CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VĂN HÓA 1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: Do công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng đòi hỏi nhiều công đoạn hoàn thành đồng thời số nguyên vật liệu tham gia cấu thành nên thành phẩm tương đối nhiều…dẫn đến quá trình quản lý nguyên vật liệu sử dụng, tham gia vào quá trình sản xuất tương đối khó. Để phục vụ cho quá trình hạch toán cũng như quá trình kiểm tra, kiểm soát nguyên vật liệu được dễ dàng, đảm bảo tính minh bạch và nguyên vật liệu được bảo quản tốt nhất, Công ty phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm sau: Nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu phụ. Vật liệu khác.
Bên cạnh việc chia nhóm cho nguyên vật liệu như trên công ty còn phân thành các phân nhóm nhỏ trong nhóm để tiện cho quá trình theo dõi hơn như: - Nguyên vật liệu chính: Vì ngành nghề tham gia là xây dựng nên nguyên vật liệu chính cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm các loại như: Xi măng, Cát, gạch, sắt…. - Nguyên vật liệu phụ: Tuy không đóng vai trò quan trọng đặc biệt như nguyên vật liệu chính nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình hoàn thành công trình, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm: gỗ lót, cọc…được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện công trình. - Phế liệu: Đặc trưng của ngành xây dựng là trong quá trình sản xuất thường xuất hiện các loại cọc, gỗ có thể tham gia tái chế biến trong xây dựng công trình nên công ty đặc biệt phân thành 1 nhóm nguyên vật liệu. Lê Lan Huệ - TCKT44 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths.
Hàn Thị Lan Thư - Vật liệu khác : Những nguyên vật liệu ít đóng vai trò trong sản xuất được phân trong nhóm vật liệu khác.Cụ thể bao gồm: xăng, dầu… Bảng 1.1: Danh mục nguyên vật liệu của Công ty CP Xây dựng Văn hóa Mã VT Tên vật tư ĐVT G6L Gạch 6 lỗ Viên XM100 Xi măng 100kg Kg DEZ1 Dầu diêzne Lít C10 Cọc 10m Cọc C15 Cọc 15m Cọc ……….Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa 1. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu - Do đặc trưng ngày xây dựng phát triển mạnh và chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nên những ngành phụ trợ đi kèm cũng phát triển theo để đáp ứng nhu cầu thị trường. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho ngành xây dựng luôn phong phú và kịp thời. Do sản xuất những công trình trong thành phố Hà Nội là chủ yếu nên Công ty có những bạn hàng cung cấp nguyên vật liệu quen thuộc như Công ty xây dựng Bạch Đằng, Công ty xây dựng cơ sở hạ tầng U & I.Quá trình thu mua nguyên vật liệu đến nhập kho Sau khi căn cứ theo định mức vật liệu cho từng công trình, khố lượng vật tư sử dụng, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty, phòng kế hoạch tiến hành kí kết các hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ phận thu mua của Công ty đi mua theo kế hoạch đề ra.
Lê Lan Huệ - TCKT44 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Hàn Thị Lan Thư Bên cung cấp căn cứ theo hợp đồng tiến hành xuất nguyên vật liệu giao cho bên thu mua của công ty theo tiến độ công trình. Nguyên vật liệu được vận chuyển đến kho của Công ty, trước khi nhập kho NVL được ban kiểm nghiệm ( gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật ) xác định phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bản kiểm nghiệm. Sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra quy cách NVL nếu NVL đảm bảo yêu cầu thì vật liệu sẽ được nhập kho dưới sự giám sát của thủ kho.
Đối với những NVL không đúng yêu cầu đã thỏa thuận thì tiến hành được lập biên bản kèm theo, không được nhập vào kho và chờ xử lý của lãnh đạo Công ty.Quá trình dự trữ, bảo quản: - Đặc thù nguyên vật liệu của ngành xây dựng là bền bỉ, có khả năng chịu thời tiết tốt, không hao mòn nên quá trình dự trữ cũng như bảo quản tương đối đơn giản. Các nguyên vật liệu chính như cát, đá được thu mua theo tiến độ công trình nên thời gian dữ trữ, bảo quản tương đối ngắn. Riêng nguyên vật liệu tái chế như cọc, gỗ thì được luân chuyển giữa các công trình và có kho riêng để bảo quản tránh mất mát và mối mọt. Quy trình xuất nguyên vật liệu đến khi tham gia vào quá trình sử dụng (sản xuất, cho QLDN,…): Dựa theo dự toán công trình do phòng kĩ thuật cung cấp và nhu cầu thực tế sản xuất giám đốc phê duyệt đồng ý xuất NVL.
Khi qua phòng kế toán kiểm tra số lượng nguyên vật liệu đảm bảo trong kho lớn hơn số cần xuất trong phiếu đề xuất sẽ lập các giấy tờ cần thiết ( phiếu xuất kho ) giao cho bên sử dụng nguyên vật liệu. Thủ kho nhận xuất nguyên vật liệu ra khỏi kho khi được lệnh. Nguyên vật liệu được xuất khỏi kho, vận chuyển đến nơi cần sử dụng. Lê Lan Huệ - TCKT44 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths.
Hàn Thị Lan Thư Yêu cầu trong quá trình sử dụng : nguyên vật liệu được sử dụng hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, sử dụng dựa theo định mức đã đề ra.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa: Việc quản lý nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng. Nguyên vật liệu không chỉ cần được bảo đảm về số lượng mà còn cần đảm bảo về chất lượng, …phục vụ tốt cho quá trình xây dựng. Giá trị nguyên vật liệu cũng là phần chính trong chi phí sản xuất tại doanh nghiệp, càng tiết kiệm được khoản này thì lợi nhuận ròng càng cao. Chính vì lẽ đó, vai trò của những cá nhân tham gia vào quá trình quản lý nguyên vật liệu vô cùng quan trọng.
Nó đòi hỏi không chỉ kiến thức mà còn đòi hỏi tinh thần trách nhiệm rất cao. Tùy theo các quy trình trong quá trình quản lý nguyên vật liệu, công việc sẽ được phân chia cho các cá nhân thực hiện một cách hợp lí nhằm mang đến nguyên vật liệu tốt nhất phục vụ cho quá trình sản xuất. Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Văn hóa công việc được phân công như sau để nguyên vật liệu được sử dụng một cách hiệu quả nhất: Quá trình thu mua : Trong quá trình thu mua này có hai bộ phận tham gia chủ yếu là bộ phận kĩ thuật và bộ phận thu mua. Bộ phận kĩ thuật : do nhiệm vụ sản xuất của công ty gồm nhiều công trình thực hiện đồng thời nên ứng với mỗi công trình bộ phận kĩ thuật sẽ xây dựng dự toán và xác định một định mức sử dụng nguyên vật liệu riêng.
Sau khi bộ phận kĩ thuật xây dựng xong định mức sẽ chuyển kết quả về số lượng, quy cách,chất lượng… cần thiết sử dụng NVL trong kì cho bộ phận thu mua phận thu mua. Bộ phận thu mua: Sau khi bộ phận kỹ thuật gửi dự toán công trình cho bộ phận thu mua, bộ phận thu mua tiến hành tìm kiếm thị trường nguyên vật liệu phù hợp yêu cầu đặt ra. Như đã nhắc đến ở trên, bộ phận thu mua xét đến các nhà cung cấp quen thuộc nhằm thu mua được nguyên vật liệu Lê Lan Huệ - TCKT44 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Hàn Thị Lan Thư tốt và giá cả hợp lí.
Khi các nhà cung cấp này không đáp ứng được yêu cầu đặt ra bộ phận thu mua sẽ tìm kiếm trên thị trường tự do. Bộ phận thu mua xác định được nhà cung cấp, giá thành nguyên vật liệu, báo cáo lên giám đốc để lập hợp đồng thu mua nguyên vật liệu. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu và bảo quản : nhắc đến quy trình này không thể không nhắc đến bộ phận thủ kho và ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm: đóng vai trò kiểm tra nguyên vật liệu trước khi nhập kho.
Đúng vậy, khi hợp đồng đã được kí kết, nguyên vật liệu được chuyển đến từng công trình hoặc kho tổng của Công ty. Ban kiểm điểm kiểm tra nguyên vật liệu được giao đã phù hợp theo hợp đồng về chủng loại, số lượng, chất lượng, … chưa. Khi đã kiểm kê phân loại những vật liệu không phù hợp yêu cầu đưa ra quyết định không nhập kho. Với những NVL phù hợp sẽ giao nhận lại cho bộ phận thủ kho tiến hành nhập kho bảo quản hoặc chuyển trực tiếp đến công trình tham gia vào quá trình xây dựng.
Thủ kho : Thủ kho không những đóng vai trò kiểm kê, kiểm soát nguyên vật liệu nhập kho mà còn tham gia quá trình bảo quản và kiểm soát nguyên vật liệu xuất kho. + Thủ kho tiến hành nhập dự trên biển bản kiểm nghiệm của ban kiểm nghiệm và vận chuyển đến khu dự trữ phù hợp. + Cuối tháng tiến hành kiểm tra, ghi chép tình hình nguyên vật liệu, điều kiện bảo quản tại kho. Khi có trường hợp bất thường kịp thời báo lên cấp trên xử lý.
Quá trình xuất kho sử dụng NVL: Thủ kho: kiểm soát số NVL xuất kho cho công trình. Những ghi chép này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát việc tính giá nguyên vật liệu cấu thành nên giá thành công trình của bộ phận kế toán. Lê Lan Huệ - TCKT44 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths. Hàn Thị Lan Thư Bộ phận vận chuyển: do đặc trưng của Công ty là công ty có nhiều công trình nên có nhiều nơi sản xuất, kho và phân xưởng không cùng một khu vực.
Chính lẽ đó, bộ phận vận chuyển đảm nhận nhiệm vụ chuyển NVL từ kho đến công trình xây dựng. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến định mức nguyên vật liệu. Chất lượng, số lượng hỏng hóc, kích thước chịu tác động rất lớn trong quá trình này. Nên yêu cầu đặt ra là bộ phận máy móc sử dụng và cá nhân tham gia vận chuyển cần lao động có tinh thần trách nhiệm hiệu quả nhằm tránh tiêu hao NVL tối đa.
Quá trình sử dụng NVL : Quản đốc công trình so sánh giữa định mức, chất lượng,… được xác định bởi phòng kĩ thuật và nguyên vật liệu nhận được từ bộ phận vận chuyển tiến hành nhận nguyên vật liệu đưa vào quá trình sản xuất.