Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Kiểm soát nội bộ là một quá trình, được thiết kế và vận hành bởi con người, nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật pháp và quy định, cũng như hiệu quả hoạt động. Hệ thống này không chỉ bao gồm các chính sách và thủ tục mà còn bao gồm cả con người trong tổ chức. Sự đảm bảo mà nó cung cấp là hợp lý, không tuyệt đối. Chi phí cho kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi. Theo tài liệu gốc, "Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu..."

Mặc dù có sự khác biệt giữa các đơn vị, một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh cần bao gồm các yếu tố chính như: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát và giám sát. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị và chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên. Đánh giá rủi ro liên quan đến việc xác định và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu. Thông tin và truyền thông đảm bảo rằng thông tin cần thiết được truyền đạt đến đúng người và đúng thời điểm. Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục được thiết lập để đảm bảo rằng các rủi ro được giảm thiểu. Cuối cùng, giám sát là quá trình đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Môi trường kiểm soát nội bộ tại VNPT chịu ảnh hưởng bởi quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nguồn nhân lực, kiểm toán nội bộ và các yếu tố bên ngoài. Tuy nhiên, một số yếu tố còn hạn chế, như: tính chính trực và giá trị đạo đức chưa được đề cao đúng mức, cơ cấu tổ chức còn chồng chéo, chính sách nhân sự chưa khuyến khích được năng lực và kiểm toán nội bộ chưa phát huy hết vai trò. Cần thiết phải có những cải thiện để môi trường kiểm soát trở nên mạnh mẽ hơn.

Các chu trình nghiệp vụ chính tại VNPT, như mua hàng và thanh toán, bán hàng và cung cấp dịch vụ, đều tiềm ẩn rủi ro. Trong chu trình mua hàng, rủi ro có thể phát sinh từ việc lập kế hoạch mua hàng không chính xác, chọn nhà cung cấp không tin cậy hoặc thanh toán sai sót. Trong chu trình bán hàng, rủi ro có thể đến từ việc định giá không hợp lý, cung cấp dịch vụ kém chất lượng hoặc thu tiền chậm trễ. Cần có các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp để giảm thiểu rủi ro trong từng chu trình.

Công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh hiện vẫn còn nhiều bất cập và chồng chéo. Việc tổ chức thông tin và báo cáo còn chậm trễ. Hệ thống vẫn chưa theo kịp được với sự thay đổi của thị trường. Bộ máy tổ chức chưa được tinh gọn và phù hợp với quy mô hiện tại của công ty. Cần có giải pháp tối ưu để đạt được hiệu quả cao.

Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công trách nhiệm và quyền hạn, đồng thời đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận. Cơ chế hành chính cần được xây dựng dựa trên nguyên tắc minh bạch, rõ ràng và trách nhiệm giải trình. Cần ủy quyền hợp lý giữa quyền hạn và trách nhiệm. Bên cạnh đó, cần tách biệt các chức năng để tránh tình trạng xung đột lợi ích. Theo tài liệu gốc, cần thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp để nâng cao quyền hạn giữa quyền hạn và trách nhiệm.

Đội ngũ nhân viên là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cần có chính sách tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp để đảm bảo rằng họ có đủ năng lực và phẩm chất để thực hiện nhiệm vụ. Cần không ngừng hoàn thiện kỹ năng và năng lực quản trị của đội ngũ nhân viên. Cần thiết lập môi trường văn hóa của tổ chức, đồng thời cần nâng cao ý thức tôn trọng pháp luật.

Hệ thống thông tin cần cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Hoạt động giám sát cần được thực hiện thường xuyên và có hệ thống để phát hiện và khắc phục các sai sót. Cần xây dựng một hệ thống tổ chức tài liệu thích hợp. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ hợp lý. Xây dựng hệ thống giám sát thích ứng. Cần thực hiện kiểm tra khả năng cung cấp dịch vụ thường xuyên.

Cần xây dựng quy trình mua hàng minh bạch, lập yêu cầu mua hàng, kiểm duyệt hàng, chọn nhà cung cấp tin cậy, thực hiện nhận hàng và kiểm kê kho thường xuyên. Các biện pháp kiểm soát cần bao gồm: phân công trách nhiệm rõ ràng, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và kiểm soát vật chất. Điều này giúp ngăn ngừa sai sót và gian lận trong quá trình mua hàng.

Đối với bộ phận giao dịch, cần đào tạo nhân viên và áp dụng quy trình quản lý giao dịch chặt chẽ. Đối với nhân viên thu phí, cần kiểm soát việc thu tiền và ghi chép đầy đủ. Đối với bộ phận quỹ, cần kiểm soát việc quản lý quỹ và đối chiếu số liệu thường xuyên. Các biện pháp này giúp đảm bảo doanh thu và giảm thiểu rủi ro thất thoát.

Kiểm toán nội bộ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ của hệ thống kiểm soát nội bộ. Chức năng chính của kiểm toán nội bộ là đánh giá, tư vấn và hỗ trợ ban quản lý trong việc cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Cần đảm bảo kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan và chuyên nghiệp.

Để nâng cao tính độc lập của kiểm toán nội bộ, cần đảm bảo rằng bộ phận này báo cáo trực tiếp cho hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán. Để nâng cao năng lực, cần đào tạo và phát triển đội ngũ kiểm toán viên nội bộ, đồng thời cung cấp cho họ các công cụ và nguồn lực cần thiết.

Hệ thống kiểm soát nội bộ không phải là một hệ thống tĩnh mà cần được duy trì và cải tiến liên tục để đáp ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Cần thường xuyên đánh giá hiệu quả của hệ thống và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Việc áp dụng công nghệ thông tin và tự động hóa sẽ giúp tăng cường hiệu quả và tính chính xác của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các công nghệ như phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo và blockchain có thể được sử dụng để phát hiện gian lận, quản lý rủi ro và cải thiện tuân thủ.