CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán. Khái niệm thanh toán: Thanh toán là thuật ngữ ngắn gọn mô tả công việc chuyển giao các phương tiện tài chính của một bên sang cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau.
Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt, sec, thanh toán qua ngân hàng, thẻ tín dụng,. theo sự thoản thuận của các bên trong giao dịch. Thông thường có 2 phương thức thanh toán chủ yếu là: - Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản. - Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán.
Hình thức thanh toán: Có hai hình thức thanh toán cơ bản là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, bên mua sẽ xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ,. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản (dưới 20 triệu đồng), bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng như thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng – L/C.
-Thanh toán bằng Séc: Là một hình thức thanh toán quan trọng không thể thiếu được trong thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay. Séc là một tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu đã quy định sẵn, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ séc hay người cầm tờ séc đó. -Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị 2 của bên thụ hưởng thu hộ nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn về ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng. -Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi chính là một phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (thường là ngân hàng) quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu ngân hàng đó trích một số tiền nhât định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.
-Thanh toán bù trừ: Là một phương thứ thanh toán vốn giữa các ngân hàng, các ngân hàng thực hiện thu hộ, chi hộ ngân hàng bạn và sẽ thanh toán ngay số chênh lệch (thu hộ- chi hộ) trong phiên thanh toán bù trừ với ngân hàng chủ trì. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi.
-Thanh toán bằng tín dụng – L/C: Với hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng hàng của bên bán. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sủ dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, và đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. -Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Thường được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.2 Nội dung tổ chức kế toán thanh toán với người mua 1.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc: - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ.
- Cần phải phân loại các khoản phải thu của khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ. 3 - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận phải thu khách hàng đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đói với khoản thu không đòi được. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. - Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng bạc đá quý cần phải ghi chi tiết theo cả chi tiêu và giá trị hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên nợ và bên có tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào bảng cân đối kế toán.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua 1.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng.
Chứng từ sử dụng - Hợp đồng bán hàng (đối với những khách hàng có giao dịch lớn/1 lần giao dịch). - Phiếu xuất kho. - Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập. - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có.
- Biên bản đối chiếu công nợ. Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng - Sổ tổng hợp phải thu khách hàng - Sổ cái tài khoản 131 - Sổ nhật ký chung.2 Tài khoản sử dụng. TK 131: Phải thu của khách hàng. Kết cấu của TK 131: Bên nợ Bên có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ.
sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng -Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng. khoản đầu tư tài chính. - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. phải thu khách hàng - Đánh giá lại các khoản phải thu - Doanh thu của số hàng đã bán bị khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC không có thuế GTGT).
(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết tỷ giá ghi sổ kế toán) khấu thương mại cho người mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Số dư bên nợ Số dư bên có (nếu có) - Số tiền còn phải thu của khách hàng. - Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tương cụ thể.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua a)Trường hợp bán chịu cho khách hàng: Khi bán chịu vật tư, hàng hóa cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn VAT, kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu: Nợ TK 131: số phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511: doanh thu bán hàng (giá chưa chưa có thuế) Có TK 3331: VAT của hàng bán ra 5 Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 131: phải thu khách hàng Có TK 711: thu nhập bất thường Có TK 3331: VAT của hàng bán ra Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ cho khách hàng, khách hàng trả lại hàng, kế toán ghi: Nợ TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịchvụ Nợ TK 3331: VAT của hàng bán bị trả lại Có TK 131: ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng Nợ TK 111, 112 Có TK 131: Phải thu của khách hàng b)Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.
Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131: phải thu của khách hàng Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 131: tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán Có TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 3331: VAT của hàng bán ra Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi trên TK 131 c)Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng. Căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hóa nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng: Nợ TK 152,153,156: (phương pháp KKTX) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131: Phải thu khách hàng d)Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi.