Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, hệ thống kế toán Việt Nam không ngừng đổi mới nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính doanh nghiệp và quản lý vĩ mô của nền kinh tế. Ngành xây dựng cơ bản giữ vị trí quan trọng trong việc tạo lập cơ sở vật chất kỹ thuật cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Các sản phẩm xây dựng có đặc thù là quy mô lớn, giá trị cao, thời gian thi công kéo dài và đòi hỏi vốn đầu tư lớn. Do đó, việc quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, hạn chế thất thoát và lãng phí trong quá trình lập dự toán và thi công xây lắp là yêu cầu cấp thiết đối với các đơn vị xây dựng.
Nguyên liệu và vật liệu là đối tượng lao động, là yếu tố vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể công trình, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm xây lắp. Công tác hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu có vai trò quyết định đến việc xác định giá thành công trình và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Khóa luận xác định các nhiệm vụ nghiên cứu trọng tâm sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp theo các chế độ kế toán hiện hành.
- Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên, vật liệu tại Đội Xây dựng và sửa chữa công trình thuộc Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị (HUDS).
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu bao gồm chứng từ, tài khoản, sổ sách hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.
- Phạm vi không gian: Đội Xây dựng và sửa chữa công trình thuộc Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị (HUDS) - Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị (Bộ Xây dựng), có trụ sở tại khu Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2001 - 2004 và số liệu hạch toán kế toán chi tiết tháng 02 năm 2004 (minh họa tại công trình OCT2-X1).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp lý, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm:
- Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
- Quyết định số 823/QĐ-BXD ngày 19/6/2000 và Quyết định số 1678/QĐ-BXD ngày 16/10/2001 của Bộ Xây dựng về việc thành lập và đổi tên Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị.
- Các quy định về thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp.
Hệ thống lý luận được xây dựng trên các nội dung nền tảng:
- Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu, vật liệu khác.
- Nguyên tắc tính giá gốc vật liệu nhập kho (vật liệu mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn, tặng thưởng, phế liệu thu hồi).
- Các phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho: Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO), phương pháp thực tế đích danh (trực tiếp), phương pháp giá hạch toán (sử dụng hệ số giá).
- Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152, TK 151) và phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, TK 152, TK 151).
- Ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư.
Phương pháp nghiên cứu được áp dụng:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết kế toán.
- Phương pháp đối chiếu, so sánh số liệu kế toán thực tế giữa chứng từ gốc, thẻ kho, sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
- Phương pháp nghiên cứu trường hợp điển hình thông qua số liệu thu thập trực tiếp tại phòng kế toán và kho của đơn vị.
Nguồn dữ liệu:
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị giai đoạn 2001 - 2004.
- Hồ sơ, chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong tháng 02/2004 tại Đội Xây dựng và sửa chữa công trình: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT), Thẻ kho (mẫu 06-VT), Sổ chi tiết vật liệu, Bảng kê nhập vật tư, Bảng kê xuất vật tư, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu.
Nội dung chính theo từng chương
Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp
Phần này trình bày toàn diện các nguyên lý kế toán liên quan đến nguyên vật liệu:
- Khái niệm và đặc điểm: Vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Quy tắc tính giá: Giá gốc vật liệu mua ngoài theo phương pháp khấu trừ thuế bao gồm giá mua chưa có thuế GTGT, thuế nhập khẩu (nếu có) và chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho bãi, nhân viên thu mua), trừ chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua.
- Hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên:
- Hàng và hóa đơn cùng về: Ghi Nợ TK 152, Nợ TK 1331 / Có TK 331, 111, 112.
- Hàng về trước, hóa đơn về sau: Ghi sổ theo giá tạm tính (Nợ TK 152 / Có TK 331), điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức.
- Hóa đơn về trước, hàng chưa về: Ghi nhận Nợ TK 151, Nợ TK 1331 / Có TK 331; khi hàng về chuyển sang Nợ TK 152 / Có TK 151.
- Xử lý các nghiệp vụ thừa, thiếu vật liệu so với hóa đơn thông qua TK 3381 (tài sản thừa chờ giải quyết) và TK 1381 (tài sản thiếu chờ xử lý).
- Xuất kho cho sản xuất kinh doanh: Ghi Nợ TK 621 (chi phí NVL trực tiếp), TK 6272 (chi phí sản xuất chung), TK 6422 (chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 241 (XDCB dở dang) / Có TK 152.
- Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đầu kỳ kết chuyển Nợ TK 611 / Có TK 152, TK 151; trong kỳ tập hợp phát sinh mua vào bên Nợ TK 611; cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê kết chuyển giá trị tồn kho sang Nợ TK 152, TK 151 và xác định chi phí xuất dùng tính vào Nợ TK 621, 627, 642 / Có TK 611.
- Hạch toán chi tiết: Phân tích ba phương pháp ghi chép (Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư), chỉ rõ luồng thông tin giữa thủ kho và phòng kế toán.
Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên, vật liệu tại Đội XD và sửa chữa công trình thuộc Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị
Chương này đi sâu vào thực tế tổ chức sản xuất và công tác kế toán tại đơn vị:
- Khái quát đơn vị: Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị (HUDS) trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị (BXD), tiền thân là Xí nghiệp dịch vụ tổng hợp vui chơi giải trí (thành lập theo QĐ 823/QĐ-BXD ngày 19/6/2000, đổi tên theo QĐ 1678/QĐ-BXD ngày 16/10/2001). Đội XD và sửa chữa công trình đảm nhiệm thi công xây mới, duy tu, bảo dưỡng các hạng mục công trình dân dụng, kỹ thuật hạ tầng đô thị.
- Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty (2001 - 2004):
| Chỉ tiêu |
Đơn vị |
Thực hiện 2001 |
Thực hiện 2002 |
Thực hiện 2003 |
Kế hoạch 2004 |
Thực hiện 2004 |
So sánh 2004/2000 (%) |
| Giá trị SXKD |
Triệu đồng |
703 |
1.481 |
2.202 |
- |
43.821 |
+678% |
| Doanh thu |
Triệu đồng |
421 |
1.800 |
1.800 |
- |
40.843 |
+847% |
| Nộp ngân sách |
Triệu đồng |
122,4 |
597,2 |
887,8 |
- |
1.471,5 |
+1.238% |
| Lợi nhuận trước thuế |
Triệu đồng |
492 |
498 |
610 |
650 |
780 |
+271% |
| Thu nhập bình quân |
1.000 đ/người/tháng |
803 |
970 |
1.200 |
1.400 |
- |
+124% |
| Tổng số CBCNV |
Người |
230 |
350 |
418 |
641 |
654 |
+319% |
- Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Đội XD được tổ chức theo mô hình phân tán, gồm 01 kế toán đội và 01 thủ kho. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và triển khai phần mềm kế toán CADS.
- Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Đội XD:
- Áp dụng phương pháp ghi thẻ song song: Thủ kho ghi chép số lượng trên Thẻ kho (mẫu 06-VT); kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết vật liệu (TK 152).
- Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh (vật tư mua về phục vụ trực tiếp cho từng hạng mục công trình cụ thể, xuất dùng ngay theo đơn giá thực tế mua vào).
- Nghiệp vụ thực tế minh họa ngày 04/02/2004 tại công trình OCT2-X1: Nhập 4 tấn xi măng Bỉm Sơn theo Hóa đơn GTGT số 084678 từ Công ty Xi măng Bỉm Sơn, đơn giá 677.000 đ/tấn, thành tiền chưa thuế 2.708.000 đ, thuế GTGT 10% là 270.800 đ, tổng thanh toán 2.978.800 đ. Ngày 05/02/2004 xuất kho 4 tấn phục vụ công trình X1 (Nợ TK 621 / Có TK 152: 2.708.000 đ).
- Tổng hợp số liệu tháng 02/2004:
- Bảng kê nhập vật tư tháng 02/2004: Tổng giá trị hàng mua chưa thuế đạt 464.373.705 đ, thuế GTGT đầu vào là 41.121.457,9 đ (gồm các mặt hàng xi măng, gạch đặc, cát đen, cát vàng, đá dăm, thép gai, gạch lát, gỗ, ống nhựa...).
- Bảng kê xuất vật tư tháng 02/2004: Tổng giá trị vật tư xuất dùng trong tháng là 865.652.676 đ.
- Hạch toán tổng hợp: Sử dụng tài khoản 152 chi tiết thành 3 tài khoản cấp hai: TK 1521 (Nguyên vật liệu chính), TK 1522 (Vật liệu phụ), TK 1523 (Phụ tùng thay thế). Mọi biến động nhập - xuất đều được phản ánh kịp thời qua phần mềm CADS.
Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Đội XD và sửa chữa công trình thuộc Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị
Chương này tập trung đánh giá công tác quản lý và đưa ra kiến nghị:
- Đánh giá thực trạng:
- Bộ máy kế toán gọn nhẹ, linh hoạt, theo sát tiến độ thi công công trường.
- Việc áp dụng phương pháp thẻ song song kết hợp phần mềm kế toán CADS giúp giảm thiểu thao tác thủ công, nâng cao tốc độ tổng hợp số liệu.
- Nguyên vật liệu xây dựng chủ yếu được mua và điều chuyển trực tiếp đến chân công trình, hạn chế tối đa chi phí lưu kho và tình trạng ứ đọng vốn.
- Định hướng và giải pháp hoàn thiện:
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống chứng từ ban đầu, kiểm soát chặt chẽ quy trình lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và đối chiếu khối lượng dự toán công trình với thực tế xuất dùng.
- Tăng cường kiểm tra định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại các tổ đội thi công nhằm hạn chế hao hụt, mất mát vật tư trên công trường.
- Khai thác sâu hơn các phân hệ quản trị trên phần mềm kế toán CADS để kết nối thông tin số liệu vật tư tức thời giữa Đội XD và Phòng Tài chính - Kế toán Công ty HUDS.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả khảo sát thực tế: Khóa luận đã phản ánh đầy đủ mô hình tổ chức sản xuất và hạch toán tại Đội Xây dựng và sửa chữa công trình thuộc Công ty HUDS. Số liệu hạch toán thực tế tháng 02/2004 được trích xuất minh bạch qua hệ thống bảng kê nhập (464.373.705 đ), bảng kê xuất (865.652.676 đ) và các chứng từ mẫu biểu theo Quyết định 1141/TC/CĐKT.
- Làm rõ quy trình thực tế: Minh họa cụ thể sự phối hợp giữa thủ kho và kế toán đội qua phương pháp thẻ song song và phương pháp tính giá thực tế đích danh đối với các loại vật tư đặc thù ngành xây dựng (xi măng, sắt thép, gạch ốp lát, đá dăm, cát).
- Đóng góp ứng dụng: Đưa ra các nhận định thực tế về việc áp dụng phần mềm kế toán CADS kết hợp với hình thức Nhật ký chung trong doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa và nhỏ.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi khảo sát số liệu chi tiết tập trung chủ yếu tại một đơn vị trực thuộc (Đội Xây dựng và sửa chữa công trình) trong một tháng cụ thể (tháng 02/2004), chưa bao quát toàn bộ các xí nghiệp và đội sản xuất khác trong Công ty HUDS.
- Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu so sánh hiệu quả quản lý nguyên vật liệu giữa các đội thi công khác nhau trong công ty; phân tích sâu hơn về việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu theo định mức dự toán xây dựng trong điều kiện giá vật tư biến động.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán nghiên cứu phương pháp làm chuyên đề tốt nghiệp về đề tài kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.
- Nhân viên kế toán tại các đơn vị xây dựng cơ bản tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, bảng kê nhập - xuất - tồn) và cách hạch toán trên hình thức Nhật ký chung sử dụng phần mềm kế toán.
Câu hỏi thường gặp
1. Đội XD và sửa chữa công trình HUDS áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu nào?
Đơn vị áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Hàng ngày, thủ kho ghi số lượng nhập - xuất vào Thẻ kho (mẫu 06-VT); định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán để ghi chép cả số lượng và số tiền vào Sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu với thẻ kho và sổ tổng hợp.
2. Phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho tại Đội XD là gì?
Đội áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp). Do đặc thù xây dựng, vật tư mua về chủ yếu xuất dùng ngay cho từng hạng mục công trình cụ thể nên giá thực tế xuất kho được xác định chính xác theo đơn giá mua ghi trên hóa đơn của từng lô hàng.
3. Đơn vị sử dụng hình thức sổ kế toán nào và phần mềm hỗ trợ nào?
Công ty HUDS và Đội XD thống nhất áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán CADS để quản lý và xử lý dữ liệu kế toán.
4. Kết quả hoạt động SXKD của Công ty Dịch vụ nhà ở & khu đô thị thay đổi như thế nào từ năm 2000 đến năm 2004?
So với năm 2000, đến năm 2004 giá trị sản xuất kinh doanh của công ty tăng 43.421 triệu đồng (+678%), doanh thu tăng 40.107 triệu đồng (+847%), nộp ngân sách tăng 1.361,5 triệu đồng (+1.238%), lợi nhuận trước thuế tăng 570 triệu đồng (+271%), thu nhập bình quân tăng 775.000 đ/người/tháng (+124%), và số CBCNV tăng 498 người (+319%).
5. Cơ cấu nhân sự bộ máy kế toán tại Đội XD được bố trí ra sao?
Bộ máy kế toán của Đội XD được tổ chức theo mô hình phân tán, gồm 01 kế toán đội (chịu trách nhiệm mở sổ, theo dõi công nợ, đối chiếu thẻ kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp) và 01 thủ kho (chịu trách nhiệm bảo quản, kiểm nhận, theo dõi xuất nhập và ghi thẻ kho).
Kết luận
Khóa luận của tác giả Vũ Thị Huệ (Viện Đại học Mở Hà Nội) đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Nghiên cứu phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và hạch toán tổng hợp trên phần mềm CADS tại Đội Xây dựng và sửa chữa công trình thuộc Công ty HUDS. Công trình cung cấp bức tranh thực tế rõ nét về quy trình quản lý vật tư và tính giá xuất kho đích danh trong lĩnh vực thi công xây lắp.
