Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động thương mại chịu sức ép cạnh tranh gay gắt về chất lượng sản phẩm và giá cả giữa các đơn vị kinh doanh trong nước cũng như các doanh nghiệp nước ngoài. Đối với các đơn vị thương mại, việc đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, tăng tốc độ luân chuyển vốn, thu hồi công nợ kịp thời và xác định chính xác kết quả kinh doanh đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển bền vững. Hạch toán kế toán là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, hỗ trợ kiểm soát việc sử dụng vốn và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo ra quyết định điều hành.
Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật hoạt động trong bối cảnh ngành xây dựng tại Việt Nam tăng trưởng mạnh, nhu cầu tiêu thụ các sản phẩm vật liệu như tôn mạ màu gia tăng. Nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán và quản lý hoạt động tiêu thụ, đề tài "Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật" được sinh viên Hoàng Thị Hải thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Hữu Đồng tại Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (năm 2015).
Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề được xác định bao gồm:
- Tìm hiểu đặc điểm kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng và chi phí tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật.
- Khảo sát và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị.
- Phân tích ưu điểm, nhược điểm trong thực tế hạch toán, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật (địa chỉ trụ sở: Số 6A Trần Quốc Toản, Phường Hàng Bài, Quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội; Văn phòng giao dịch: 112 Bùi Thị Xuân, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội).
- Thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán khảo sát thực tế tập trung vào kỳ kinh doanh tháng 01 năm 2015.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp thương mại và các quy định pháp lý hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:
- Căn cứ pháp lý và chế độ kế toán: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; các văn bản quy phạm pháp luật thương mại gồm Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11, Nghị quyết số 45/2005/QH11 và Luật Thương mại số 36/2005/QH11.
- Hệ thống tài khoản và biểu mẫu: Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất gồm TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 6421 (Chi phí bán hàng theo phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc hệ thống mở rộng), TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh), TK 131, TK 111, TK 112, TK 3331, TK 334, TK 338, TK 821, TK 421. Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung (Mẫu biểu số S03a-DNN và S03b-DN/S03b-DNN).
- Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp thu thập tài liệu thực tế, quan sát quy trình luân chuyển chứng từ; phương pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu kế toán; phương pháp đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Báo cáo tài chính.
- Nguồn dữ liệu: Hồ sơ chứng từ gốc (Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT Mẫu số 01GTKT3/001, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu thu Mẫu số 01), Sổ chi tiết bán hàng, Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản do Phòng Tài chính Kế toán Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng, chi phí của Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật
Chương này trình bày tổng quan về mô hình hoạt động kinh doanh, phân bổ thị trường và cơ cấu bộ máy quản lý bán hàng của công ty:
- Ngành nghề và danh mục sản phẩm: Hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp tập trung vào lĩnh vực tôn mạ màu, bao gồm: nhập khẩu sản phẩm trong và ngoài nước, bán buôn, bán lẻ, làm đại lý mua bán và nhận ký gửi sản phẩm. Danh mục hàng hóa đa dạng về chủng loại, độ dày và màu sắc (đỏ, xanh rêu, xanh dương, xanh ngọc) với đơn vị tính là kilôgam (Kg):
| STT |
Mã hàng hóa |
Tên hàng hóa quy cách |
ĐVT |
| 01 |
TMM28 |
Tôn mạ màu 0.28*1200mm |
Kg |
| 02 |
TMM31 |
Tôn mạ màu 0.31*1200mm |
Kg |
| 03 |
TMM34 |
Tôn mạ màu 0.34*1200mm |
Kg |
| 04 |
TMM35 |
Tôn mạ màu 0.35*1200mm |
Kg |
| 05 |
TMM42 |
Tôn mạ màu 0.42*1200mm |
Kg |
| 06 |
TMM43 |
Tôn mạ màu 0.43*1200mm |
Kg |
- Cơ cấu thị trường tiêu thụ: Theo tính toán của phòng kế hoạch, thị trường của công ty phân bổ chủ yếu tại khu vực phía Bắc:
- Thành phố Hà Nội: 52%
- Tỉnh Hải Phòng: 18%
- Phú Thọ: 15%
- Nam Định: 9%
- Thị trường khác: 6%
- Phương thức bán hàng và thanh toán: Hàng hóa chủ yếu xuất bán trực tiếp tại kho của công ty hoặc vận chuyển tận nơi cho khách hàng. Hình thức thanh toán gồm: thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng) và thanh toán chậm (bán chịu theo thời hạn quy định trong hợp đồng kinh tế).
- Cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng: Phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận:
- Ban Giám đốc: Phê duyệt nhân sự, kiểm tra báo cáo định kỳ, trực tiếp đàm phán và ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn hoặc đối tác trọng điểm.
- Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Lập chiến lược tiêu thụ, nghiên cứu thị trường, theo dõi khách hàng và trực tiếp lập giao dịch bán hàng.
- Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý nhân sự, cung cấp thông tin bảng lương và ngày công để phục vụ tính chi phí bán hàng.
- Phòng Kế toán Tài chính: Tiếp nhận chứng từ, hạch toán doanh thu - chi phí, lập báo cáo kết quả bán hàng, theo dõi công nợ khách hàng (TK 131) và tham mưu quản trị tài chính.
- Phòng Thị trường Xuất Nhập khẩu: Hỗ trợ ký kết hợp đồng thương mại quốc tế và tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu.
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật
Chương 2 mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết và kế toán tổng hợp đối với doanh thu, giá vốn và chi phí:
1. Kế toán doanh thu bán hàng
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay: Phòng Kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc ký Hợp đồng kinh tế -> Kế toán lập Hóa đơn GTGT (3 liên: Liên 1 lưu tại gốc quyển, Liên 2 giao khách hàng, Liên 3 lưu tại phòng kế toán) và lập Phiếu xuất kho (3 liên) -> Kế toán thanh toán lập Phiếu thu (3 liên) -> Thủ quỹ thu tiền, ký đóng dấu -> Khách hàng mang chứng từ xuống kho -> Thủ kho kiểm tra chứng từ, xuất hàng, ghi thẻ kho -> Chứng từ luân chuyển về phòng kế toán để ghi sổ. Trường hợp bán chịu, kế toán sử dụng Giấy nợ thay cho Phiếu thu; nếu thanh toán chuyển khoản thì căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng.
- Kế toán chi tiết doanh thu: Kế toán sử dụng TK 511 để phản ánh doanh thu bán hàng. Hằng ngày, căn cứ Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có, nhân viên kế toán vào Sổ chi tiết bán hàng mở riêng cho từng quy cách sản phẩm (như Tôn mạ màu 0.28*1200mm, 0.34*1200mm, 0.35*1200mm, 0.40*1200mm, 0.45*1200mm). Cuối tháng, số liệu từ các sổ chi tiết được tổng hợp lên Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán để đối chiếu với Sổ cái TK 511.
- Kế toán tổng hợp doanh thu: Áp dụng hình thức Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ: Chứng từ gốc -> Sổ Nhật ký bán hàng / Sổ Nhật ký chung -> Sổ cái TK 511 -> Bảng cân đối số phát sinh -> Báo cáo tài chính. Trong tháng 01/2015, doanh nghiệp không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại), do đó tổng doanh thu bán hàng bằng doanh thu thuần.
2. Kế toán giá vốn hàng bán
- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho (đều lập 3 liên) và Thẻ kho.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ để xác định đơn giá xuất kho thành phẩm/hàng hóa tại thời điểm cuối tháng nhằm tính giá vốn hạch toán vào TK 632.
- Quy trình hạch toán: Mở sổ chi tiết theo dõi giá vốn cho từng sản phẩm. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp giá vốn và kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
3. Kế toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Tại thời điểm 31/01/2015, các nghiệp vụ tổng hợp chi phí và kết chuyển kinh doanh được phản ánh trên Sổ Nhật ký chung và Sổ cái như sau:
- Chi phí bán hàng (TK 6421): Tập hợp chi phí tiền lương nhân viên bán hàng (64.000 đồng ghi Nợ TK 6421/Có TK 334), trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN (7.000 đồng ghi Nợ TK 6421/Có TK 338), trích khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng (11.000 đồng ghi Nợ TK 6421/Có TK 214). Tổng kết chuyển sang TK 911 là 106.010 đồng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422): Lương và phụ cấp QLDN (31.000 đồng ghi Nợ TK 6422/Có TK 334), trích bảo hiểm theo lương (7.000 đồng ghi Nợ TK 6422/Có TK 338), trích khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý (10.341 đồng). Tổng kết chuyển sang TK 911 là 55.068 đồng.
- Kết chuyển doanh thu và giá vốn: Doanh thu thuần (TK 511) kết chuyển sang bên Có TK 911 là 3.362 đồng (số liệu trích sổ); Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) kết chuyển là 202.631 đồng; Giá vốn hàng bán (TK 632) kết chuyển sang bên Nợ TK 911 là 2.628 đồng.
- Nghĩa vụ thuế và lợi nhuận: Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (TK 821/TK 3334) phát sinh 10.543 đồng; Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối kết chuyển sang TK 4212 (hoặc TK 421) là 36.743 / 36.744 đồng.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật
Dựa trên việc đối chiếu thực tế hạch toán tại đơn vị với chuẩn mực kế toán, tác giả đưa ra các nhận xét và giải pháp:
- Đánh giá thực trạng:
- Ưu điểm: Hệ thống chứng từ ban đầu tương đối đầy đủ; quy trình bán hàng có sự kiểm soát của Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan; không để phát sinh hàng lỗi trả lại hay giảm giá trong kỳ ghi nhận.
- Nhược điểm: Việc phân định chi phí và mã hóa tài khoản theo từng chế độ có lúc chưa đồng bộ (ví dụ sử dụng mẫu sổ và số hiệu TK chi phí hỗn hợp giữa các quyết định/thông tư); việc luân chuyển chứng từ một số khâu qua nhiều bước thủ công làm chậm tiến độ ghi sổ chi tiết công nợ; phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ khiến giá vốn chỉ được xác định vào cuối tháng, chưa cung cấp kịp thời thông tin giá vốn tức thời cho quản trị trong kỳ.
- Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
- Tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng và đôn đốc thu hồi nợ nhằm hạn chế ứ đọng vốn.
- Chuẩn hóa hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán giữa bộ phận kinh doanh, kho và phòng kế toán.
- Nâng cao tính kịp thời trong công tác kế toán chi tiết doanh thu, giá vốn và chi phí nhằm phục vụ tốt hơn cho việc ra quyết định điều hành giá bán và kế hoạch cung ứng.
Kết quả và đóng góp
- Phản ánh trung thực quy trình thực tế: Chuyên đề hệ thống hóa đầy đủ luồng luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm tại một doanh nghiệp thương mại chuyên ngành tôn thép mạ màu.
- Dữ liệu minh chứng rõ ràng: Minh họa chi tiết quy trình ghi sổ từ chứng từ sơ cấp (Hợp đồng kinh tế mẫu số 0501-15/HĐKT/LSE-VN, Hóa đơn GTGT 0026619, 0026620, 002663, Phiếu xuất kho số 02, Phiếu nhập kho số 02, Phiếu thu số 17) qua Sổ chi tiết bán hàng đến Sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản tổng hợp (TK 511, TK 911, TK 632, TK 6421, TK 6422).
- Đóng góp ứng dụng: Chỉ ra được mối liên kết giữa hoạt động quản lý nghiệp vụ bán hàng tại các phòng chức năng (Kế hoạch - Kinh doanh, Tổ chức Hành chính, Thị trường XNK) với việc tập hợp số liệu tại Phòng Kế toán Tài chính.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được thực hiện trong thời gian thực tập có hạn, số liệu khảo sát chi tiết tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 01 năm 2015. Nghiên cứu mang tính chất một nghiên cứu trường hợp điển hình (case study) tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật nên chưa phản ánh biến động số liệu qua nhiều năm tài chính liên tiếp.
- Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu số liệu kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong cả năm tài chính; nghiên cứu sâu hơn về việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa khâu tính giá vốn xuất kho theo từng thời điểm xuất thay vì chỉ tính cuối kỳ dự trữ.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng sử dụng: Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kế toán doanh nghiệp, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề thực tập về kế toán tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại.
- Phần nội dung giá trị: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 3 liên (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu); cấu trúc thiết kế Sổ chi tiết bán hàng và Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán theo hình thức Nhật ký chung.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp trong nghiên cứu kinh doanh mặt hàng chủ lực nào và thị trường trọng điểm ở đâu?
Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật chuyên kinh doanh các sản phẩm tôn mạ màu (độ dày từ 0.28mm đến 0.45mm). Thị trường tiêu thụ tập trung tại khu vực phía Bắc, trong đó Hà Nội chiếm 52%, Hải Phòng 18%, Phú Thọ 15%, Nam Định 9% và các thị trường khác chiếm 6%.
2. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho xuất kho nào?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung (sử dụng mẫu sổ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC). Phương pháp tính giá xuất kho được áp dụng là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (tính đơn giá vào cuối mỗi tháng).
3. Quy trình lập Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho bán hàng tại công ty bao gồm mấy liên và lưu chuyển ra sao?
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1 (màu tím/xanh) lưu tại gốc quyển, Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, Liên 3 lưu tại phòng kế toán để ghi sổ. Phiếu xuất kho cũng được lập làm 3 liên: Liên 1 lưu tại nơi lập, 1 liên giao cho người nhận hàng và 1 liên thủ kho dùng ghi thẻ kho rồi chuyển về cho kế toán hàng tồn kho.
4. Tại sao trong tháng 01/2015 doanh thu bán hàng của công ty bằng chính doanh thu thuần?
Trong tháng 01/2015, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay doanh thu hàng bán bị trả lại, do đó tổng doanh thu bán hàng bằng toàn bộ doanh thu thuần tiêu thụ trong kỳ.
Kết luận
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Hoàng Thị Hải đã phản ánh hệ thống, chi tiết toàn bộ chu trình kế toán bán hàng, giá vốn hàng bán và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Việt Nhật trong kỳ kế toán đầu năm 2015. Nghiên cứu cung cấp minh chứng rõ ràng thông qua hệ thống chứng từ thực tế, quy trình luân chuyển chứng từ và mẫu biểu sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Các nhận xét và kiến nghị trong báo cáo bám sát thực tiễn hoạt động thương mại tôn mạ màu, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác học tập và nghiên cứu nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp.
