CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DÂN DỤNG HN 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Dân Dụng Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực SXKD đầu tư XDCB; cụ thể là các công trình giao thông, cầu phà,ngày nay công ty còn đang mở rộng cả sang các công trình khách sạn du lịch. Do đó nguyên vật liệu chính (NVL) là xi măng,sắt thộp,gạch,cỏt. Nhiên liệu phục vụ quỏ trình xuất bao gồm , dầu Điờgen; xăng, mỡ IC2, dầu lạc, nước và một số phụ gia khác. Những loại vật liệu này khá sẵn trên thị trường và không thường xuyên biến đổi nên công ty rất thuận tiện trong việc thu mua.
NVL là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm. Do đó, Công ty luôn duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp để xây dựng cơ sở bền vững cho sự ổn định của nguồn cung ứng vật liệu. Mỗi năm, Công ty ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp theo số lượng hàng đã được đặt trước trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ trong kỳ cũng như những dự báo về kế hoạch kỳ tiếp theo và sự biến động của giá cả thị trường. Điều này đã tạo tiền đề cho sự ổn định của khối lượng NVL đầu vào, đồng thời cũng đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra theo đúng kế hoạch đã đặt ra của công ty.
Danh mục nguyên vật liệu công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Dân Dụng Hà Nội: Mã NVL Tên NVL D001 Thép 10 D002 Thép 12 D003 Thép 16 D004 Thép 18 D005 Xi Măng D006 Dầu Diezel C001 Đầm cóc M001 Máy khoan bê tông D007 Dầu lạc D008 Mỡ IC2 E001 Ga bu tan E002. Nguồn Phòng Tài chính kế toán Phân loại nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Dân Dụng Hà Nội. Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau, mỗi loại lại có những đặc tính vai trò công dụng khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu là điều rất cần thiết. Căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu và công tác quản lý, Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu chính: đây chính là đối tượng chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng.Các vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có những đặc điểm khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, săt, thép.Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lợi. - Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với sản phẩm chính để nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm như: sơn, dầu, mỡ.phục vụ cho quá trình sản xuất. - Nhiên liệu: Về thực thể là một vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình thi công,kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường.
- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư,sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản bao gồm: Bơm bê tông, cầu tháp, thiết bị làm đường, vận thăng chở hàng, trạm bê tông di động, trạm trộn bê tông xi măng, khoan cọc nhồi, máy tách cát. - Phế liệu: Là các loại vật liệu tạo ra trong quá trình thi công xây lắp như: gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu.
- Đồ dùng cho thuê. Tương tự như đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng phải chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tùy theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp.Việc phân loại vật liệu công cụ dụng cụ như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các vật liệu công cụ dụng cụ trong quá trình thi công xây lắp của doanh nghiệp.Từ đó có biện pháp thích hợp trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả các loại vật liệu công cụ dụng.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Phương thức hình thành: Quy trình mua NVL nhập kho Phòng Ban Kế toán Kế toán kỹ thuật kiểm Thủ kho NVL NVL vật tư nghiệm Nghiệp vụ nhập kho Xây Kiểm dựng Lập nghiệm định phiếu Nhập NVL và mức, nhập kho và Ghi sổ lập biên mua kho ghi thẻ kế toán bản NVL, kiểm (NVL kho đề nghị đủ tiêu nghiệm nhập chuẩn kho Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Hàng ngày thủ kho so sánh mức tồn kho với định mức. Những NVL nào dưới định mức dự trữ thì thủ ko có trách nhiệm cho phòng vật tư đi thu mua NVL.
Khi NVL về đến Công ty, ban kiểm nghiệm bao gồm đại diện kỹ thuật, người phụ trách kỹ thuật và thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng vật liệu, đơn giá vật liệu. Sau đó sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 03 liên. Liên 01 được giữ tại phòng kỹ thuật vật tư, liên 02 được gửi cho kế toán nguyên vật liệu, liên 03 giao cho bên bán. Phương thức sử dụng: Ở công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Dân Dụng Hà Nội, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục công trình.
Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu Tư XD Dân Dụng Hà Nội được thực hiện ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. * Khâu thu mua: Để có thể sản xuất được sản phẩm thì bước đầu tiên là phải mua NVL. Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm.
Do vậy việc quản lý khâu thu mua rất quan trọng. Đồng thời nếu khâu thu mua được quản lý tốt giúp sản xuất được liên tục không bị gián đoạn. Do công ty là doanh nghiệp xây lắp thi công các hạng mục công trình lớn nên nhu cầu sử dụng vật tư lớn, đa dạng nên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất do Phòng vật tư kỹ thuật lập, đồng thời dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính mà Công ty lên kế hoạch thu mua vật tư cho phù hợp.
Nhờ vậy quá trình sản xuất luôn được đảm bảo liên tục, đều đặn. Nguyên vật liệu trước khi nhập đều được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách. * Khâu bảo quản: Nguyên vật liệu của Công ty là khối lượng lớn, được sắp xếp gọn gàng, đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê được thực hiện dễ dàng. Mỗi kho, ngoài thủ kho có trực tiếp quản lý – là những thủ kho có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc cùng nhân viên bảo vệ trung thực và có trách nhiệm.
* Khâu sử dụng: Trước hết nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, Công ty tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho mọi công trình. Định mức vật tư sử dụng do phòng vật tư kỹ thuật xây dựng, theo dõi trên các thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất hàng năm. * Khâu dự trữ: Công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu.
Các định mức này do Phòng vật tư kỹ thuật thiết lập căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu, tình hình giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của Công ty. Điều này sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu dẫn đến hư hỏng lãng phí. Công tác dự trữ nguyên vật liệu càng được chú ý đối với những nguyên vật liệu mang tính thời vụ. * Tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu: Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích kiểm tra số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê.
Bên cạnh đó việc kiểm kê cũng giúp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ một năm một lần ở tất cả các kho.