mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tác thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi ích của cả hai bên, trong Luan van 9 đó người mua có được sự thỏa mãn về nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu đáp ứng cho đầu vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng hóa và thu tiền về. Đây là một quá trình phức tạp, đặc biệt được thể hiện trong đàm phán giữa các bên để đi đến thỏa thuận có thể chấp nhận được. Mặt khác, mua hàng phản ánh quan hệ pháp lý giữa người mua và người bán thông qua việc chuyển quyền sở hữu của hàng hóa và được sở hữu về tiền tệ.
Mua hàng được định nghĩa là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp thương mại sau khi xem xét chào hàng, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng (nhà sản xuất kinh doanh hoặc của doanh nghiệp thương mại khác) thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, vận chuyển, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền.2 Sự cần thiết phải xây dựng và triển khai chính sách thu mua và chế biến trong cơ sở sản xuất kinh doanh cà phê 1. Các yếu tố cấu thành của hoạt động thu mua, chế biến Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp: Quá trình mua hàng là quá trình doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh Kết quả là doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp một số tiền tương ứng với giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua về theo giá thỏa thuận. Muốn làm tốt công tác quản trị mua hàng, khai thác tốt nhất cá nguồn hàng phục vụ cho kinh doanh thì trước tiên doanh nghiệp cần nắm bắt và thực hiện tốt các bước trong quy trình mua hàng. Mỗi bước trong quy trình mua hàng đều có một vai trò nhất đinh Luan van 10 Tìm và lựa Xác định nhu chọn nhà cung Thương lượng cầu úng và đặt hàng Không thỏa Thỏa mãn mãn Theo dõi kiểm tra giao nhận Đánh giá kết quả hàng hóa Hình 1.1 Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp 1.Xác định nhu cầu mua hàng Đây là bước công việc đầu tiên của quá trình mua hàng nhằm trả lời câu hỏi mua cái gì? Hay nói cách khác ở bước này nhà quản trị phải xác định nhu cầu mua hàng cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu hàng hóa.
Về số lượng hàng mua vào: Được căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh cũng như kế hoạch dự trữ hàng hóa. Việc xác định nhu cầu được căn cứ vào công thức cân đối lưu chuyển hàng hóa. M + D1 = B+D2 + H ( Nếu có) Trong đó: M: Lượng hàng hóa cần mua ( nhập) vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh. B: Lượng hàng hóa bán ra ( theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh D1: Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp trong đầu kỳ kinh doanh.
D2: Lượng hàng dự trữ cuối kỳ để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh Luan van 11 H: Hao hụt hàng hóa trong kỳ kinh doanh. Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua (nhập) vào trong kỳ như sau: M=B+D2+H-D1 công thức này dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng. Về chất lượng hàng mua vào: Tùy thuộc vào nhu cầu về chất lượng hàng hóa bán ra của doanh nghiệp để xác định chất lượng hàng hóa mua vào theo mục tiêu chất lượng tối ưu.
Điều quan trọng là, chất lượng hàng hóa mua vào có ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ đến chất lượng hàng bán ra. Do đó, để luôn luôn thỏa mãn khách hàng của mình, các cơ sở sản xuất kinh doanh phải thật sự coi trọng chất lượng sản phẩm mua vào. Muốn vậy, cần nhận thức rõ ràng rằng, nhà cung cấp vừa là đối tác kinh doanh vừa là bộ phận quan trọng góp phần thỏa mãn khách hàng của công ty. Về cơ cấu chủng loại hàng mua vào: cũng dựa vào cơ cấu chủng loại hàng hóa bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh để xác định.
Cần xác định rõ cơ cấu chủng loại sản phẩm mua vào một cách phù hợp để đảm bảo đủ cơ cấu chủng loại mà cơ sở muốn phục vụ khách hàng của mình, đồng thời đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty. Tìm và lựa chọn các nhà cung cấp Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, các phương tiện truyền thông càng hiện đại thì việc nắm bắt thông Luan van 12 tin càng trở nên nhanh hơn, chính xác hơn. Việc tìm kiếm các nhà cung cấp của doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp có thể tìm nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua quảng cáo trên vô tuyến truyền hình, đài phát thanh, báo chí., qua hội chợ triển lãm, qua hội nghị khoa học, qua các nhà môi giới, qua các mối quan hệ xã hội.
Sau khi tìm đầy đủ các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lập một danh sách và tiến hành lựa chọn. Khi lựa chọn nhà cung cấp cần phải vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc: “ Không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải xây dựng những tiêu chuẩn phù hợp đối với với việc lựa chọn nhà cung cấp, đồng thời nghiên cứu kỹ và toàn điện các nhà cung cấp tiềm năng trước khi đưa ra quyết định lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn đã xây dựng. Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc: “Nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì tiếp tục mua hàng của họ”.
Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau: - Nhãn hiệu hàng hóa: Có nổi tiếng hay không, đã được khẳng định trên thị trường hay chưa. - Tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lạnh mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài chính. Luan van 13 - Những ưu đãi mà nhà cung cấp có thể dành cho doanh nghiệp – người mua: Ưu đãi về giá, vận chuyển ( Miến phí), thanh toán ( cho hưởng tín dụng hay không). - Uy tín của nhà cung cấp: Uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hóa ( đúng thời hạn, đảm bảo số lượng, chất lượng).
- Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Sau khi tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp trong và ngoài nước, các doanh nghiệp sẽ đi đến quyết định sẽ lựa chọn những nhà cung cấp nào và ai sẽ là nhà cung cấp chính. Thương lượng và đặt hàng Trên cơ sở các nhà cung cấp đã được lựa chọn, các doanh nghiệp tiến hành thương lượng với các nhà cung cấp. Thương lượng là giai đoạn quan trọng của quá trình mua hàng.Trong thương lượng cần quan tâm tới các vấn đề sau: - Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về mẫu mã, chất lượng, các phương Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động - Phương thức thanh toán ( trả bàng tiền mặt hay chuyển khoản, trả ngay hay trả sau.) - Phương thức giao nhận hàng( Giao tại kho người cung ứng hay giao tại kho doanh nghiệp), thời gian giao hàng.
Thương lượng thực chất là đàm phán vì thế để đàm phán thành công thì chúng ta với tư cách là người mua phải giành được sự chủ động với những nhà cung cấp. Luan van 14 Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong thương lượng doanh nghiệp sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đã lựa chọn hoặc lập đơn hàng. Hợp đồng phải đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên mua bán. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật.
Nội dung hợp đồng mua càng cụ thể, chi tiết càng tốt. Nhìn chung, hợp đồng phải thể hiện những nội dung sau: - Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên. - Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hóa. - Đơn giá và phương pháp tính giá.
- Phương thức và điều kiện thanh toán ( thời gian thanh toán, hình thức và phương tiện thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có.) - Doanh nghiệp dùng hợp đồng mua bán đối với những lô hàng lớn, có giá trị cao, những lô hàng thường xên thì doanh nghiệp nên dùng đơn đặt hàng. Còn đối với những lô hàng nhỏ, lẻ thì dùng đơn bán hàng. Tổ chức thực hiện việc giao nhận và kiểm tra theo dõi Tổ chức thực hiện việc giao nhận hàng là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào các cơ sở của doanh nghiệp (Cửa hàng bán lẻ, kho hàng hóa). Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhân hàng hóa và vận chuyển.
Giao nhận hàng hóa là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa nguồn hàng và doanh nghiệp thương mại. Quá trình giao nhậncó thể tại kho của nguồn hàng hoặc cơ sở doanh nghiệp thương mại. Nội dung giao nhận hàng hóa bao gồm tiếp nhân số lượng và chất lượng hàng hóa, làm chứng từ Luan van 15 nhập hàng. Việc vận chuyển hàng hóa do ai chịu trách nhiệm thì tùy thuộc vào điều khoản ký kết trong hợp đồng.
Dù trách nhiệm vận chuyển thuộc về bên nào, cần có phương án vận chuyển hàng hóa tối ưu nhằm đảm bảo tính vẹn toàn về số lượng, tránh những ảnh hưởng không tốt tới chất lượng hàng hóa, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển. Tùy thuộc vào việc thiết lập quan hệ giữa mua và bán giữa doanh nghiệp thương mại với khách hàng và nguồn hàng, mà có 2 phương thức nhập hàng: Nhập hàng qua kho và nhập hàng chuyển thẳng.