Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, hệ thống kế toán Việt Nam liên tục được hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính vi mô tại doanh nghiệp và quản lý vĩ mô của nền kinh tế. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, đối tượng lao động (nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu) là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên quá trình sản xuất. Để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục và không bị gián đoạn, doanh nghiệp bắt buộc phải duy trì lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý.

Tại các doanh nghiệp sản xuất và chế biến thực phẩm, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất. Do đó, việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí này là điều kiện tiên quyết để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao năng lực cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận. Xuất phát từ thực tiễn biến động của thị trường cung ứng vật tư cũng như yêu cầu nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tác giả Phùng Thị Hồng đã thực hiện chuyên đề nghiên cứu: "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Trung Sơn Hưng Yên".

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Làm rõ đặc điểm, vai trò và cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Trung Sơn Hưng Yên.
    2. Khảo sát, phân tích thực trạng công tác hạch toán ban đầu, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đang áp dụng tại doanh nghiệp.
    3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc thù sản xuất của đơn vị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức quản lý và thực hành kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nhập - xuất - tồn kho).
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Trung Sơn Hưng Yên (Thị trấn Như Quỳnh, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên).
    • Thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và minh họa chi tiết trong kỳ kế toán tháng 09/2010; công trình hoàn thành vào tháng 03/2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên các chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX), tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp Ghi sổ số dư (kết hợp ghi chép số lượng trên Thẻ kho tại kho và ghi chép giá trị trên Sổ số dư, Bảng kê, Bảng lũy kế tại phòng kế toán).
  • Phương pháp xác định giá trị xuất kho: Phương pháp giá thực tế đích danh.
  • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung (sử dụng Sổ Nhật ký chung mẫu S03a-DN và Sổ Cái TK 152 mẫu S03b-DN).
  • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê mô tả, phân tích chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư), đối chiếu số liệu giữa thẻ kho, sổ chi tiết, bảng tổng hợp và sổ cái tài khoản kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Trung Sơn Hưng Yên

Công ty chuyên sản xuất, chế biến các mặt hàng thực phẩm xuất khẩu. Do đặc thù sản phẩm phục vụ nhiều đối tượng khách hàng với quy trình liên tục, nguyên vật liệu tại công ty được phân loại cụ thể theo danh mục quản lý:

Nhóm nguyên vật liệu Danh điểm / Mã số Chủng loại cụ thể Vai trò trong sản xuất
Vật liệu chính TK 152-1 (Mã 01) Cá Hồi, Cá Ba Sa (Sa Ba), Cua, Bào Ngư Cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, chiếm khoảng 80% giá trị sản phẩm
Vật liệu phụ TK 152-2 (Mã 02, 03) Hương liệu, chất phụ gia, phẩm màu, muối, gia vị, giấm, ớt Hỗ trợ quá trình chế biến, tạo hương vị và màu sắc
Nhiên liệu TK 152 Xăng, dầu mỡ, hơi đốt Cung cấp nhiệt năng và vận hành máy móc thiết bị
Vật liệu khác TK 152 Phế liệu thu hồi, tạp chất, phụ gia đặc thù Thu hồi từ sản xuất hoặc sử dụng không thường xuyên

Đặc điểm luân chuyển và quản lý:

  • Phương thức thu mua: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp bên ngoài (các đơn vị ngư nghiệp, nuôi trồng thủy hải sản). Vật liệu được vận chuyển bằng xe chuyên dụng của công ty; chi phí vận chuyển, bốc dỡ được tính gộp vào giá trị thực tế nhập kho.
  • Bảo quản: Do vật liệu chính là hàng thực phẩm tươi sống, dễ suy giảm phẩm chất và ẩm mốc, công ty bố trí hệ thống kho lạnh có sức chứa tối đa khoảng 10 tấn, duy trì điều kiện nhiệt độ tiêu chuẩn và hạn chế việc lưu trữ quá dài ngày.
  • Cơ cấu phòng Cung ứng vật tư: Đảm nhiệm chức năng tham mưu, lập kế hoạch định mức, theo dõi biến động và kiểm kê. Bộ máy phân công rõ vai trò của Trưởng/Phó phòng vật tư, Nhân viên kế hoạch vật tư, Nhân viên thống kê vật tư và Nhân viên thu mua vật tư.

Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Trung Sơn Hưng Yên

1. Phương pháp tính giá và thủ tục luân chuyển chứng từ

  • Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Tính theo giá mua thực tế chưa có thuế GTGT (do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ phát sinh: $$\text{Giá trị NVL nhập kho} = (\text{Số lượng nhập} \times \text{Đơn giá chưa thuế}) + \text{Chi phí vận chuyển (nếu có)}$$ Ví dụ thực tế: Hóa đơn GTGT số 200789 ngày 09/09/2010 từ Công ty Ngư nghiệp Cẩm Phả cung cấp 940 kg Cá Hồi với đơn giá chưa thuế 650.000 đồng/kg, tổng tiền hàng 611.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 61.100.000 đồng, tổng thanh toán 672.100.000 đồng.
  • Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh. Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng được giữ nguyên theo đơn giá của lô hàng nhập kho tương ứng. Ví dụ thực tế: Phiếu xuất kho số 25 ngày 28/09/2010 xuất 520 kg Cá Hồi cho phân xưởng chế biến, đơn giá 650.000 đồng/kg, tương đương tổng trị giá xuất kho 338.000.000 đồng.
  • Thủ tục luân chuyển chứng từ: Mọi nghiệp vụ nhập kho đều bắt buộc lập Ban kiểm nghiệm vật tư và lập Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC) trước khi thủ kho viết Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) gồm 3 liên. Xuất kho phải có Phiếu đề nghị xuất kho được Giám đốc phê duyệt, sau đó thủ kho lập Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) gồm 3 liên (lưu kho, giao người nhận, chuyển kế toán).

2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Ghi sổ số dư

Công ty kết hợp công tác hạch toán chi tiết giữa thủ kho và phòng kế toán:

  • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho (Mẫu S12-DN) mở riêng cho từng danh điểm vật tư để ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn hàng ngày. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày, thủ kho phân loại chứng từ, lập Phiếu giao nhận chứng từ nộp về phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho vào số lượng tồn cuối kỳ trên Sổ số dư (mở theo từng kho cho cả năm).
  • Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư kiểm tra chứng từ, tính giá, ghi số tiền vào Phiếu giao nhận chứng từ, lập Bảng kê nhập (Bảng kê số 2.8), Bảng kê xuất (Bảng kê số 2.9), Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho và lập Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Mẫu S10-DN). Cuối tháng, kế toán tính thành tiền trên Sổ số dư và đối chiếu với Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.

Bảng tổng hợp trích xuất số liệu hạch toán chi tiết mặt hàng Cá Hồi (tháng 09/2010):

Chỉ tiêu theo dõi Chứng từ căn cứ Số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng)
Tồn đầu kỳ Thẻ kho / Sổ chi tiết 20 650.000 13.000.000
Nhập trong kỳ PNK số 29 ngày 09/09 940 650.000 611.000.000
Xuất trong kỳ PXK số 25 ngày 28/09 520 650.000 338.000.000
Tồn cuối kỳ Thẻ kho / Sổ chi tiết 440 650.000 286.000.000

3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

  • Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152 ("Nguyên liệu, vật liệu"), cùng các tài khoản đối ứng: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 154, TK 138(1), TK 334, TK 632.
  • Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong tháng 09/2010:
    • Nghiệp vụ nhập kho mua ngoài (PNK số 29 ngày 09/09):
      • Nợ TK 152: 611.000.000 đồng
      • Nợ TK 133 (1331): 61.100.000 đồng
      • Có TK 331 (Công ty Ngư nghiệp Cẩm Phả): 672.100.000 đồng
    • Nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng: Nợ TK 331 / Có TK 112: 672.100.000 đồng.
    • Nghiệp vụ xuất kho phục vụ sản xuất (PXK số 25 ngày 28/09):
      • Nợ TK 621: 338.000.000 đồng
      • Có TK 152: 338.000.000 đồng
  • Quy trình ghi sổ tổng hợp: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi vào Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN), sau đó định kỳ hoặc cuối tháng kết chuyển số liệu vào Sổ Cái Tài khoản 152 (Mẫu S03b-DN). Số dư cuối tháng 09/2010 trên Sổ Cái TK 152 phản ánh giá trị tồn kho nguyên vật liệu toàn công ty là 493.000.000 đồng (số trích dẫn).

Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Trung Sơn Hưng Yên

Dựa trên việc phân tích thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm tồn tại trong quy trình quản lý và hạch toán tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất 5 nhóm định hướng hoàn thiện:

  1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Cần hoàn thiện khâu lập định mức tiêu hao kỹ thuật cho từng loại thủy hải sản chế biến; siết chặt công tác giám sát hao hụt thực phẩm tươi sống trong khâu vận chuyển và bảo quản kho lạnh.
  2. Về phương pháp kế toán và tài khoản sử dụng: Đảm bảo việc mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 của TK 152 đồng bộ với hệ thống mã danh điểm nguyên vật liệu để phản ánh chi tiết từng nhóm vật tư chính và phụ.
  3. Về hệ thống sổ kế toán chi tiết và báo cáo chi tiết: Tăng cường tính kịp thời trong công tác đối chiếu số dư giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết của phòng kế toán; chuẩn hóa mẫu biểu Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho.
  4. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Quy định thời gian tối đa thủ kho phải bàn giao chứng từ nhập/xuất về phòng kế toán (giảm độ trễ luân chuyển chứng từ từ 3-5 ngày xuống ngắn hơn nhằm đảm bảo thông tin kế toán cập nhật liên tục).
  5. Về sổ kế toán tổng hợp: Nâng cao hiệu quả ghi chép và đối chiếu giữa Sổ Nhật ký chung với Sổ Cái các tài khoản liên quan (TK 152, TK 621, TK 331).

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa số liệu thực tế: Khóa luận đã mô tả và tổng hợp đầy đủ chu trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp trong tháng 09/2010 thông qua hệ thống chứng từ kế toán, Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 152.
  • Làm rõ quy trình thực hành kế toán chi tiết: Chứng minh tính ứng dụng của phương pháp Ghi sổ số dư trong doanh nghiệp sản xuất chế biến thực phẩm — phương pháp giúp giảm bớt khối lượng ghi chép hàng ngày tại phòng kế toán đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu luân chuyển liên tục.
  • Đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng: Các kiến nghị tập trung vào khâu quản lý định mức hao hụt, luân chuyển chứng từ và hoàn thiện hệ thống tài khoản chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí đầu vào cấu thành nên giá thành sản phẩm xuất khẩu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty CP TPXK Trung Sơn Hưng Yên) với phạm vi số liệu thực tế tập trung vào kỳ kế toán tháng 09/2010; phần lớn quy trình xử lý kế toán phản ánh giai đoạn thực hiện thủ công kết hợp bảng biểu theo hình thức Nhật ký chung truyền thống.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mối quan hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm hoàn thành (TK 154, TK 632) và ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa hoàn toàn quy trình xử lý chứng từ vật tư.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu, chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp chế biến, sản xuất.
  • Nội dung giá trị nhất: Hệ thống biểu mẫu kế toán chi tiết ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC (Biên bản kiểm nghiệm 03-VT, Phiếu nhập kho 01-VT, Phiếu xuất kho 02-VT, Thẻ kho S12-DN, Sổ chi tiết NVL S10-DN) và quy trình thực hiện phương pháp Ghi sổ số dư giữa kho và phòng kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP TPXK Trung Sơn Hưng Yên áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu nào?

Công ty áp dụng phương pháp Ghi sổ số dư. Theo đó, thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho (mở cho từng danh điểm); định kỳ nộp chứng từ kèm Phiếu giao nhận về phòng kế toán. Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị trên Bảng kê, Bảng lũy kế và thực hiện tính tiền, đối chiếu số dư tồn kho cuối tháng trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến.

2. Nguyên vật liệu chính tại công ty gồm những loại nào và chiếm bao nhiêu phần trăm giá trị sản phẩm?

Nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm: Cá Hồi, Cá Ba Sa (Sa Ba), Cua, Bào Ngư. Đây là các yếu tố trực tiếp hình thành nên thực thể sản phẩm xuất khẩu, chiếm khoảng 80% tổng giá trị sản phẩm của công ty.

3. Công ty xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nào?

Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh. Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng phục vụ sản xuất được giữ nguyên theo đúng đơn giá thực tế của lô hàng khi nhập kho (ví dụ: xuất 520 kg Cá Hồi tính theo đơn giá nhập kho đích danh là 650.000 đồng/kg).

4. Hệ thống kho bảo quản nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm và sức chứa như thế nào?

Do nguyên vật liệu phục vụ sản xuất là thực phẩm tươi sống dễ hư hỏng, công ty trang bị hệ thống kho lạnh có khả năng bảo quản tối đa khoảng 10 tấn nguyên vật liệu các loại. Để hạn chế rủi ro giảm phẩm chất, công ty duy trì mức dự trữ vừa phải và ký hợp đồng cung ứng dài hạn với các đơn vị đối tác.

5. Nghiệp vụ nhập kho 940 kg Cá Hồi theo Hóa đơn số 200789 ngày 09/09/2010 được kế toán hạch toán như thế nào?

Căn cứ Hóa đơn GTGT số 200789 và Phiếu nhập kho số 29, kế toán ghi nhận:

  • Nợ TK 152 (1521 - Cá Hồi): $940 \text{ kg} \times 650.000 \text{ đ/kg} = 611.000.000 \text{ đồng}$
  • Nợ TK 133 (1331): $61.100.000 \text{ đồng}$ (Thuế GTGT 10%)
  • Có TK 331 (Công ty Ngư nghiệp Cẩm Phả): $672.100.000 \text{ đồng}$

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Phùng Thị Hồng đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Xuất khẩu Trung Sơn Hưng Yên theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (QĐ 15/2006/QĐ-BTC). Công trình phân tích chi tiết quy trình hạch toán từ khâu lập chứng từ ban đầu, kiểm nghiệm chất lượng, ghi thẻ kho đến việc áp dụng phương pháp ghi sổ số dư trong kế toán chi tiết và phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất bám sát đặc điểm tiêu hao và luân chuyển vật tư thực phẩm tươi sống, mang lại giá trị thực tiễn cho công tác quản trị chi phí tại doanh nghiệp.