CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MAY KYUNG VIỆT 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Sản phẩm của Công ty TNHH May Kyung Việt sản xuất ra có đặc điểm là những sản phẩm sản xuất theo dây truyền sản xuất hiện đại với nhiều loại mẫu mã và chủng loại với các size các nhau nên trong quá trình sản xuất và tiêu thụ Công ty quản lý các sản phẩm do Công ty sản xuất ra theo danh mục và mã sản phẩm. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH May Kyung Việt Các loại sản phẩm của Công ty TNHH May Kyung Việt được trình bày trong Bảng 1.1 dưới đây: Bảng 1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH May Kyung Việt STT Tên sản phẩm Mã số 1 Áo ba lỗ nam BLN1 2 Áo bao lỗ nữ BLN2 3 Áo phông nam AKN1 4 Áo phông nữ AKN2 5 Áo len nam ALN1 6 Áo len nữ ALN2 7 Quần lót nam QLN1 8 Quần lót nữ QLN2 9 Quần tất đạp gót QTG3 10 Vải dệt tấm VD4 11 Khăn len KL5 12 Tất nam TN1 13 Tất nữ TN2 14 Quần âu nam QDK1 15 Quần âu nữ QDK2 2 Hiện nay, Công ty TNHH May Kyung Việt đang sản xuất 15 loại sản phẩm khác nhau để bán ra trên thị trường cả Nước.
Thị trường của công ty Sản phẩm là của Công ty là những mặt hàng phục vụ cho nhu cầu quần áo của người tiêu dùng, thị trường của Công ty TNHH May Kyung Việt là thị trường cả nước, với kinh nghiệm trong ngành may mặc và hơn nữa mặt hàng may mặc là thế mạnh của Việt Nam và cũng đồng thời là thị trường cạnh tranh khốc liệt. Ý thức được sự tồn tại của mình trên thị trường cạnh tranh, Ban giám đốc Công ty TNHH May Kyung Việt luôn luôn phấn đấu để trở nên vững mạnh, trong những năm gần đây, công ty đã mở rộng thị trường của mình sang các nước như Lào, Cam Phu Chia, Ba lan, Mỹ, Đài Loan và sản phẩm của công ty đã đang được sự chấp nhận rộng dãi trên thị trường các nước này và ngày càng đáp ứng được nhu cầu càng cao của khách hàng. Trong năm 2015, thị trường của Công ty TNHH May Kyung Việt đã được mở rộng và xuất sang các nước Châu Âu như : Australia, Đức và Hà Lan, và tương lai sẽ là nhiều nước khác. Phương thức bán hàng của công ty Công tác tiêu thụ sản phẩm tại Công ty TNHH May Kyung Việt được tiến hành theo phương thức giao hàng cho Đại lý.
Hiện nay, công tác tiêu thụ sản phẩm tại Công ty được Công ty tiến hành theo hình thức ký hợp đồng với các Đại lý, sản phẩm của Công ty là các sản phẩm khác nhau được Công ty ký kết với các Đại lý bán buôn trên địa bàn cả nước. Mỗi khi các Đại lý hết hàng có thể Fax đơn hàng hoặc gọi điện cho người phụ trách thuộc phòng kinh doanh của Công ty để đặt hàng. Sau khi đơn hàng được thống nhất, Công ty sẽ thông báo giá trị tiền cho Đại lý đặt hàng, Đại lý đặt hàng sẽ tiến hành chuyển tiền cho Công ty và khi nhận được tiền Công ty sẽ tiến hành giao hàng cho Đại lý. 3 Với đặc thù là hàng hóa tiêu dùng cá nhân, Công ty áp dụng hình thức kênh phân phối theo kiểu kênh gián tiếp, với hình thức phân phối này, kênh phân phối sản phẩm của Công ty như sơ đồ 1.
Kênh phân phối sản phẩm của Công ty TNHH May Kyung Việt Công ty TNHH May Kyung Việt Đại lý cấp 1 Đại lý cấp 2 Người tiêu dùng cuối cùng Với hình thức kênh phân phối này, Công ty bán sản sản phẩm do Công ty sản xuất ra cho Đại lý cấp 1 của Công ty với số lượng lớn, các Đại lý cấp 2 là các Đại lý nhỏ hơn sau đó sẽ lấy sản phẩm của Công ty tại các Đại lý cấp 1 và bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty Do đặc thù sản phẩm sản xuất ra của Công ty chủ yếu là những sản phẩm dệt kim, hơn nữa sản phẩm của Công ty là sản phẩm liên quan đến mẫu mã và thời trang nên công tác quản lý sản phẩm sản xuất ra có đặc thù khác với những Công ty khác. Trong quá trình quản sản phẩm sản xuất ra, Ban giám đốc Công ty TNHH May Kyung Việt luôn chú trọng đến công tác bảo đảm an toàn cho sản phẩm của mình, công tác phòng cháy chữa cháy được đặc biệt chú ý và lưu tâm, hệ thống kho bãi lưu dữ sản phẩm được thiết kế rộng, thoáng, mát và có hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại. Trong quá trình lưu giữ sản phẩm sản xuất ra, tất cả các sản phẩm ngoai công tác đảm bảo an toàn bằng việc phòng cháy và chữa cháy tốt, Công ty còn đặc biệt chú trọng công tác bảo vệ sản phẩm như phòng chống mối mọt, nhiệt độ, độ ẩm để chánh trường hợp sản phẩm bị hỏng do yếu tố Côn trùng và yếu tố thời tiết.
Trong công tác quản lý sản phẩm sản xuất ra, Công ty TNHH May Kyung Việt đặc biệt chú trọng quản lý tốt tất cả các khâu nhập kho, dự trữ, sử dụng, bảo quản và xuất kho một cách hợp lý và có hiệu quả. Công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH May Kyung Việt được thể hiện theo sơ đồ 1. Công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH May Kyung Việt Giám đốc Phòng kinh Phòng kế Phòng Kỹ doanh toán thuật 5 Thủ kho Sản phẩm của Công ty sau khi được sản xuất ra và tiến hành nhập kho, công tác tổ chức quản lý sản phẩm tại Công ty TNHH May Kyung Việt bao gồm: * Giám đốc: Là người quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất đối với công tác quản lý sản phẩm tại Công ty như: giám sát mọi công việc liên quan đến nhập kho, dự trữ, bảo quản, xuất dùng bán sản phẩm tại Công ty. * Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm theo dõi và lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty, báo cáo Giám đốc về tình hình tiêu thụ sản phẩm, ký hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với các Đại lý của Công ty.
* Phòng kế toán: Có trách nhiệm theo dõi việc nhập sản phẩm vào kho, theo dõi tình hình xuất bán sản phẩm và hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty. * Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn, định mức bảo quản sản phẩm trong kho, theo dõi và báo cáo giám đốc về tình hình và điều kiện bảo quản sản phẩm trong kho. * Thủ kho: Có trách nhiệm nhập kho, bảo quản sản phẩm tại kho theo định mức tiêu chuẩn mà phòng kỹ thuật xây dựng, theo dõi việc xuất bán sản phẩm tại kho, kết hợp với phòng kế toán tiến hành kiểm kê sản phẩm tồn kho, và báo cáo Ban giám đốc Công ty về tình hình tồn kho sản phẩm của Công ty. 6 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MAY KYUNG VIỆT 2.
Kế toán doanh thu 2. Chứng từ và thủ tục kế toán Các loại chứng từ Công ty sử dụng đối với hình thức này bao gồm: Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): Được Công ty lập nhằm mục đích theo dõi tình hình xuất kho sản phẩm bán cho khách hàng và làm căn cứ để viết hóa đơn bán hàng cho khách hàng và cũng là căn cứ để xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hóa của Công ty với các cơ quan chức năng khi hàng đang trên đường vận chuyển. Người có trách nhiệm lập là kế toán kho của Công ty, người chịu trách nhiệm theo dõi là thủ kho và kế toán trưởng để báo cáo lên giám đốc Công ty. Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT-3LL): Do Công ty tự in theo mẫu và quy định về luật in hóa đơn GTGT của cục thuế Hà Nội.
Giấy xác nhận giảm giá hàng bán: Dùng để chứng nhận việc giảm giá cho khách hàng như các khoản chiết khấu do mua với số lượng nhiều, giảm giá để thúc đẩy tiêu thu… Giấy xác nhận hàng bán bị trả lại: Dùng để xác nhận hàng bán bị khách hàng trả lại do hàng không đúng quy cách, không đúng vơi chất lượng… Công ty sử dụng hóa đơn GTGT để viết hóa đơn bán hàng cho khách hàng sau khi hàng của Công ty xuất bán cho khách hàng được khách hàng chấp nhận thanh toán và thanh toán ngay một phần hoặc toàn bộ. Hóa đơn GTGT là căn cứ để kê khai thuế với cơ quan thuế, kế toán thuế có trách nhiệm viết, kê khai thuế, kế toán trưởng có trách nhiệm theo dõi và giám sát. Với phương thức bán hàng của công ty là phương thức bán hàng chuyển đại lý, trình tự luân chuyển chứng từ trong trường hợp này như sau: 1) Người mua lập giấy đề nghị mua hàng, hợp đồng mua bán (đơn đặt hàng) được ký kết 2) Phòng kế hoạch vật tư lập hoá đơn GTGT 7 3) Kế toán trưởng và giám đốc Công ty ký duyệt hoá đơn 4) Kế toán tiêu thụ lập phiếu thu và nộp cho thủ quỹ 5) Thủ quỹ thu tiền và chuyển phiếu thu cho kế toán tiêu thụ 6) Thủ kho căn cứ vào hoá đơn để xuất hàng, lập phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán tiêu thụ 7) Kế toán tiêu thụ ghi sổ kế toán, sau đó bảo quản và lưu trữ hoá đơn Trang bên là sơ đồ trình tự luân chuyển hoá đơn GTGT trong Công ty Sơ đồ 2. Trình tự luân chuyển hóa đơn GTGT tại Công ty TNHH May Kyung Việt Phòng Giám Kế Kế Người Kế đốc và toán Thủ Thủ toán mua hoạch kế toán tiêu quỹ kho tiêu vật tư trưởng thụ thụ Ký Lập Ký Lập Lập Ghi sổ hợp hoá hoá phiếu Thu phiếu và bảo đồng đơn đơn thu tiền xuất quản GTGT GTGT kho Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT.
Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kế toán đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” và kèm theo phiếu thu. Nếu khách hàng mua theo phương thức trả chậm thì kế toán sẽ đóng dấu “THANH TOÁN SAU” vào hoá đơn. Sau khi đóng dấu, liên 1 được trả về cho phòng kế hoạch vật tư, liên 2 giao cho khách hàng (hoá đơn đỏ), liên 3 lưu tại phòng tài vụ.
Hình thức tiêu thụ sản phẩm hiện nay của Công ty TNHH May Kyung Việt là hình thức chuyển hàng cho Đại lý cấp 1 theo hợp đồng.