Tổng quan nghiên cứu

Bối cảnh kinh tế toàn cầu nhiều biến động cùng áp lực cạnh tranh gay gắt từ các sản phẩm động cơ diesel ngoại nhập, đặc biệt là nguồn hàng giá rẻ từ Trung Quốc, đang đặt các doanh nghiệp cơ khí Việt Nam trước nhiều thách thức sinh tồn. Để duy trì vị thế và nâng cao năng lực cạnh tranh, hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò then chốt như một phương sách quản lý hữu hiệu nhằm nhận diện rủi ro, bảo vệ tài sản và bảo đảm tính minh bạch của thông tin kế toán.

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Diesel Sông Công (DISOCO), trực thuộc Tổng Công ty Máy động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM), sở hữu bề dày lịch sử hơn 40 năm với quy mô 1.019 người lao động và tổng tài sản tính đến ngày 01 tháng 01 năm 2022 đạt hơn 673 tỷ đồng. Doanh nghiệp từng khẳng định năng lực sản xuất vượt bậc với sản lượng hàng năm đạt 12.000 tấn phôi rèn và 10.000 tấn phôi đúc chất lượng cao, đồng thời tham gia dự án liên doanh sản xuất ô tô với vốn điều lệ lên tới 102 triệu USD. Mặc dù vậy, công tác quản lý tài chính và điều hành sản xuất tại đơn vị vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Báo cáo tài chính năm 2021 chỉ rõ các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn chiếm tỷ trọng tới 34,35% tổng tài sản, tương đương khoảng 6.509 triệu đồng nợ đọng, trong khi hàng tồn kho chiếm 13,91% tổng tài sản ngắn hạn.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung đánh giá toàn diện thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại DISOCO giai đoạn 2019-2021, làm rõ các nhân tố ảnh hưởng và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phạm vi nghiên cứu bao quát 12 phân xưởng sản xuất và toàn bộ các phòng ban nghiệp vụ tại tỉnh Thái Nguyên. Đề tài mang ý nghĩa khoa học và thực tiễn sâu sắc, cung cấp căn cứ xác đáng giúp lãnh đạo doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, kiểm soát thất thoát vốn và hướng tới phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị hiện đại khởi xướng từ năm 1916 bởi Henry Fayol, trong đó nhấn mạnh kiểm soát là một chức năng quản lý cốt lõi, hiện diện liên tục trước, trong và sau mọi hoạt động tác nghiệp. Khung lý thuyết trung tâm được kế thừa từ Báo cáo COSO năm 1992 và phiên bản cập nhật năm 2013 của Hiệp hội các tổ chức tài trợ Hoa Kỳ. Mô hình COSO chuẩn hóa hệ thống kiểm soát nội bộ qua 5 bộ phận cấu thành hữu cơ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và hoạt động giám sát.

Bên cạnh đó, luận văn tích hợp các quy định pháp lý chuyên ngành gồm Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 và số 400 về kiểm soát nội bộ, Luật Kế toán Việt Nam năm 2015 cùng các hướng dẫn của Liên đoàn Kế toán Quốc tế IFAC và Tổ chức Quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao INTOSAI GOV 9100. Ba khái niệm chuyên sâu được thiết lập làm kim chỉ nam phân tích gồm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm tách bạch chức năng phê chuẩn, thực hiện, bảo quản tài sản và ghi sổ kế toán; cơ chế kiểm soát phòng ngừa nhằm triệt tiêu sai sót trước khi phát sinh; và kiểm soát phát hiện nhằm hạn chế tối đa các thiệt hại tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm bảo đảm tính khách quan. Dữ liệu thứ cấp được khai thác từ các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên và biên bản kiểm toán của DISOCO trong giai đoạn 3 năm liên tiếp từ năm 2019 đến năm 2021.

Đối với dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu áp dụng công thức chọn mẫu Slovin trên tổng số 1.019 cán bộ công nhân viên của công ty với độ tin cậy 95% và giới hạn sai số 5%. Kết quả xác định cỡ mẫu điều tra chính thức là 287 người. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được lựa chọn nhằm phản ánh tiếng nói từ mọi vị trí: 5 cán bộ Ban Giám đốc, 14 nhân sự phòng Kế toán tài chính, 36 nhân sự phòng Thị trường và Bán hàng, 41 cán bộ quản lý phân xưởng cùng 87 công nhân trực tiếp làm việc tại 12 phân xưởng.

Phiếu khảo sát được thiết kế khoa học dựa trên thang đo Likert 5 mức độ, trải dài từ mức 1,0 tương ứng hoàn toàn không đồng ý đến mức 5,0 tương ứng hoàn toàn đồng ý. Toàn bộ dữ liệu thu thập trong tháng 4 và tháng 5 năm 2022 được tổng hợp và phân tích trên phần mềm Microsoft Excel. Phương pháp thống kê mô tả, phân tổ kết cấu và so sánh số liệu được sử dụng vì khả năng chuyển đổi các nhận định định tính thành các chỉ số định lượng cụ thể, giúp đo lường chính xác hiệu lực từng chốt kiểm soát nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Kết quả điều tra thực chứng kết hợp phân tích báo cáo tài chính đã chỉ ra 4 phát hiện căn bản:

Thứ nhất, rủi ro tài chính phát sinh từ công nợ và vật tư tồn đọng ở mức cao. Các khoản phải thu năm 2021 chiếm tới 34,35% tổng tài sản doanh nghiệp, trong khi giá trị hàng tồn kho chiếm 13,91% tổng tài sản ngắn hạn. Tình trạng này phản ánh sự buông lỏng trong thẩm định năng lực tài chính của khách hàng và thiếu vắng cơ chế đôn đốc thu hồi công nợ đến hạn.

Thứ hai, quy trình đánh giá rủi ro chưa được chuẩn hóa theo các tiêu chí rõ ràng. Điểm đánh giá trung bình về hoạt động nhận dạng rủi ro chỉ đạt 3,12 trên 5,0 điểm theo thang đo Likert. Doanh nghiệp hoàn toàn chưa có quy chế văn bản hóa về quản trị rủi ro và thiếu các công cụ định lượng thiệt hại tiềm ẩn trước những biến động giá thép hay sự sụt giảm nhu cầu động cơ nông nghiệp truyền thống.

Thứ ba, hoạt động kiểm soát tại quy trình mua hàng và quản lý kho chưa tuân thủ triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Khảo sát ghi nhận điểm số về sự tách bạch giữa người đề nghị mua sắm và xét duyệt đơn hàng chỉ dừng ở mức 3,25 điểm. Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu trong quy trình luyện gang và chế tạo phôi đúc chưa được kiểm soát chặt chẽ qua định mức tiêu hao tiên tiến.

Thứ tư, hoạt động giám sát định kỳ còn mang tính hình thức với điểm số trung bình đạt 3,38 điểm. DISOCO chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách, khiến các hoạt động kiểm tra chủ yếu dựa vào các buổi giao ban định kỳ của Ban Giám đốc và trưởng các bộ phận, thiếu tính độc lập cần thiết.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế nêu trên xuất phát từ thói quen quản lý theo nếp cũ tồn tại từ thời kỳ kinh tế kế hoạch hóa. Nhận thức của một bộ phận cán bộ điều hành về kiểm soát nội bộ còn bó hẹp trong phạm vi nghiệp vụ kế toán, chưa coi đây là một công cụ quản trị chiến lược toàn diện.

Khi đặt cạnh các hình mẫu doanh nghiệp tiêu biểu như Tổng công ty Cổ phần Phong Phú hay Công ty Phân bón Việt Nhật, khoảng cách quản lý bộc lộ rất rõ nét. Điển hình tại Công ty Phân bón Việt Nhật với sản lượng 350.000 tấn mỗi năm, toàn bộ quy trình kiểm soát được tin học hóa thông qua phân quyền chặt chẽ các tác vụ xem, thêm, sửa, xóa trên phần mềm và duy trì chế độ báo cáo công việc hàng tháng cho từng cá nhân. Ngược lại, tại DISOCO, hệ thống chứng từ giấy vẫn chiếm tỷ trọng lớn và việc luân chuyển thông tin giữa phòng Thị trường với phòng Kế toán tài chính chưa đồng bộ.

Để minh họa trực quan cho các phát hiện nghiên cứu, toàn bộ điểm số khảo sát 5 thành phần COSO nên được trình bày qua biểu đồ mạng nhện (Radar Chart). Biểu đồ này sẽ làm nổi bật khoảng cách chênh lệch rõ rệt giữa thực trạng đánh giá rủi ro (3,12 điểm) và giám sát (3,38 điểm) so với ngưỡng kỳ vọng hiệu quả 4,20 điểm. Bên cạnh đó, việc lập bảng phân tích so sánh tỷ trọng nợ khó đòi và vòng quay tồn kho giai đoạn 2019-2021 sẽ cung cấp bức tranh rõ ràng về lượng vốn bị chiếm dụng, khẳng định tính cấp thiết phải siết chặt các chốt kiểm soát.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại DISOCO:

Thứ nhất, kiện toàn môi trường kiểm soát và thành lập Ban Kiểm toán nội bộ chuyên trách trực thuộc Hội đồng thành viên. Ban Giám đốc cùng phòng Nhân sự cần chủ trì xây dựng lại Bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp và quy định rõ cơ chế phân cấp trách nhiệm trong quý 1 và quý 2 năm 2023. Mục tiêu cụ thể là nâng điểm đánh giá về cam kết năng lực và tính chính trực của bộ máy quản lý từ mức 3,45 điểm hiện nay lên trên 4,20 điểm vào cuối năm.

Thứ hai, thiết lập quy trình nhận dạng và đo lường rủi ro định lượng tại 12 phân xưởng sản xuất. Phòng Kế hoạch Sản xuất phối hợp với phòng Kỹ thuật công nghệ xây dựng ma trận đánh giá rủi ro biến động giá vật tư và rủi ro hỏng hóc máy móc thiết bị trong thời hạn 6 tháng, bắt đầu từ đầu năm 2023. Giải pháp này hướng tới việc giảm thiểu 20% các sự cố gián đoạn nguồn cung phôi thép và phôi đúc phục vụ các đơn hàng xuất khẩu.

Thứ ba, siết chặt các chốt kiểm soát đối với chu trình bán hàng, thu tiền và quản lý hàng tồn kho. Phòng Kế toán tài chính phối hợp cùng phòng Thị trường và Bán hàng ban hành hạn mức bán chịu cụ thể cho từng khách hàng, thực hiện thẩm định năng lực tài chính trước khi ký kết hợp đồng và lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ hàng quý. Lộ trình thực hiện kéo dài 12 tháng với chỉ tiêu cốt lõi là kéo giảm tỷ lệ nợ phải thu từ mức 34,35% xuống dưới 20% tổng tài sản, đồng thời hạ tỷ trọng tồn kho xuống dưới 10% tài sản ngắn hạn.

Thứ tư, đẩy mạnh chuyển đổi số bằng cách nâng cấp hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp. Phòng Thiết bị năng lượng và tổ công nghệ thông tin chịu trách nhiệm liên thông dữ liệu giữa các phân hệ kế toán, kho vận và điều độ sản xuất trong thời gian 18 tháng. Mục tiêu đặt ra là điện tử hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ, tự động ghi nhật ký truy cập và ngăn chặn tình trạng kiêm nhiệm trái nguyên tắc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại hàm lượng tri thức thực tiễn hữu ích cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm sau:

Nhóm thứ nhất bao gồm các nhà quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và kế toán trưởng tại các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, luyện kim và công nghiệp phụ trợ. Luận văn cung cấp góc nhìn thực tế về cách xử lý các bài toán quản trị phức tạp như giải phóng vốn tồn kho, kiểm soát định mức nguyên vật liệu và quản trị nợ đọng tại các nhà máy có quy mô trên 1.000 lao động.

Nhóm thứ hai là các chuyên viên kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập. Đây là nguồn tài liệu nghiệp vụ giá trị, minh họa chi tiết cách thức xây dựng phiếu điều tra 287 mẫu theo khung chuẩn mực COSO và chuyển đổi các nhận định khảo sát thành giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát thực tiễn.

Nhóm thứ ba gồm các giảng viên, nhà nghiên cứu, học viên cao học và sinh viên thuộc các chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh. Đề tài đóng vai trò như một case study hoàn chỉnh về việc vận dụng công thức Slovin trong chọn mẫu nghiên cứu định lượng kết hợp định tính tại doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi.

Nhóm thứ tư là các cơ quan quản lý vốn nhà nước, đại diện chủ sở hữu và ban kiểm soát tại các tổng công ty mẹ như VEAM. Công trình cung cấp hệ thống chỉ tiêu giám sát bài bản, hỗ trợ đắc lực cho công tác thẩm định hiệu quả quản lý tài chính, phòng ngừa rủi ro thất thoát tài sản và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

  1. Khung kiểm soát nội bộ COSO mang lại lợi thế gì vượt trội cho doanh nghiệp cơ khí như DISOCO?
    Mô hình COSO cung cấp cách tiếp cận toàn diện với 5 bộ phận cấu thành, giúp DISOCO chuyển đổi từ cơ chế kiểm tra sự vụ thụ động sang hệ thống quản trị rủi ro chủ động. Điều này giúp bảo toàn quy mô tài sản hơn 673 tỷ đồng, hạn chế lãng phí nguyên vật liệu đúc rèn và chuẩn hóa quy trình điều hành theo thông lệ quốc tế.

  2. Cỡ mẫu 287 người lao động được xác định dựa trên cơ sở khoa học nào?
    Tác giả áp dụng công thức Slovin chuẩn xác với tổng thể 1.019 cán bộ nhân viên của công ty và mức sai số chọn mẫu 5%. Cỡ mẫu 287 được phân bổ đại diện theo từng phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất, bảo đảm tính đại diện cao và độ tin cậy thống kê cho toàn bộ kết quả khảo sát.

  3. Tỷ lệ nợ phải thu chiếm 34,35% tổng tài sản phản ánh lỗ hổng kiểm soát nào?
    Chỉ số này bộc lộ sự thiếu hụt quy trình thẩm định năng lực tín dụng của đối tác trước khi giao hàng và sự phối hợp lỏng lẻo giữa bộ phận bán hàng với bộ phận kế toán. Tình trạng này khiến doanh nghiệp bị chiếm dụng nguồn vốn lưu động lớn, làm suy giảm hệ số thanh toán nhanh và gia tăng nguy cơ mất vốn.

  4. Vì sao DISOCO cần ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kiểm soát?
    Ứng dụng phần mềm quản trị tích hợp giúp DISOCO tự động hóa các khâu xét duyệt, lưu trữ dữ liệu tập trung và phân quyền truy cập nghiêm ngặt. Việc này triệt tiêu tình trạng gian lận chứng từ giấy, kiểm soát tức thời lượng hàng tồn kho chiếm 13,91% tài sản ngắn hạn và bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm một cách minh bạch.

  5. Luận văn đưa ra giải pháp đột phá nào để nâng cao tính độc lập của hoạt động giám sát?
    Giải pháp then chốt là thành lập Ban Kiểm toán nội bộ chuyên trách trực thuộc Hội đồng thành viên thay vì trực thuộc Ban Giám đốc. Mô hình này giúp bộ phận kiểm toán hoàn toàn độc lập với các đơn vị điều hành tác nghiệp, từ đó đưa ra các báo cáo đánh giá khách quan và phát hiện sớm các rủi ro vận hành.

Kết luận

Luận văn thạc sĩ đã hoàn thành xuất sắc các mục tiêu nghiên cứu với 5 đóng góp học thuật và thực tiễn cốt lõi:

  • Hệ thống hóa sâu sắc lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất cơ khí dựa trên mô hình COSO và hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán hiện hành.
  • Nhận diện chính xác thực trạng yếu kém trong kiểm soát tài chính tại DISOCO với các số liệu thực tế về tỷ lệ nợ phải thu chiếm 34,35% tổng tài sản và hàng tồn kho chiếm 13,91% tài sản ngắn hạn.
  • Định lượng hóa hiệu lực kiểm soát thông qua khảo sát thực chứng 287 cán bộ công nhân viên, chỉ rõ các điểm nghẽn ở khâu nhận dạng rủi ro (3,12 điểm) và giám sát (3,38 điểm).
  • Thiết lập hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ gắn liền với mục tiêu định lượng, mốc thời gian và chủ thể thực hiện cụ thể.
  • Xây dựng mô hình tham chiếu điển hình cho các doanh nghiệp cơ khí Việt Nam trong quá trình tái cấu trúc quản trị và hội nhập kinh tế quốc tế.

Lộ trình tiếp theo đòi hỏi Ban lãnh đạo DISOCO khẩn trương thành lập Ban Kiểm toán nội bộ và triển khai phân hệ phần mềm quản trị tích hợp trong thời gian 12 đến 18 tháng tới. Các cấp quản lý cần quyết liệt hành động ngay hôm nay để biến hệ thống kiểm soát nội bộ thành đòn bẩy vững chắc giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức cạnh tranh và bứt phá tăng trưởng.