Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế quốc dân, ngành xây dựng cơ bản (XDCB) giữ vai trò then chốt trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Tuy nhiên, hoạt động đầu tư xây dựng thời gian qua còn bộc lộ một số tồn tại như đầu tư dàn trải, công trình thi công kéo dài dở dang, nguy cơ lãng phí và thất thoát vốn lớn. Để khắc phục tình trạng này, nâng cao hiệu quả kinh tế và tăng cường quản lý chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp là yêu cầu cấp thiết.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu (NVL) có chủng loại rất đa dạng, phong phú và chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 70% đến 80% tổng giá trị dự toán công trình). Do đó, việc tổ chức hạch toán và quản lý NVL khoa học, hợp lý có ý nghĩa quyết định trong việc kiểm soát tài sản, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và khảo sát đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây lắp.
    2. Phân tích thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Linh Giang.
    3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL tại đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, quy trình ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán liên quan.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Linh Giang (Địa chỉ: Số 46, Đường 3, Phù Lỗ, Sóc Sơn, Hà Nội) và các công trình thực tế do công ty thi công (như Công trình Nhà văn hóa Đức Hòa; Xây dựng đường đoạn tuyến Bưởi – Cầu Giấy; Xây dựng đường, vỉa hè, hệ thống thoát nước, cây xanh, chiếu sáng đoạn Nhật Tân – Xuân La; Dự án hạ tầng kỹ thuật khu đất đấu giá tổ 1 thị trấn Sóc Sơn; Tuyến đường liên xã Vạn Phái, Thái Nguyên).
    • Thời gian: Khảo sát số liệu thực tế trong năm 2017 – 2018 (tập trung vào số liệu chứng từ quý IV/2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam:

  • Chế độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (trước năm 2014 áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC).
  • Khấu hao TSCĐ: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính.
  • Thuế GTGT: Tính theo phương pháp khấu trừ, kê khai nộp thuế tại Chi cục Thuế huyện Sóc Sơn, TP. Hà Nội.
  • Cơ sở pháp lý hợp đồng và tiêu chuẩn kỹ thuật: Luật Thương mại số 36/2005/QH11, Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6477:2011 đối với gạch không nung.
  • Hình thức kế toán: Nhật ký chung kết hợp ứng dụng phần mềm kế toán FAST.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực chứng trong kế toán:

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập và phân tích các chứng từ gốc thực tế phát sinh tại doanh nghiệp (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu yêu cầu vật tư).
  • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Mô tả việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán (TK 152, TK 621, TK 331, TK 111, TK 112...) theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phương pháp tính giá: Phân tích công thức xác định giá trị thực tế NVL nhập kho (theo giá gốc) và giá trị NVL xuất kho (theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ).
  • Phương pháp tổng hợp và đối chiếu số liệu: Đối chiếu số liệu giữa thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và sổ cái kế toán do phòng Tài chính – Kế toán lập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Linh Giang

Chương này trình bày tổng quan về mô hình tổ chức, quy trình sản xuất và phương thức quản lý vật tư của công ty:

  • Đặc điểm nguyên vật liệu xây lắp: Công ty chuyên thi công các công trình hạ tầng, giao thông có vốn đầu tư ngân sách nhà nước, đòi hỏi vật tư phải tuân thủ nghiêm ngặt định mức dự toán và hồ sơ giám sát. NVL chủ yếu gồm sản phẩm đã qua chế biến (bê tông tươi, bê tông khối, gạch không nung, sắt thép...). NVL chiếm 70% – 80% giá trị công trình nên công tác nhập – xuất được chia nhỏ theo từng giai đoạn thi công nhằm đảm bảo chất lượng, tránh chiếm dụng vốn và giảm chi phí lưu kho.
  • Phân loại và mã hóa NVL: NVL được phân chia theo tính chất lý - hóa thành 3 nhóm:
    • Nhóm A (Nguyên vật liệu chính): Xi măng, đá dăm, đá hộc, gạch các loại, sắt thép... (chiếm tỷ trọng chi phí cao nhất, ưu tiên kho bãi bảo quản).
    • Nhóm B (Nguyên vật liệu phụ): Bạt che, bật sắt, bột đá, bột màu, bu lông, cồn rửa, dây thép buộc... (chiếm 10% – 15% giá trị công trình).
    • Nhóm C (Nhiên liệu): Xăng A92, dầu diesel, hóa chất phụ gia... (chiếm 2% – 10% giá trị công trình, yêu cầu nghiêm ngặt về phòng chống cháy nổ).
Nhóm vật liệu Danh mục quy cách Đơn vị tính Ký hiệu mã NVL
Nhóm A: NVL chính Xi măng Bỉm Sơn PC 30 / PC 40 Kg N_XM001 / N_XM002
Đá dăm (1x2, 2x4, 4x6), Đá hộc, Đá cấp phối M³ N_ĐD001, N_ĐD002, N_ĐH004, N_ĐC005
Gạch chỉ đặc, Gạch tuynnel, Gạch xi măng Viên N_GC001, N_GT002, N_GX004
Thép D6–D8 đến D18, Thép tấm, Thép hình Kg N_TD001 – N_TD006, N_TT001
Nhóm B: NVL phụ Bạt, Bột đá, Bột màu, Bu lông, Dây buộc M², Kg, Cái NP_B, NP_BĐ, NP_BM, NP_BL, NP_DB
Nhóm C: Nhiên liệu Xăng A92, Dầu diesel Lít NL_X001, NL_D002
  • Tổ chức quản lý và luân chuyển NVL: Công ty vận hành theo mô hình trực tuyến – chức năng với sự tham gia của Giám đốc, Phòng Kinh tế – Kế hoạch, Phòng Tài chính – Kế toán, Đội thi công và Thủ kho. Vật tư mua ngoài được chở thẳng đến kho tại chân công trường; các hạng mục gia công (bê tông tươi, cọc móng, dầm chữ T) được vận chuyển trực tiếp vào vị trí thi công sau khi kiểm tra kỹ thuật mà không qua nhập kho lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Linh Giang

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL tại doanh nghiệp:

1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

  • Thủ tục và chứng từ nhập kho: Thực hiện qua 4 bước: (1) Lập định mức, lấy báo giá và ký hợp đồng kinh tế; (2) Giao nhận vật tư, lập Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03-VT); (3) Lập Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) và ghi thẻ kho; (4) Cuối tháng đối chiếu chứng từ với phòng kế toán.
    • Tính giá nhập kho: Giá thực tế nhập kho = Giá mua chưa thuế GTGT (do hợp đồng quy định bên bán chịu toàn bộ chi phí vận chuyển đến chân công trường).
    • Nghiệp vụ minh họa: Nhập mua gạch không nung theo Hợp đồng số 29.2017/HĐKT từ Công ty CP ĐTXD Công trình Giao thông Thăng Long, Hóa đơn GTGT số 0000155 ngày 31/10/2017 với số lượng 227.489 viên, đơn giá 1.470 đồng/viên. Mua bê tông thương phẩm theo Hóa đơn số 000692 ngày 31/10/2017 từ Công ty CP Xây dựng và SX Vật liệu Cầu Đa Phúc với khối lượng 218 m³ (Biên bản kiểm nghiệm số 048/10).
  • Thủ tục và chứng từ xuất kho: Căn cứ Phiếu yêu cầu vật tư của đội thi công, phòng KHKT lập Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT).
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Giá bình quân cả kỳ dự trữ.
    • Công thức áp dụng: $$\text{Đơn giá bình quân cả kỳ} = \frac{\text{Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ} + \text{Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng NVL tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng NVL nhập trong kỳ}}$$ $$\text{Giá thực tế NVL xuất kho} = \text{Số lượng NVL xuất kho trong kỳ} \times \text{Đơn giá bình quân cả kỳ}$$
    • Nghiệp vụ minh họa: Xuất kho ngày 31/10/2017 cho công trình Nhà văn hóa Đức Hòa (Phiếu xuất kho số 382) gồm 218 m³ bê tông thương phẩm với đơn giá bình quân 836.570 đồng/m³ và 208.059 viên gạch không nung. Xuất kho cho công trình đường liên xã Vạn Phái – Thái Nguyên (Phiếu xuất kho số 373) gồm 19.059 viên gạch không nung (định khoản: Nợ TK 62111 / Có TK 152).
  • Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết: Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song:
    • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho ghi chép hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng (Thẻ kho số 10 cho gạch không nung mã N_GX004, Thẻ kho số 27 cho bê tông thương phẩm mã N_BT001).
    • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết vật tư (Mẫu S10-DN) để theo dõi cả số lượng và giá trị tiền cho từng danh điểm NVL của từng công trình. Cuối tháng, kế toán tổng hợp lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn vật liệu (Mẫu S10-DN).
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song:
Phiếu nhập kho / Phiếu xuất kho

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

  • Phương pháp hạch toán HTK: Áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên.
  • Hệ thống tài khoản sử dụng: Doanh nghiệp không mở chi tiết tài khoản cấp 2, cấp 3 trên hệ thống sổ cái mà sử dụng một tài khoản 152 duy nhất kết hợp theo dõi theo mã vật tư, đối tượng nhà cung cấp và công trình. Các tài khoản liên quan gồm: TK 111, TK 112, TK 133, TK 152, TK 154, TK 331, TK 621 (chi tiết TK 62111 - Chi phí NVL trực tiếp).
  • Trình tự ghi sổ tổng hợp: Từ chứng từ gốc (Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn GTGT) -> Nhập liệu vào phần mềm FAST ghi Sổ Nhật ký chung -> Phần mềm tự động kết chuyển sang Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 621 -> Lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Linh Giang

Dựa trên việc phân tích thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm mạnh và tồn tại, đồng thời đưa ra các giải pháp:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Quy trình kiểm tra, nghiệm thu vật tư đầu vào chặt chẽ qua Ban kiểm nghiệm; hệ thống chứng từ lập đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính; ứng dụng hiệu quả phần mềm kế toán máy FAST giúp giảm nhẹ thao tác thủ công.
    • Nhược điểm: Việc chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản 152 (không mở TK 1521, 1522, 1523) gây khó khăn trong việc phân tích cơ cấu vật tư tổng quát; phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ dồn khối lượng tính toán vào cuối tháng làm chậm tiến độ tổng hợp chi phí; luân chuyển chứng từ giữa các kho công trường và phòng kế toán định kỳ cuối tháng dẫn đến độ trễ thông tin; chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nguyên vật liệu.
  • Hệ thống giải pháp đề xuất:
    1. Về tổ chức quản lý NVL: Hoàn thiện công tác lập định mức dự toán chi phí NVL cho từng hạng mục công trình; tăng cường kiểm tra kho bãi công trường.
    2. Về tài khoản kế toán: Kiến nghị mở các tài khoản cấp 2 cho TK 152 (TK 1521 - Nguyên vật liệu chính, TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ, TK 1523 - Nhiên liệu...) nhằm phản ánh rõ nét tính chất kinh tế của từng nhóm vật liệu.
    3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Quy định thời hạn bàn giao chứng từ định kỳ ngắn hơn (theo tuần hoặc theo đợt giao nhận) thay vì dồn toàn bộ vào ngày cuối tháng.
    4. Về sổ kế toán: Chuẩn hóa hệ thống sổ chi tiết, đồng bộ hóa danh mục mã vật tư giữa bộ phận kho và phòng kế toán trên phần mềm FAST.
    5. Về trích lập dự phòng: Hướng dẫn quy trình lập Bảng kê dự phòng giảm giá vật tư tồn kho cuối niên độ theo đúng chuẩn mực kế toán.
    6. Về báo cáo kế toán quản trị: Bổ sung các báo cáo chuyên sâu như Bảng phân tích tình hình sử dụng và hao hụt NVL, Báo cáo tiến độ cung ứng vật tư theo từng công trình.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả xử lý số liệu kế toán thực tế: Khóa luận đã minh họa chi tiết quy trình kế toán bằng bộ số liệu thực tế phát sinh trong tháng 10/2017 tại doanh nghiệp:
    • Minh chứng quy trình nhập kho gạch không nung theo Hóa đơn 0000155 với tổng số lượng 227.489 viên, thành tiền tương ứng theo đơn giá 1.470 đồng/viên.
    • Phản ánh nghiệp vụ nhập 218 m³ bê tông thương phẩm qua 3 đợt giao hàng trong ngày 31/10/2017 (lô 19 m³, 172 m³, 27 m³) với đơn giá bình quân gia quyền xác định được là 836.570 đồng/m³.
    • Theo dõi quy trình xuất kho đồng thời cho hai công trình thi công song song (Nhà văn hóa Đức Hòa và đường liên xã Vạn Phái) bằng hệ thống Phiếu xuất kho số 373 và 382.
  • Đóng góp về mặt giải pháp ứng dụng:
    • Đề xuất mô hình phân chia tài khoản cấp 2 cho TK 152 phù hợp với đặc thù quản lý vật tư của ngành xây lắp hạ tầng.
    • Đưa ra các biểu mẫu báo cáo quản trị bổ sung (Bảng kê dự phòng giảm giá vật tư, Bảng dự toán chi phí NVL, Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền) giúp ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ chi phí đầu vào công trình.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu điển hình tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa với dữ liệu tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ mẫu trong quý IV/2017. Phạm vi nghiên cứu chưa khảo sát toàn diện biến động giá vật tư trong toàn bộ chu kỳ kéo dài nhiều năm của các dự án xây dựng hạ tầng lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc kết hợp hạch toán kế toán tài chính với kế toán quản trị chi phí NVL; tích hợp quy trình luân chuyển chứng từ điện tử và quản lý kho công trường trực tuyến theo thời gian thực trên nền tảng phần mềm kế toán.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nắm bắt quy trình thực tế về kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song và kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên trong doanh nghiệp xây dựng.
  • Kế toán viên doanh nghiệp xây lắp: Tham khảo hệ thống mã hóa vật tư xây dựng (xi măng, đá, cát, gạch không nung, sắt thép), quy trình lập biên bản kiểm nghiệm và phương thức xử lý chứng từ đối với các loại vật liệu đưa thẳng ra chân công trình.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Linh Giang phân loại nguyên vật liệu như thế nào và chiếm bao nhiêu phần trăm giá trị công trình?
Công ty phân loại NVL thành 3 nhóm: Nhóm A là NVL chính (xi măng, đá, gạch, sắt thép) chiếm tỷ trọng giá trị lớn nhất trong tổng chi phí NVL (toàn bộ NVL chiếm 70% – 80% giá trị công trình); Nhóm B là NVL phụ (bạt, bột màu, bu lông, dây thép buộc...) chiếm 10% – 15% giá trị công trình; Nhóm C là nhiên liệu (xăng A92, dầu diesel) chiếm 2% – 10% giá trị công trình.

2. Công ty áp dụng phương pháp nào để tính giá nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu?
Công ty tính giá nhập kho theo giá gốc (bằng đúng giá mua ghi trên hóa đơn chưa thuế GTGT do bên bán chịu chi phí vận chuyển đến chân công trường). Đối với giá xuất kho, công ty áp dụng phương pháp Giá bình quân cả kỳ dự trữ.

3. Quy trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Linh Giang được thực hiện theo phương pháp nào?
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Thủ kho theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn hàng ngày trên Thẻ kho; Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết vật liệu (Mẫu S10-DN) để theo dõi cả số lượng và giá trị tiền, cuối tháng lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn để đối chiếu với Thẻ kho và Sổ Cái TK 152.

4. Tại sao tác giả đề xuất mở tài khoản cấp 2, cấp 3 cho Tài khoản 152?
Thực tế tại công ty chỉ sử dụng một tài khoản 152 chung và theo dõi theo mã vật tư, điều này gây phức tạp trong việc tổng hợp số liệu theo từng nhóm vật tư lớn và dễ gây sai lệch mã hiệu giữa thủ kho và phòng kế toán. Việc mở các tài khoản cấp 2 (như TK 1521 - NVL chính, TK 1522 - NVL phụ, TK 1523 - Nhiên liệu) giúp báo cáo tài chính và quản trị phản ánh rõ nét cơ cấu chi phí.

5. Đối với các loại vật tư như cát, sỏi, đá vôi hoặc bê tông tươi thuê gia công, công ty tổ chức nhập xuất thế nào?
Các loại cát, sỏi, đá vôi hoặc bê tông thương phẩm thuê gia công phục vụ thi công trực tiếp không qua lưu kho bãi dài ngày mà được bên bán vận chuyển thẳng đến chân công trình; sau khi Ban kiểm nghiệm kiểm tra quy cách, số lượng và chất lượng đạt yêu cầu, kế toán thực hiện thủ tục xuất thẳng cho công trình (ghi Nợ TK 62111 / Có TK 152 hoặc Có TK 331).

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Linh Giang theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và phương pháp thẻ song song. Tác giả đã làm rõ các nghiệp vụ luân chuyển chứng từ nhập – xuất vật tư xây lắp, cách tính giá bình quân cả kỳ dự trữ và quy trình ghi sổ Nhật ký chung trên phần mềm FAST qua các công trình cụ thể. Hệ thống giải pháp đề xuất về việc mở chi tiết tài khoản cấp 2, hoàn thiện luân chuyển chứng từ và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có giá trị thực tiễn cao đối với công tác quản lý tài chính tại doanh nghiệp xây dựng.