CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN I. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán. Khái niệm thanh toán: là sự chuyển giao tài sản của một bên ( người hoặc công ty, tổ chức ) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong giao dịch ràng buộc có pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau.
Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng tiền mặt, sec, thanh toán qua ngân hàng , thẻ tín dụng ,…. Theo sự thỏa thuận của các bên trong giao dịch. Các phương thức thanh toán tiền mua hàng trong nước: Thông thường có 2 cách thức thanh toán là thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm. Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể là tiền mặt, tiền chuyển khoản, tiền cán bộ tạm ứng,….
Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán trả chậm có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận. Các phương thức thanh toán tiền mua hàng nhập khẩu: Trong nhập khẩu hàng hóa, người ta thường dùng một trong các phương thức thanh toán quốc tế sau để thanh toán tiền hàng: - Phương thức chuyển tiền ( Remittance): Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác ( người hưởng lợi ) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách yêu cầu. - Phương thức ghi sổ (Open account): Phương thức ghi sổ là một phương thức thanh toán mà trong đó người bán mở một tài khoản SV: Lê Thị Hoa - QT1805K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG ( hoặc một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ ( tháng, quí, nửa năm) người mua trả tiền cho người bán.
- Phương thức nhờ thu (Collection of payment): Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán mà nhà xuất khẩu sau khi cung cấp hàng hóa hay dịch vụ ủy thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền nhà nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu và chứng từ hàng hóa do nhà nhập khẩu lập. Trong phương thức thanh toán nhờ thu bao gồm: nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu phiếu kèm chứng từ. Nhờ thu phiếu trơn (clean collection): là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiểu do mình lập ra, còn chứng từ gửi ngân hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Nhờ thu kèm chứng từ (documentary collection): là phương thức trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện nếu là người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng.
- Phương thức tín dụng chứng từ (Documetary credit): Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận mà trong đó một ngân hàng ( ngân hàng mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của khách hàng ( người xin mở thư tín dụng ) cam kết hay cho phép ngân hàng khách chi trả hoặc chấp thuận những yêu cầu của người được hưởng lợi khi những điều khoản và điều kiẹn quy định trong thư tín dụng được thực hiện đúng và đầy đủ. Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ thể gồm 2 loại: là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt: bao gồm các loại hình thanh toán như: - Thanh toán bằng tiền Việt Nam - Ngoại tệ SV: Lê Thị Hoa - QT1805K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG - Hối phiếu ngân hàng - Các giấy tờ có giá trị như tiền ,… Đây là các hình thức thanh toán giữa hai bên.
Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ,… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn hơn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ lẻ. Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng các chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Các hình thức bao gồm:Thanh toán bằng Séc,thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng. - Thanh toán bằng SÉC: SÉC là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên SÉC. Đơn vị phát hành SÉC hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng SÉC. SÉC chỉ phát hành khi tài khoản có số dư.
Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt và Séc định mức. - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc từ các đối tượng khác. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là giấy tờ ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để chi trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước, và một số khoản thanh toán khác,… - Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này , định kì hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau.
Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù từu. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành một văn bản để làm căn cứ theo dõi. - Thanh toán bằng tín dụng: theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh SV: Lê Thị Hoa - QT1805K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng bên bán.
Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. - Thanh toán bằng thẻ tín dụng: hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các thanh toán nhỏ. Nội dung kế toán thanh toán với người mua.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa , nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận phải thu khách hàng đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
Kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sai khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong thanh toán với người mua. Chứng từ, sổ sách sử dụng. SV: Lê Thị Hoa - QT1805K 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC DL HẢI PHÒNG o Hợp đồng bán hàng ( đối với những khách hàng có giao dịch lớn hơn 1 lần giao dịch) o Phiếu xuất kho. o Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập.
o - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có. o - Biên bản đối chiếu công nợ. o - Sổ chi tiết thanh toán với người mua o - Sổ tổng hợp TK 131. Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng. Kết cấu tài khoản 131: Bên nợ Bên có Số tiền phải thu của khách hàng - Số tiền khách hàng đã trả nợ. phát sinh trong kỳ khi bán sản -Số tiền đã nhận ứng trước, trả phẩm, hàng hóa, BĐSĐT,TSCĐ, trước của khách hàng. dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào - Số tiền thừa trả lại cho khách nợ phải thu khách hàng hàng. - Doanh thu của số hàng đã bán bị - Đánh giá lại các khoản phải thu người mua trả lại (có thuế GTGT khách hàng là khoản mục tiền tệ có hoặc không có thuế GTGT). gốc ngoại tệ tại thời điểm lập - Số tiền chiết khấu thanh toán và BCTC ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ chiết khấu thương mại cho người mua. tăng so vớitỷ giá ghi sổ kế toán) - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ.
