CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán tiền mua hàng trong nước Thông thường, việc thanh toán tiền mua hàng trong nước được thực hiện theo hai phương thức: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán.
Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Chẳng hạn, điều kiện “1/10, n/20″ có nghĩa là trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%.Từ ngày thứ 11 đến hết ngày thứ 20, người mua phải thanh toán toàn bộ công nợ là “n”.Nếu hết 20 ngày mà người mua chưa thanh toán nợ thì họ sẽ phải chịu lãi suất tín dụng. Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu Trong nhập khẩu hàng hoá, người ta thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiền hàng: + Phương thức chuyển tiền (Remittance) Phương thức chuyển tiền là phương thức mà trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển Sinh viên: Phạm Văn Thế 1 Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. + Phương thức ghi sổ (Open account) Phương thức ghi sổ là một phương thức thanh toán mà trong đó người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ (tháng, qu , nửa năm) người mua trả tiền cho người bán.
+ Phương thức nhờ thu (Collection of payment) Phương thức nhờ thu là một phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Trong phương thức thanh toán nhờ thu bao gồm: nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. Nhờ thu phiếu trơn (clean collection) là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Nhờ thu kèm chứng từ ( documentary collection) là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng.
+ Phương thức tín dụng chứng từ (documentary credit) Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận, trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này k phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Sinh viên: Phạm Văn Thế 2 Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt: bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền…Đây là các hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên.
Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. Thanh toán không bằng tiền mặt là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng – L/C. Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và một số khoản thanh toán khác… Sinh viên: Phạm Văn Thế 3 Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ.
Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi. Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C: Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau.
Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.2 Nội dung kế toán thanh toán với người mua 1. Nguyên tắc thanh toán với người mua Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hàng đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán diễn ra kịp thời. Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, và có xác nhận bằng văn bản.
Đối chiếu các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi ra đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư thực tế. Sinh viên: Phạm Văn Thế 4 Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Cần phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ.
Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua a. Chứng từ, sổ sách sử dụng - Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/ 1 lần giao dịch) - Phiếu xuất kho - Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập - Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo có - Biên bản đối chiếu công nợ -Nhật ký chung - Sổ cái TK 131 - Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ tổng hợp TK 131 b.