CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm hoạch định 1. Khái niệm hoạch định Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt mục tiêu (theo Harold Koontz. Hoạch định là quyết định xem trước phải làm gì?làm như thế nào?khi nào làm và ai làm gì đó? Hoạch định là quá trình lao động trí óc liên quan đến tư duy và ý chí con người về tương lai phát triển của tổ chức về những dự định mong muốn của nhà quản trị.
Hoạch định là đối phó sự bất định bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đặt ra (theo R. Boston Houghton mitthin 1998 page 60). Do đó nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể. Tóm lại, hoạch định là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí con người bắt nguồn từ đầu bằng việc xác định mục tiêu, định rõ chiến lược, chính sách, thủ tục, các quy tắc, các kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu.
Hoạch định là một quá trình lao động trí óc đặc biệt. Đó là sự suy nghĩ về tương lai của tổ chức, về những dự định mong muốn của nhà quản trị và cách thức mà họ dự định thực hiện để đạt được mong muốn đó. Hoạch định là một quá trình liên tục gồm một loạt các hoạt động và việc tạo lập mối quan hệ nhip nhàng giữa các hoạt động và quyết định để đạt kết quả mong muốn. Quy trình này liên tục được gọi là tiến trình hoạch định.
Vai trò của hoạch định Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp, có tác dụng là giảm tính bất ổn định của DN, giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức, nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường (MT) để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường. Đồng thời, SVTH: Trịnh Thị Hoài Lớp: K8CQ2B Luan van Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: ThS. Trịnh Đức Duy nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể.
Khi mỗi người trong một tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. Tiếp đó, hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của MT bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của tổ chức. Và một vai trò nữa là hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. Tầm quan trọng của hoạch định Hoạch định nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu.
Từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro. Hoạch định vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ Hoạch định là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp, cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ thực hiện phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức tạo sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên trong tổ chức là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp. Đồng thời, hoạch định là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh(mục tiêu, hoạt động) 1. Nội dung công tác hoạch định 1.Xác định sứ mạng, mục tiêu 1.
Tầm nhìn, sứ mạng Sứ mạng kinh doanh (SMKD) dùng để chỉ mục đích kinh doanh, lý do và ý nghĩa của sự ra đời và tồn tại, thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Sứ mạng kinh doanh có vai trò: - Đảm bảo sự đồng tâm nhất trí về mục đích trong nội bộ của doanh nghiệp - Tạo cơ sở để huy động các nguồn lực của doanh nghiệp - Cung cấp cơ sở/tiêu chuẩn để phân phối các nguồn lực của doanh nghiệp - Hình thành khung cảnh và bầu không khí kinh doanh thuận lợi - Tạo điều kiện để chuyển hóa mục tiêu thành các chiến lược và biện pháp hành động cụ thể SVTH: Trịnh Thị Hoài Lớp: K8CQ2B Luan van Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: ThS. Trịnh Đức Duy SMKD là bản tuyên bố về thái độ và triển vọng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp định hướng đi cho mình. Tiếp đó, sứ mạng kinh doanh còn giải quyết những bất đồng trong doanh nghiệp, vì sứ mạng của doanh nghiệp mọi người đồng lòng xây dựng, làm việc theo mục đích kinh doanh và trách nhiệm của mình.
Mặt khác, SMKD định hướng khách hàng tiêu dùng theo loại sản phẩm với tiêu chí của mình. Đồng thời, sứ mạng kinh doanh tuyên bố chính sách xã hội, sản phẩm sản xuất ra mang tính trách nhiệm bảo vệ môi trường và bảo vệ lợi ích người tiêu dùng. Sứ mạng có thể thay đổi tùy theo sự thay đổi của tổ chức, môi trường và các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức 1. Xác định mục tiêu Mục tiêu là những trạng thái, những cột mốc, những tiêu thức cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được trong khoảng thời gian nhất định.
Mục tiêu được hiểu khái quát nhất là cái “đích” cần đạt tới. Mỗi DNcũng như từng bộ phận của nó đều có mục tiêu của mình. Mục tiêu của DN có thể được xác định cho toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển và cũng có thể chỉ gắn với từng giai đoạn nhất định của nó. Mục tiêu được xác định trên cơ sở sứ mạng, nhiệm vụ và nhằm thực hiện của tổ chức, chuyển hóa tầm nhìn và sứ mạng của doanh nghiệp thành các mục tiêu thực hiện cụ thể, có thể đo lường được Mục tiêu định hướng hoạt động của tổ chức: các chức năng quản trị đều hướng đến thực hiện mục tiêu, nó chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế.
Với lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc lập kế hoạch, nền tảng của hoạch định. Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay toàn bộ tổ chức. Mục tiêu của công tác hoạch định có thể được phân thành những loại như sau: - Theo thời gian người ta chia ra: Mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài + Mục tiêu ngắn hạn (> 1 năm): là những mốc trung gian mà doanh nghiệp phải đạt được hằng năm để đạt các mục tiêu dài hạn. SVTH: Trịnh Thị Hoài Lớp: K8CQ2B Luan van Khóa luận tốt nghiệp 9 GVHD: ThS.
Trịnh Đức Duy + Mục tiêu dài hạn (3-5 năm): là kết quả mà DN phải đạt được trong thời gian dài hạn, mục tiêu dài hạn cần thiết cho quá trình hoạch định chiến lược. Các mục tiêu dài hạn chủ yếu: lợi nhuận, vị thế cạnh tranh, hiệu quả kinh doanh, phát triển đội ngũ nhân sự, quan hệ với nhân viên, khả năng dẫn đầu về công nghệ, trách nhiệm xã hội. Yêu cầu mục tiêu phải mang tính toàn diện, tính thống nhất và logic, đo được và cụ thể, tính định hướng và tính hiệu quả, thành tựu. Xây dựng chiến lược Chiến lược là kế hoạch đồng bộ, toàn diện, chi tiết được hình thành nhằm thực hiện mục tiêu và sứ mạng của tổ chức.
Chiến lược cụ thể hóa thành các kế hoạch chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp để thực hiện nó. Chiến lược không chỉ ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được mục tiêu mà tạo“bộ khung” hướng dẫn tư duy và hoạt động vì chiến lược định ra mục tiêu và giải pháp lớn cơ bản trong thời gian dài (trong một tương lai bất định). Quy trình hoạch định chiến lược: Bước 1: - Nghiên cứu nhân tố MT bên ngoài ( nghiên cứu khách hàng, thị hiếu khách hàng, nghiên cứu MT kinh tế, chính trị pháp luật, tự nhiên,văn hóa xã hội, đối thủ cạnh tranh (ĐTCT), nhà cung ứng.) - Phân tích nội lực bên trong DN (nhân lực, tài chính,sản xuất tác nghiệp,.) Bước 2: Liệt kê điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và thách thức của DN Bước 3: Xây dựng và lựa chọn phương án chiến lược phù hợp với DN Bước 4: Thực hiện phương án chiến lược Một số chiến lược: chiến lược đa dạng hóa, chiến lược xâm nhập thị trường, chiến lược phát triển thị trường,.Xây dựng hoạch định hoạt động 1.Hoạch định chính sách Chính sách là quyết sách cơ bản chỉ dẫn hoạt động, hướng dẫn chung đối với hành động và ra quyết định nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sau khi các kế hoạch đã được thiết lập thì lãnh đạo cần xây dụng chính sách để thực hiện chúng.
SVTH: Trịnh Thị Hoài Lớp: K8CQ2B Luan van Khóa luận tốt nghiệp 10 GVHD: ThS. Trịnh Đức Duy Chính sách được hình thành bởi những nhà quản trị cấp cao trong một thời gian dài, tồn tại ở tất cả các cấp quản trị, trong tất cả các chức năng của quản trị Chính sách phản ánh mục tiêu cơ bản và quy định phương hướng hành động để nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra của tổ chức - Các loại chính sách: + Chính sách cụ thể + Chính sách tổng quát + Phạm vi chính sách 1. Hoạch định thủ tục Các thủ tục là những sự hướng dẫn về hành động phải tuân theo để thực hiện một công việc nào đó. Thủ tục mô tả chuỗi những hành động cần thiết được thực hiện theo một trật tự thời gian trong một tình huống cụ thể.
Ví dụ: thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục xuất nhập kho, thủ tục thanh toán, thủ tục mua hàng,. Để có phương pháp hành động đúng nhà quản trị phải có những chỉ dẫn chuẩn mực đó chính là thủ tục. Thủ tục cung cấp những hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy ra, nó giúp người thực hiện nó biết cách hành động và hành động nhất quán trong mọi tình huống. Khi thực hiện thủ tục nhà quản trị ít được tự do lựa chọn hành động và phương án hành động.