Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa tại Việt Nam, việc nâng cấp và hoàn thiện cơ sở hạ tầng từ đô thị đến nông thôn đóng vai trò nền tảng cho sự tăng trưởng kinh tế. Ngành công nghiệp xây dựng giữ vị trí trọng yếu trong việc hiện thực hóa các công trình hạ tầng, nhà xưởng và công trình dân dụng. Tuy nhiên, hiệu quả thực tế của một dự án đầu tư xây dựng phụ thuộc chặt chẽ vào công tác quản lý dự án ở tất cả các giai đoạn, từ chuẩn bị đầu tư, thi công xây lắp đến nghiệm thu bàn giao và vận hành.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Công ty TNHH Minh Hoàng" được sinh viên Nguyễn Thành Trung (Khoa Đầu tư, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện nhằm phân tích thực trạng quản trị dự án tại doanh nghiệp, nhận diện các mắt xích còn hạn chế và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành dự án xây lắp.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở thực tiễn và căn cứ pháp lý liên quan đến công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại doanh nghiệp.
  2. Phân tích, đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty TNHH Minh Hoàng trên các mặt: mô hình tổ chức, quy trình điều hành, quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý chi phí và quản lý hợp đồng.
  3. Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các tồn tại, hạn chế (chậm tiến độ, vượt dự toán, vướng mắc giải phóng mặt bằng) cùng nguyên nhân cốt lõi.
  4. Đề xuất hệ thống giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty trong giai đoạn thực hiện dự án và định hướng phát triển 5 năm tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng của nhà thầu/đơn vị quản lý dự án.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Minh Hoàng (trụ sở tại thị trấn Yên Mỹ, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên) và các dự án do công ty thực hiện trên địa bàn tỉnh Hưng Yên cùng một số tỉnh lân cận như Hà Nam, Thái Bình.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động khảo sát giai đoạn 2014 – 2018 và định hướng hoàn thiện cho giai đoạn 5 năm tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Hệ thống văn bản pháp lý và căn cứ quản lý

Nghiên cứu dựa trên hệ thống quy chuẩn kỹ thuật và khung pháp lý hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng:

  • Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014.
  • Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/06/2015 và Nghị định số 42/2017/NĐ-CP ngày 05/04/2017 sửa đổi, bổ sung về quản lý dự án đầu tư xây dựng; Thông tư số 16/2016/TT-BXD hướng dẫn thực hiện Nghị định 59.
  • Thông tư số 18/2016/TT-BXD quy định về thẩm định dự án đầu tư xây dựng.
  • Luật Đất đai số 45/2013/QH13 và Thông tư số 30/2014/TT-BTNMT quy định về hồ sơ giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất.
  • Nghị định số 79/2014/NĐ-CP về phòng cháy và chữa cháy.
  • Thông tư số 02/2018/TT-BXD quy định về bảo vệ môi trường trong thi công xây dựng công trình.
  • Nghị định số 46/2015/NĐ-CP về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (đặc biệt là Điều 38 đến Điều 40 về công tác bảo hành).

Phương pháp nghiên cứu và công cụ ứng dụng

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong kinh tế đầu tư:

  • Phương pháp phân tích - tổng hợp dữ liệu: Khảo sát hồ sơ lưu trữ, báo cáo quyết toán, số liệu thống kê tiến độ và chi phí các dự án giai đoạn 2014 – 2018.
  • Phương pháp phân tách công việc (WBS - Work Breakdown Structure): Ứng dụng kết hợp phương pháp phân tích hệ thống (phân chia cấp bậc theo đặc tính kỹ thuật/nguồn lực) và phương pháp chu kỳ (phân chia theo giai đoạn thực hiện).
  • Phương pháp ước tính thời gian ngẫu nhiên (PERT): Ứng dụng công thức tính thời gian kỳ vọng thực hiện công việc: $$T_e = \frac{A + 4M + B}{6}$$ (Trong đó: $A$ là thời gian sớm nhất hoàn thành, $B$ là thời gian muộn nhất, $M$ là thời gian trung bình theo kinh nghiệm).
  • Phương pháp sơ đồ thanh ngang (Gantt chart): Theo dõi trình tự, tiến độ và thời gian dự trữ giữa các hạng mục.
  • Phương pháp nghiên cứu điển hình (Case study): Phân tích thực tế tại Dự án xây dựng trụ sở UBND thị trấn Yên Mỹ, Dự án xây dựng tuyến đường liên thôn C300 và Dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật chợ và khu thương mại huyện Yên Mỹ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Hoàng

1. Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm dự án

Công ty TNHH Minh Hoàng được thành lập ngày 08/01/2002 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0502000047 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp, do ông Nguyễn Thế Tường làm Giám đốc. Lĩnh vực hoạt động chính gồm xây dựng công trình công cộng, nhà ở, kho bãi và xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng (giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước, truyền tải điện).

Đặc điểm phân loại Chi tiết thực tế tại doanh nghiệp
Quy mô vốn dự án - Dự án vốn từ 7 – 15 tỷ đồng: chiếm trên 50% tổng số lượng dự án.
- Dự án vốn từ 15 – 50 tỷ đồng: thời gian thi công kéo dài từ 2 – 4 năm.
- Năm 2018: trúng thầu gói thầu xây dựng hạ tầng làng nghề huyện Yên Mỹ quy mô 105 tỷ đồng.
Thời gian thực hiện - Dự án 7 – 15 tỷ đồng: thời gian hoàn thành từ 1 – 1,5 năm (vòng quay vốn nhanh).
- Dự án quy mô lớn: từ 2 năm trở lên.
Địa bàn thi công Tập trung trọng điểm tại huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên; mở rộng sang các tỉnh Hà Nam (cải tạo BVĐK tỉnh Hà Nam), Thái Bình (nhà công vụ huyện Kiến Xương).
Đặc tính kỹ thuật Dự án xây mới, kết cấu kỹ thuật vừa và nhỏ, mang tính đơn chiếc, cố định về địa lý, tập trung vào thế mạnh thi công xây lắp.

2. Cơ cấu tổ chức Ban Quản lý dự án

Công ty áp dụng mô hình Ban Quản lý dự án (Ban QLDA) lâm thời được thành lập theo từng dự án cụ thể. Cơ cấu gồm: Giám đốc Ban QLDA, 2 Phó Giám đốc phụ trách hiện trường và 4 bộ phận nghiệp vụ chuyên môn kết nối với các phòng ban công ty:

  • Bộ phận Hành chính – Kế toán: Phối hợp Phòng Hành chính tổ chức và Phòng Tài chính kế toán quản lý nhân sự, tiền lương, giải ngân, hạch toán vốn.
  • Bộ phận Thiết kế – Kỹ thuật thi công: Phối hợp Phòng Thiết kế và Phòng Kỹ thuật thi công xử lý bản vẽ, biện pháp kỹ thuật và an toàn lao động.
  • Bộ phận Tư vấn giám sát – Giải phóng mặt bằng (GPMB): Phối hợp địa phương thực hiện kiểm kê, đền bù và giám sát chất lượng hiện trường.
  • Bộ phận Vật tư dự án: Phối hợp Phòng Vật tư và quản lý thiết bị tiếp nhận, kiểm định, cấp phát và quản lý kho bãi vật tư.

3. Quy trình quản lý dự án gồm 14 bước

Doanh nghiệp chuẩn hóa chu trình quản lý dự án thành quy trình 14 bước tuần tự và kết hợp song song:

  1. Thành lập Ban QLDA: Ban Giám đốc phê duyệt nhân sự trong vòng 5 ngày sau khi nhận thầu/ký hợp đồng.
  2. Lập kế hoạch nội bộ: Xây dựng kế hoạch tài chính, phân bổ nguồn lực trong thời hạn 5 ngày.
  3. Lập kế hoạch đấu thầu và kế hoạch chi tiết: Xác định các gói thầu mua sắm, tư vấn, xây lắp.
  4. Quản lý lựa chọn nhà thầu tư vấn và cung cấp thiết bị: Tổ chức đấu thầu theo quy trình nội bộ gồm 6 giai đoạn (Lập KH $\rightarrow$ Lập/duyệt HSMT $\rightarrow$ Phát hành/tiếp nhận HSDT $\rightarrow$ Mở thầu $\rightarrow$ Đánh giá xếp hạng $\rightarrow$ Thương thảo, ký kết).
  5. Kiểm tra thiết kế, dự toán song song thực hiện thủ tục GPMB: Thẩm tra giải pháp kết cấu, địa chất và phối hợp chính quyền địa phương đền bù đất đai sạch.
  6. Xin cấp phép xây dựng, thủ tục đầu tư và giao nhận thiết bị vật tư: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý hiện trường và kho bãi dự trữ.
  7. Khởi công xây dựng công trình: Rà soát điều kiện pháp lý và tổ chức triển khai thi công.
  8. Quản lý thi công xây lắp và quản lý hợp đồng: Giám sát trắc địa (dùng máy toàn đạc, máy kinh vĩ, thủy chuẩn), móng cọc (khoan nhồi, ép cọc BTCT, cừ Larsen), cốt thép, ván khuôn đà giáo, bê tông trộn tại chỗ, công tác xây và hoàn thiện.
  9. Tổng hợp số liệu thực hiện: Ghi chép nhật ký thi công, báo cáo tuần/tháng/quý.
  10. Kiểm tra sự phù hợp chất lượng công trình: Lập đề cương kiểm định theo tiêu chuẩn xây dựng trình duyệt trước khi nghiệm thu.
  11. Nghiệm thu và bàn giao công trình: Kiểm tra bản vẽ hoàn công, thử nghiệm hệ thống kỹ thuật, văn bản nghiệm thu PCCC và bảo vệ môi trường.
  12. Quyết toán công trình: Thẩm tra phê duyệt quyết toán vốn hoàn thành.
  13. Bàn giao hồ sơ: Bàn giao hồ sơ hoàn công, nhật ký và tài liệu vận hành cho chủ đầu tư.
  14. Tổng kết, thanh lý hợp đồng và lưu trữ hồ sơ: Họp đánh giá rút kinh nghiệm nội bộ trong vòng 7 ngày sau khi thanh lý; lưu trữ hồ sơ tại Phòng Kinh doanh và dự án.

4. Phân tích các trường hợp điển hình

  • Dự án Trụ sở UBND thị trấn Yên Mỹ (dự toán 10 tỷ đồng): Ứng dụng bảng phân tách công việc WBS gồm 14 hạng mục (từ chuẩn bị mặt bằng, xây móng, xây thân các tòa nhà A-B-C, đổ sàn tum, hoàn thiện nội thất, hệ thống điện nước, PCCC, đến khuôn viên sân vườn và hồ nước).
  • Dự án Tuyến đường liên thôn C300 (01/06/2017 – 15/01/2018): Ứng dụng sơ đồ Gantt quản lý chuỗi công việc gối đầu (chuẩn bị mặt bằng $\rightarrow$ thiết kế BVTC $\rightarrow$ san mặt đường $\rightarrow$ đào và đúc cống 2 bên $\rightarrow$ thi công mặt đường, vỉa hè $\rightarrow$ hoàn thiện).

5. Đánh giá thực trạng

  • Kết quả đạt được: Bộ máy quản trị gọn nhẹ; phát huy kinh nghiệm thi công địa phương; kiểm soát tốt kỹ thuật thi công móng và kết cấu thô; giữ vững uy tín địa bàn Hưng Yên.
  • Hạn chế: Một số dự án chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu (bảng số liệu 1.8); hiện tượng phát sinh chi phí vượt dự toán (bảng số liệu 1.9); công tác giải phóng mặt bằng phụ thuộc nhiều vào thủ tục hành chính địa phương; việc ứng dụng công cụ quản lý dự án còn đơn giản (chủ yếu dùng sơ đồ Gantt tĩnh, chưa phân tích đường găng CPM chuyên sâu).

Chương 2: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Hoàng

1. Bối cảnh, mục tiêu và định hướng 5 năm

  • Thuận lợi: Uy tín xây dựng lâu năm tại địa phương, năng lực thiết bị thi công tự có, quan hệ hợp tác ổn định với các nhà cung cấp vật liệu truyền thống.
  • Khó khăn: Cạnh tranh đấu thầu ngày càng gay gắt, biến động giá vật tư đầu vào, thủ tục đền bù GPMB phức tạp kéo dài thời gian thi công.
  • Mục tiêu 5 năm: Nâng cao năng lực đấu thầu các dự án nhóm B và hạ tầng kỹ thuật đô thị quy mô trên 50 – 100 tỷ đồng; đảm bảo 100% công trình đạt tiêu chuẩn nghiệm thu chất lượng; giảm thiểu tỷ lệ chậm tiến độ xuống mức thấp nhất.

2. Các nhóm giải pháp đề xuất

  1. Đa dạng hóa và hiện đại hóa công cụ quản lý:
    • Hoàn thiện công cụ quản lý tiến độ: Kết hợp sơ đồ Gantt với phương pháp biểu đồ mạng lưới PERT/CPM để kiểm soát đường găng, dự báo chính xác thời gian trễ và tối ưu hóa thời gian dự trữ.
    • Nâng cao công cụ kiểm soát chất lượng: Áp dụng quy chuẩn kiểm định vật tư đầu vào, chuẩn hóa biểu mẫu nhật ký giám sát điện tử và phiếu nghiệm thu từng giai đoạn kết cấu.
  2. Nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự án:
    • Tổ chức đào tạo định kỳ chuyên môn về bóc tách dự toán, kỹ năng quản lý hợp đồng FIDIC/hợp đồng xây dựng theo luật mới cho kỹ sư hiện trường.
    • Chuẩn hóa chứng chỉ hành nghề giám sát, chứng chỉ quản lý dự án cho đội ngũ chỉ huy trưởng công trường.
  3. Hoàn thiện công tác phân bổ và quản trị vốn dự án:
    • Lập kế hoạch dòng tiền chi tiết theo từng mốc thanh toán nghiệm thu giai đoạn để tránh tình trạng đọng vốn hoặc thiếu hụt vốn lưu động phục vụ mua sắm vật tư.
    • Thiết lập quy chế kiểm soát chi phí định mức nhiên liệu, vật tư nhằm ngăn chặn thất thoát và phát sinh vượt dự toán.
  4. Hoàn thiện các khâu quản trị chuyên biệt:
    • Công tác tiến độ: Xây dựng kế hoạch dự phòng thời tiết và tăng ca linh hoạt theo mùa thi công.
    • Công tác chi phí: Đàm phán hợp đồng nguyên tắc cung ứng vật liệu dài hạn để cố định đơn giá thép, xi măng, đá cát.
    • Công tác chất lượng: Thực hiện nghiêm ngặt quy định bảo hành công trình tối thiểu 12 tháng với tỷ lệ giữ lại bảo hành tối thiểu 5% giá trị hợp đồng theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP.
    • Công tác GPMB: Chủ động phối hợp sớm với Hội đồng bồi thường GPMB cấp huyện/thị trấn ngay từ giai đoạn chuẩn bị dự án để giải quyết kịp thời các vướng mắc về đất đai.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những kết quả và đóng góp thực tiễn đối với công tác điều hành tại doanh nghiệp:

  1. Chuẩn hóa khung quy trình 14 bước: Phản ánh toàn diện chu trình dự án từ khâu thành lập Ban QLDA đến thanh lý, lưu trữ hồ sơ, tạo cơ sở cho việc quản lý thống nhất giữa các phòng ban chức năng và ban điều hành công trường.
  2. Hệ thống hóa dữ liệu quản lý: Làm rõ cơ cấu dự án theo quy mô vốn (nhóm 7 – 15 tỷ chiếm >50%, nhóm 15 – 50 tỷ, và dự án trọng điểm 105 tỷ đồng) cùng đặc thù địa bàn trọng điểm tại tỉnh Hưng Yên.
  3. Mô hình hóa trách nhiệm phối hợp: Phân định rõ chức năng, thẩm quyền giữa 7 phòng ban nội bộ và 4 bộ phận thuộc Ban QLDA trong công tác thẩm định thiết kế, kiểm tra mốc giới trắc địa, kiểm định chất lượng móng cọc, kết cấu bê tông cốt thép và thủ tục hoàn công.
  4. Hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng: Đưa ra các biện pháp cụ thể về áp dụng công thức ngẫu nhiên PERT ($T_e$), cải tiến sơ đồ tiến độ Gantt, nâng cao chất lượng lập dự toán và quy trình bảo hành công trình xây lắp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Dữ liệu nghiên cứu tập trung chủ yếu vào loại hình dự án xây lắp vừa và nhỏ của nhà thầu tư nhân tại địa bàn cấp huyện/tỉnh, chưa mở rộng phân tích các dự án liên doanh hoặc dự án có yếu tố đầu tư nước ngoài.
    • Các công cụ quản lý tiến độ và chi phí phân tích trong tài liệu dừng ở mức sơ đồ Gantt và bảng tính đơn giá dự toán, chưa đi sâu vào việc tích hợp phần mềm chuyên dụng (như Microsoft Project, Primavera P6) hoặc mô hình thông tin công trình (BIM).
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu ứng dụng phần mềm quản lý dự án chuyên sâu để tự động hóa việc theo dõi đường găng tiến độ và chi phí theo phương pháp giá trị thu được (EVM - Earned Value Management).
    • Mở rộng phân tích quản trị rủi ro hợp đồng và biến động giá nguyên vật liệu xây dựng trong bối cảnh thị trường biến động.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cung cấp nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kinh tế đầu tư, Quản lý xây dựng, Quản trị kinh doanh: Tham khảo mẫu hình phân tách công việc (WBS), sơ đồ tiến độ Gantt thực tế, phương pháp ước lượng thời gian PERT và cơ cấu tổ chức Ban QLDA tại doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ.
  • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ: Áp dụng quy trình 14 bước quản lý dự án, bảng phân công nhiệm vụ giữa phòng ban công ty và ban điều hành dự án hiện trường, cùng quy trình kiểm định chất lượng và thanh quyết toán theo đúng quy định pháp luật xây dựng Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Minh Hoàng được thành lập vào thời gian nào và cơ cấu quản lý dự án tổ chức ra sao?

Công ty được thành lập ngày 08/01/2002 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0502000047 do Sở KH&ĐT tỉnh Hưng Yên cấp. Doanh nghiệp tổ chức quản lý dự án theo hình thức Ban Quản lý dự án lâm thời gồm Giám đốc Ban QLDA, 2 Phó Giám đốc và 4 bộ phận chuyên môn: Hành chính - Kế toán, Thiết kế - Kỹ thuật thi công, Tư vấn giám sát - GPMB, và Vật tư dự án.

2. Phân bổ quy mô vốn và thời gian thực hiện các dự án của công ty như thế nào?

  • Các dự án quy mô vốn từ 7 – 15 tỷ đồng chiếm trên 50% số lượng dự án của công ty, thời gian thực hiện ngắn từ 1 – 1,5 năm giúp thu hồi và xoay vòng vốn nhanh.
  • Các dự án quy mô từ 15 – 50 tỷ đồng có thời gian thực hiện kéo dài từ 2 – 4 năm.
  • Năm 2018, công ty trúng thầu gói thầu xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề huyện Yên Mỹ với quy mô 105 tỷ đồng.

3. Quy trình quản lý dự án tại Công ty Minh Hoàng gồm bao nhiêu bước và thời gian thiết lập ban đầu là bao lâu?

Quy trình quản lý dự án gồm 14 bước từ chuẩn bị đến kết thúc. Trong đó, thời gian thành lập Ban QLDA là 5 ngày kể từ khi tiếp nhận dự án/ký hợp đồng; thời gian lập kế hoạch nội bộ và kế hoạch đấu thầu chi tiết là 5 ngày tiếp theo sau khi thành lập Ban QLDA.

4. Công ty áp dụng công thức toán học nào để ước tính thời gian thực hiện các công việc trong quản lý tiến độ?

Công ty sử dụng phương pháp tính thời gian ngẫu nhiên theo công thức: $$T_e = \frac{A + 4M + B}{6}$$ Trong đó: $A$ là thời gian sớm nhất một công việc có thể hoàn thành, $B$ là thời gian muộn nhất, $M$ là thời gian trung bình theo kinh nghiệm các dự án tương tự, và $T_e$ là thời gian trung bình kỳ vọng để thực hiện công việc.

5. Thời gian và tỷ lệ bảo hành chất lượng công trình tại công ty được quy định như thế nào?

Căn cứ hợp đồng ký kết và Nghị định 46/2015/NĐ-CP (Điều 38 – 40), thời gian bảo hành công trình không ít hơn 12 tháng, với mức bảo lãnh/giữ lại tiền bảo hành được thỏa thuận tối thiểu bằng 5% giá trị hợp đồng xây lắp.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thành Trung đã phản ánh chi tiết thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty TNHH Minh Hoàng trong giai đoạn 2014 – 2018. Nghiên cứu làm rõ quy trình vận hành 14 bước, mô hình tổ chức Ban QLDA và ứng dụng các công cụ WBS, Gantt, PERT vào các công trình thực tế trên địa bàn Hưng Yên. Hệ thống giải pháp được đề xuất tập trung vào việc hoàn thiện công cụ tiến độ, kiểm soát chi phí, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và đẩy nhanh giải phóng mặt bằng, tạo cơ sở thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị và năng lực cạnh tranh trong các giai đoạn tiếp theo.