CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán - Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên ( người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. - Phương thức thanh toán là cách thức thực hiện việc thanh toán của người mua với người bán về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Có hai phương thức thanh toán chính là: Trả ngay và trả chậm.
+ Phương thức thanh toán trả ngay: sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng tiền chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… + Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận. * Có hai hình thức thanh toán chính là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. + Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Hiện nay các cơ quan, tổ chức Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng hạn chế sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dành cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ( áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phương thức này có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng. - Thanh toán bằng ngoại tệ. Sinh viên: Nguyễn Thị Page 3 Khoá luận tốt Trường Đại học Dân Lập Hải - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị.
+ Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán qua ngân hàng, là tổng hợp các mối quan hệ chi trả tiền tệ được thực hiện bằng cách trích chuyển từ tài khoản của người này sang tài khoản của người khác tại ngân hàng mà không dùng tiền mặt. Các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm: - Hình thức nhờ thu phiếu trơn: Nhờ thu phiếu trơn là phương thức thanh toán mà người bán ký phát hối chiếu nhờ ngân hang thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu từ người mua, không gửi kèm theo bất cứ một chứng từ nào. Người bán giao hàng cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng nhờ thu tiền.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. Ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đon vị thụ hưởng. Việc Ngân hàng tự động trích tài khoản của khách hàng là không được phép trừ trường hợp đã có thỏa thuận bằng văn bản.
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. Sinh viên: Nguyễn Thị Page 4 Khoá luận tốt Trường Đại học Dân Lập Hải 1. Nội dung kế toán thanh toán với người mua.Nguyên tắc thanh toán với người mua. -Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền không cùng một thời điểm.
- Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người mua, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau( trừ khi có sự thỏa thuận giữa các doanh nghiệp). - Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo. - Đối với các khoản phải thu, phải trả người mua có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng đơn vị ngoại tệ, vừa phải quy định đổi thành VNĐ theo tỷ giá hối đoái thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo năm. - Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua( khách hàng) được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan.
- Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý chỉ cần chi tiết theo cả chỉ tiêu lẫn hiện vật. Cuối kỳ cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua. a) Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Hóa đơn GTGT - Giấy báo có ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ - Giấy nộp tiền - Biên bản thanh lý hợp đồng - Các chứng từ có liên quan khác.
Sinh viên: Nguyễn Thị Page 5 Khoá luận tốt Trường Đại học Dân Lập Hải b) Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. - Số cái tài khoản 131 c) Tài khoản sử dụng. - Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định , các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Page 6 Khoá luận tốt Trường Đại học Dân Lập Hải Kết cấu tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Bên nợ Bên có -Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ; sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư, tài của khách hàng; sản cố định, các khoản đầu tư tài chính - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ và cung cấp dịch vụ. phải thu của khách hàng; - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; - Doanh thu của số hàng đã bán bị - Đánh giá lại các khoản phải thu của người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc không có thuế GTGT); ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với khấu thương mại cho người mua; tỷ giá ghi sổ kế toán). - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Số dư bên nợ: Số dư bên có( nếu có): Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Chú ý: Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". ( Nguồn: TT133/2016/TT – BTC) Sinh viên: Nguyễn Thị Page 7 Khoá luận tốt Trường Đại học Dân Lập Hải 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua a) Trường hợp bán chịu cho khách hàng - Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế GTGT, kế toán hạch toán như sau; Nợ TK 131: Số phải thu của khách hàng Có TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp - Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 131: phải thu khách hàng Có TK 711: thu nhập khác Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp b) Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ cho khách hàng, khách hàng trả lại hàng, kế toán ghi: Nợ TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 3331: VAT của hàng hóa bị trả lại Có TK 131: ghi giảm số nợ phải ghi của khách hàng c) Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: chi phí tài chính Có TK 131: phải thu của khách hàng d) Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng - Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, kế toán ghi: Sinh viên: Nguyễn Thị Page 8 Khoá luận tốt Trường Đại học Dân Lập Hải Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131: phải thu của khách hàng - Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131: phải thu khách hàng Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: thuế GTGT phải nộp -Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết trên TK 131. e) Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng hóa - khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng hóa ( hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hóa nhận trao đổi( tính theo giá hợp lý ghi trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng. Nợ TK 152, 153, 156: Nguyên vật liệu, công cụ duujng cụ, hàng hóa. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 131: phải thu của khách hàng f) Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi.