CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG LINH GIANG 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Linh Giang 1. Đặc điểm nguyên vật liệu Tại công ty cổ phần xây dựng Linh Giang với đặc điểm điểm chuyên thi công các công trình trọng điểm như: CT nhà văn hoá Đức Hoà, CT: XD đường đoạn tuyến từ Bưởi đến cầu Giấy, CT: XD đường, vỉa hè, hệ thống thoát nước, cây xanh, chiếu sáng đoạn Nhật tân - Xuân La. đây đều là hạng mục công trình có vốn đầu tư của nhà nước bởi vậy danh mục nguyên vật liệu dùng trong công tác thi công phải theo đúng như dự toán cũng như yêu cầu của thanh tra và giám sát thi công Bởi vậy nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm đều là nguyên vật liệu đã qua chế biến: bê tông tươi, bê tông khối, gạch không nung, gạch đất nung.
đều là các nguyên vật liệu theo đặc thù công trình có các đơn vị cung cấp phải theo hợp đồng kinh tế có tỷ lệ quy định về chất lượng pha chộn, kích thuốc khuân đúc cụ thể bởi vậy ngoài các nguyên liệu có thể mua tại các đơn vị cung cấp thông thường thì công ty nhập nguyên vật liệu gia công chế biến trước khi được đưa vào thi công theo những yêu cầu riêng Các nguyên vật liệu chiếm tới 70-80% giá trị công trình bởi vậy mà việc thực hiện tiến độ nhập xuất kho của công ty tiến hành theo giai đoạn chứ không nhập kho hay xuất dùng một lần 100% với giá trị NVL giá trị lớn với mục đich sử dụng ngay vào xây dựng -Một là để đảm bảo chất lượng NVL: loại nguyên vật liệu đa dạng về chủng loại mẫu mã chất lượng sản phẩm bởi vậy ngoài các NVL cát, sỏi, gạch, đá. có thể để ngoài trời còn các nguyên vật liệu: xi măng, sắt, thép, săng dầu thì có yêu cầu bảo quản về kho bãi, đảm bảo phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường - Hai là tiết kiệm chi phí lưu kho, nhân viên bảo vệ, khó khăn trong khâu quản lý - Ba là đảm bảo theo tiến độ thanh toán theo hợp đồng tránh được tình trang bị chiếm dụng vốn SV: Nguyễn Hương Giang 1 MSV: 12160630 Chuyên đề thực tập chuyên ngành ĐH Kinh Tế Quốc Dân 1. Phân loại, phân nhóm và mã hóa nguyên vật liệu tại công ty Phân loại, phân nhóm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty được được phân loại theo tính chất vật lý hóa học để đảm bảo chất lượng các nguyên vật liệu không bị giảm sút bao gồm các nhóm NVL sau: Nhóm A: là nhóm nguyên vật liệu chính bao gồm xi măng, đá dăm, đá hộc, gạch các loại, sắt thép. đây là nhóm nguyên vật liệu có tỷ trọng cao chiếm giá trị cao trong công tác quản lý NVL, đây cũng là nhóm được xếp theo ưu tiên về điều kiện bảo quản trong kho bãi, khu tập kết.
Nhóm B: là nhóm nguyên vật liệu phụ bao gồm, bạt che, bật sắt, bột đá, bột mầu, bu lông, cồn rửa, dây theo buộc. đây đều là các nguyên vật liệu cấu thành từ 10-15% giá trị công trình Nhóm C: là nhóm nhiên liệu bao gồm xăng dầu các vật liệu hóa lòng các hóa chất phụ gia chiến từ 2% -10% giá trị công trình, đây là loại NVL đòi hỏi yêu cầu cao về điều kiện bảo quản, phòng chống cháy nổ Tại công ty không phân loại chi tiết cho tài khoản cấp 2, cấp 3 mà sử dụng chung một tài khoản 152 duy nhất sẽ ghi chi tiết theo mã NVL tuy nhiên sẽ gây khó khăn trong việc thống nhất mã hiệu giữa phòng kế toán và bộ phận kho Mã hóa nguyên vật liệu tại công ty Để thuận tiện cho việc cập nhật, xử lý và khai thác số liệu, công ty đã xây dựng một hệ thống mã nguyên vật liệu cho mỗi loại như sau: Bảng số 1.1: Trích bảng danh mục vật tư của công ty Đơn vị Nhóm Tên Nguyên liệu,vật liệu Mã NVL tính A. Nguyên vật liệu chính Nhóm I Xi măng 01 Xi măng Bỉm Sơn PC 30 Kg N_XM00 SV: Nguyễn Hương Giang 2 MSV: 12160630 Chuyên đề thực tập chuyên ngành ĐH Kinh Tế Quốc Dân 1 N_XM00 02 Xi măng Bỉm Sơn PC 40 Kg 2 Nhóm II Đá N_ĐD00 03 Đá dăm 1 x 2 M3 1 04 Đá dăm 2 x 4 M3 N_ĐD00 2 05 Đá dăm 4 x 6 M3 N_ĐD00 3 06 Đá hộc M3 N_ĐH00 4 07 Đá cấp phối M3 N_ĐC005 08 Đá mài M3 N_ĐM00 6 09 Đá granit tự nhiên M2 N_ĐG00 7 Nhóm III Gạch 10 Gạch chỉ đặc Viên N_GC001 11 Gạch tuynnel Viên N_GT002 12 Gạch đất nung Viên N_GĐ00 3 13 Gạch xi măng Viên N_GX004 Nhóm IV Thép 14 Thép D6-D8 Kg N_TD001 15 Thép D10-D12 Kg N_TD002 16 Thép D12-D14 Kg N_TD003 17 Thép D14-D16 Kg N_TD004 SV: Nguyễn Hương Giang 3 MSV: 12160630 Chuyên đề thực tập chuyên ngành ĐH Kinh Tế Quốc Dân 18 Thép D16-D18 Kg N_TD005 19 Thép D18 Kg N_TD006 20 Thép tấm Kg N_TT001 21 Thép hình Kg N_TT002 … …. … … B Nguyên vật liệu phụ 30 Bạt M2 NP_B 31 Bật sắt Cái NP_BS 32 Bột đá Kg NP_BĐ 33 Bột mầu Kg NP_BM 34 Bu lông Cái NP_BL 35 Cồn rửa Kg NP_CR 36 Dây buộc Kg NP_DB 37 Dây thép Kg NP_DT … ….
Nhiên liệu 46 Xăng A92 Lít NL_X001 47 Dầu diesel Lít NL_D002 (Nguồn: Phòng Kế hoạch, vật tư) Bảng số 1.1 là bảng trích dẫn danh mục vật tư của công ty về phần xây dựng là những nguyên vật liệu thường xuyên sử dụng. Một số công trình của công ty thi công có lắp đặt điện nước, nguyên vật liệu xuất dùng cho hạng mục này Công ty sử dụng hình thức mua về xuất thẳng cho từng hạng mục công trình cụ thể không cần SV: Nguyễn Hương Giang 4 MSV: 12160630 Chuyên đề thực tập chuyên ngành ĐH Kinh Tế Quốc Dân qua kho, phần chi phí của hạng mục này cũng được tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tai công ty cổ phần đầu tư xây dựng Linh Giang Hiện nay tại công ty cổ phần xây dựng Linh Giang NVL được hình thanh chủ yếu do mua ngoài: gạch bông lát nền các loại, gạch không nung, .và thuê gia công đối với những công trình thi công trên diện tích rộng và giới hạn về thời gian thực hiện: bê tông tươi, ép cọc móng, ghép khối trụ, dầm chữ T. hiện nay tại công ty không tự sản xuất được nguyên vật liệu mà chỉ tận dụng lại các nguyên vật liệu dùng không hết ở các công trình trước sau đó hoàn nhập kho và tái sử dụng cho các công trình kế tiếp.
Các nguyên vật liệu thuê gia công chế biến không qua nhập kho mà vận chuyển trực tiếp tới chân công trình Khi các đội tổ có nhu cầu về NVL trong quá trình thi công và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng HTK tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kỳ. Dựa trên kếhoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán.
Sau đó phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua tiến hành trên cơ sở thỏa thuận giữa công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán cũng được thỏa thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường trước khi thực hiện 1 công trình hay dự án phòng kinh tế - kế hoạch sẽ tìm hiểu nhà cung cấp VL đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để ký hợp đồng dài hạn với họ.
Chính vì vậy nhà cung cấp thường là các công ty uy tín trong kinh doanh và là người bạn lâu năm của công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại, số lượng, đảm bảo về chất lượng, giá thành hợp lý, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả trong kinh doanh. NVL công ty thường mua có đặc điểm cồng kềnh , số lượng lớn nên nhà cung cấp thường là người chuyên chở VL đến các kho SV: Nguyễn Hương Giang 5 MSV: 12160630 Chuyên đề thực tập chuyên ngành ĐH Kinh Tế Quốc Dân tại chân công trình. Sau khi nhân viên phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng nếu đạt yêu cầu sẽ được nhập kho. Việc thu mua NVL ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến độ thi công công trình do bộ phận kế hoạch lập.
Như vậy công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, vì vậy để đảm bảo kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng NVL ở công ty cụ thể: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất NVL của tổ trưởng sản xuất, đội trưởng công trình kiểm tra ký duyệt chuyển cho phòng kế hoạch vật tư lập PXK và thủ kho xuất VL phục vụ thi công công trình. Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi tiến hành thi công bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc diễn ra ngoài trời chịu tác động của môi trường: nắng, mưa, lũ lụt,.
NVL thường dễ bị oxi hóa, hư hỏng trong điều kiện ngoài trời. Công ty bảo quản VL trong kho tại mỗi công trình nhằm giữ cho VL không bị hao hụt, thuận lợi cho việc tiến hành thi công. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng đến công trường. Để bảo vệ tài sản trong kho, công ty bố trí bảo vệ theo dõi tại các công trường thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vân chuyển vật tư ra, vào công trình.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cổ phần đầu tư xây dựng Linh Giang 1. Tổ chức quản lý chung tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Linh Giang Mỗi bộ phận quản lý là một phòng ban riêng, hoạt động theo từng lĩnh vực, có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Song tất cả đều vì mục tiêu chung, vì lợi ích của Công ty.