CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ VIỆT NHẬT 1. Đặc điểm bán hàng của Công ty TNHH Thiết bị Và Dịch Vụ Việt Nhật. Doanh mục hàng hóa của Công ty TNHH Thiết bị Và dịch vụ Việt nhật. Trong những năm gần đây, lĩnh vực xây dựng phát triển như vũ bão, tiềm năng phát triển của thị trường này ở nước ta cũng rất lớn và có nhiều triển vọng, để hội nhập với sự phát triển chung đó tất yếu sẽ ra đời các doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu.
Công ty TNHH Thiết Bị và Dịch Vụ Việt Nhật cũng ra đời trong bối cảnh như vậy. Được thành lập đã lâu uy tín của công ty ngày càng được mở rộng, chiếm được lòng tin của người tiêu dùng. Công ty luôn tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Với phương châm không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm đáp ứng và thoả mãn các nhu cầu và niềm mong đợi của khách hàng, coi vấn đề chất lượng, thị trường là mấu chốt, là chiến lược cho sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty, từ đó các chính sách của công ty được đưa ra một cách phù hợp nhất Với đội ngũ kinh doanh là sự phối hợp giữa kinh nghiệm, sự năng động và nhiệt huyết đã không ngừng đưa những sản phẩm tốt nhất của công ty tới với người tiêu dùng từ đó làm cho uy tín của công ty trong thị trường ngày càng tăng đi đôi với đó là doanh thu và lợi nhuận của công ty không ngừng tăng lên.
Hoạt động kinh doanh chính của Công ty chủ yếu là về những lĩnh vực liên quan đến các sản phẩm về Tôn mạ màu. Bao gồm : Hoàng Thị Hải 3 Lớp kế toán 15KT6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.Nguyễn Hữu Đồng + Nhập các sản phẩm về Tôn mạ màu từ trong và ngoài nước + Bán buôn bán lẻ các sản phẩm về tôn mạ màu. +Đại lý mua bán các sản phẩm về tôn mạ màu + Ký gửi sản phẩm Biểu 1. Trích danh mục hàng hóa của Công ty STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT 01 TMM28 Tôn mạ màu 0.28*1200mm màu đỏ Kg 02 TMM28 Tôn mạ màu 0.28*1200mm màu xanh rêu Kg 03 TMM28 Tôn mạ màu 0.28*1200mm màu xanh dương Kg 04 TMM28 Tôn mạ màu 0.28*1200mm màu Xanh ngọc Kg 05 TMM31 Tôn mạ màu 0.31*1200mm màu đỏ Kg 06 TMM31 Tôn mạ màu 0.31*1200mm màu xanh rêu Kg 07 TMM31 Tôn mạ màu 0.31*1200mm màu xanh dương Kg 08 TMM31 Tôn mạ màu 0.31*1200mm màu Xanh ngọc Kg 09 TMM34 Tôn mạ màu 0.34*1200mm màu đỏ Kg 10 TMM34 Tôn mạ màu 0.34*1200mm màu xanh rêu Kg 11 TMM34 Tôn mạ màu 0.34*1200mm màu xanh dương Kg 12 TMM34 Tôn mạ màu 0.34*1200mm màu Xanh ngọc Kg 13 TMM35 Tôn mạ màu 0.35*1200mm màu đỏ Kg 14 TMM35 Tôn mạ màu 0.35*1200mm màu xanh rêu Kg 15 TMM35 Tôn mạ màu 0.35*1200mm màu xanh dương Kg 16 TMM35 Tôn mạ màu 0.35*1200mm màu Xanh ngọc Kg 17 TMM42 Tôn mạ màu 0.42*1200mm màu đỏ Kg 18 TMM42 Tôn mạ màu 0.42*1200mm màu xanh rêu Kg 19 TMM42 Tôn mạ màu 0.43*1200mm màu xanh dương Kg 20 TMM43 Tôn mạ màu 0.43*1200mm màu đỏ Kg 21 TMM43 Tôn mạ màu 0.43*1200mm màu xanh rêu Kg 22 TMM43 Tôn mạ màu 0.43*1200mm màu xanh dương Kg 23 ………….
Hoàng Thị Hải 4 Lớp kế toán 15KT6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.Nguyễn Hữu Đồng 1.2 Thị trường của Công ty TNHH Thiết bị và dịch Vụ Việt Nhật Thị trường của công ty TNHH thiết bị và dịch vụ việt nhật từ khi thành lập, công ty luôn mong muốn cung cấp các sản phẩm của mình trên toàn quốc Thị trường của công ty khá rộng rãi, rải rác ở khắp các tỉnh thành nhưng tập chung chủ yếu ở khu vực phía Bắc,điển hình là các thành phố lớn như Hà Nội ,TP Hải Phòng, Nam Định , Hải Dương, Phú Thọ ………… Theo tính toán của phòng kế hoạch tỷ lệ thị trường tiêu thụ tại các thành phố lớn như sau: + Thành Phố Hà nội 52% + Tỉnh Hải Phòng 18% + Phú Thọ 15% + Nam Định 9% + Thị trường khác 6% Ngay từ thời kỳ đầu tiếp cận thị trường, Công ty đã đặc biệt chú trọng việc nhận biết, nhận diện thương hiệu. Tôn mạ màu được đăng ký bảo hộ thương hiệu,In logo,mã số trên sản phẩm để khách hàng không bị nhằm lẫn với bất kỳ sản phẩm nào khác. Về chất lượng sản phẩm, Công ty đăng ký cam kết tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm của các nước tiên tiến, dịch vụ đồng bộ.3 Phương thức bán hàng của công ty TNHH thiết bị và dịch vụ việt nhật. Do ngành nghề chủ yếu của Công ty là kinh doanh các sản phẩm cách tôn mạ màu nên Doanh thu chủ yếu của Công ty thu được từ việc bán hàng hóa: Tôn mạ màu các loại….
Hiện nay hầu hết các khách hàng đều đến mua trực tiếp tại công ty nên việc giao hàng được thực hiện tại kho hàng của công ty và có một số đơn vị công ty vận chuyển tận lơi. Hoàng Thị Hải 5 Lớp kế toán 15KT6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.Nguyễn Hữu Đồng Hình thức thanh toán: Công ty sử dụng hai hình thức thanh toán, đó là : + Thanh toán ngay: Hàng hoá xuất kho cho khách hàng đồng thời với việc thu tiền, có thể thu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Thanh toán chậm: Khi khách hàng chấp nhận mua chịu hàng thì hàng xuất kho giao cho khách được coi là tiêu thụ và công ty sẽ thu tiền trong thời gian quy định. Giá bán: Công ty có quyền quyết định giá của hàng hoá bán đối với tất cả các khách hàng.
Để tập hợp kế toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 511” Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.Tài khoản này được sử dụng để phán ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ. Tổ chức quản lý bán hàng của Công ty TNHH thiết bị Và dịch Vụ Việt Nhật. Để đáp ứng nhiệm vụ phát triển công ty ngày càng lớn mạnh và bền vững nên tổ chức bộ máy quản lý của Công Ty TNHH Thiết Bị và Dịch vụ Việt Nhật được bố trí hợp lý nhằm mục đích phân chia công việc rõ ràng, nhiêm vụ không chồng chéo, tránh lãng phí nhân lực cũng như thời gian của doanh nghiệp. Do đó, hoạt động bán hàng của Công ty cũng được phân quyền và trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban liên quan, điều này được thể hiện như sau: Ban Giám đốc (bao gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm): có trách nhiệm kiểm soát ở tầm tổng quát đối với hoạt động bán hàng.
Cụ thể như sau: Quyết định cơ cấu tổ chức, sắp xếp và bố trí nhân sự trong khâu bán hàng. Hoàng Thị Hải 6 Lớp kế toán 15KT6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.Nguyễn Hữu Đồng Quy định về quyền ký kết các hợp đồng bán hàng theo quy mô đơn đặt hàng và phạm vi thị trường tiêu thụ đối với từng cá nhân nắm giữ các vị trí khác nhau. Riêng với các đơn hàng giá trị lớn, các đơn hàng quan trọng hoặc các đơn hàng từ những khách hàng đặc biệt thì Giám đốc sẽ là người trực tiếp giao dịch và ký kết sau khi xem xét lại khả năng cung ứng của Công ty Xem xét tài liệu được cung cấp từ các chi nhánh đơn vị trực thuộc và Trung tâm kinh doanh của Công ty và các phòng ban khác về kế hoạch bán hàng, quyết định về chủng loại, số lượng sản phẩm tiêu thụ, chất lượng của từng loại sản phẩm tại các thời điểm kinh doanh khác nhau. Kiểm tra các báo cáo bán hàng của Công ty theo định kỳ hoặc thực hiện kiểm soát theo từng chương trình, dự án để ra các quyết định phù hợp trong thay đổi cách thức và điều chỉnh chiến lược kinh doanh tương lai.
Phòng Kế hoạch_Kinh doanh: là bộ phận có trách nhiệm quản lý chính và trực tiếp nhất trong việc tổ chức, lập kế hoạch và đốc thúc, thực hiện hoạt động bán hàng của Công ty nên có các quyền và nhiệm vụ như sau: Tổng hợp thông tin để tiến hành lập và trình lên Giám đốc các chiến lược, chính sách kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong ngắn hạn và dài hạn. Lập kế hoạch về tổ chức, yêu cầu trong tuyển dụng nhân sự cho bộ phận bán hàng và là người trực tiếp thực hiện việc đào tạo nghiệp vụ, nâng cao kỹ năng bán hàng cho nhân viên dưới quyền. Hoàng Thị Hải 7 Lớp kế toán 15KT6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.Nguyễn Hữu Đồng Tham gia hoặc ủy quyền cho nhân viên cấp dưới tham gia công tác nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nguồn sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường kinh doanh hiện tại. Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, khách hàng thường xuyên, đặc biệt đối với các khách hàng lớn của Công ty.
Không ngừng tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với các khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, nhằm duy trì và phát triển hệ thống khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. Giải quyết các vấn đề về hợp đồng bán hàng với khách hàng trong quyền hạn và ngoài quyền hạn khi có ủy quyền của Giám đốc. Cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời và xác thực cho phòng kế toán trong công tác kế toán bán hàng trong kỳ kinh doanh của Công ty. Phòng Tổ chức Hành chính: Theo dõi nhân sự, đảm bảo yêu cầu cua bộ phận bán hàng khi có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên Marketing, nhân viên bán hàng,.
có trình độ, kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu công việc của từng vị trí. Cung cấp thông tin về số lượng, mức lương và các bậc lương cũng như thời gian làm việc để ra quyết định khen thưởng, phạt. Dựa vào đó, bộ phận kế toán tính chi phí lương và các chi phí khác liên quan đến bộ phận bán hàng. Phòng Kế toán Tài chính: Tiếp nhận và xử lý thông tin, số liệu từ bộ phận bán hàng để phản ánh lên giấy tờ, sổ sách kế toán Hoàng Thị Hải 8 Lớp kế toán 15KT6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: TS.