CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KIỂM TOÁN, KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN THUẾ AAT 1.1: Hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán báo cáo tài chính 1.1: Khái niệm, đặc điểm và chức năng của hàng tồn kho 1.1: Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực quốc tế về Hàng tồn kho (ISA 02) và Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” thì Hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hay cung cấp dịch vụ. Từ đó có thế thấy có nhiều tiêu thức sử dụng để phân loại hàng tồn kho. Trước hết phải thấy được hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất, có thể mua ngoài hoặc tự sản xuất để phục vụ vào mục đích sản xuất. Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp, quy trình sản xuất, đặc thù ngành nghề mà hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp khác nhau là khác nhau.
Trong doanh nghiệp thương mại thì hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa mua về chờ bán( hàng tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến). Còn đối với doanh nghiệp sản xuất thì hàng tồn kho có thể bao gồm những loại như sau: nguyên-nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến, đã mua đang đi đường, sản phẩm dở dang(là những sản phẩm chưa hoàn thành và đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho), chi phí dịch vụ dở dang, sản phẩm chờ bán.2: Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho có các đặc điểm sau: Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong năm. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản lưu động của Doanh nghiệp bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp. Hàng tồn kho được đánh giá thông qua chất lượng số lượng, tình trạng hàng tồn kho Hàng tồn kho được bảo quản cất trữ ở nhiều nơi khác nhau nhiều đối tượng quản lý khác nhau có đặc điểm bảo quản khác nhau, điều này dẫn đến việc kiểm soát hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn.
Chu trình vận động của HTK bắt đầu từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở dang rùi mới đến thành phẩm hang hóa. Sự vận động của HTK ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Là những chỉ tiêu thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng của Doanh nghiệp. Khi thực hiện kiểm toán chu trình HTK luôn là một chu trình kiểm toán quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính.3: Chức năng của hàng tồn kho Chức năng mua hàng: Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng.
Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã được lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập( như bộ phận vật tư). Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất. Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt của ban Giám đốc( hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp.
Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn các cột cần thiết để hạn chế tối đa các sai sót. Chức năng nhận hàng Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận tiếp nhận sẽ dựa trên đơn đặt hàng để tiến hành kiểm tra về mẫu mã, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian giao hàng. Cuối cùng trưởng nhóm sẽ phải tiến hành lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng phải độc lập với bộ phận kho và bộ phận kế toán.
Chức năng lưu kho Hàng được chuyển tới kho và sau đó được kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ thì thủ kho phải lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho bộ phận kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. Chức năng xuất kho vật tư hàng hóa Đối với một đơn vị sản xuất thì xuất kho có 2 lý do chính là xuất kho cho nội bộ(cho sản xuất và quản lý Doanh nghiệp) và xuất bán. - Xuất vật tư hàng hóa cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ Doanh nghiệp các bộ phận sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho(khi xin phiếu lĩnh vật tư được phê chuẩn).
- Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất(hoặc bộ phận khác) căn cứ vào nhu cầu sản xuất(hoặc nhu cầu bán hàng hoặc nhu cầu quản lý Doanh nghiệp), người phụ trách bộ phận đó lập phiếu xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, số mã, chủng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư. - Xuất khi để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hóa đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển. Hóa đơn bán hàng: Được bộ phận thiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hóa đơn ghi rõ ngày tháng giao hàng, mã số, chủng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá và thanh toán tiền.
Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng lập thành nhiều liên để lưu cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho ghi rõ các nội dung như loại vật tư hàng hóa, chủng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất. Chứng từ vận chuyển(vận đơn):Do bộ phận vận chuyển lập hoặc do Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển lập(nếu thuê dịch vụ vận chuyển). Đây là tài liệu chứng minh cho việc hàng hóa vật tư đã được xuất kho giao cho khách hàng, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho hoặc hóa đơn bán hàng để minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng.
Chức năng sản xuất Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của Doanh nghiệp cũng như dựa vào tình hình thực tế của hàng tồn kho hiện có. Do vậy nó có thể đảm bảo rằng Doanh nghiệp sẽ sản xuất những hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa hoặc kho tiêu thụ đối với một số hàng hóa cụ thể. Việc sản xuất theo kế hoạch và lịch trình giúp cho Doanh nghiệp đảm bảo về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố nguyên vật liệu và nhận công cho nhu cầu sản xuất trong kỳ. Trách nhiệm với hàng hóa trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát sản xuất.
Nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển vào kho sản phẩm thì người giám sát sản xuất được phân công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tình hình trong quá trình sản xuất. Các chứng từ sổ sách chủ yếu được sử dụng chủ yếu để ghi chép và theo dõi gồm các phiếu yêu cầu sử dụng, phiếu xuất kho, bảng chấm công, các bảng kê, bảng phân bổ và hệ thống sổ sách kế toán chi phí. Lưu kho thành phẩm Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của Doanh nghiệp khi vật tư, thành phẩm, hàng hóa được nhập kho. Công việc này Doanh nghiệp phải tổ chức canh phòng bảo vệ tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất.
Khi nhập kho hay xuất kho các bên phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập kho, xuất kho. Mặt khác thủ kho là người phải chịu trách nhiệm về tài sản mình trông coi và phải ghi chép để theo dõi về số lượng vật tư, hàng hóa, thành phẩm nhập – xuất – tồn kho. Xuất thành phẩm đi tiêu thụ Xuất thành phẩm chỉ được thực hiện khi đã nhận được sự phê chuẩn, thường là đơn đặt hàng của khách hàng. Khi xuất kho thành phẩm phải lập phiếu xuất kho.
Bộ phận vận chuyển phải lập phiếu vận chuyển hàng được đánh số thứ tự từ trước và chỉ rõ hàng hóa được vận chuyển. Phiếu vận chuyển được lập thành ba liên, liên thứ nhất được lập tại phòng tiếp vận để làm minh chứng cho việc vận chuyển, liên thứ hai được gửi tới phòng tiêu thụ hoặc bộ phận tính tiền đính kèm theo. Đơn đặt mua của khách hàng để làm căn cứ ghi hóa đơn cho khách hàng và liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng trong quá trình vận chuyển. Hoạt động kiểm soát này giúp cho khách hàng kiểm tra được phiếu vận chuyển hàng gắn trên bao kiện hàng nhằm xác định xem có sự khác biệt gì giữa số hàng đặt mua với số hàng thực nhận không.
Trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển thuê bởi một Công ty dịch vụ tiếp vận chuyển sẽ được lập thêm một liên thứ tư, liên này sẽ được giao cho bên đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển để làm căn cứ tính cước phí.2: Ý nghĩa của hàng tồn kho đối với các khoản mục trên báo cáo tài chính Hàng tồn kho là khoản mục chủ yếu trên BCTC và thường là khoản mục lớn nhất trên tổng tài sản lưu động, các nghiệp vụ phát sinh xoay quanh hàng tồn kho rất phong phú và phức tạp. Sự phức tạp này ảnh hưởng đến công tác tổ chức hạch toán cũng như việc ghi chép hàng ngày, làm tăng khả năng sai phạm xảy ra đối với HTK. Các sai phạm xảy ra đối với HTK có ảnh hưởng tới rất nhiều chỉ tiêu khác nhau trên BCTC của Doanh nghiệp. Chính vì vậy, HTK ảnh hưởng rất lớn đến khoản mục trên BCTC.
Hàng tồn kho liên quan nhiều đến các chỉ tiêu trên BCTC của Doanh nghiệp, như: - Liên quan tới chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán(hàng tồn kho, dự phòng giảm giá hàng tồn kho).