CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1. Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1. Khái niệm, đặc điểm của hàng hóa trong doanh nghiệp nhỏ và vừa 1. Khái niệm hàng hóa Theo Luật giá năm 2013, hàng hóa là tài sản có thể trao đổi, mua bán trên thị trường, có khả năng thỏa mãn nhu cầu của con người, bao gồm các loại động sản và bất động sản.
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Hàng hóa trong kinh doanh thương mại được hình thành chủ yếu do mua ngoài. Ngoài ra hàng hóa còn có thể được hình thành do nhận vốn góp liên doanh, do thu nhập liên doanh, do thu hồi nợ…Trị giá hàng mua vào bao gồm: giá mua, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua hàng hóa.
Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau. Hàng hóa thường xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần phải theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Có thể khẳng định rằng hàng hóa có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Do đó việc tập trung quản lý một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thu, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá cả… là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hóa, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Đặc điểm của hàng hóa Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói cách khác là hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là những hàng hóa vật thể mà doanh nghiệp mua vào để bán và phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau: - Hàng hóa rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tang dẫn đến hàng hóa ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hóa luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật… Sự thay đổi phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng.
Nếu hàng hóa thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hóa được tiêu dùng và ngược lại. - Hàng hóa có đặc tính lý, hóa, sinh học: Mỗi loại hàng hóa có đặc tính lý, hóa, sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hóa trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Trong lưu thông, hàng hóa thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng.
Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hóa mới đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hóa có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, quá trình vận động của hàng hóa cũng là quá trình vận động vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Nghiệp vụ luân chuyển hàng hóa với các quá trình: Mua – nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hóa, bán hàng là nghiệp vụ cơ bản trong doanh nghiệp thương mại. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp 1.
Yêu cầu quản lý Công tác hạch toán hàng hóa đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ mọi khâu từ thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng. Thu mua: Phải giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hóa, đủ khối lượng, đúng chủng loại, chất lượng, đúng tiến độ nhằm đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa phục vụ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bảo quản: Cần quan tâm và tổ chức quản lý tốt tại các kho hàng, bến bãi với các trang thiết bị tốt nhất để tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt hàng hóa. Dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để đảm bảo quá trình kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra bình thường không ngưng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời.
Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa Trong nền kinh tế thị trường thì tổ chức tốt công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng. Để phát huy tốt vai trò đó kế toán hàng hóa cần thực hiện tốt một số nhiệm vụ sau: - Phản ánh, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng để đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa. - Tổ chức bảo quản hàng hóa trong kho cũng như đang đi trên đường vận chuyển nhằm hạn chế những hao hụt, hư hỏng, mất mát của hàng hóa.
- Kiểm kê đánh giá hàng hóa theo chế độ Nhà nước quy định, lập các báo cáo phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình 13 cung cấp, tiêu thụ hàng hóa để tăng cường công tác quản lý hàng hóa một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp. Phân loại hàng hóa trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trong kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng lại có giá cả khác nhau. Phân loại hàng hóa theo nguồn gốc sản xuất thì hàng hóa được chia thành: - Ngành hàng nông sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thuỷ sản Phân loại hàng hóa theo vật tư, thiết bị, công nghệ phẩm tiêu dùng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hoá chất mỏ - Hàng dệt may, bông vải sợi….
Phân loại hàng hóa theo phương thức vận động của hàng hoá: - Hàng hoá chuyển qua kho - Hàng hoá chuyển giao bán thẳng Phân loại hàng hóa theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành: - Hàng hoá ở khâu bán buôn - Hàng hoá ở khâu bán lẻ Việc phân loại và xác định tình hình những hàng nào thuộc hàng hóa của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên mẫu báo cáo kết quả 14 kinh doanh. Vì vậy, việc phân loại hàng hóa là cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp. Phương pháp tính giá hàng hóa 1. Giá thực tế của hàng hóa nhập kho Giá trị của hàng hóa được xác định theo giá gốc.
Việc xác định giá gốc của hàng hóa trong các trường hợp cụ thể khác nhau tùy theo nguồn gốc hình thành, giá gốc của hàng hóa nhập trong kỳ được tính như sau: a. Đối với hàng hóa mua ngoài Giá Giá mua ghi Chi phí Các khoản thuế Các khoản = + + - gốc trên hóa đơn thu mua không hoàn lại giảm trừ - Giá mua ghi trên hóa đơn: Là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể là: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua hàng hóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh toán. - Chi phí thu mua hàng hóa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của bộ phần thu mua, dịch vụ phí,.
- Các khoản thuế không được hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (không khấu trừ). - Các khoản giảm trừ: + Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận. 15 + Giảm giá hàng mua: Là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách. khoản này ghi giảm giá mua hàng hóa.
Đối với hàng hóa do doanh nghiệp tự gia công, chế biến Giá thực tế Giá xuất kho để gia Chi phí gia công, = + nhập kho công, chế biến chế biến c. Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công, chế biến Giá thực Giá xuất kho đem Chi phí vận chuyển Chi phí thuê tế nhập = thuê ngoài gia + bốc xếp đem đi gia + ngoài chế kho công, chế biến công, chế biến biến d. Đối với hàng hóa được biếu tặng Giá nhập kho = Giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường Phân bổ chi phí thu mua hàng hóa Về lý thuyết, toàn bộ chi phí thu mua hàng hóa phải được tính toán phân bổ cho hàng hóa đã bán và hàng tồn kho chưa bán được vào lúc cuối kỳ. Khi doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho bằng phương pháp kê khai thường xuyên thì hàng ngày khi xuất kho hàng hóa để bán kế toán sẽ tính toán và ghi chép vào các tài khoản có liên quan theo chỉ tiêu giá mua hàng hóa.
Đến cuối kỳ trước khi xác định kết quả kinh doanh, kế toán phải phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng đã bán trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn của hàng hóa đã bán và hàng hóa chưa bán cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp nhưng phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.