CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1. Khái quát chung về dự toán, dự toán ngân sách 1. Khái niệm dự toán, dự toán ngân sách “Dự toán là sự tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị” (Huỳnh Lợi, 2010, trang 133). Dự toán ngân sách là một kế hoạch được lượng hoá chi tiết nhằm huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác cho một kỳ hoạt động để đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Có thể khẳng định, dự toán ngân sách là một mô hình tài chính cho thấy được tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai trên cơ sở cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Phân loại dự toán Dự toán là một công cụ quản lý rất hữu ích đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, để phát huy tính hữu ích của công cụ quản lý này, nhà quản trị cần phải hiểu từng loại dự toán nhằm vận dụng một cách thích hợp và hiệu quả nhất vào việc quản trị doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Căn cứ vào tiêu thức phân loại, dự toán bao gồm các loại sau: 1.
Phân loại theo chức năng Căn cứ vào mục đích, chức năng của từng báo cáo dự toán, dự toán được chia thành dự toán hoạt động và dự toán tài chính. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 Dự toán hoạt động: bao gồm các dự toán liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp như dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Trong đó, dự toán tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác và quyết định khối lượng sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ. Dự toán tài chính: bao gồm dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán tiền, dự toán vốn chi trả.
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh nhằm ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận đạt được trong kỳ. Dự toán tiền nhằm mô tả lưu lượng tiền tệ thu vào và chi ra của doanh nghiệp trong một kỳ dự toán. Dự toán vốn đầu tư là bảng kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản cố định, xây dựng các công trình nhà xưởng. Dự toán bảng cân đối kế toán thể hiện tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định trong kỳ dự toán.
Phân loại theo thời gian Theo cách phân loại này, dự toán được chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn. Dự toán ngắn hạn: là dự toán phản ánh kế hoạch và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế hoạch, thường là một năm. Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến số lượng sản phẩm tiêu thụ, các khoản doanh thu, chi phí liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Dự toán ngắn hạn được lập trước khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo.
Dự toán dài hạn: là dự toán được lập cho một thời gian dài trên một năm. Dự toán dài hạn thường được lập cho việc mua sắm tài sản cố định, xây dựng các công trình nhà xưởng, nghiên cứu phát triển sản phẩm hay chiến lược kinh doanh. Dự toán dài hạn mang tính rủi ro cao. Nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức chuyên môn sâu nhằm phán đoán các sự kiện sẽ phát sinh trong tương lai.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Phân loại theo phương pháp lập Theo cách phân loại này, dự toán bao gồm: dự toán cố định (hay còn gọi là dự toán tĩnh) và dự toán linh hoạt Dự toán cố định: là dự toán thể hiện tổng chi phí theo một mức độ hoạt động cụ thể và sẽ không thay đổi khi điều kiện dự toán thay đổi. Dự toán linh hoạt: là dự toán được xây dựng cho những mức độ hoạt động khác nhau trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp. Dự toán này dùng để đo lường việc sử dụng chi phí ở mọi mức độ hoạt động từ tối thiểu đến tối đa.
Nhờ đó, nhà quản lý có thể tìm được một dự toán tương xứng về quy mô để so sánh khi đánh giá về chi phí. Phân loại theo mức độ phân tích Theo cách phân loại này, dự toán bao gồm: dự toán trên cơ sở bằng 0 (Zero Based Budgeting), dự toán cuốn chiếu (Rolling budget) và dự toán theo chương trình mục tiêu (Program budgeting). Dự toán trên cơ sở bằng 0: là phương pháp lập dự toán mà trong đó toàn bộ chi phí phải được xem xét lại cho mỗi kỳ dự toán mới. Dự toán này bắt đầu trên cơ sở số 0 “zero base” và mỗi chức năng trong một tổ chức được phân tích theo nhu cầu và chi phí của nó.
Dự toán được lập thông qua những gì cần đáp ứng trong kỳ mới mà không quan tâm đến số liệu dự toán cao hơn hay thấp hơn kỳ trước. Do đó nhà quản lý phải phát huy tính chủ động sáng tạo, lập dự toán phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Dự toán trên cơ sở bằng 0 có ưu điểm là giúp phân bổ các nguồn lực hiệu quả dựa trên nhu cầu thực tế và lợi ích mang lại. Dự toán này hướng các nhà quản lý tìm ra cách sử dụng chi phí hiệu quả để cải thiện các hoạt động, loại bỏ những hoạt động lỗi thời và gây lãng phí.
Đồng thời, phương pháp này mang lại tính hữu ích cho các bộ phận phục vụ - những bộ phận có chi phí đầu ra khó xác định. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 Tuy nhiên, do việc lập dự toán phải bắt đầu từ số không, không dựa trên báo cáo dự toán trước đó nên mất nhiều thời gian, chi phí để thực hiện, xem xét lại cơ sở lập dự toán hàng năm và việc sai sót trong lập dự toán là điều có thể xảy ra. Dự toán cuốn chiếu: theo phương pháp này, dự toán được lập dựa trên báo cáo dự toán của kỳ trước và điều chỉnh theo những thay đổi theo tình hình thực tế tại doanh nghiệp để lập báo cáo dự toán mới. Lập dự toán theo phương pháp này có ưu điểm là báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi một cách liên tục, giúp nhà quản lý lập các kế hoạch kinh doanh liên tục mà không cần phải đợi kết thúc kỳ kế toán.
Tuy nhiên, do việc lập dự toán chỉ dựa trên dữ liệu của báo cáo trước đó, nên khó thấy được nhược điểm của những báo cáo này, không phát huy tính năng động, sáng tạo trong việc lập, thực hiện và kiểm soát dự toán của các bộ phận. Dự toán theo chương trình mục tiêu: phương pháp này liên quan đến việc xác định những chương trình khác nhau được thực hiện bởi doanh nghiệp, và thiết lập các mục tiêu, dự toán cho mỗi chương trình. Khi lập dự toán theo chương trình, các nguồn lực sẽ không được phân bổ theo hạng mục chi phí mà tập trung chủ yếu vào việc kiểm soát, việc thực hiện được đánh giá cả về mục tiêu tài chính, mục tiêu phi tài chính và thực hiện việc đo lường từng chương trình cụ thể (Kim Langfield- Smith, 2012, trang 5) 1. Vai trò dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Vai trò của dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp được thể hiện thông qua mục đích, chức năng và lợi ích của dự toán.
Mục đích của dự toán Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Dự toán ngân sách là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, nhà quản trị phát huy những thế mạnh của doanh nghiệp cũng như đề ra những giải pháp nhằm tiếp tục tối đa hóa mục tiêu đã đặt ra. Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh.
Chức năng của dự toán Chức năng hoạch định: Dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị phải hoạch định cụ thể các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp như: hoạch định về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Dự toán ngân sách là công cụ lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị. Chức năng điều phối: Dự toán là phương tiện để huy động và phân bổ các nguồn lực cho các bộ phận. Nhà quản trị thông qua việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, tiến hành điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho các nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Chức năng thông tin: chức năng này được thể hiện thông qua việc xem dự toán ngân sách là phương tiện truyền thông nhằm truyền đạt các kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp đến nhà quản trị. Thông qua các chỉ tiêu trong dự toán, nhà quản trị truyền đạt thông tin này đến các bộ phận và nó được xem là kim chỉ nam cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Chức năng kiểm soát: dự toán được xem là cơ sở, là gốc để so sánh với kết quả thực hiện được tại doanh nghiệp. Thông qua đó, nhà quản trị quan sát, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch, đánh giá mức độ thực hiện thành công dự toán và đề ra giải pháp khắc phục nhược điểm.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc kiểm soát thì dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Lợi ích của dự toán Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị suy nghĩ về tương lai. Đây là đặc điểm quan trọng nhất của hệ thống hoạch định và kiểm soát dự toán.