phần mở đầu và kết luận gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận. Chƣơng 2: Thực trạng HTKSNB tại phòng TC-KH thị xã Bến Cát. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại phòng TC-KH thị xã Bến Cát tỉnh Bình Dƣơng.1 h i niệm hệ thống kiểm so t nội bộ HTKSNB đã bắt đầu hình thành từ cuối thế kỷ 19 và đƣợc sử dụng từ đầu thế kỷ 20. Giai đoạn này hoạt động của các kênh cung cấp vốn trên thế giới bắt đầu phát triển mạnh mẽ và yêu cầu phải có những đơn vị độc lập đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực, hợp lý của các báo cáo tài chính.
Bắt nguồn từ yêu cầu này, khái niệm HTKSNB hình thành và đƣợc hiểu đơn giản là biện pháp để bảo vệ tiền tệ, tránh sự gian lận của các nhân viên. Trải qua nhiều năm, khái niệm này dần mở rộng, HTKSNB không chỉ bảo vệ tài sản của doanh nghiệp mà còn bảo đảm việc ghi chép kế toán chuẩn xác, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích việc tuân thủ chính sách đƣợc đƣa ra bởi nhà quản lý. Trong một công bố của Hiệp Hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA-American Institute of Certified Public Accountants) (năm1936) đã đƣa ra khái niệm HTKSNB là “các biện pháp và cách thức đƣợc chấp nhận và đƣợc thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng nhƣ kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách. Báo cáo thủ tục kiểm toán 29 (SAP- Statement on Auditing Procedure) (năm 1958) của Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP-Committee on Auditing Procedure) đơn vị trực thuộc AICPA báo cáo về “Phạm vi xem xét HTKSNB của kiểm toán viên độc lập đã phân biệt HTKSNB về quản lý và HTKSNB về kế toán.
Sau đó CAP ban hành tiếp báo cáo về thủ tục kiểm toán 33 (SAP 33) (năm 1962) làm rõ hơn khái niệm HTKSNB về kế toán và HTKSNB về quản lý. Vào năm 1972 CAP tiếp tục ban hành Báo cáo về thủ tục kiểm toán 54 (SAP 54) “Tìm hiểu và đánh giá HTKSNB đã đƣa ra bốn (04) thủ tục kiểm soát về kế toán là: hạn chế sự tiếp cận tài sản, thực hiện nghiệp vụ khi đã đƣợc phê duyệt, kiểm kê, ghi nhận chính xác mọi nghiệp vụ để lập báo cáo. Phát triển thêm một bậc nữa, chuẩn mực kiểm toán 1 (SAS-Statement on Auditing Standard) ban hành bởi AICPA (năm 1973) rà soát lại SAP 54 và định nghĩa đƣợc kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. Ban hành này phần nào 8 giúp khẳng định đƣợc sự bộ phận cấu thành HTKSNB cũng là yếu tố cần đƣợc quan tâm; Theo định nghĩa của AICPA (American Institute of Certified Public Accountants - Viện nghiên cứu kế toán công Mỹ), trong các chuẩn mực đã hệ thống hoá của AICPA - Phần thực hành kiểm toán có định nghĩa nhƣ sau: “HTKSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phƣơng pháp, biện pháp phối hợp đƣợc thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trƣơng quản lý đã đề ra.
- Theo quan điểm của IFAC (International Federation of Accountants - Liên đoàn kế toán quốc tế) thì: " HTKSNB là hệ thống gồm các chính sách, các thủ tục đƣợc thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động. - Theo chuẩn mực kế toán quốc tế 400 (International Accounting Standards - ISA 400) thì: “ HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 400 (VSA 400) thì: " HTKSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Khi các vụ gian lận kinh tế xuất hiện ngày càng nhiều, vai trò của HTKSNB là ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và giảm thiểu các vụ gian lận.
Song song đó, Ủy ban chứng khoán Hoa kỳ (SEC-Securities and Exchange) bắt buộc các công ty phải báo cáo việc tổ chức HTKSNB công tác kế toán của đơn vị mình cho công chúng. Yêu cầu này muốn thực hiện cần phải có bộ tiêu chuẩn chung để đánh giá tính hữu hiệu của HTKSNB. Do đó, Ủy ban COSO trực thuộc Hội đồng quốc gia về chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ 9 (hay còn đƣợc gọi là Ủy ban Treadway) đã đƣợc thành lập năm 1985. Ủy ban COSO đƣợc thành lập dƣới sự bảo trợ của năm (05) tổ chức nghề nghiệp là: Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA-American Accounting Association) Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI-Financial Executies Institute) Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA-Institute of Management Accountants) Hiệp hội Kế toán viên nội bộ (IIA-Institute of Internal Auditors) COSO đƣợc thành lập nhằm mục đích nghiên cứu về kiểm soát nội bộ.
Báo cáo đƣợc COSO đƣa ra năm 1992 là báo cáo đầu tiên trên thế giới đƣa ra Khuôn mẫu lý thuyết về HTKSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Ở thời điểm đó, báo cáo này là định nghĩa đầy đủ nhất về HTKSNB, dùng từ HTKSNB thay cho HTKSNB về kế toán. Báo cáo tuy chƣa thật sự hoàn chỉnh nhƣng cũng đã chỉ ra đƣợc năm (05) yếu tố cấu thành HTKSNB bao gồm: - Môi trƣờng kiểm soát; - Đánh giá rủi ro; - Hoạt động kiểm soát; - Thông tin và truyền thông; - Giám sát. Nghiên cứu này là cơ sở lý thuyết cho hàng loạt các nghiên cứu về HTKSNB ở nhiều lĩnh vực, đƣợc phát triển theo hƣớng quản trị, hƣớng công nghệ thông tin, hƣớng kiểm toán độc lập và phát triển chuyên sâu cho từng ngành nghề cụ thể.2 h i niệm về T N khu vục công Theo hƣớng dẫn của INTOSAI năm 1992 HTKSNB đƣợc định nghĩa : “ HTKSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phƣơng pháp, quy trình và các biện pháp của ngƣời lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức.
Trong đó, mục tiêu của tổ chức bao gồm: 10 - Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt đƣợc tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị nhằm cung cấp các dịch vụ có chất lƣợng phù hợp. - Bảo vệ và quản lý nguồn lực, tránh thất thoát, lãng phí, tham ô và sử dụng sai mục đích. - Tôn trọng và tuân thủ quy định của pháp luật và các quy định của đơn vị. - Thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý, thông tin tài chính đảm bảo tính kịp thời và đáng tin cậy.3 Theo hướng dẫn củ NT năm 2004 HTKSNB theo INTOSAI 2004 đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “ HTKSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó đƣợc thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu chung của tổ chức.
Theo định nghĩa này, năm (05) đặc điểm quan trọng trong HTKSNB cần đƣợc làm rõ: - HTKSNB là một quá trình: HTKSNB không phải là một hoạt động riêng lẻ, mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát, HTKSNB hiện diện ở tất cả các bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất giúp đơn vị đạt đƣợc mục tiêu của mình. - HTKSNB chịu sự chi phối của con ngƣời: HTKSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời (từ cấp lãnh đạo đến các cán bộ, công chức hay viên chức). Mục tiêu do con ngƣời định ra, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Để HT KSNB hoạt động một cách hữu hiệu thì từng cá nhân trong tổ chức phải hiểu đƣợc trách nhiệm, quyền hạn của mình, hƣớng các hoạt động của cá nhân đến mục tiêu chung của tổ chức.
- HTKSNB đƣợc thiết lập để đối phó với rủi ro: có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn trong việc vận hành, hoạt động của một tổ chức. HTKSNB giúp tổ chức sớm nhận diện, có kế hoạch phòng ngừa và chủ động đối phó với những rủi ro tiềm ẩn, từ đó tối đa hóa khả năng đạt đƣợc mục tiêu. 11 HTKSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: một hệ thống dù chặt chẽ đến đâu cũng vẫn tồn tại một số rủi ro và hạn chế tiềm ẩn. HTKSNB có thể giúp ngăn chặn, phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo tuyệt đối chúng không bao giờ xảy ra.
Do đó, HTKSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. - Các mục tiêu của HTKSNB: các hoạt động của một tổ chức là nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Mục tiêu của các tổ chức trong khu vực công thƣờng liên quan đến các dịch vụ và lợi ích cộng đồng. Các mục tiêu bao gồm: Mục tiêu hoạt động đem đến tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động; Mục tiêu báo cáo nhằm cung cấp, báo cáo các thông tin tài chính và phi tài chính cho các đối tƣợng bên trong cũng nhƣ bên ngoài đơn vị; Mục tiêu tuân thủ là việc tuân thủ pháp luật, các quy định và điều ƣớc quốc tế; Mục tiêu về quản lý nguồn lực nhằm chi tiết hóa mục tiêu hoạt động của đơn vị.
INTOSAI nhấn mạnh tầm quan trọng việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh việc lạm dụng và lãng phí nguồn lực quốc gia.4 Theo hướng dẫn củ NT năm 2013 HTKSNB theo INTOSAI 2013 đƣợc định nghĩa tƣơng tự nhƣ trong hƣớng dẫn INTOSAI 2004. Các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của HTKSNB, sự xét đoán, xác định tầm quan trọng của HTKSNB, năm (05) thành phần của HTKSNB là những nội dung không có thay đổi so với INTOSAI 2004. Tuy nhiên, mục tiêu báo cáo theo INTOSAI 2013 có thay đổi, tập trung chủ yếu hƣớng dẫn về quản trị rủi ro, là biện pháp để giảm thiểu gian lận, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cƣờng sự giám sát của tổ chức.