CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1. Lý do chọn đề tài Đề tài là một yêu cầu thiết thực trong quản lý của các khách sạn đang hoạt động hiện nay, do nhu cầu ngày càng tăng về số lượng khách du lịch, số lượng dịch vụ phục vụ, sự cạnh tranh thương mại, tiết kiệm chi phí hoạt động và quan trọng hơn là sự hoạt động chính xác và hiệu quả trong quản lý mới là cái quan trọng quyết định sự thành công trong hoạt động kinh doanh của Khách sạn. Là một cách kiểm tra hiệu quả nhất những kiến thức đã học và là một cách tiếp cận với thực tế có hiệu quả nhất. Là dự án thương mại có tiềm năng, nếu phát triển tốt sẽ có nhiều thuận lợi cho các dự án tiếp theo.
Giới thiệu về dự án 1. Giới thiệu sơ lược về Hệ thống thông tin quản lý: HTTT Quản lý trong quản lý Khách sạn được xây dựng nhằm giải quyết nhu cầu về quản lý trong Khách sạn. Hệ thống sẽ giúp các doanh nghiệp xử lý công việc chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, nhân lực, mặt khác còn quảng bá hình ảnh của Khách sạn đến với bạn bè trong và ngoài Tỉnh, trong Nước và Quốc tế. Khả năng tương tác, liên doanh với các Hệ thống Khách sạn khác trong cùng lĩnh vực hoạt động là rất cao.
Hệ thống Thông tin Quản lý sẽ khắc phục được những nhược điểm yếu kém trong quản lý Khách sạn hiện tại, có khả năng nâng cấp và mở rộng nhiều chức năng trong tương lai. Các chức năng của Hệ thống tương lai Chức năng Quản lý Phòng: Quản lý thông tin chi tiết từng phòng trong hệ thống gồm: quản lý trạng thái phòng, loại phòng, kiểu phòng v. Chức năng quản lý các dịch vụ, phục vụ khách như: Dịch vụ giải trí, dịch vụ ăn uống, dịch vụ du lịch. Chức năng Đặt Phòng: Khách hàng có thể đặt một phòng hoặc nhiều phòng ứng với nhiều loại, kiểu phòng khác nhau.
Khách hàng đặt phòng trưc tiếp tại bộ phận tiếp tân hoặc có thể đặt phòng online, điện thoại. Chức năng Quản lý Hóa đơn thanh toán: Chức năng này cho phép quản lý việc thanh toán tiền Phòng và các dịch vụ khác mà khách sử dụng. Nguyễn Hồng Hải – KHMT 2 – K7 2 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ Thông tin Chức năng Thống kê: Thống kê lại tất cả các hoạt động của khách sạn trong ngày, tuần, tháng thống kê thu chi và báo cáo. Chức năng bảo mật, phân quyền sử dụng hệ thống.
Lời cảm ơn Em xin chân thành cám ơn đến thầy cô, cán bộ, công nhân viên của Khoa Công Nghệ Thông Tin, các Khoa, đoàn thể khác của Trường Đại Học Công Nghiệp đã nhiệt tình quan tâm và tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong quá trình em theo học tại Trường. Xin gửi lời cám ơn đến cán bộ, công nhân viên của Khách sạn Tân Kim đã tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình em đến khảo sát và thực tế tại Khách sạn. Xin chân thành cám ơn đến Cô Nguyễn Thị Thanh Huyền(Giáo viên hướng dẫn) đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ trong quá trình em hoàn thành dự án. Nguyễn Hồng Hải – KHMT 2 – K7 3 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ Thông tin CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 2.
Khảo sát, mô tả hiện trạng hệ thống hiện tại 2.Khảo sát, xây dựng mô hình chức năng 2.1 Các vấn đề chung : - Về phía khách có nhu cầu: + Phải trực tiếp đến khách sạn đặt phòng. + Thông tin cập nhật khó khăn. - Về phía Khách sạn: + Quản lý thủ công mất thời gian, nhân lực và kém chính xác.2 Thực trạng hoạt động khách hàng thuê phòng khách sạn - Bộ phận lễ tân của khách sạn sẽ đón tiếp khi khách đến, làm thủ tục và xử lý các thông tin cần thiết khi khách có yêu cầu. - Hoạt động đón tiếp và xếp phòng cho khách: + Đối với khách đã đặt phòng từ trước: Nhân viên lễ tân sẽ tìm kiếmthông tin đặt phòng của khách đã đặt.
+ Khách chưa đặt phòng trước có yêu cầu thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ cung cấp thông tin về các phòng trống hiện có cho khách thông qua việc truy vấn vào kho dữ liệu danh sách phòng. Khách xác nhận thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ lưu thông tin vào cơ sỡ dữ liệu.3 Hoạt động đón tiếp và phục vụ khách - Cơ sỡ dữ liệu sẽ được lưu trên máy chủ. - Mỗi phòng sẽ được trang bị máy tính và mạng internet và những yêu cầu của khách sẽ được cập nhật trực tiếp từ phòng. - Khi khách có yêu cầu trả phòng, lễ tân sẽ tiến hành tổng hợp hóa đơn các chi phí phát sinh của khách trong thời gian lưu trú, đưa ra hóa đơn tổng hợp và tiến hành thanh toán với khách.
- Cuối ngày bộ phận lễ tân sẽ tổng hợp tình hình khách sạn và ý kiến của khách chuyển báo cáo cho ban giám đốc khách sạn.Mô hình quản lý hoạt động của khách sạn 2.Cơ cấu tổ chức của khách sạn Nguyễn Hồng Hải – KHMT 2 – K7 4 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ Thông tin Hội đồng Quản Trị Ban Giám Đốc TP.BỘ PHẬN TIẾP TÂN TP.BỘ PHẬN QUẢN LÝ TP.BỘ PHẬN KINH DOANH NV tiếp tân NV p/v Phòng NV p/v Dịch vụ NV Kế toán NV Kinh doanh 2.Chức năng, quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống: Chức năng các bộ phận trong hệ thống Hội đồng quản trị: là cơ quan quyền lực nhất của khách sạn, gồm các đại biểu do điều lệ khách sạn và các điều khoản pháp lý hiện hành qui định. Giám đốc có trách nhiệm quản lý các bộ phận. Trưởng Phòng các bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ của nhân viên. Bộ phận tiếp tân: Đây là trung tâm vận hành của toàn bộ khách sạn, đầu mối liên hệ khách sạn, là bộ phận tham mưu, trợ giúp cho bộ máy quản lý khách sạn.
Nhân viên tiếp tân có nhiệm vụ: o Đón tiếp khách o Giới thiệu, bán phòng ( buồng) và các dịch vụ khác o Nhận đặt buồng và bố trí buồng o Làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách o Trực tiếp và phối hợp với các nhân viên phục vụ trong thời gian kháchlưu lại tại khách sạn o Tiếp nhận và giải quyết các phàn nàn o Theo dõi, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách o Thanh toán và tiễn khách o Tham gia công tác quảng cáo và tiếp thị của khách sạn Nguyễn Hồng Hải – KHMT 2 – K7 5 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ Thông tin o Các nhiệm vụ khác. Bộ phận Quản lý: Bộ phận quản lý chịu trách nhiệm quản lý nhân viên phục vụ phòng, nhân viên phục vụ các dịch vụ. Nhân viên phục vụ phòng có nhiệm vụ phục vụ giao phòng và nhận phòng. Nhân viên phục vụ dịch vụ sẽ phục vụ các dịch vụ trong khách sạn.
Bộ phận kinh doanh: Bộ phận kinh doanh bao gồm các nhân viên kế toán và nhân viên kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh quản lý trực tiếp nhân viên kế toán và nhân viên kinh doanh về tình hình doanh số, chiến lược kinh doanh của khách sạn… o Nhân viên Kế toán: chịu trách nhiệm về vấn đề kế toán của khách sạn. o Nhân viên kinh doanh: chịu trách nhiệm về vấn đề kinh doanh của khách sạn. Mối quan hệ giữa các Bộ phận: Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý hổ trợ quan trọng nhất cho mọi hoạt động của bộ phận lễ tân.
Bộ phận quản lý phối hợp báo cáo về trạng thái phòng, những vấn đề phát sinh để góp phần năng cao hiệu quả phòng. Bộ phận lễ tân tiếp nhận các yêu cầu của khách sạn về thuê phòng và thuê sử dụng các dịch vụ của khách sạn. Bộ phận lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận quản lý để phục vụ kháchhàng. Mối quan hệ giữa bộ phận kinh doanh với bộ phận lễ tân: Hai bộ phận này phối hợp với nhau bảo quản tiền mặt và các nguồn thu cho khách sạn.
Ngoài ra còn đề ra các chiến lược kinh doanh cho ban giám đốc và hội đồng quản trị.Xác định đối tượng sử dụng hệ thống Nhân viên lễ tân, Nhân viên phục vụ Trưởng Phòng các Bộ phận Giám đốc Hội đồng quản trị Khách hàng. Nguyễn Hồng Hải – KHMT 2 – K7 6 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ Thông tin Đầu vào Đầu ra Thông tin Khách hàng Danh sách Khách hàng Đơn đặt Phòng Hệ thống Website Quản Lý Khách sạn Hóa đơn thanh toán Phiếu thuê Phòng Báo cáo doanh thu Phiếu sử dụng dịch vụ ……………………. Hình 1:Phạm vi Hệ thống 2.Kế hoạch khởi tạo dự án Mô tả phạm vi hệ thống Người lập: Nguyễn Hồng Hải Website quản lý Khách sạn Ngày lập: 26/01/2016 Thông tin tổng quan: Tên dự án: Xây dựng Website quản lý Khách sạn. Đơn vị tài trợ: Khách sạn Tân Kim Quản lý Dự án:Nguyễn Hồng Hải Phát biểu vấn đề: Nhằm đáp ứng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cho các hoạt động kinh doanh và để giảm bớt thời gian tìm kiếm, thống kê, theo dõi hoạt động của Khách sạn trong việc quản lý.
Website “Quản lý Khách sạn” ra đời nhằm đáp ứng vấn đề trên. Mục tiêu: - Giúp Khách sạn quản lý được trạng thái Phòng thuê. - Cập nhật, thêm, xóa, sửa, tra cứu các thông tin về Khách hàng. - Quản lý được các dịch vụ của Khách sạn và các Khách hàng sử dụng dịch vụ.
- Thống kê, báo cáo, in ấn các hoạt động theo tuần, tháng/năm. - Giúp Khách hàng ở xa có thể đặt Phòng thông qua email. Mô tả: - Khách hàng phải cung cấp thông tin cho Bộ phận tiếp tân của Khách sạn khi đăng ký thuê Phòng như: Họ tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân…. và bộ phận tiếp tân sẽ nhập, lưu trữ các thông tin trên.
Nguyễn Hồng Hải – KHMT 2 – K7 7 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ Thông tin - Bộ phận tiếp tân sẽ cho Khách hàng thông tin về Phòng và các dịch vụ của Khách sạn. - Lưu trữ thông tin Khách hàng thuê Phòng, Khách hàng sử dụng dịch vụ. - Lưu trữ thông tin Khách hàng đặt Phòng trước.