cho 100% vị trí kế toán phần hành, đảm bảo thực hiện nghiêm nguyên tắc bất kiêm nhiệm (kế toán tiền mặt không kiêm thủ quỹ). Định kỳ tổ chức tối thiểu 02 đợt tập huấn/năm để cập nhật chế độ kế toán mới và nâng cao năng lực phân tích tài chính cho đội ngũ viên chức trong toàn tỉnh, hoàn thành trong quý 1/2019.

  2. Hoàn thiện hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC: Phòng Kế toán thực hiện mở chi tiết Tài khoản 351 thành TK 351.1 (Thanh toán về thu BHXH, BHTN giữa TW với tỉnh) và TK 351.2 (Thanh toán về chi BHYT giữa TW với tỉnh); mở chi tiết Tài khoản 353 từ TK 353.1 đến TK 353.10 tương ứng với 10 đơn vị huyện, thị xã. Bổ sung ngay 3 loại sổ kế toán bắt buộc: Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng, Sổ theo dõi nguồn kinh phí và Sổ tổng hợp nguồn kinh phí nhằm giảm 80% thời gian tra cứu dữ liệu.

  3. Thiết lập quy chế kiểm tra kế toán nội bộ định kỳ: Thành lập Tổ kiểm tra nội bộ độc lập trực thuộc Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thực hiện kiểm tra toàn diện công tác kế toán tại 10/10 Bảo hiểm xã hội huyện với tần suất định kỳ 01 lần/quý. Nội dung kiểm tra tập trung vào công tác quản lý thu nợ đọng, chi trả chế độ ốm đau thai sản và thanh quyết toán chi phí khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế; công khai kết quả kiểm tra trong toàn ngành chậm nhất 15 ngày sau khi kết thúc đợt kiểm tra.

  4. Hiện đại hóa hạ tầng công nghệ thông tin và tích hợp cơ sở dữ liệu: Nâng cấp đường truyền mạng, mở rộng băng thông và tích hợp toàn bộ các phần mềm kế toán đơn lẻ vào một hệ thống phần mềm kế toán tổng hợp tập trung. Bố trí 01 cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin trực tiếp tại phòng Kế toán để hỗ trợ kỹ thuật; thiết lập quy trình sao lưu (backup) dữ liệu tài chính tự động hàng ngày nhằm loại bỏ 100% nguy cơ mất an toàn thông tin hoặc mã hóa dữ liệu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo có giá trị cao cho 4 nhóm đối tượng chính với các ứng dụng cụ thể:

  • Lãnh đạo và cán bộ kế toán tại các cơ quan Bảo hiểm xã hội địa phương: Áp dụng trực tiếp giải pháp mở tài khoản chi tiết, thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ 4 bước và hoàn thiện thuyết minh báo cáo tài chính phục vụ công tác quyết toán hàng năm.
  • Cơ quan quản lý cấp trên (Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bộ Tài chính): Sử dụng các dữ liệu phân tích thực tế từ địa bàn tỉnh Hưng Yên để đánh giá tác động khi chuyển đổi chính sách từ Thông tư số 178/2012/TT-BTC sang Thông tư số 102/2018/TT-BTC, từ đó hoàn thiện các thông tư hướng dẫn kế toán sự nghiệp công.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu tình huống (case study) chuẩn mực về tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp công lập có tính chất ngành dọc tập trung.
  • Kiểm toán viên và thanh tra viên tài chính công: Vận dụng bộ tiêu chí đánh giá quy trình luân chuyển chứng từ và các tài khoản thanh toán nội ngành để phục vụ công tác kiểm toán nguồn quỹ an sinh xã hội.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn này có điểm gì mới so với các đề tài nghiên cứu về kế toán trước đây? Luận văn không chỉ dừng lại ở việc mô tả thực trạng tuân thủ chế độ kế toán mà đã đi sâu phân tích toàn diện công tác kiểm tra kế toán nội bộ và ứng dụng công nghệ thông tin. Đây là công trình đầu tiên tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên đưa ra lộ trình chuyển đổi chi tiết sang Thông tư số 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Điểm cốt lõi khi chuyển đổi sang Thông tư số 102/2018/TT-BTC tại cơ quan Bảo hiểm xã hội là gì? Thông tư số 102/2018/TT-BTC mở rộng hệ thống tài khoản từ 7 loại lên 10 loại, chuyển các khoản công nợ từ tài khoản ngoài bảng (như TK 011, TK 013) vào hạch toán kép trong bảng tại Tài khoản 139 và Tài khoản 175. Điều này giúp phản ánh minh bạch toàn bộ các khoản phải thu, phải trả và loại trừ hoàn toàn số liệu trùng lặp trong báo cáo tài chính hợp nhất.

Tại sao Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên bắt buộc phải mở chi tiết Tài khoản 351 và Tài khoản 353? Việc chi tiết hóa Tài khoản 351 thành 2 tài khoản cấp 2 và Tài khoản 353 thành 10 tài khoản cấp 2 tương ứng với 10 đơn vị hành chính cấp huyện giúp phân định rõ ràng dòng tiền thu chi giữa Trung ương với tỉnh và giữa tỉnh với huyện, từ đó rút ngắn thời gian đối chiếu công nợ liên cấp từ 15 ngày xuống còn dưới 48 giờ.

Công tác kiểm tra kế toán nội bộ tại đơn vị cần triển khai với tần suất nào để đạt hiệu quả cao nhất? Đơn vị cần tiến hành kiểm tra định kỳ 01 lần/quý đối với tất cả các phần hành kế toán tại văn phòng tỉnh và 10 đơn vị huyện trực thuộc. Quy chế kiểm tra phải quy định rõ trách nhiệm cá nhân và biên bản kiểm tra phải được công khai trong vòng 15 ngày để xử lý kịp thời các sai phạm về quản lý tài chính.

Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ như thế nào trong việc giảm thiểu rủi ro kế toán tại đơn vị? Việc tích hợp các phần mềm nghiệp vụ phân tán về một hệ thống dữ liệu thống nhất và thực hiện sao lưu (backup) tự động hàng ngày giúp ngăn chặn nguy cơ mất dữ liệu do tấn công mạng, đồng thời loại bỏ các lỗi nhập liệu thủ công trên chứng từ thanh toán, tăng năng suất xử lý công việc lên trên 40%.

Kết luận

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập đặc thù ngành Bảo hiểm xã hội.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức kế toán tại Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2017 - 2018 với đầy đủ các mặt ưu điểm và tồn tại.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá gắn liền với việc áp dụng Thông tư số 102/2018/TT-BTC, chuẩn hóa hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán.
  • Thiết lập quy trình kiểm tra kế toán nội bộ định kỳ hàng quý và kế hoạch tích hợp đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin.
  • Đưa ra lộ trình triển khai chi tiết cho giai đoạn 2019 - 2020 nhằm đảm bảo quá trình quản lý tài chính công luôn an toàn, minh bạch và hiệu quả.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là cung cấp một giải pháp quản lý tài chính thực chứng, giúp Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên nâng cao chất lượng thông tin kế toán và đáp ứng kịp thời yêu cầu cải cách hành chính công. Các đơn vị Bảo hiểm xã hội địa phương và nhà nghiên cứu quan tâm có thể áp dụng ngay khung phân tích và hệ thống giải pháp của luận văn để tối ưu hóa công tác kế toán tại đơn vị mình.