Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) ngày càng trở nên cấp thiết đối với các doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam. Theo ước tính, từ năm 2016 đến 2018, Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam đã mở rộng quy mô hoạt động với 6 chi nhánh tại khu vực miền Bắc, đồng thời tăng số lượng lao động từ 181 lên 210 người, tương ứng mức tăng trưởng khoảng 16%. Sự phát triển nhanh chóng này đặt ra yêu cầu cấp thiết về hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận, thất thoát tài sản và nâng cao hiệu quả quản lý. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng công tác KSNB tại DigiCity Việt Nam trong giai đoạn 2016-2018, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù kinh doanh bán lẻ điện máy. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại 6 chi nhánh của công ty, với dữ liệu thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và khảo sát trực tiếp từ 100 cán bộ, nhân viên. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng lực quản trị nội bộ, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và tăng cường sự tuân thủ pháp luật, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của DigiCity trên thị trường điện máy đầy cạnh tranh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình kiểm soát nội bộ hiện đại, trong đó nổi bật là mô hình COSO (Committee of Sponsoring Organizations) được cập nhật năm 2013, định nghĩa KSNB là một quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và nhân viên thiết kế và duy trì nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Ngoài ra, luận văn áp dụng các khái niệm về kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý, phân biệt rõ vai trò của từng loại kiểm soát trong doanh nghiệp thương mại. Ba khái niệm chính được tập trung gồm: (1) Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ, (2) Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ, (3) Hoạt động giám sát và kiểm tra kiểm soát nội bộ. Lý thuyết về đặc điểm chu trình mua hàng và bán hàng trong doanh nghiệp bán lẻ cũng được sử dụng để phân tích các điểm rủi ro và kiểm soát trọng yếu trong hoạt động của DigiCity.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa số liệu thứ cấp và sơ cấp. Số liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2016-2018, các tài liệu chuyên ngành, sách, báo và các quy định pháp luật liên quan. Số liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát trực tiếp với 100 người gồm cán bộ, nhân viên tại công ty và 3 siêu thị trong hệ thống DigiCity từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2019. Cỡ mẫu khảo sát gồm 10 phiếu điều tra tại công ty và 90 phiếu tại các siêu thị, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện nhằm đảm bảo tính đại diện cho các bộ phận liên quan đến công tác KSNB. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm và đánh giá định tính dựa trên các tiêu chí về tổ chức bộ máy, quy chế, thực hiện và giám sát KSNB. Timeline nghiên cứu kéo dài từ 2016 đến 2019 với kế hoạch đề xuất giải pháp hoàn thiện đến năm 2025.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ chưa hoạt động độc lập: Bộ máy kiểm soát nội bộ tại DigiCity hiện còn kiêm nhiệm nhiều chức năng, dẫn đến hiệu quả kiểm soát chưa cao. Số liệu cho thấy, mặc dù công ty có 210 nhân viên, nhưng phòng kiểm soát nội bộ chưa được thành lập độc lập, ảnh hưởng đến tính khách quan trong giám sát.

  2. Quy chế kiểm soát nội bộ chưa đầy đủ và chưa được văn bản hóa toàn diện: Công ty đã ban hành nhiều quy trình, thủ tục KSNB nhằm hạn chế sai sót và rủi ro, tuy nhiên một số quy định, chính sách vẫn chưa được hoàn thiện hoặc chưa được cập nhật kịp thời. Ví dụ, quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và bán hàng còn tồn tại bất cập, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại.

  3. Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế: Trong chu trình mua hàng và bán hàng, việc phân công nhiệm vụ và kiểm soát chưa chặt chẽ, dẫn đến rủi ro về gian lận và thất thoát tài sản. Theo khảo sát, chỉ khoảng 70% nhân viên đánh giá quy trình kiểm soát được thực hiện nghiêm túc, còn lại cho rằng có sự lỏng lẻo trong thực thi.

  4. Hoạt động giám sát kiểm soát nội bộ chưa thường xuyên và mang tính hình thức: Tần suất giám sát nội bộ thấp, chủ yếu là kiểm tra định kỳ và ít có giám sát đột xuất. Kết quả kiểm tra giai đoạn 2016-2018 cho thấy chỉ khoảng 60% các cuộc kiểm tra được thực hiện đúng kế hoạch, nhiều trường hợp giám sát mang tính hình thức, chưa phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ cả yếu tố khách quan và chủ quan. Về khách quan, sự mở rộng nhanh chóng của DigiCity với 6 chi nhánh và quy mô lao động tăng 16% trong 3 năm đã tạo áp lực lớn lên hệ thống quản lý và kiểm soát. Về chủ quan, sự thiếu độc lập của bộ phận kiểm soát nội bộ và chưa hoàn thiện quy chế là những điểm yếu cần khắc phục. So sánh với các siêu thị như Smart Long Biên và BigC Thăng Long, DigiCity còn thiếu sự chuyên nghiệp trong tổ chức bộ máy và giám sát, mặc dù đã có những bước tiến trong việc áp dụng quy trình và công nghệ hỗ trợ. Việc trình bày dữ liệu qua biểu đồ tăng trưởng lao động, bảng so sánh tỷ lệ thực hiện quy trình và biểu đồ tần suất giám sát sẽ giúp minh họa rõ nét hơn các vấn đề tồn tại và xu hướng phát triển của công tác KSNB tại công ty.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện bộ máy kiểm soát nội bộ độc lập: Thành lập phòng kiểm soát nội bộ riêng biệt, đảm bảo tính độc lập và chuyên môn cao. Mục tiêu nâng tỷ lệ nhân viên tham gia kiểm soát lên 100% trong vòng 2 năm tới. Chủ thể thực hiện là Ban Giám đốc phối hợp với phòng nhân sự.

  2. Xây dựng và cập nhật đầy đủ quy chế kiểm soát nội bộ: Rà soát, bổ sung và văn bản hóa toàn bộ quy trình kiểm soát, đặc biệt là chu trình mua hàng và bán hàng. Thời gian hoàn thành dự kiến trong 12 tháng, do phòng pháp chế và phòng kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm.

  3. Tăng cường tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ: Đào tạo nâng cao nhận thức và kỹ năng cho cán bộ, nhân viên về quy trình kiểm soát, đảm bảo 100% nhân viên được tập huấn định kỳ hàng năm. Ban lãnh đạo và phòng đào tạo phối hợp thực hiện.

  4. Nâng cao hiệu quả hoạt động giám sát và kiểm tra: Thiết lập kế hoạch giám sát thường xuyên và đột xuất, tăng tần suất kiểm tra lên ít nhất 2 lần mỗi quý. Ban kiểm soát và phòng kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm triển khai và báo cáo kết quả định kỳ cho Hội đồng quản trị.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp thương mại: Giúp hiểu rõ vai trò và cách thức tổ chức công tác KSNB để nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

  2. Phòng kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, hoàn thiện quy trình kiểm soát, đồng thời nâng cao năng lực giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về mô hình KSNB trong doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt trong lĩnh vực điện máy, giúp mở rộng kiến thức và ứng dụng thực tiễn.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp: Tham khảo để xây dựng chính sách, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp bán lẻ?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy trình, chính sách nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Trong bán lẻ, KSNB giúp giảm thiểu rủi ro gian lận, thất thoát hàng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ.

  2. Phương pháp nào được sử dụng để đánh giá thực trạng KSNB tại DigiCity?
    Nghiên cứu sử dụng kết hợp số liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính và sơ cấp qua khảo sát 100 cán bộ, nhân viên, phân tích định tính và thống kê mô tả để đánh giá toàn diện hệ thống KSNB.

  3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ?
    Bao gồm cơ cấu tổ chức, quan điểm lãnh đạo, trình độ nhân sự, quy trình kiểm soát và trang thiết bị hỗ trợ. Ngoài ra, môi trường pháp lý và thị trường cũng tác động đáng kể.

  4. Công ty DigiCity đã đạt được những kết quả gì trong công tác KSNB?
    Công ty đã xây dựng quy trình, thủ tục kiểm soát, ban hành các mẫu biểu thống nhất và quy chế rõ ràng về tổ chức bộ máy. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại hạn chế về tính độc lập của bộ phận kiểm soát và tần suất giám sát.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để hoàn thiện công tác KSNB tại DigiCity?
    Bao gồm thành lập phòng kiểm soát nội bộ độc lập, hoàn thiện quy chế, tăng cường đào tạo nhân viên và nâng cao hiệu quả giám sát định kỳ và đột xuất nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ điện máy.
  • Đánh giá thực trạng tại DigiCity cho thấy công ty đã có nhiều cố gắng trong xây dựng quy trình và tổ chức bộ máy, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
  • Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác KSNB bao gồm cả nguyên nhân khách quan và chủ quan, đòi hỏi giải pháp toàn diện và đồng bộ.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện bộ máy, quy chế, tổ chức thực hiện và giám sát KSNB với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý đến năm 2025.
  • Khuyến nghị Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan nhanh chóng triển khai các giải pháp, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, cập nhật để thích ứng với sự phát triển của thị trường và công nghệ.

Hành động tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai các giải pháp, tổ chức đào tạo và thiết lập hệ thống giám sát hiệu quả nhằm đảm bảo công tác kiểm soát nội bộ tại DigiCity phát huy tối đa vai trò trong quản trị doanh nghiệp.