Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và tiến trình hội nhập thương mại quốc tế, các doanh nghiệp thương mại phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi phải nâng cao tính tự chủ, tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tiết kiệm chi phí hoạt động. Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại, hàng hóa là tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản và là yếu tố cốt lõi tạo ra doanh thu, lợi nhuận. Việc tổ chức công tác kế toán hàng hóa chặt chẽ, chính xác từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu tiêu thụ có ý nghĩa trực tiếp trong việc kiểm soát chi phí vận chuyển, bốc xếp, xác định đúng giá vốn hàng bán và kết quả hoạt động kinh doanh.

Tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm – doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng thiết yếu tại thành phố Hải Phòng, công tác quản lý và hạch toán hàng hóa luôn được đặt lên hàng đầu. Khóa luận tập trung nghiên cứu quy trình tổ chức kế toán hàng hóa tại đơn vị nhằm nhận diện những kết quả đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại trong thực tế.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung chính:

  1. Tìm hiểu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm.
  3. Đánh giá các ưu điểm, khuyết điểm cơ bản trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hóa nói riêng, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa, bao gồm chứng từ kế toán, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, phương pháp tính giá và hệ thống sổ sách kế toán phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho hàng hóa.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm (Địa chỉ: Ngã 3 Thôn Chu Vườn, xã Kênh Giang, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu, khảo sát thực tế và phân tích sổ sách kế toán được thu thập trong năm tài chính 2019. Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 12/10/2020 đến ngày 31/12/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên khung pháp lý và hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp của Việt Nam, cụ thể:

  • Văn bản pháp luật và chuẩn mực áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa; Luật Giá năm 2013 (quy định về khái niệm, đặc điểm hàng hóa); Chuẩn mực kế toán Việt Nam về kế toán hàng tồn kho.
  • Khái niệm và nguyên tắc cốt lõi: Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là các loại vật tư, sản phẩm mua về với mục đích để bán. Trị giá hàng mua vào được xác định theo giá gốc, bao gồm giá mua trên hóa đơn, thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản) trừ các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trong khóa luận gồm:

  • Phương pháp thu thập và tổng hợp tài liệu: Thu thập các văn bản chế độ kế toán của Nhà nước, quy chế tài chính nội bộ của công ty và trích lục hệ thống chứng từ kế toán (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo nợ).
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép (các tài khoản TK 156, TK 632, TK 111, TK 112, TK 331, TK 133, TK 2294), phương pháp tính giá (giá nhập kho, giá xuất kho) và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với sổ kế toán chi tiết, đối chiếu sổ chi tiết với Sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh; so sánh giữa quy định lý luận trong Thông tư 133/2016/TT-BTC với quy trình ghi chép thực tế tại doanh nghiệp.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sổ sách kế toán thực tế phát sinh trong năm 2019 tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về kế toán hàng hóa áp dụng cho đối tượng doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại hàng hóa:

    • Phân loại theo tính chất thương phẩm và kỹ thuật (ngành hàng, nhóm hàng, mặt hàng).
    • Phân loại theo nguồn gốc sản xuất (nông sản, lâm sản, thủy sản).
    • Phân loại theo vật tư, thiết bị, công nghệ phẩm tiêu dùng (kim khí điện máy, hóa chất mỏ, dệt may...).
    • Phân loại theo phương thức vận động (hàng qua kho, hàng chuyển giao bán thẳng) và theo khâu lưu thông (bán buôn, bán lẻ).

  2. Phương pháp tính giá hàng hóa:

    • Giá thực tế nhập kho: Trình bày công thức xác định giá gốc đối với hàng mua ngoài, hàng tự gia công chế biến, hàng thuê ngoài gia công và hàng nhận biếu tặng. Đồng thời nêu phương pháp phân bổ chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ cho hàng đã bán và hàng tồn kho cuối kỳ theo tiêu thức số lượng hoặc giá trị.
    • Giá thực tế xuất kho: Phân tích nội dung, ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng của 3 phương pháp: Phương pháp giá đích danh, Phương pháp bình quân gia quyền (gồm bình quân cả kỳ dự trữ và bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập), và Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).

  3. Tổ chức kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp:

    • Kế toán chi tiết hàng hóa: Trình bày nguyên tắc, quy trình luân chuyển chứng từ và mẫu sổ của 3 phương pháp kế toán chi tiết gồm: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và Phương pháp sổ số dư.
    • Kế toán tổng hợp hàng hóa: Phân tích kết cấu tài khoản, chứng từ và sơ đồ hạch toán theo Phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156 - Hàng hóa) và Phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611 - Mua hàng, định kỳ kết chuyển vào TK 156). Trình bày nguyên tắc trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua tài khoản TK 2294 theo công thức tính mức dự phòng dựa trên giá trị thuần có thể thực hiện được.

  4. Vận dụng các hình thức sổ kế toán: Khái quát đặc trưng, chứng từ, hệ thống sổ và trình tự ghi sổ của 4 hình thức kế toán: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký - Sổ Cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ, và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Tiêu chí Phương pháp Thẻ song song Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp Sổ số dư
Ghi chép tại kho Thủ kho ghi số lượng vào Thẻ kho hàng ngày theo từng chứng từ Thủ kho ghi số lượng vào Thẻ kho hàng ngày theo từng chứng từ Thủ kho ghi Thẻ kho; cuối tháng ghi số lượng tồn vào Sổ số dư
Ghi chép tại phòng kế toán Kế toán mở Sổ/Thẻ chi tiết ghi cả số lượng và giá trị từng lần phát sinh Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển, ghi tổng hợp số lượng và giá trị vào cuối tháng Kế toán lập Bảng kê lũy kế nhập/xuất theo nhóm; tính tiền trên Sổ số dư vào cuối tháng
Điều kiện áp dụng Doanh nghiệp ít chủng loại, nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên Doanh nghiệp ít chủng loại, không có điều kiện theo dõi nhập - xuất hàng ngày Doanh nghiệp nhiều chủng loại hàng hóa, tần suất nhập xuất lớn, có danh điểm hàng

Chương II: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng hoạt động kinh doanh và quy trình hạch toán hàng hóa tại đơn vị thực tập:

  1. Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm:

    • Thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200654828 ngày 28/11/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hải Phòng cấp.
    • Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng (Mười tỷ đồng).
    • Đại diện pháp luật: Giám đốc Phạm Thị Băng Tâm.
    • Ngành nghề kinh doanh chính: Phân phối lương thực, thực phẩm tiêu dùng, bao gồm: dầu ăn (nhãn hiệu Neptune, Simple), các sản phẩm sữa thuộc nhãn hàng Vinamilk, bánh kẹo và mì ăn liền. Doanh nghiệp hoạt động thương mại thuần túy, không có hoạt động sản xuất, gia công hay ký gửi, do đó danh mục tồn kho chỉ gồm tài khoản hàng hóa.
    • Mô hình tổ chức quản lý: Cơ cấu trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, và Bộ phận Kho - Vận chuyển. Quy trình kinh doanh vận hành qua 3 khâu: Nhập hàng $\rightarrow$ Quản lý lưu kho $\rightarrow$ Phân phối sản phẩm, kết hợp kiểm tra giám sát liên tục.

  2. Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán tại công ty:

    • Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung, gồm: Kế toán trưởng phụ trách chung và lập báo cáo tài chính; Kế toán thuế; Kế toán tiền lương và BHXH; Kế toán quỹ - Công nợ (đảm nhận theo dõi phiếu xuất liên chính, quản lý hạn mức và lên lịch thu công nợ gối đầu vào ngày 20 hàng tháng); Kế toán bán hàng (thuộc phòng kinh doanh, cung cấp dữ liệu bán hàng cho phòng kế toán).
    • Chính sách kế toán áp dụng: Thực hiện theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; năm tài chính từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.

  3. Thực trạng hạch toán kế toán hàng hóa:

    • Thủ tục nhập - xuất kho: Khi hàng về, kế toán kiểm tra đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, đối chiếu thực tế và lập Phiếu nhập kho. Khi xuất bán, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, kế toán lập Phiếu xuất kho kèm Hóa đơn GTGT để thủ kho xuất hàng.
    • Kế toán chi tiết: Đơn vị áp dụng phương pháp thẻ song song. Thủ kho ghi nhận số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho; kế toán mở sổ kế toán chi tiết theo dõi đồng thời chỉ tiêu số lượng và số tiền cho từng mặt hàng (sữa, dầu ăn, bánh kẹo). Cuối tháng thực hiện đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho.
    • Kế toán tổng hợp: Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu gồm TK 156 (1561 - Giá mua hàng hóa), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 111, TK 112, TK 331, TK 511. Trình tự ghi chép: Căn cứ chứng từ gốc ghi vào Sổ Nhật ký chung $\rightarrow$ chuyển số liệu vào Sổ Cái TK 156 và các tài khoản liên quan $\rightarrow$ cuối kỳ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm

Dựa trên thực trạng nghiên cứu tại doanh nghiệp, chương 3 trình bày các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

  1. Đánh giá chung:

    • Ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán gọn nhẹ, phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC phù hợp quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa; quản lý chặt chẽ công nợ bán hàng thông qua việc cố định lịch thu nợ vào ngày 20 hàng tháng; bảo quản hàng hóa tốt, luân chuyển kho nhanh chóng.
    • Tồn tại: Khâu luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán đôi khi chưa kịp thời; công tác ghi chép sổ sách kế toán còn mang tính thủ công, tạo khối lượng công việc dồn vào thời điểm cuối tháng; chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất để quản lý số lượng mặt hàng ngày càng mở rộng.

  2. Các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện:

    • Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ: Quy định chặt chẽ thời gian chuyển giao chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho lên phòng kế toán theo định kỳ ngắn hạn (hàng ngày hoặc 2 ngày/lần), gắn trách nhiệm ký nhận trên phiếu giao nhận chứng từ nhằm đảm bảo kế toán cập nhật số liệu kịp thời.
    • Hoàn thiện công tác ghi chép sổ sách kế toán: Tăng cường kiểm tra, đối chiếu định kỳ giữa Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 156 và sổ chi tiết; rà soát loại bỏ các bước ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán chi tiết.
    • Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa: Thiết lập bảng mã số hóa danh mục hàng hóa (mã hóa theo nhóm hàng: dầu ăn, sữa Vinamilk, bánh kẹo, mì; mã hóa theo nhà sản xuất, dung tích, quy cách đóng gói). Việc chuẩn hóa danh điểm hàng hóa giúp thuận tiện cho công tác theo dõi nhập - xuất - tồn, kiểm kê kho và tạo nền tảng cho việc ứng dụng phần mềm kế toán tự động trong tương lai.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực quy trình kế toán tại doanh nghiệp thông qua hệ thống dữ liệu, chính sách và cơ cấu vận hành thực tế:

Thông số / Hạng mục Thực trạng tại Công ty TNHH TM & DV Toàn Tâm
Vốn điều lệ 10.000.000.000 đồng
Mặt hàng kinh doanh Dầu ăn Neptune, Simple; sữa Vinamilk; bánh kẹo, mì các loại
Chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
Phương pháp hạch toán HTK Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156, TK 632)
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán chi tiết Phương pháp thẻ song song
Đặc thù quản lý công nợ Lên lịch theo dõi và thu hồi công nợ định kỳ vào ngày 20 hàng tháng

Đóng góp của khóa luận:

  • Về mặt lý luận: Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về tổ chức kế toán hàng hóa, phân tích rõ ràng ưu nhược điểm của các phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp kế toán chi tiết và các hình thức sổ kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Về mặt thực tiễn: Khóa luận mô tả chi tiết quy trình kế toán hàng hóa thực tế với hệ thống số liệu minh họa năm 2019 theo trình tự logic từ chứng từ đến sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. Tác giả đã đề xuất 3 nhóm giải pháp xuất phát từ chính tồn tại thực tế của doanh nghiệp (luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách, xây dựng danh điểm hàng hóa).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận giới hạn phạm vi khảo sát tại một doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa cụ thể (Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm); phạm vi dữ liệu kế toán tập trung trong năm tài chính 2019. Đề tài chủ yếu phân tích phần hành kế toán tài chính về hàng hóa theo hình thức kế toán Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên, chưa đi sâu vào kế toán quản trị hàng tồn kho hay đánh giá rủi ro tài chính liên quan đến biến động giá thị trường.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết kế quy trình kế toán hàng hóa trên phần mềm kế toán doanh nghiệp tích hợp; nghiên cứu xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí thu mua và quản lý hàng tồn kho tối ưu (mức dự trữ an toàn, điểm đặt hàng lại) cho các doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán: Tham khảo cấu trúc một khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại; cách trình bày lý luận theo Thông tư 133/2016/TT-BTC kết hợp với việc mô tả thực tế luân chuyển chứng từ và hạch toán sổ sách theo hình thức Nhật ký chung.
  • Nhân viên kế toán tại doanh nghiệp thương mại: Tham khảo quy trình tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song, quy trình theo dõi công nợ gối đầu định kỳ của khách hàng và phương pháp xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa cho các danh mục hàng tiêu dùng đa dạng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm đang áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
    Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính, thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

  2. Đặc thù hàng tồn kho của Công ty Toàn Tâm là gì?
    Công ty hoạt động thương mại thuần túy với chức năng phân phối sản phẩm tiêu dùng thiết yếu (dầu ăn Neptune, Simple; sữa Vinamilk; bánh kẹo, mì). Danh mục hàng tồn kho của doanh nghiệp chỉ có hàng hóa mua về để bán (TK 156), không có nguyên vật liệu, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hay thành phẩm sản xuất.

  3. Quy trình quản lý và thu hồi công nợ tại công ty được tổ chức như thế nào?
    Do tính chất kinh doanh thương mại với chính sách cho khách hàng nợ gối đầu, kế toán công nợ quản lý và theo dõi phiếu xuất liên chính theo số thứ tự, thực hiện lên lịch công nợ vào ngày 20 hàng tháng, theo dõi hạn mức nợ của từng khách hàng và lập báo cáo công nợ gửi ban lãnh đạo.

  4. Tác giả đưa ra những đề xuất cụ thể nào nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị?
    Tác giả đề xuất 3 giải pháp chính: hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán; hoàn thiện công tác ghi chép sổ sách kế toán để giảm thiểu trùng lặp; và hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa nhằm chuẩn hóa mã số cho từng nhóm sản phẩm.

  5. Khóa luận trình bày những phương pháp tính giá xuất kho nào theo chuẩn mực kế toán?
    Khóa luận hệ thống hóa 3 phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp tính theo giá đích danh, Phương pháp tính bình quân gia quyền (gồm bình quân cả kỳ dự trữ và bình quân sau mỗi lần nhập), và Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Làn đã hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu đề ra thông qua việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Toàn Tâm với số liệu năm 2019. Bằng việc phân tích các quy trình từ chứng từ, thẻ kho đến Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái, tác giả đã làm rõ thực tế vận hành kế toán hàng hóa của một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng. Các giải pháp đề xuất về luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách và thiết lập danh điểm hàng hóa có tính ứng dụng thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hàng hóa tại doanh nghiệp.