CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1. Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ Đối với mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần có một lượng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Do đó vốn bằng tiền có một vị trí rất quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Thiếu vốn là một trong những trở ngại và là một trong những nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó vốn bằng tiền đóng một vai trò rất quan trọng, đảm bảo cho công tác sản xuất, kinh doanh được liên tục đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lí và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp.
Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro cao hơn các loại tài sản khác vì vậy nó cần được quản lí chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiết. Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lí khác nhau như thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lí kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép phản ánh, tính toán giám sát thường xuyên liên tục sự biến động của vật tư, tiền vốn bằng các thước Đỗ Thị Hồng Nhung – Lớp QT1806K Page 5 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lí trong sản xuất kinh doanh. Các thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những người quản lí doanh nghiệp nắm vững tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như việc sử dụng vốn để từ đó thấy được mặt mạnh, mặt yếu để từ đó có những quyết định và chỉ đạo sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền Trong nền kinh tế hiện đại ngày nay, khi đề cập đến tiền tệ người ta không nhìn nó một cách hạn hẹp và đơn giản rằng tiền tệ chỉ là kim loại hay tiền giấy mà người ta đã xem xét tiền tệ ở một góc độ rộng lớn hơn cả các loại séc; sử dụng tiền gửi, thanh toán bằng thẻ….nếu chúng có thể chuyển đổi dễ dàng thành tiền mặt thì cũng có thể xem là tiền. Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. Theo hình thái tài sản vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành : - Tiền Việt Nam đồng: Đây là loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ : đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng đô la Mỹ (USD), đồng bảng Anh (GBP), đồng phrăng Pháp (FFr), đồng đô la Hồng Kông (HKD). Theo trách nhiệm quản lý tiền: - Tiền mặt tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, hiện đang được gữi tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Đỗ Thị Hồng Nhung – Lớp QT1806K Page 6 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán của vốn bằng tiền: 1.
Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Xuất phát từ những đặc điểm trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền. - Giám đốc thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. - Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt. - Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời.
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá tiền là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. - Nguyên tắc cập nhật: kế toán phải phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất, kích thước,.
- Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam ( VND ), hoặc đơn vị tiền tệ chính sử dụng trong kế toán. Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra VND phải căn cứ vào: tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ kế toán. Cụ thể, để xác định tỷ giá giao dịch thực tế cần dựa vào các nguyên tắc như: Đỗ Thị Hồng Nhung – Lớp QT1806K Page 7 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Tỷ giá giao dịch thực tế khi mua bán ngoại tệ là tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại. + Trường hợp hợp đồng không quy định tỷ giá thanh toán thì doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo nguyên tắc: o Tỷ giá giao dịch thực tế khi góp vốn hoặc nhận vốn góp: là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản để nhận vốn của nhà đầu tư tại ngày góp vốn.
o Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải thu: là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm giao dịch phát sinh. o Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải trả: là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp dự kiến giao dịch tại thời điểm giao dịch phát sinh. o Đồi với các giao dịch mua sắm tài sản, hoặc các khoản cho phí được thanh toán ngay bằng ngoại tệ, tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thực hiện thanh toán. Nội dung tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: 1.
Kế toán tiền mặt tại quỹ: 1. Quy định về kế toán tiền mặt tại quỹ: - Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, phiếu chi có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. - Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ; tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. - Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất tiền mặt, ngoại tệ tại quỹ.
Hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định Đỗ Thị Hồng Nhung – Lớp QT1806K Page 8 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Chứng từ sử dụng: Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ: Các chứng từ được sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, …và một số chứng từ khác liên quan. - Phiếu thu (Mẫu số: 01- TT): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu.
Đơn vị: ………………… Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- Địa chỉ: ……………… BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính) PHIẾU THU Quyển số:…………. Họ và tên người nộp tiền:. Kèm theo: ……………………………………………………… Chứng từ gốc: Ngày…. Giám đốc Kế toán Người nộp Người lập Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng trưởng tiền phiếu (Ký, họ dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):.
+ Tỷ giá ngoại tệ:. Đỗ Thị Hồng Nhung – Lớp QT1806K Page 9 Trường ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Số tiền quy đổi:. (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) - Phiếu chi (Mẫu số: 02 - TT): Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền. Mẫu số 02 - TT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- Địa chỉ:.
BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính) PHIẾU CHI Quyển số:. Họ và tên người nhận tiền:. Chứng từ gốc: Ngày.