CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, nguyên tắc, nhiệm vụ và ý nghĩa về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể.
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau: -Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những qui định trong luật kế toán và chuẩn mực kế toán - Đối với Nhà nước, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của nhà nước, điều hành nền kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức công tác kế toán phải theo đúng những qui định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với các chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán do Nhà nước ban hành - Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy tổ chức công tác kế toán phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước qui định để vận 5 dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng thời kỳ. Có như vậy việc tổ chức công tác kế toán mới không vi phạm những nguyên tắc, chế độ qui định chung của nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các ngành, góp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điều kiện hoạt động kinh doanh khác nhau.
Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp nên để tổ chức tốt công tác kế toán doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý doanh nghiệp. Vì vậy để tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp đảm bảo phát huy đầy đủ, vai trò tác dụng của kế toán đới với công tác quản lý doanh nghiệp thì việc tổ chức công tác kế toán tài chính phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng do đó thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính trong doanh nghiệp.
Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán tài chính trong 6 doanh nghiệp là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với các chính sách chế độ quản lý kinh tế qui định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý. Trên đây là những nguyên tắc cơ bản mang tính chất bao quát toàn bộ quá trình tổ chức công tác kế toán. Trong quá trình triển khai tổ chức công tác kế toán, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào những căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Là một phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, công tác kế toán thu thập và cung cấp thông tin về tài chính, về kết quả kinh doanh làm cơ sở cho việc ra những quyết định quản lý. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo thực hiện vai trò kế toán trong quản lý. Bởi vậy, tổ chức công tác kế toán cần thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở doanh nghiệp với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công việc kế toán cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán. - Tổ chức vận dụng các nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán hiện hành và tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý với các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở doanh nghiệp. - Tổ chức hướng dẫn mọi người trong doanh nghiệp chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ doanh nghiệp. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện những vấn đề hạn chế còn tồn tại thì cần phải hướng dẫn, điều chỉnh kịp thời 7 nhằm phục vụ tốt cho công tác kế toán. - Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp một cách kịp thời, chính xác thì phải thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, thường xuyên đổi mới trang thiết bị và phương tiện làm việc thích hợp, ứng dụng thành tựu khoa học - kỹ thuật mới vào công tác kế toán.
Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Từ những nghiên cứu trên đây, có thể thấy tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế nhằm quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để thực hiện được vai trò đó thì đòi hỏi công tác kế toán doanh nghiệp phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp. Đặc biệt trong điều kiện khu vực hoá, toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay, tính cạnh tranh ngày càng cao, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng, phức tạp thì thông tin phục vụ cho quản lý càng phải kịp thời và chính xác. Thêm vào đó, ngày càng có nhiều đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp ngoài các nhà quản lý như: Các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, các cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng.
do vậy việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết: - Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, các chủ đầu tư, cổ đông, khách hàng. giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả nhất. - Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nội dung của tổ chức công tác kế toán. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý còn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, góp phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suất lao động kế toán và hiệu lực của bộ máy quản lý - Tổ chức khoa học, hợp lý công tác kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tài chính 8 sẽ tạo ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho công tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ thích hợp.