CHƯƠNG I Nội dung chính của chương này giúp tác giả nắm được bức tranh toàn cảnh về các công trình nghiên cứu của các tác giả khác nhau ở trong và ngoài nước đối với các vấn đề có liên quan trực tiếp cũng như gián tiếp đến đề tài mà tác giả đang nghiên cứu. Trên cơ sở đánh giá các công trình nghiên cứu đó, tác giả xác định được các hạn chế, khoảng trống nghiên cứu, từ đó, xác định được tính cấp thiết nhu cầu cần nghiên cứu của đề tài. Đồng thời, qua việc tìm hiểu các nghiên cứu đã được công bố, tác giả đã nắm được cơ bản khung lý thuyết cần áp dụng cũng như gia tăng thêm kiến thức và sự hiểu biết của bản thân về vấn đề cần nghiên cứu. Từ đó, giúp tác giả có định hướng cho việc xây dựng cơ sở lý thuyết, phương pháp nghiên cứu làm nền tảng cho tác giả đi sâu phân tích, phát triển luận văn của mình.
15 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU NSNN QUA KBNN 2. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT HỆ THỐNG KSNB [1] 2. Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống KSNB Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” (KSNB) bắt đầu xuất hiện từ cuộc cách mạng công nghiệp (cuối thế kỷ 19) và được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán. Khi đó, KSNB được hiểu như là một biện pháp để bảo vệ tiền tệ, tránh sự gian lận của các các nhân viên.
Trãi qua nhiều năm, thuật ngữ này dần mở rộng, KSNB không chỉ bảo vệ tài sản (bảo vệ tiền) mà còn bảo đảm việc ghi chép kế toán chuẩn các, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích việc tuân thủ chính sách được đưa ra bởi nhà quản lý. Trong một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA-American Institute of Certified Public Accounttants) (năm 1936) đã đưa ra khái niệm KSNB là “Các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một số tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách”. Việc mở rộng khái niệm về KSNB không chỉ dừng lại ở các nghiên cứu hay báo cáo được ban hành, mà còn được đưa vào văn bản Luật (Luật về chống hối lộ nước ngoài). Khi các vụ gian lận kinh tế xuất hiện ngày càng nhiều, vai trò của KSNB là ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và giảm thiểu các vụ gian lận.
Song song đó, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC-Securities anh Exchange) bắt buộc các công ty phải báo cáo việc KSNB công tác kế toán của đơn vị mình cho công chúng. Yêu cầu này muốn thực hiện cần phải có bộ tiêu chuẩn chung để đánh giá tính hữu hiệu của KSNB. Do đó, Ủy ban COSO (Committee of Sponsoring Organizations) trực thuộc Hội đồng quốc gia về chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (hay còn được gọi là Ủy ban Treadway) đã được thành lập năm 1985. Ủy ban COSO được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp là: - Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA- American Institute of Certified Public Accounttants).
- Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA-American Accounting Association). - Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI-Fnancial Executies Institute). - Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA-Institute of Management Accountants). - Hiệp hội Kế toán viên nội bộ (IIA-Institute of Internal Auditors).
COSO được thành lập nhằm mục đích nghiên cứu về KSNB. Báo cáo được COSO đưa ra năm 1992 là báo cáo đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Ở thời điểm đó, báo cáo này định nghĩa đầy đủ nhất về KSNB, dùng từ KSNB thay cho KSNB về kế toán. Báo cáo tuy chưa thật 16 sự hoàn chỉnh nhưng cũng đã chỉ ra được 5 yếu tố cấu thành KSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát.
Nghiên cứu này là cơ sở lý thuyết cho hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực, được phát triển theo hướng quản trị, hướng công nghệ thông tin, hướng kiểm toán độc lập và phát triển chuyên sâu cho từng ngành nghề cụ thể. Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công 2. Sự ra đời của báo cáo INTOSAI 2016 Các nghiên cứu về KSNB ngày càng được phát triển mạnh, chuyên sâu vào các loại tổ chức hoặc các loại hình hoạt động khác nhau. Trong khu vực công, KSNB cũng rất được quan tâm.
Để nhận diện rõ hơn về KSNB trong khu vực công, tác giả trình bày tóm tắt quá trình phát triển như sau: - Hướng dẫn về KSNB của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao INTOSAI (International Organnization of Supreme Audit Istitutions) đã được ban hành vào năm 1992. Tài liệu này đề cập đến việc tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO 1992 và những điểm đặc thù của khu vực công nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu: hữu hiệu và hiệu quả, sự tin cậy của Báo cáo tài chính và sự tuân thủ các quy định, pháp luật của tổ chức (INTOSAI 1992). - Năm 2001, Bản hướng dẫn của INTOSAI đã cập nhật thêm khía cạnh giá trị đạo đức để nhấn mạnh tầm quan trọng của hành vi đạo đức trong việc ngăn chặn và phát hiện sự gian trá, tham nhũng trong khu vực công và tầm quan trọng của các báo cáo thông tin phi tài chính so với INTOSAI 1992, được công bố vào năm 2004 (được xem là INTOSAI 2004). - Dựa trên nền tảng cơ sở của INTOSAI 2004, INTOSAI 2013 đã cập nhật, bổ sung thêm những nguyên tắc (phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm,.) và các phương pháp KSNB (Phân chia nhiệm vụ, An ninh điện tử, Bảo vệ vật chất,…).
INTOSAI 2013 có những cập nhật sau: + Hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức, trong đó có cả yếu tố ERP (Enterprise Resource Planning-Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) trong quản lý. + Cập nhật thay đổi trong môi trường kinh doanh, môi trường hoạt động. + Mở rộng mục tiêu báo cáo và mục tiêu kinh doanh: mục tiêu tài chính và phi tài chính. - Năm 2013, sau khi COSO tiến hành cập nhật và ban hành Khung COSO Framework 2013, INTOSAI cũng giới thiệu phiên bản cập nhật của mình Khung INTOSAI Framework 9100 (được xem là INTOSAI 2013).
- Bản cập nhật INTOSAI 2016, có khái niệm và mục tiêu tương tự như INTOSAI 2013, tuy nhiên cập nhật thêm khung quy tắc nghề nghiệp INTOSAI (IFPP- INTOSAI Framework of Professional Pronouncements), bao gồm các quy định, hướng 17 dẫn về: Tính liêm chính, độc lập, khách quan và không thiên vị; trung lập về chính trị; xung đột lợi ích của kiểm toán viên; thận trọng nghề nghiệp và bảo mật thông tin; trình độ, năng lực và kỹ năng chuyên môn (được xem là INTOSAI 2016). Khái niệm về KSNB Theo INTOSAI (1992), trang 5, KSNB được định nghĩa như sau: “KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức: Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức; Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật; Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ; Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời”. Khái niệm KSNB theo INOSAI 2004 được định nghĩa như sau: “KSNB là một quá trình liên tục, bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức”. Theo định nghĩa này, 05 đặc điểm quan trọng trong KSNB cần được làm rõ: - KSNB là một quá trình: KSNB không phải là một hoạt động riêng lẽ, mà đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình.
- KSNB chịu sự chi phối của con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người (từ cấp lãnh đạo đến CBCC hay viên chức). Mục tiêu do con người định ra, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Để hệ thống KSNB hoạt động một cách hữu hiệu thì từng cá nhân trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình, hướng các hoạt động của cá nhân đến mục tiêu chung của tổ chức. - KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn trong việc vận hành, hoạt động của một tổ chức.
KSNB giúp tổ chức sớm nhận diện, có kế hoạch phòng ngừa và chủ động đối phó với những rủi ro tìm ẩn, từ đó tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu. - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: một hệ thống dù chặt chẽ đến đâu cũng vẫn tồn tại một số rủi ro và hạn chế tiềm ẩn. KSNB có thể giúp ngăn chặn, phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối chúng không bao giờ xảy ra. Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối.
Theo hướng dẫn của INTOSAI 2013, trang 6, KSNB được định nghĩa như sau: “KSNB là một quy trình thống nhất linh hoạt liên tục cập nhật các thay đổi mà một tổ chức đang đối mặt. Quản lý và nhân viên của tất cả các bộ phận phải tham gia vào quy trình này để chỉ ra các rủi ro và để cung cấp sự đảm bảo hợp lý các thành tựu về các mục tiêu chung và sứ mệnh của đơn vị”. 18 Khái niệm kiểm soát nội bộ ở Việt Nam Theo Điều 39, Luật kế toán Việt Nam năm 2015 đã khái niệm: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.