Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động thương mại xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng trưởng mạnh mẽ nhờ việc tham gia vào các tổ chức kinh tế như Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Hiệp hội các Quốc gia Đông Nam Á (ASEAN), Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á – Thái Bình Dương (APEC) cùng 15 hiệp định thương mại tự do (FTAs), tiêu biểu là các hiệp định thế hệ mới như EVFTA và CPTPP. Sự phát triển này thúc đẩy nhu cầu vận tải, kho bãi và các dịch vụ logistics phụ trợ. Trong các phương thức vận chuyển quốc tế, vận tải đường biển chiếm tỷ trọng vượt trội nhờ ưu thế chuyên chở khối lượng lớn, chủng loại hàng hóa đa dạng, độ an toàn cao và chi phí tối ưu.

Thị trường dịch vụ logistics tại Việt Nam hiện có hàng nghìn doanh nghiệp tham gia, tuy nhiên phần lớn có quy mô nhỏ và siêu nhỏ, tạo nên áp lực cạnh tranh gay gắt. Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO (hoạt động từ năm 2013, trực thuộc RATRACO thành lập năm 2002) có bề dày kinh nghiệm và thế mạnh cốt lõi ở mảng vận tải đường sắt liên vận quốc tế (đặc biệt là các tuyến Trung Quốc, Nga). Dịch vụ vận tải đường biển được công ty triển khai sau, chiếm tỷ trọng doanh thu thấp hơn và quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển vẫn còn bộc lộ một số sai sót, vướng mắc nghiệp vụ, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh. Do đó, việc nghiên cứu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại doanh nghiệp mang tính cấp thiết cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn quản trị.

Văn bản xác định rõ các nhiệm vụ nghiên cứu thông qua 3 mục tiêu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
  2. Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO giai đoạn 2021 – 2023.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty RATRACO.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các khâu nghiệp vụ, thủ tục chứng từ, khai báo hải quan, giao nhận tại cảng và quyết toán chi phí cho hàng hóa nhập khẩu đường biển.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO (Trụ sở chính: Số 95 - 97 Lê Duẩn, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực trạng thu thập và phân tích trong giai đoạn 2021 – 2023; các định hướng và giải pháp đề xuất áp dụng cho giai đoạn 5 năm từ 2024 đến 2029.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý thuyết và khung pháp lý

Khóa luận vận dụng hệ thống khái niệm chuẩn mực theo Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA - 2004), định nghĩa giao nhận tại Điều 63 Luật Thương mại Việt Nam 1997 và khái niệm nhập khẩu hàng hóa theo Khoản 2 Điều 28 Luật Thương mại năm 2005. Về mặt pháp lý, hoạt động giao nhận chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại, Luật Hàng hải Việt Nam, các quy định hải quan hiện hành, các công ước quốc tế về vận đơn và tập quán thương mại quốc tế (Incoterms).

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển được cấu trúc thành 4 bước lý luận nền tảng:

  • Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải (theo dõi lịch tàu, tiếp nhận pre-alert, lưu cước).
  • Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu (đối chiếu MBL/HBL, xử lý Arrival Notice, lấy D/O, hoàn thiện hồ sơ thông quan).
  • Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định (khai báo hải quan, giám định kiểm hóa, nhận hàng nguyên FCL, hàng lẻ LCL tại kho CFS hoặc hàng rời từ tàu).
  • Bước 4: Quyết toán chi phí và giải quyết tranh chấp/khiếu nại phát sinh (nếu có).

Tác giả phân tích các yếu tố tác động đến quy trình thành hai nhóm:

  • Nhân tố khách quan: Biến động kinh tế toàn cầu, khung pháp lý - chính sách xuất nhập khẩu, áp lực từ đối thủ cạnh tranh, hạ tầng cảng biển (đặc biệt là cụm cảng Hải Phòng) và điều kiện tự nhiên/thời tiết.
  • Nhân tố chủ quan: Trình độ và tính chủ động của nguồn nhân lực, năng lực điều hành và cơ chế quản lý, tình hình tài chính doanh nghiệp, cơ sở vật chất kỹ thuật và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin.

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp thống kê mô tả dựa trên hai nguồn dữ liệu:

  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thông qua quan sát trực tiếp trong quá trình thực tập tại các phòng ban nghiệp vụ và triển khai khảo sát nội bộ bằng bảng câu hỏi gửi qua ứng dụng Zalo đến nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu (bao gồm nhân viên hiện trường - Ops, nhân viên chứng từ - Docs/Cus, nhân viên chăm sóc khách hàng - CS). Tổng số phiếu thu về hợp lệ là $n = 16$ phiếu.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ nguồn tài liệu nội bộ của RATRACO (Báo cáo tài chính, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023, quy trình vận hành SOP, hợp đồng dịch vụ) kết hợp với các nguồn dữ liệu bên ngoài như website công ty, niên giám thống kê, bài báo khoa học và tạp chí chuyên ngành logistics.
  • Phương pháp xử lý và phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh (lập bảng biểu chỉ tiêu tài chính, tính tốc độ tăng trưởng, tỷ trọng doanh thu), phương pháp phân tích logic và tổng hợp để đánh giá ưu - nhược điểm của từng khâu trong quy trình.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Chương 1 làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thương mại quốc tế biến động mạnh. Tác giả tiến hành lược khảo 4 công trình nghiên cứu tiêu biểu liên quan:

  • Nghiên cứu của Fasida Dharma Yudastoro & Politeknik Negeri Batam (2023) về tích hợp hoạt động logistics khu vực Đông Nam Á (Indonesia), nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ thay vì chỉ cạnh tranh bằng giá cước.
  • Nghiên cứu của Kolinska & Cudzilo (2014) về việc sử dụng các chỉ số logistics để đo lường và tối ưu hóa hiệu quả chuỗi cung ứng.
  • Khóa luận của Nguyễn Thị Quỳnh Như (2021, Đại học Kinh tế – Đại học Huế) về quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu.
  • Khóa luận của Nguyễn Thị Hoa (2021, Đại học Thương mại) về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Chi nhánh Công ty TNHH TSL Networks Vietnam tại Hà Nội.

Từ việc phân tích tổng quan, tác giả chỉ ra khoảng trống nghiên cứu: các đề tài trước được thực hiện trong bối cảnh thị trường chưa chịu tác động sâu từ các biến cố địa chính trị gần đây (như xung đột Nga - Ukraine, biến động chuỗi cung ứng hậu Covid-19) và chưa đi sâu vào đặc thù của một doanh nghiệp chuyển dịch mạnh từ vận tải đường sắt sang vận tải đa phương thức kết hợp đường biển như RATRACO Logistics.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Chương 2 hệ thống hóa toàn bộ khung lý thuyết về logistics và giao nhận vận tải biển. Nội dung phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ nhận hàng đường biển đối với ba phương thức giao nhận phổ biến:

  • Hàng nguyên container (FCL/FCL): Quy trình nhận lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục với thương vụ cảng, lấy phiếu EIR, giám sát hải quan bãi cảng, kiểm tra tình trạng niêm phong kẹp chì (seal), vỏ container và bố trí xe đầu kéo vận chuyển về kho riêng hoặc rút hàng tại cảng.
  • Hàng lẻ (LCL/LCL): Quy trình xuất trình vận đơn gốc/vận đơn gom hàng lấy D/O, nộp phí, đổi phiếu xuất kho và làm thủ tục nhận hàng tại kho CFS.
  • Hàng rời: Nghiệp vụ đối chiếu chứng từ ngân hàng (thư tín dụng L/C, nhờ thu D/A, D/P), xử lý ký hậu vận đơn theo lệnh, đăng ký thông báo sẵn sàng dỡ hàng (NOR), phối hợp mở hầm tàu, kiểm đếm và ghi biên bản Tally Sheet.

Chương này cũng xác lập các nhóm tiêu chí đánh giá quy trình và phân loại chi tiết các nhân tố khách quan, chủ quan chi phối hiệu quả giao nhận hàng nhập khẩu.

Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO

Chương 3 trình bày tổng quan về Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO (Mã số thuế: 0106082066, thành lập ngày 14/01/2013, vốn thuộc RATRACO). Công ty vận hành mạng lưới logistics với 4 trung tâm vận tải (Bắc, Trung, Nam, Liên vận quốc tế) và 15 trạm vận tải trên toàn quốc.

Chỉ tiêu tài chính cơ bản Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Doanh thu thuần (nghìn đồng) 65.208 76.403 87.820
Tổng chi phí (nghìn đồng) 60.349 70.544 81.436
Lợi nhuận trước thuế (nghìn đồng) 5.859 6.859 7.384
Lợi nhuận sau thuế (nghìn đồng) 4.687 5.487 6.012

Nguồn: Trích xuất từ Báo cáo tài chính phòng Kế toán RATRACO giai đoạn 2021 – 2023

Doanh thu từ hoạt động giao nhận vận tải luôn đóng vai trò chủ lực, tăng từ 42,56% (2021) lên 44,12% (2022) và đạt 46,17% (2023) trong tổng cơ cấu doanh thu dịch vụ logistics. Xét riêng mảng vận tải đường biển, doanh thu giao nhận hàng nhập khẩu tăng trưởng liên tục: đạt 4.223 nghìn đồng năm 2021 (chiếm 53,88% doanh thu đường biển), tăng lên 56,63% năm 2022 và đạt 58,03% năm 2023 (chiếm 18,14% tổng doanh thu vận tải toàn công ty). Các tuyến đường biển thế mạnh của công ty kết nối từ cảng Hải Phòng đi nội Á (Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ), châu Âu và bờ Đông/Tây Hoa Kỳ.

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển thực tế tại RATRACO được chuẩn hóa thành 7 bước:

  • Bước 1: Nhận yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng, xử lý thông tin qua hệ thống GSP/CRM, xác lập bảng hướng dẫn gửi hàng (HI/SOP) và ký hợp đồng dịch vụ.
  • Bước 2: Nhận Pre-alert từ đại lý nước ngoài, kiểm tra và đối chiếu các thông tin trên MBL và HBL (POL, POD, số cont/seal, mô tả hàng, trọng lượng G.W), phát hành Arrival Notice (A/N) cho khách hàng.
  • Bước 3: Theo dõi hành trình lô hàng, lấy D/O từ hãng tàu/Co-loader; truyền E-Manifest lên Cổng Thông tin Một cửa Quốc gia (vnsw.vn hoặc e-manifest.vn).
  • Bước 4: Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS và làm thủ tục thông quan.
  • Bước 5: Nhận hàng từ tàu tại cảng (lấy phiếu EIR, đóng các loại phí vệ sinh, nâng hạ, lưu bãi; kiểm tra vỏ container, làm thủ tục hải quan giám sát cổng hoặc nhận hàng lẻ tại kho CFS).
  • Bước 6: Giao hàng cho chủ hàng bằng phương tiện vận chuyển đường bộ nội địa đã điều động.
  • Bước 7: Quyết toán chi phí, lập Debit Note gửi khách hàng, xử lý khiếu nại tổn thất (nếu có) và lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ.
Khâu công việc trong quy trình Điểm TB (Thang 1-5) Rất tốt (%) Tốt (%) Bình thường (%)
1. Chuẩn bị để nhận hàng hóa 4,06 12,50% 81,00% 6,50%
2. Làm thủ tục hải quan 3,44 0,00% 50,00% 43,00%
3. Tổ chức nhận hàng từ tàu 4,00 12,50% 75,00% 12,50%
4. Giao hàng cho chủ hàng 4,25 25,00% 75,00% 0,00%
5. Quyết toán chi phí 4,00 18,80% 68,00% 13,20%

Nguồn: Tổng hợp từ kết quả điều tra khảo sát $n = 16$ nhân viên nội bộ RATRACO

Đánh giá thực trạng chỉ ra:

  • Thành công: Mạng lưới đối tác toàn cầu với hơn 600 đại lý; duy trì quan hệ hợp tác trực tiếp với các hãng tàu lớn (Maersk, CMA-CGM, Evergreen, OOCL, COSCO); ứng dụng hiệu quả các phần mềm chuyên ngành như INTRA (gửi thông tin MBL trực tuyến), Pline (theo dõi vị trí tàu và hầm hàng), Nextgen (quản lý thống nhất booking, HBL, manifest, debit note, hóa đơn), Skype, Outlook.
  • Hạn chế: Khâu làm thủ tục hải quan có điểm đánh giá thấp nhất (3,44 điểm) do tỷ lệ phân luồng đỏ và lỗi hồ sơ; tỷ lệ hợp đồng sai sót chứng từ/khai báo dưới 9%; kế hoạch giao nhận đôi khi chưa sát thực tế; công ty chưa sở hữu đội xe vận tải đường bộ riêng nên phụ thuộc hoàn toàn vào bên thứ ba; giá cước còn cao so với các đối thủ cạnh tranh giá rẻ.
  • Nguyên nhân: Nhân sự mới trẻ, luân chuyển nhiều, kinh nghiệm xử lý phát sinh thực tế còn hạn chế; phần mềm hải quan cập nhật liên tục gây lúng túng; văn bản quy phạm pháp luật thay đổi thường xuyên; hạ tầng kỹ thuật tại cảng Hải Phòng đôi lúc quá tải; giá cước và phụ phí hãng tàu biến động mạnh.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO

Chương 4 phân tích các xu hướng vận tải biển: tự động hóa, triển khai vận đơn điện tử chuẩn hóa (eBL của Hiệp hội Vận chuyển Container Kỹ thuật số DCSA), chuyển đổi "Logistics xanh", sự bùng nổ của mô hình 3PL và vận tải đa phương thức. Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình tại RATRACO giai đoạn 2024 – 2029:

  1. Nâng cao chất lượng lập kế hoạch nhận hàng: Đánh giá rút kinh nghiệm từ các hợp đồng cũ; bổ sung tính năng nút "Xác nhận" trên phần mềm quản trị công việc Base khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên nhằm tránh chồng chéo.
  2. Giải pháp về nguồn nhân lực: Xây dựng chương trình đào tạo định kỳ về mã HS, thủ tục hải quan, ngoại ngữ chuyên ngành và cập nhật văn bản pháp luật cho nhân viên mới.
  3. Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ: Rà soát quy trình đối chiếu chéo giữa MBL và HBL ngay khi nhận Pre-alert, kiểm soát chặt chẽ thông tin Place of Delivery, Seal, Shipping mark.
  4. Hoàn thiện công tác khai báo hải quan: Cập nhật kịp thời thay đổi trên hệ thống VNACCS/VCIS và Cổng một cửa quốc gia, hạn chế tối đa các lỗi dẫn đến phân luồng vàng/đỏ.
  5. Hoàn thiện công tác nhận hàng tại cảng: Nâng cao năng lực kiểm tra tình trạng container tại bãi, phối hợp chặt chẽ với giám định độc lập lập biên bản hiện trường khi phát sinh hư hỏng, rách vỏ cont.
  6. Giám sát chặt chẽ hành trình vận chuyển: Tận dụng hệ thống định vị Pline và liên hệ đại lý hãng tàu để cập nhật tình trạng lô hàng trong vòng 4 giờ cho khách hàng.
  7. Xây dựng phương án xử lý tình huống phát sinh: Lập kịch bản dự phòng cho mùa cao điểm thiếu vỏ cont, thiếu chỗ (space) trên tàu hoặc biến động cước đột ngột.
  8. Cải tiến cơ sở vật chất và công nghệ: Nâng cấp hạ tầng máy tính, duy trì ổn định hệ thống Nextgen, Base, website quản lý đơn hàng.
  9. Nâng cao chất lượng dịch vụ và đa dạng hóa đối tác: Mở rộng liên kết với các đơn vị vận tải xe kéo container nội địa, phát triển mạng lưới nhà cung cấp uy tín.
  10. Kiến nghị với cơ quan quản lý: Kiến nghị Nhà nước hoàn thiện khung pháp lý logistics và hạ tầng giao thông kết nối cụm cảng Hải Phòng; kiến nghị Cơ quan Hải quan đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cấp độ ổn định của hệ thống khai báo điện tử.

Kết quả nghiên cứu và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể, gắn liền với các số liệu thực tế được trích xuất từ doanh nghiệp:

  • Phản ánh chính xác kết quả kinh doanh và tỷ trọng mảng đường biển: Phân tích tốc độ tăng trưởng doanh thu thuần của RATRACO từ 65.208 nghìn đồng (2021) lên 87.820 nghìn đồng (2023). Tỷ trọng doanh thu mảng giao nhận hàng nhập khẩu đường biển khẳng định xu hướng gia tăng ổn định trong tổng doanh thu vận tải biển (từ 53,88% năm 2021 lên 58,03% năm 2023), đóng góp 18,14% vào tổng doanh thu vận tải của công ty.
  • Lượng hóa mức độ hoàn thiện quy trình bằng khảo sát thực tế: Kết quả khảo sát 16 nhân sự chỉ ra khâu giao hàng cho chủ hàng đạt điểm cao nhất ($4,25/5$), khâu chuẩn bị nhận hàng đạt $4,06/5$, nhận hàng từ tàu và quyết toán đạt $4,00/5$, trong khi khâu làm thủ tục hải quan thấp nhất ($3,44/5$). Tỷ lệ hợp đồng phát sinh sai sót hồ sơ được thống kê ở mức dưới 9%.
  • Hệ thống hóa quy trình tác nghiệp 7 bước chuẩn: Mô tả chi tiết các thao tác nghiệp vụ, từ xử lý Pre-alert, khai E-Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, truyền tờ khai VNACCS/VCIS, đối chiếu D/O, lấy phiếu EIR tại thương vụ cảng, cho đến quyết toán Debit Note và xử lý biên bản giám định tổn thất.
  • Đề xuất giải pháp có tính ứng dụng thực tế: Đưa ra các biện pháp cụ thể như bổ sung bước kiểm soát "xác nhận" nhiệm vụ trên phần mềm Base, quy chuẩn hóa kiểm tra cont/seal trước khi kéo ra khỏi cảng, và tối ưu hóa hệ thống Nextgen/Pline.
  • Đóng góp của nghiên cứu: Bổ sung tư liệu phân tích thực chứng về hoạt động chuyển đổi mô hình kinh doanh và hoàn thiện quy trình giao nhận đường biển tại một doanh nghiệp vận tải vốn có gốc là vận tải đường sắt trong giai đoạn thị trường logistics phục hồi sau dịch Covid-19.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Quy mô mẫu điều tra khảo sát định lượng còn nhỏ ($n = 16$ phiếu), chỉ giới hạn trong phạm vi cán bộ nhân viên Phòng Xuất nhập khẩu tại văn phòng Hà Nội, chưa khảo sát đối ứng từ phía khách hàng (các chủ hàng nhập khẩu) để có góc nhìn đa chiều về chất lượng dịch vụ.
    • Chuỗi số liệu phân tích tập trung trong giai đoạn 2021 – 2023, chưa cập nhật biến động thị trường của năm 2024.
    • Các giải pháp liên quan đến đầu tư phương tiện vận tải riêng mới dừng ở định hướng, chưa tính toán chi tiết chi phí đầu tư tài chính.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng phạm vi khảo sát đến tệp khách hàng doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của RATRACO để đánh giá mức độ hài lòng khách hàng (CSI).
    • Nghiên cứu sâu hơn về mô hình kết hợp vận tải đa phương thức đường biển - đường sắt quốc tế nhằm phát huy tối đa lợi thế cốt lõi của công ty mẹ RATRACO.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Quản trị Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng; học viên và nhân viên mới làm việc tại các công ty giao nhận vận tải (freight forwarder), đại lý hãng tàu.
  • Nội dung có giá trị ứng dụng cao:
    • Quy trình tác nghiệp chi tiết 7 bước nhận hàng đường biển (FCL và LCL) kèm theo danh mục các loại chứng từ bắt buộc phải đối chiếu (MBL, HBL, D/O, EIR, Manifest).
    • Hướng dẫn thực tế về việc khai E-Manifest trên Cổng thông tin Một cửa Quốc gia và cách thức phối hợp hiện trường với bộ phận thương vụ cảng, hải quan giám sát bãi/kho CFS.
    • Bảng câu hỏi và phương pháp đánh giá nội bộ đối với các khâu trong quy trình giao nhận.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ trọng doanh thu của dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại RATRACO biến động như thế nào trong giai đoạn 2021 – 2023? Doanh thu giao nhận hàng nhập khẩu đường biển chiếm tỷ trọng áp đảo và tăng dần trong cơ cấu doanh thu vận tải đường biển của công ty: năm 2021 đạt 4.223 nghìn đồng (chiếm 53,88%), năm 2022 tăng lên 56,63% và năm 2023 đạt 58,03% tổng doanh thu vận tải biển (tương đương 18,14% tổng doanh thu dịch vụ vận tải toàn công ty).

2. Khâu nào trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại RATRACO bị đánh giá thấp nhất và nguyên nhân do đâu? Khâu "Làm thủ tục hải quan" nhận mức đánh giá thấp nhất với điểm trung bình $3,44/5$ (không có đánh giá "Rất tốt", 50% "Tốt" và 43% "Bình thường"). Nguyên nhân chủ yếu do tỷ lệ phân luồng đỏ còn đáng kể, sai sót trong khâu chuẩn bị/đối chiếu hồ sơ chứng từ của nhân viên mới, quy định pháp lý thay đổi nhanh và phần mềm khai báo hải quan điện tử cập nhật thường xuyên gây lúng túng khi thao tác.

3. RATRACO đang ứng dụng những hệ thống phần mềm và công nghệ thông tin nào vào quy trình giao nhận đường biển? Công ty sử dụng hệ thống INTRA (gửi chi tiết MBL trực tuyến cho hãng tàu), phần mềm Pline (theo dõi vị trí hành trình tàu và hầm hàng trực tuyến), hệ thống Nextgen thống nhất toàn cầu (quản trị toàn diện từ thông tin khách hàng, Booking Confirmation, HBL, Manifest, D/O đến hóa đơn, công nợ), Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.vn/e-manifest.vn), phần mềm Base (quản trị công việc) cùng các ứng dụng trao đổi thông tin Outlook, Skype.

4. Quy trình tác nghiệp giao nhận hàng nhập khẩu đường biển thực tế tại RATRACO gồm những bước nào? Quy trình thực tế gồm 7 bước: (1) Nhận yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng và ký hợp đồng; (2) Nhận Pre-alert từ đại lý nước ngoài và kiểm tra bộ chứng từ; (3) Theo dõi tình trạng lô hàng, lấy D/O và khai E-Manifest; (4) Khai báo hải quan điện tử trên VNACCS/VCIS; (5) Nhận hàng từ tàu tại cảng/kho CFS (lấy phiếu EIR, kiểm tra vỏ cont/hàng lẻ); (6) Giao hàng cho chủ hàng bằng vận tải nội địa; (7) Quyết toán chi phí, gửi Debit Note và lưu hồ sơ.

5. Tác giả đề xuất giải pháp kỹ thuật cụ thể nào trên phần mềm quản trị để cải thiện việc phân công kế hoạch giao nhận? Tác giả đề xuất bổ sung mục "Xác nhận" trên phần mềm Base khi giao việc trong kế hoạch cho nhân viên. Nhân viên nhận nhiệm vụ bắt buộc phải bấm "Xác nhận" để đảm bảo đã hiểu rõ kế hoạch hoặc phản hồi yêu cầu điều chỉnh ngay lập tức, tránh tình trạng chồng chéo hoặc chậm trễ tiến độ.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Nhật Lệ đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và phân tích sâu sắc thực trạng hoạt động tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO giai đoạn 2021 – 2023. Công trình làm rõ sự dịch chuyển cơ cấu dịch vụ, chỉ ra những điểm mạnh về mạng lưới đối tác, ứng dụng công nghệ cũng như những hạn chế trong thủ tục hải quan và tính chủ động về phương tiện vận tải. Hệ thống 10 nhóm giải pháp và kiến nghị được xây dựng có tính khả thi, bám sát thực tế hoạt động của doanh nghiệp và cung cấp nguồn tài liệu tham khảo nghiệp vụ hữu ích cho ngành logistics quốc tế.