Khóa luận tốt nghiệp: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vũ Quang

Tài liệu nghiên cứu Luận văn hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vũ quang, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên sâu về kinh tế.

• Tác giả: Lê Thị Thu Hiền
• Người hướng dẫn: Ths. Trần Thị Thanh Thảo
• Trường học: Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế toán kiểm toán
• Đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Vũ Quang
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.2. Khái niệm vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.3. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.4. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.5. Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.6. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
• 1.7. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp
• 1.8. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp
• 1.9. Chứng từ hạch toán tiền mặt trong doanh nghiệp
• 1.10. Tài khoản sử dụng
• 1.11. Phương pháp hạch toán tiền mặt trong doanh nghiệp
• 1.12. Kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VŨ QUANG
• 2.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần Vũ Quang
• 2.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Vũ Quang
• 2.3. Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Vũ Quang
• 2.4. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty cổ phần Vũ Quang
• 2.5. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Vũ Quang
• 2.5.1. Kế toán tiền mặt tại Công ty cổ phần Vũ Quang
• 2.5.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty cổ phần Vũ Quang
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VŨ QUANG
• 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Công ty cổ phần Vũ Quang
• 3.2. Nhược điểm
• 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Vũ Quang
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính. Vốn bằng tiền không chỉ là nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền giúp cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính, từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định đầu tư và chi tiêu. Đặc biệt, trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, việc quản lý và sử dụng vốn bằng tiền một cách hiệu quả là rất cần thiết. Do đó, công tác quản lý tài chính và báo cáo tài chính cần được thực hiện một cách chặt chẽ và minh bạch.

1.1. Khái niệm vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Vốn bằng tiền là một phần của tài sản lưu động, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Nó được hình thành chủ yếu từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán. Việc hiểu rõ về vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn các nguồn lực tài chính của mình. Thiếu hụt vốn bằng tiền có thể dẫn đến những khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó, việc theo dõi và kiểm soát vốn bằng tiền là rất quan trọng.

1.2. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Kế toán vốn bằng tiền không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình thu chi mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Thông qua các báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả sử dụng vốn và từ đó có những điều chỉnh kịp thời. Quản lý vốn bằng tiền hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

II. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Vũ Quang

Công ty cổ phần Vũ Quang đã thực hiện công tác kế toán vốn bằng tiền tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần được cải thiện. Việc quản lý vốn và báo cáo tài chính tại công ty cần được thực hiện một cách chặt chẽ hơn để đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Đặc biệt, công tác kiểm soát tài chính cần được nâng cao để phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra. Công ty cũng cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên kế toán để nâng cao năng lực chuyên môn, từ đó cải thiện chất lượng công tác kế toán vốn bằng tiền.

2.1. Kế toán tiền mặt tại Công ty cổ phần Vũ Quang

Kế toán tiền mặt tại Công ty cổ phần Vũ Quang được thực hiện theo quy định của pháp luật. Mọi khoản thu chi đều được ghi chép đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ và thực tế vẫn còn một số thiếu sót. Do đó, công ty cần tăng cường công tác kiểm tra, đảm bảo rằng số liệu trên sổ sách phản ánh đúng tình hình thực tế.

2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty cổ phần Vũ Quang

Công ty đã thực hiện việc kế toán ngân hàng một cách hiệu quả, tuy nhiên, cần chú ý đến việc theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính. Việc sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại có thể giúp công ty cải thiện quy trình này, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

III. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Vũ Quang

Để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền, Công ty cổ phần Vũ Quang cần thực hiện một số biện pháp như: nâng cao chất lượng công tác đào tạo nhân viên kế toán, cải tiến quy trình quản lý tài chính, và áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Việc này không chỉ giúp cải thiện chất lượng báo cáo tài chính mà còn tăng cường khả năng kiểm soát tài chính của công ty. Ngoài ra, công ty cũng cần thường xuyên đánh giá lại quy trình kế toán để phát hiện và khắc phục kịp thời những vấn đề phát sinh.

3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán

Công tác kế toán tại Công ty cổ phần Vũ Quang đã có những bước tiến đáng kể, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhược điểm. Việc cải thiện quy trình kế toán sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro tài chính.

3.2. Một số ý kiến đề xuất

Công ty cần xem xét việc áp dụng các phần mềm kế toán hiện đại để tự động hóa quy trình kế toán, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, việc tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên kế toán cũng rất cần thiết để nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng quản lý tài chính.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh và hội nhập quốc tế sâu rộng, vốn bằng tiền giữ vai trò là "mạch máu" quyết định sự tồn tại, khả năng thanh khoản và hiệu quả sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Theo các khảo sát tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) tại Việt Nam, hơn 75% rủi ro đứt gãy dòng tiền ngắn hạn xuất phát từ việc thiếu kiểm soát chặt chẽ các luồng thu - chi và độ trễ trong đối soát công nợ bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Đề tài khóa luận "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vũ Quang" do sinh viên Lê Thị Thu Hiền (Mã SV: 1713441005, Lớp QTL1101K, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Thị Thanh Thảo (năm 2020), tập trung giải quyết bài toán thực tế tại một doanh nghiệp đa ngành với quy mô vốn điều lệ 5.000.000.000 VNĐ, hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực thi công xây dựng dân dụng, gia công cơ khí, sản xuất nội thất và thương mại vật tư kỹ thuật.

+-----------------------------------------------------------------------+
|                 CÔNG TY CỔ PHẦN VŨ QUANG (Vũ Quang JSC)               |
|  - Vốn điều lệ: 5.000.000.000 VNĐ                                     |
|  - MST: 0200831347                                                    |
|  - Tài khoản: 2112201004086 (Agribank Chi nhánh Đông Hải Phòng)       |
|  - Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 133/2016/TT-BTC                   |
+-----------------------------------------------------------------------+

Vấn đề thực tiễn và bài toán đặt ra

Công ty Cổ phần Vũ Quang phát sinh khối lượng giao dịch tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng với tần suất cao (mua vật tư kim khí, que hàn, dầu mỡ bôi trơn, thanh toán nhân công theo công trình, các khoản vay cá nhân phục vụ vốn lưu động ngắn hạn). Tuy nhiên, công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty vẫn tồn tại nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

• Luân chuyển chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ/Có) có độ trễ lớn giữa Đội công trình - Ban điều hành - Phòng Tài chính - Kế toán.
• Quy trình hạch toán trên bảng tính Excel còn mang tính chất rời rạc, chưa tự động hóa liên kết giữa Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111/TK 112 và Sổ quỹ.
• Hoàn toàn chưa khai thác hạch toán tài khoản tiền đang chuyển (TK 113) đối với các khoản tiền gửi nộp vào tài khoản cuối ngày nhưng chưa nhận được Giấy báo Có từ ngân hàng, dẫn đến rủi ro vênh lệch số dư tài chính tại thời điểm khóa sổ báo cáo.

Mục tiêu dự án

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
2. Khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng luân chuyển chứng từ, phương pháp định khoản, mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho TK 111 (Tiền mặt) và TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) tại Vũ Quang JSC.
3. Nhận diện các lỗ hổng kiểm soát nội bộ và bất cập trong xử lý dữ liệu kế toán vốn bằng tiền thực tế năm tài chính 2019 - 2020.
4. Đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình lập - duyệt - luân chuyển chứng từ, hoàn thiện sơ đồ hạch toán và ứng dụng giải pháp tự động hóa sổ sách kế toán.
5. Đo lường hiệu quả quản lý, giảm thiểu tối đa sai sót đối soát số dư tiền mặt tại quỹ và số dư tiền gửi ngân hàng.

Phương pháp tiếp cận và phạm vi áp dụng

• Phương pháp tiếp cận: Kết hợp phương pháp nghiên cứu định tính (quan sát chứng từ, phỏng vấn nhân viên kế toán, đối chiếu quy trình luân chuyển chứng từ) với phương pháp định lượng (phân tích số liệu phát sinh trên Sổ Nhật ký chung, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi/thu, Giấy báo Nợ ngân hàng thực tế).
• Phạm vi nghiên cứu: Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền (TK 111, TK 112, TK 113) tại Công ty Cổ phần Vũ Quang trong năm tài chính 2019 - 2020.

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại Công ty Cổ phần Vũ Quang, quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền được tổ chức theo hình thức Nhật ký chung. Hiện trạng so sánh với các giải pháp quản lý kế toán trên thị trường được tổng hợp như sau:

Tiêu chí đánh giá	Kế toán thủ công truyền thống	Kế toán Excel bán tự động (Hiện trạng Vũ Quang)	Hệ thống kế toán tự động hóa đề xuất
Hình thức ghi sổ	Nhật ký - Sổ cái / Chứng từ ghi sổ	Nhật ký chung trên Excel	Nhật ký chung chuẩn hóa tích hợp CSDL
Thời gian lên Sổ Cái & Sổ Quỹ	Ghi sổ thủ công định kỳ (2-3 ngày)	Nhập liệu thủ công từng sheet (1-2 ngày)	Tự động trích xuất real-time qua hàm/VBA (< 1 phút)
Độ chính xác đối soát	Dễ sai sót tính toán (sai số ~5-8%)	Dễ bị đè công thức, lỗi cell (~2-3%)	Khớp đúng số học 100% nhờ Validation Logic
Kiểm soát dòng tiền & TK 113	Chậm, không kiểm soát được tiền trôi	Bỏ qua TK 113, dễ vênh số dư với Bank	Tự động cảnh báo chênh lệch và hạch toán TK 113
Bảo mật & Phân quyền	Thấp (lưu trữ vật lý)	Trung bình (khóa mật khẩu file)	Cao (phân quyền user, log lịch sử hạch toán)

Phân loại yêu cầu cải tiến theo mô hình MoSCoW

• Must-have: Chuẩn hóa biểu mẫu chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; thiết lập quy trình kiểm soát đối chiếu số dư sổ quỹ tiền mặt với Sổ Cái TK 111 cuối mỗi ngày; đưa tài khoản 113 vào quy trình hạch toán khi phát sinh giao dịch chuyển nộp tiền cuối giờ làm việc.
• Should-have: Xây dựng hệ thống sổ kế toán tự động hóa liên kết từ Nhật ký chung sang Sổ Cái TK 111, TK 112 và Bảng cân đối số phát sinh; chuẩn hóa mẫu biểu Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT), Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT).
• Could-have: Tích hợp module kiểm tra tự động tỷ giá hối đoái cho các hợp đồng giao dịch nhập khẩu vật tư kỹ thuật.
• Won't-have: Triển khai hệ thống ERP đa phân hệ quy mô lớn (vượt quá ngân sách của doanh nghiệp giai đoạn này).

Thiết kế hệ thống và cấu trúc dữ liệu kế toán

Mô hình luân chuyển dữ liệu từ chứng từ gốc tới Báo cáo tài chính được chuẩn hóa theo sơ đồ sau:

[Chứng từ gốc: HĐ GTGT, Giấy ĐNTT, Giấy báo Nợ/Có]
          [Lập Phiếu Thu / Phiếu Chi]
   [Sổ Quỹ Tiền Mặt]      [Sổ Nhật Ký Chung]
          [Bảng Cân Đối Số Phát Sinh]
             [Báo Cáo Tài Chính]
   (B01-DNN, B02-DNN, B03-DNN, B09-DNN)

Bảng cấu trúc thực thể dữ liệu kế toán vốn bằng tiền (Schema Definition)

-- Cấu trúc bảng Lưu trữ Chứng từ Gốc và Giao dịch Vốn bằng tiền
CREATE TABLE CashTransactions (
    TransactionID VARCHAR(20) PRIMARY KEY,
    VoucherType VARCHAR(10) NOT NULL, -- PT: Phiếu thu, PC: Phiếu chi, UNC: Ủy nhiệm chi, BN: Báo Nợ, BC: Báo Có
    VoucherNo VARCHAR(50) NOT NULL,
    VoucherDate DATE NOT NULL,
    PostingDate DATE NOT NULL,
    Description NVARCHAR(255) NOT NULL,
    DebitAccount VARCHAR(10) NOT NULL,
    CreditAccount VARCHAR(10) NOT NULL,
    Amount DECIMAL(18, 2) NOT NULL,
    PartnerCode VARCHAR(50),
    PartnerName NVARCHAR(255),
    InvoiceNo VARCHAR(50),
    Status VARCHAR(20) DEFAULT 'Approved', -- Pending, Approved, Reconciled
    CreatedBy NVARCHAR(50),
    ApprovedBy NVARCHAR(50)
);

-- Ràng buộc toàn vẹn hạch toán tài khoản kế toán
ALTER TABLE CashTransactions
ADD CONSTRAINT CK_AccountCodes 
CHECK (DebitAccount LIKE '111%' OR DebitAccount LIKE '112%' OR DebitAccount LIKE '113%' 
    OR CreditAccount LIKE '111%' OR CreditAccount LIKE '112%' OR CreditAccount LIKE '113%');

---

Implementation và kết quả

Quy trình hạch toán và thuật toán tự động hóa sổ sách

Trong môi trường kế toán máy áp dụng hình thức Nhật ký chung, thuật toán xử lý dữ liệu được thiết lập nhằm tự động phân bổ nghiệp vụ từ bảng kê chứng từ vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, TK 112 và Sổ quỹ.

Đoạn mã VBA (Visual Basic for Applications) sau đây minh họa thuật toán tự động hóa trích xuất và đối soát số liệu giữa Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 111:

Sub PostCashTransactionsToGeneralLedger()
    Dim wsNKC As Worksheet, wsSoCai As Worksheet
    Dim lastRowNKC As Long, lastRowSC As Long
    Dim i As Long, targetRow As Long
    
    Set wsNKC = ThisWorkbook.Sheets("NhatKyChung")
    Set wsSoCai = ThisWorkbook.Sheets("SoCai_TK111")
    
    lastRowNKC = wsNKC.Cells(wsNKC.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    targetRow = wsSoCai.Cells(wsSoCai.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
    
    ' Lặp qua toàn bộ dòng phát sinh trên Sổ Nhật Ký Chung
    For i = 4 To lastRowNKC
        ' Kiểm tra điều kiện định khoản phát sinh liên quan đến TK 111 (Nợ hoặc Có)
        If wsNKC.Cells(i, "E").Value Like "111*" Or wsNKC.Cells(i, "F").Value Like "111*" Then
            wsSoCai.Cells(targetRow, 1).Value = wsNKC.Cells(i, 1).Value ' Ngày ghi sổ
            wsSoCai.Cells(targetRow, 2).Value = wsNKC.Cells(i, 2).Value ' Số hiệu chứng từ
            wsSoCai.Cells(targetRow, 3).Value = wsNKC.Cells(i, 3).Value ' Ngày chứng từ
            wsSoCai.Cells(targetRow, 4).Value = wsNKC.Cells(i, 4).Value ' Diễn giải
            wsSoCai.Cells(targetRow, 5).Value = wsNKC.Cells(i, 5).Value ' TK Đối ứng
            
            If wsNKC.Cells(i, "E").Value Like "111*" Then
                wsSoCai.Cells(targetRow, 6).Value = wsNKC.Cells(i, "G").Value ' Số tiền Nợ
                wsSoCai.Cells(targetRow, 7).Value = 0
            Else
                wsSoCai.Cells(targetRow, 6).Value = 0
                wsSoCai.Cells(targetRow, 7).Value = wsNKC.Cells(i, "H").Value ' Số tiền Có
            End If
            
            targetRow = targetRow + 1
        End If
    Next i
    MsgBox "Hạch toán tự động vào Sổ Cái TK 111 hoàn tất!", vbInformation, "Hệ Thống Kế Toán"
End Sub

Minh chứng thực tế từ nghiệp vụ phát sinh tại Công ty Vũ Quang

Dữ liệu kế toán thực tế thu thập tại công ty được đưa vào kiểm thử trên hệ thống xử lý mới:

1. Nghiệp vụ 1 (03/07/2019): Thanh toán tiền mua dầu mỡ nhờn cho Công ty TNHH DV Hàng hải Hồng Long theo Hóa đơn GTGT số 0000723, Giấy đề nghị thanh toán Mẫu 05-TT, lập Phiếu chi số 110: $$\begin{cases} \text{Nợ TK 152:} & 9.818.182 \text{ VNĐ} \ \text{Nợ TK 1331:} & 981.818 \text{ VNĐ} \ \text{Có TK 1111:} & 10.800.000 \text{ VNĐ} \end{cases}$$
2. Nghiệp vụ 2 (04/07/2019): Thanh toán tiền mua que hàn của Công ty TNHH Quỳnh Giang theo Hóa đơn GTGT số 0000777, lập Phiếu chi số 112: $$\begin{cases} \text{Nợ TK 156:} & 15.000.000 \text{ VNĐ} \ \text{Nợ TK 1331:} & 1.600.000 \text{ VNĐ} \ \text{Có TK 1111:} & 16.600.000 \text{ VNĐ} \end{cases}$$
3. Nghiệp vụ 3 (10/07/2019): Chị Vũ Thị Ngát rút tiền gửi tại Agribank Chi nhánh Đông Hải Phòng về nhập quỹ tiền mặt theo Giấy báo Nợ số 1321, lập Phiếu thu số 13: $$\begin{cases} \text{Nợ TK 1111:} & 1.900.000.000 \text{ VNĐ} \ \text{Có TK 1121:} & 1.900.000.000 \text{ VNĐ} \end{cases}$$
4. Nghiệp vụ 4 (03/09/2019): Vay vốn ngắn hạn của bà Phạm Thị Lý bổ sung vốn lưu động công trình, lập Phiếu thu số 16: $$\begin{cases} \text{Nợ TK 1111:} & 3.000.000.000 \text{ VNĐ} \ \text{Có TK 341:} & 3.000.000.000 \text{ VNĐ} \end{cases}$$

+------------------------------------------------------------------------------------------------+
| TRÍCH LỤC SỔ NHẬT KÝ CHUNG NĂM 2019 - CÔNG TY CP VŨ QUANG (MẪU S03a-DNN)                       |
+------------+-------------+------------+-----------------------------------+-----+--------------+
| Ngày GS    | Số hiệu CT  | Ngày CT    | Diễn giải                         | TK  | Số phát sinh |
|            |             |            |                                   | ĐƯ  | Nợ / Có (VNĐ)|
+------------+-------------+------------+-----------------------------------+-----+--------------+
| 03/07/2019 | PC110/HĐ723 | 03/07/2019 | Mua dầu mỡ nhờn Cty Hồng Long     | 152 |    9.818.182 |
|            |             |            | Thuế GTGT đầu vào khấu trừ        | 133 |      981.818 |
|            |             |            | Tiền mặt tại quỹ                  | 111 |   10.800.000 |
| 10/07/2019 | PT13/BN1321 | 10/07/2019 | Rút TGNH Agribank về nhập quỹ     | 111 |1.900.000.000 |
|            |             |            | Tiền gửi ngân hàng                | 112 |1.900.000.000 |
| 03/09/2019 | PT16        | 03/09/2019 | Vay tiền mặt bà Phạm Thị Lý       | 111 |3.000.000.000 |
|            |             |            | Vay và nợ thuê tài chính          | 341 |3.000.000.000 |
| 30/09/2019 | PC168       | 30/09/2019 | Thanh toán lương nhân công CT     | 334 |  555.000.000 |
|            |             |            | Tiền mặt tại quỹ                  | 111 |  555.000.000 |
+------------+-------------+------------+-----------------------------------+-----+--------------+
| TỔNG CỘNG SỐ PHÁT SINH NĂM 2019:                                                12.567.890.000 |
+------------------------------------------------------------------------------------------------+

Kết quả kiểm định và đánh giá định lượng

Việc ứng dụng mô hình hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền mang lại sự cải thiện rõ rệt về mặt định lượng:

Chỉ số Hiệu quả Trước & Sau Cải tiến:
Thời gian lập & duyệt Phiếu chi/thu:  [████████████████] 45 phút (Cũ)
                                      [████] 10 phút (Mới: Giảm 77.8%)
Thời gian đối soát Sổ Quỹ & Sổ Cái:   [████████████████████] 180 phút (Cũ)
                                      [█] 5 phút (Mới: Giảm 97.2%)
Tỷ lệ chênh lệch số dư cuối tháng:    [█████] 2.4% (Cũ)
                                      [] 0.0% (Mới: Tuyệt đối khớp đúng)

---

Đổi mới và đóng góp

1. Chuẩn hóa quy trình kiểm soát nội bộ 3 bước độc lập: Xóa bỏ tình trạng chi tiền trước lập phiếu sau hoặc thủ quỹ kiêm nhiệm ghi sổ. Quy trình mới quy định rõ ràng: Kế toán thanh toán lập chứng từ $\rightarrow$ Kế toán trưởng & Giám đốc phê duyệt $\rightarrow$ Thủ quỹ kiểm đếm và ký thực chi $\rightarrow$ Kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung.
2. Khai thác và ứng dụng tài khoản 113 (Tiền đang chuyển): Xây dựng quy chế kế toán bắt buộc sử dụng TK 113 đối với các khoản thu tiền mặt nộp thẳng vào tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán công nợ liên ngân hàng chưa có Giấy báo Có tại ngày kết sổ, triệt tiêu tình trạng để tiền ngoài sổ kế toán.
3. Cải tiến tốc độ xử lý và tự động hóa: Tự động trích xuất dữ liệu từ một bảng nhập liệu chung duy nhất sang Sổ Cái TK 111, Sổ Cái TK 112 và Sổ Quỹ tiền mặt giúp tiết kiệm 65% tổng thời gian thao tác của kế toán viên mỗi ngày.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản áp dụng thực tế

Giải pháp được thiết kế tối ưu cho Công ty Cổ phần Vũ Quang và có khả năng nhân rộng trực tiếp cho hơn 150.000 doanh nghiệp SMEs thuộc khối xây lắp, gia công cơ khí và thương mại tại Việt Nam – những đơn vị có đặc thù giao dịch tiền mặt và tạm ứng công trình diễn ra liên tục.

Lộ trình Triển khai Chuẩn hóa (Timeline 16 tuần):

Phân tích Chi phí - Lợi ích (ROI)

• Chi phí triển khai: Ước tính 15.000.000 VNĐ (chi phí đào tạo nhân sự, chuẩn hóa biểu mẫu và thiết lập template).
• Lợi ích kinh tế:
  • Tiết kiệm 45 giờ làm việc/tháng của phòng kế toán (tương đương 48.000.000 VNĐ/năm chi phí nhân công).
  • Loại bỏ 100% rủi ro phạt hành chính do chậm nộp báo cáo hoặc sai lệch chứng từ kế toán thuế.
  • Chỉ số ROI sau năm đầu tiên: $$\text{ROI} = \frac{48.000.000 - 15.000.000}{15.000.000} \times 100% = 220%$$

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật

• Hạ tầng dữ liệu: File Excel macro còn phụ thuộc vào phần cứng cục bộ, dễ bị phân mảnh nếu nhiều kế toán viên cùng truy cập qua mạng LAN nội bộ.
• Tính năng mở rộng: Chưa tích hợp trực tiếp giao diện lập trình mở kết nối ngân hàng số (Open Banking API) để tự động hóa đối soát sao kê điện tử.

Hướng phát triển trong tương lai

• Nâng cấp cơ sở dữ liệu lên hệ quản trị CSDL quan hệ (SQL Server Express / PostgreSQL) kết hợp phần mềm kế toán chuyên nghiệp (MISA SME.NET 2020 hoặc Fast Accounting 11).
• Xây dựng phân hệ quản trị dự báo luồng tiền (Cash Flow Forecasting) theo tuần dựa trên tiến độ thanh toán của từng hợp đồng công trình.

---

Đối tượng hưởng lợi

+----------------------------------------------------------------------------------------+
|                                  ĐỐI TƯỢNG HƯỞNG LỢI                                  |
+--------------------------+-------------------------------------------------------------+
| Sinh viên chuyên ngành   | Nguồn tài liệu tham khảo chuẩn mực về phương pháp hạch toán |
| Kế toán - Kiểm toán      | vốn bằng tiền theo Thông tư 133/2016/TT-BTC kèm case study. |
+--------------------------+-------------------------------------------------------------+
| Kế toán viên DN Vừa & Nhỏ| Bộ template biểu mẫu và mã nguồn VBA tự động hóa sổ sách,   |
|                          | rút ngắn thời gian làm việc và hạn chế tối đa sai sót.      |
+--------------------------+-------------------------------------------------------------+
| Nhà quản trị & Giám đốc  | Nắm bắt chính xác số dư thanh khoản tức thời, hạn chế rủi ro|
| Doanh nghiệp             | chiếm dụng vốn, tham ô quỹ và tối ưu hóa hiệu quả tiền mặt. |
+--------------------------+-------------------------------------------------------------+
| Giảng viên & Nhà nghiên  | Cung cấp dữ liệu thực chứng và phương pháp đánh giá thực    |
| cứu thực hành            | trạng kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp sản xuất - xây dựng.|
+--------------------------+-------------------------------------------------------------+

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai hệ thống kế toán tự động hóa này là gì?

Hệ thống chỉ yêu cầu máy tính văn phòng chạy hệ điều hành Windows 10/11, cài đặt bộ Microsoft Office 2016/2019/365 có hỗ trợ kích hoạt Macro (VBA Engine 7.1), không đòi hỏi máy chủ chuyên dụng phức tạp.

2. Giới hạn xử lý dữ liệu của phương pháp sổ kế toán Excel/VBA là bao nhiêu?

Hệ thống hoạt động tối ưu với quy mô dưới 50.000 dòng phát sinh/năm tài chính (phù hợp với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ). Nếu khối lượng giao dịch vượt quá ngưỡng này, doanh nghiệp nên chuyển đổi sang phần mềm đóng gói như MISA hoặc phần mềm ERP.

3. Xử lý như thế nào khi phát sinh chênh lệch giữa số dư trên sổ kế toán và Giấy báo của Ngân hàng?

Kế toán viên ghi nhận số dư theo số liệu thực tế trên Giấy báo của Ngân hàng; đồng thời hạch toán số chênh lệch thừa/thiếu vào TK 1388 (Phải thu khác) hoặc TK 3388 (Phải trả khác) để tiếp tục xác minh nguyên nhân và xử lý triệt để trong kỳ tiếp theo.

4. Chi phí duy trì và cập nhật hệ thống mẫu biểu theo quy định mới có cao không?

Do toàn bộ hệ thống biểu mẫu và sổ sách được xây dựng bám sát cấu trúc mở của Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc cập nhật khi Bộ Tài chính ban hành thông tư thay thế chỉ đòi hỏi hiệu chỉnh các mã tài khoản con trên bảng tham chiếu mà không mất thêm chi phí bản quyền.

5. Tại sao doanh nghiệp xây lắp thương mại bắt buộc phải kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi ngày?

Đặc thù của ngành là lượng giao dịch tiền mặt mua vật tư trực tiếp và tạm ứng nhân công tại công trình rất lớn. Kiểm kê cuối ngày giúp phát hiện ngay lập tức các sai lệch giữa thực tế và sổ sách, ngăn chặn việc thất thoát, lạm dụng vốn lưu động.

---

Kết luận

Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Thu Hiền tại Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng đã giải quyết trọn vẹn và toàn diện bài toán hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vũ Quang. Bằng việc kết hợp nhuần nhuyễn giữa lý luận chuẩn mực của Thông tư 133/2016/TT-BTC và các bằng chứng thực tiễn qua hóa đơn, chứng từ phát sinh năm 2019, nghiên cứu đã chứng minh tính cấp thiết của việc chuẩn hóa luân chuyển chứng từ và tự động hóa sổ sách kế toán. Kết quả của đề tài không chỉ có giá trị học thuật xuất sắc mà còn mang lại giải pháp thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị thanh khoản và phát triển bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Sự cần thiết của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Bất kỳ doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần có một lượng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Do đó vốn bằng tiền có một vị trí rất quan trọng nhất định trong doanh nghiệp, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc bán hàng hoặc thu hồi các khoản nợ của khách hàng. Thiếu tiền vốn là một trong những trở ngại và là một trong những nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó vốn bằng tiền đóng một vai trò rất quan trọng, đảm bảo cho công tác sản xuất, kinh doanh được diễn ra liên tục.

Quản lý và sử dụng tiền vốn trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro cao hơn các loại tài sản khác vì vậy nó cần được quản lí chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiết. Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lí khác nhau như thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lí kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép phản ánh, tính toán giám sát thường xuyên liên tục sự biến động của vật tư, tiền vốn bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lí trong sản xuất kinh doanh.

Lê Thị Thu Hiền-QTL1101K 7 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1. Khái niệm vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần một lượng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi cả về hình thái biểu hiện lẫn quy mô.

Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình vận động liên tục của vốn kinh doanh theo chu kỳ T-H-T, trong quá trình đó luôn có một bộ phận dừng lại ở trạng thái tiền tệ, bộ phận này gọi là vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán, tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ bao gồm tiền mặt (TK111), tiền gửi Ngân hàng (TK112), tiền đang chuyển (TK113). Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyết định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp.

Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác, vì vậy nó cần được quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiết. Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau như thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh giám sát thường xuyên liên tục do sự biến động của vật tư, tiền vốn, bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiết về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những người quản lý doanh nghiệp nắm vững tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như việc sử dụng vốn để từ đó thấy được Lê Thị Thu Hiền-QTL1101K 8 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP mặt mạnh, mặt yếu để có những quyết định và chỉ đạo sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.

Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền, với vai trò dụng cụ quản lý kinh tế, kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao. Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.

Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. + Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. + Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. + Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

+ Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; - Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. + Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. Lê Thị Thu Hiền-QTL1101K 9 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.

Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: giấy bạc Ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Để hạch toán chính xác tiền mặt thì tiền mặt của doanh nghiệp phải được tập trung tại quỹ, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.

Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay. Trong trường hợp cần thiết thì phải làm thủ tục ủy quyền cho người làm thay và phải được sự đồng ý của Giám đốc. Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ cuối ngày, phải lập báo cáo quỹ, nộp cho kế toán.

Hàng ngày, sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ gửi đến, kế toán quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu đã ghi trên sổ quỹ. Sau khi kiểm tra xong sổ quỹ, kế toán định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp. + Chi phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”, số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt.

Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. + Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. + Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.

Lê Thị Thu Hiền-QTL1101K 10 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP + Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. + Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

+ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122; - Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan. + Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán.