Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp, công tác kế toán thanh toán các khoản công nợ với người mua và người bán giữ vai trò trọng yếu, gắn liền trực tiếp với quá trình lưu chuyển hàng hóa, quản lý vốn bằng tiền, bảo toàn vốn lưu động và kiểm soát rủi ro thanh khoản. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc theo dõi, ghi chép và thu hồi công nợ chính xác giúp duy trì chu chuyển dòng tiền ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn" của tác giả Nguyễn Thị Thảo (ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) tập trung phản ánh và giải quyết thực trạng tổ chức hạch toán công nợ tại một đơn vị sản xuất đồ chơi cụ thể trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo 3 nội dung trọng tâm:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Mô tả, phản ánh và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và số liệu thực tế phát sinh.
  3. Đề xuất một số giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Về phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính và quy trình kế toán liên quan đến công tác thanh toán với người mua (khoản phải thu) và người bán (khoản phải trả).
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính - Kế toán tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn (Địa chỉ: Thôn 9, xã Hòa Bình, huyện Vĩnh Bảo, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong niên độ kế toán năm 2019; thời gian thực hiện khóa luận từ ngày 03/08/2020 đến ngày 16/10/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý thuyết kế toán tài chính dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Khái niệm và phân loại nghiệp vụ:
    • Phương thức thanh toán: Bao gồm phương thức thanh toán trả ngay (tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán qua tạm ứng) và phương thức thanh toán chậm trả (mua/bán chịu).
    • Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho các giao dịch quy mô nhỏ dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, Séc, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Thư tín dụng - L/C, thanh toán bù trừ, thẻ tín dụng).
    • Kế toán thanh toán ngoại tệ: Quy định về tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá ghi sổ (tỷ giá xuất, tỷ giá ghi nhận nợ), tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố; nguyên tắc hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và đánh giá lại số dư cuối kỳ qua TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) và TK 635 (Chi phí tài chính).
    • Hệ thống tài khoản chủ đạo: Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng), Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), Tài khoản 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi), Tài khoản 111, 112, 133, 3331, 511, 642, 711.
  • Hệ thống tổ chức sổ kế toán lý thuyết: Khảo sát 4 hình thức ghi sổ kế toán gồm: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.
  • Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu lý luận; phương pháp quan sát và thu thập chứng từ thực tế tại đơn vị (Hóa đơn GTGT, Giấy báo có, Giấy báo nợ, Biên bản đối chiếu công nợ); phương pháp hạch toán đối ứng tài khoản; phương pháp đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý thành lập công ty, quy chế tổ chức bộ máy, hệ thống chứng từ gốc, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, TK 331, Sổ chi tiết thanh toán và Báo cáo tài chính năm 2019 của Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các chuẩn mực và nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Kế toán thanh toán với người mua: Phải theo dõi chi tiết từng đối tượng, từng nội dung công nợ, kỳ hạn thu hồi nợ và từng lần thanh toán. Tuyệt đối không được bù trừ số dư Nợ và số dư Có của TK 131 khi lập Bảng cân đối kế toán mà phải căn cứ vào số dư chi tiết của từng đối tượng. Trình bày phương pháp hạch toán các nghiệp vụ: bán hàng trả chậm, nhận tiền ứng trước của khách hàng, thanh toán bằng hàng hóa, chiết khấu thanh toán/thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, trích lập và xử lý dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293, TK 642) và thu hồi nợ khó đòi đã xóa sổ (TK 711).
  • Kế toán thanh toán với người bán: Phải hạch toán chi tiết cho từng nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp; theo dõi rõ ràng các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại và các khoản hàng về chưa có hóa đơn (hạch toán theo giá tạm tính). Trình bày hạch toán mua hàng nội địa, mua hàng nhập khẩu (bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường), ứng trước tiền cho người bán và xử lý nợ không tìm ra chủ nợ (kết chuyển vào TK 711).
  • Kế toán giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ: Quy định nguyên tắc quy đổi ngoại tệ sang đồng tiền kế toán (VND); quy tắc áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh và tỷ giá ghi sổ khi thu hồi/chi trả công nợ, phương pháp xác định và hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái.
  • Đặc điểm các hình thức tổ chức sổ kế toán: Phân tích quy trình ghi chép, mẫu biểu sổ sách, ưu điểm và nhược điểm của 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn

Chương 2 phản ánh chi tiết về đơn vị thực tập và đi sâu vào quy trình hạch toán kế toán công nợ thực tế:

  • Khái quát về đơn vị nghiên cứu:
    • Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn (Mã số thuế: 0201718513; Giám đốc đại diện: Bà Nguyễn Thị Nhung).
    • Quá trình hoạt động: Thành lập ngày 10/04/2016 theo Giấy phép xây dựng số 42/GPXD của Sở Xây dựng TP Hải Phòng; vốn điều lệ 15.000.000.000 VNĐ (15 tỷ đồng). Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính là thiết kế, sản xuất đồ chơi, trò chơi trẻ em, sản xuất và chế tạo khuôn mẫu.
    • Cơ cấu bộ máy tổ chức: Ban Giám đốc; Phòng Kỹ thuật (1 tổ trưởng, 1 kỹ thuật, 2 nhân viên); Phòng Tài chính kế toán (1 kế toán trưởng, 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ); Phân xưởng sản xuất (1 quản lý xưởng, 26 công nhân); Đội kho (3 người phụ trách mua bán, xuất nhập và cấp vật tư).
    • Chính sách kế toán áp dụng: Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; Đơn vị tiền tệ: VNĐ; Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; Phương pháp kê khai thuế GTGT khấu trừ; Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ; Phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao lũy kế; Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung không mở nhật ký đặc biệt; Công cụ thực hiện: Phần mềm bảng tính Excel.

(Ghi chú: Quy trình ghi sổ kế toán công nợ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn).

  • Thực trạng kế toán thanh toán với người mua (TK 131):
    • Hệ thống chứng từ: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, Giấy báo có của ngân hàng, Phiếu thu.
    • Nghiệp vụ thực tế minh họa trong năm 2019:
      • Nghiệp vụ 1: Ngày 31/05/2019, doanh thu gia công linh kiện nhựa cho Công ty GFT Unique Việt Nam theo HĐ số 0000547: Doanh thu chưa thuế 235.305.455 đ, thuế GTGT 10% là 23.530.545 đ, tổng thanh toán 258.836.000 đ (ghi nhận Nợ TK 131 / Có TK 511: 235.305.455 đ; Có TK 3331: 23.530.545 đ). Đến ngày 22/06/2019, khách hàng chuyển khoản thanh toán đủ theo Giấy báo có số 0217 của Ngân hàng Vietinbank (Nợ TK 112 / Có TK 131: 258.836.000 đ).
      • Nghiệp vụ 2: Ngày 30/06/2019, xuất bán 11.000 con thú nhồi bông - Chuột Mickey cho Công ty TNHH Dream theo HĐ số 0000551: Doanh thu 387.596.000 đ, thuế GTGT 10% là 38.759.600 đ, tổng giá trị thanh toán 426.355.600 đ. Ngày 19/07/2019, Công ty TNHH Dream thanh toán toàn bộ qua chuyển khoản theo Giấy báo có số 0231 (Nợ TK 112 / Có TK 131: 426.355.600 đ).
    • Số liệu tổng hợp năm 2019 trên các sổ kế toán:
      • Sổ Nhật ký chung năm 2019 có tổng số tiền phát sinh Nợ/Có cân đối đạt: 110.917.266.888 đ.
      • Sổ Cái TK 131: Số dư đầu kỳ Nợ: 65.436.272 đ; Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ: 19.998.305.463 đ; Tổng số phát sinh Có trong kỳ: 19.593.169.308 đ; Số dư cuối kỳ Nợ: 470.527.432 đ.
      • Sổ chi tiết TK 131 - Công ty GFT Unique Việt Nam: Phát sinh Nợ: 3.458.258.271 đ; Phát sinh Có: 3.282.017.446 đ; Số dư cuối kỳ Nợ: 176.240.825 đ.
      • Sổ chi tiết TK 131 - Công ty TNHH Dream: Số dư đầu kỳ Nợ: 20.317.896 đ; Phát sinh Nợ: 8.369.698.556 đ; Phát sinh Có: 8.282.819.422 đ; Số dư cuối kỳ Nợ: 107.197.030 đ.
  • Thực trạng kế toán thanh toán với người bán (TK 331):
    • Hệ thống chứng từ: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi, Giấy báo nợ ngân hàng.
    • Quy định chi trả: Các khoản thanh toán có giá trị từ 20.000.000 đ trở lên bắt buộc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản để đảm bảo khấu trừ thuế GTGT.
    • Nghiệp vụ minh họa: Ngày 20/05/2019, mua vải da cùng phụ kiện phục vụ sản xuất đồ chơi theo HĐ số 0000754 giá trị 96.000.000 đ (chưa bao gồm thuế VAT), chưa thanh toán cho nhà cung cấp (hạch toán Nợ TK 152, Nợ TK 133 / Có TK 331).

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn

Chương 3 trình bày các nhận xét đánh giá tổng quan và định hướng giải pháp:

  • Nhận xét chung: Đánh giá việc chấp hành chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn phù hợp quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Nhật ký chung trên Excel. Đồng thời chỉ ra các điểm còn hạn chế trong việc theo dõi tuổi nợ, phân loại khách hàng, quản trị rủi ro nợ khó đòi và tự động hóa xử lý dữ liệu kế toán.
  • Nguyên tắc và giải pháp hoàn thiện: Tác giả đưa ra các nguyên tắc định hướng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán và các đề xuất giải pháp cụ thể nhằm tối ưu hóa khâu kiểm soát công nợ, hoàn thiện hệ thống chứng từ sổ sách và nâng cấp công cụ hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận trích xuất và tổng hợp được bức tranh số liệu thực tế về công tác kế toán thanh toán công nợ của Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn trong niên độ kế toán 2019:

Chỉ tiêu / Khách hàng Số dư đầu kỳ Nợ (VNĐ) Số phát sinh Nợ (VNĐ) Số phát sinh Có (VNĐ) Số dư cuối kỳ Nợ (VNĐ)
Công ty TNHH Dream 20.317.896 8.369.698.556 8.282.819.422 107.197.030
Công ty GFT Unique Việt Nam 0 3.458.258.271 3.282.017.446 176.240.825
Công ty TNHH Quốc Tế Vĩnh Chân 0 2.971.210.440 2.928.332.440 42.878.000
Các đối tượng khách hàng khác 45.118.376 5.199.138.196 5.100.000.000 144.211.577
Tổng cộng TK 131 (Sổ Cái) 65.436.272 19.998.305.463 19.593.169.308 470.527.432

(Nguồn: Trích xuất Bảng tổng hợp phải thu khách hàng và Sổ Cái TK 131 năm 2019 tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn).

Đóng góp chính của đề tài:

  • Cung cấp bức tranh thực tế về quy trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu (TK 131) và công nợ phải trả (TK 331) tại một doanh nghiệp sản xuất - gia công đồ chơi quy mô vừa và nhỏ.
  • Hệ thống hóa bộ chứng từ và sổ kế toán thực tế theo mẫu biểu ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC, bao gồm Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DNN), Sổ Cái (Mẫu S03b-DNN), Sổ chi tiết thanh toán với người mua/người bán (Mẫu S13-DNN) và Bảng tổng hợp công nợ chi tiết.
  • Đề xuất các căn cứ thực tiễn giúp ban lãnh đạo và bộ phận kế toán công ty nhận diện rõ tình hình luân chuyển công nợ, mức độ tồn đọng công nợ cuối năm 2019 (470.527.432 đ nợ phải thu), từ đó cải tiến khâu đối chiếu và đôn đốc thu hồi nợ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Căn cứ vào nội dung và phạm vi nghiên cứu được trình bày trong văn bản:

  • Hạn chế về phạm vi và dữ liệu: Đề tài chỉ tập trung khảo sát dữ liệu kế toán trong niên độ năm 2019 tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn). Dù Chương 1 có trình bày khung lý thuyết về kế toán thanh toán ngoại tệ và trích lập dự phòng phải thu khó đòi, phần thực trạng ở Chương 2 chưa phản ánh các chứng từ hay số liệu phát sinh thực tế liên quan đến thanh toán bằng ngoại tệ hoặc xử lý nợ xóa sổ tại đơn vị.
  • Hạn chế về công cụ kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung thông qua phần mềm bảng tính Microsoft Excel thủ công, chưa triển khai các phần mềm kế toán chuyên dụng tích hợp tự động hóa đối chiếu và phân tích tuổi nợ.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu việc ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên nghiệp (như MISA SME, FAST) để tối ưu hóa quy trình hạch toán; mở rộng phân tích các giải pháp quản trị rủi ro tín dụng thương mại, chính sách chiết khấu thanh toán nhằm thu hồi công nợ nhanh và theo dõi công nợ chi tiết theo nhiều niên độ kế toán liên tiếp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính - Ngân hàng: Tham khảo phương pháp xây dựng một khóa luận chuyên ngành kế toán doanh nghiệp theo định hướng nghiên cứu thực tế tại đơn vị; học hỏi cách trình bày quy trình ghi sổ Nhật ký chung từ chứng từ gốc đến Báo cáo tài chính.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Tham khảo mẫu sổ sách kế toán chuẩn theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (Sổ chi tiết TK 131, TK 331, Sổ Cái, Bảng tổng hợp công nợ) và quy trình hạch toán kế toán mua bán hàng hóa, gia công sản phẩm và quản lý công nợ khách hàng/nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung (không mở sổ nhật ký đặc biệt) và thực hiện trên phần mềm bảng tính Excel.

2. Tổng số dư nợ phải thu khách hàng (TK 131) của công ty tại thời điểm cuối năm 2019 là bao nhiêu?
Theo Sổ Cái TK 131 và Bảng tổng hợp phải thu khách hàng năm 2019, số dư nợ cuối kỳ của TK 131 là 470.527.432 VNĐ (Số dư đầu kỳ là 65.436.272 VNĐ, tổng phát sinh Nợ là 19.998.305.463 VNĐ, tổng phát sinh Có là 19.593.169.308 VNĐ).

3. Cơ cấu bộ máy của Phòng Tài chính kế toán tại công ty gồm những vị trí nào?
Phòng Tài chính kế toán của công ty gồm 3 nhân sự: 1 Kế toán trưởng (phụ trách chung, xây dựng kế hoạch tài chính, lập BCTC), 1 Kế toán viên (hạch toán chi tiết, theo dõi công nợ, đối chiếu số liệu, khai báo thuế) và 1 Thủ quỹ (quản lý thu, chi tiền mặt và theo dõi sổ quỹ).

4. Khách hàng nào có số phát sinh mua hàng lớn nhất trong Bảng tổng hợp công nợ phải thu năm 2019 của công ty?
Công ty TNHH Dream là đơn vị có số phát sinh lớn nhất với tổng số phát sinh Nợ trong năm 2019 là 8.369.698.556 VNĐ, số phát sinh Có là 8.282.819.422 VNĐ và số dư nợ còn lại cuối năm là 107.197.030 VNĐ.

5. Công ty quy định nguyên tắc thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản đối với người bán như thế nào?
Đối với các khoản thanh toán cho người bán có giá trị từ 20.000.000 VNĐ trở lên, doanh nghiệp bắt buộc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng. Các khoản thanh toán dưới 20.000.000 VNĐ có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thảo đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán công nợ năm 2019 tại Công ty TNHH Đồ chơi Khang Văn. Thông qua hệ thống hóa đơn, chứng từ ngân hàng, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái các tài khoản 131, 331, tác giả đã minh họa rõ nét trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán kế toán tại đơn vị. Trên cơ sở phân tích thực tiễn hoạt động và quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, đề tài đã đưa ra những định hướng và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý và kế toán công nợ tại công ty.