Hệ Thống Quản Lý Học Vụ Của Trường Đại Học Tài Chính - Marketing

Hệ thống quản lý học vụ tại trường Đại học Tài chính - Marketing (UFM) là một nền tảng công nghệ… 66 trang · Trường Đại Học Tài Chính - Marketing · 2022.

• Tác giả: Lê Đình Nhật
• Người hướng dẫn: Phạm Thủy Tú
• Trường học: Trường Đại Học Tài Chính - Marketing
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Hệ Thống Quản Lý Học Vụ Của Trường Đại Học
• Loại tài liệu: Đồ Án
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC
• 1.1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động của hệ thống quản lý học vụ của trường đại học
• 1.2. Mô tả hoạt động bài toán
• 1.3. Cơ cấu tổ chức của hệ thống
• 1.4. Quy trình xử lý nghiệp vụ của hệ thống
• 1.5. Mục tiêu của đề tài
• 1.5.1. Mục tiêu tổng quát
• 1.5.2. Mục tiêu cụ thể
• 1.6. Phạm vi đề tài
• 1.7. Thiết kế kế hoạch triển khai thực hiện đề tài
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Tổng quan một số nghiên cứu trước
• 2.2. Các báo cáo trước
• 2.3. Điểm mới của đề tài
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC
• 3.1. Khảo sát hiện trạng
• 3.2. Yêu cầu về phần mềm quản lý học vụ của trường
• 3.3. Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ
• 3.3.1. Use Case mô hình
• 3.3.2. Quản lý cấu hình
• 3.3.3. Báo cáo cấu hình xuất
• 3.3.4. Chỉnh sửa thông tin sinh viên
• 3.3.5. Xem điểm sinh viên
• 3.3.6. Cập nhật điểm sinh viên
• 3.3.7. Quản lý tài khoản
• 3.3.8. Xuất bảng điểm sinh viên
• 3.3.9. Cập nhật thông tin nhân viên mới
• 3.3.10. Quản lý đăng ký nhu cầu học
• 3.3.11. Xuất báo cáo lịch học và dạy
• 3.3.12. Xuất báo cáo lịch thi và phòng thi
• 3.3.13. Bộ phận cấp chức năng
• 3.3.14. Mô hình thực thể
• 3.3.15. Xác định ràng buộc
• 3.3.16. Chuyển đổi quan hệ
• 3.3.17. Mô hình quan hệ dữ liệu
• 3.3.18. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức 2
• 3.3.19. Giao diện quản lý học vụ của trường
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
• 4.1. Những kết quả đạt được của đề án
• 4.2. Khó khăn và khuyết điểm trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề án
• 4.3. Hướng phát triển cho các nghiên cứu sau
• PHỤ LỤC
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan hệ thống quản lý học vụ Đại học Tài chính Marketing

Hệ thống quản lý học vụ tại trường Đại học Tài chính - Marketing (UFM) là một nền tảng công nghệ thông tin tích hợp, đóng vai trò xương sống trong hoạt động đào tạo và hành chính. Hệ thống này được thiết kế để số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình liên quan đến học vụ, từ lúc sinh viên nhập học cho đến khi tốt nghiệp. Mục tiêu cốt lõi của hệ thống thông tin sinh viên là tạo ra một môi trường quản lý tập trung, minh bạch và hiệu quả, thay thế cho các phương pháp thủ công truyền thống. Dựa trên đề án "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin" của sinh viên khoa Công nghệ Thông tin, hệ thống bao gồm các phân hệ chính như quản lý sinh viên, quản lý giảng viên, quản lý chương trình đào tạo, và quản lý đăng ký học phần. Cổng thông tin sinh viên UFM là giao diện chính, cho phép người dùng truy cập vào các chức năng thiết yếu như đăng ký học phần UFM, xem điểm UFM, và tra cứu lịch học UFM. Việc triển khai một hệ thống quản lý học vụ tại trường Đại học Tài chính - Marketing không chỉ giúp giảm tải công việc hành chính cho phòng quản lý đào tạo mà còn nâng cao trải nghiệm học tập của sinh viên. Sinh viên có thể chủ động trong việc lập kế hoạch học tập, theo dõi tiến độ và tương tác với nhà trường một cách nhanh chóng. Toàn bộ dữ liệu về tín chỉ học tập, điểm số, và thông tin cá nhân được lưu trữ an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ để hiện đại hóa giáo dục đại học.

1.1. Vai trò của cổng thông tin sinh viên UFM trong đào tạo

Cổng thông tin sinh viên UFM hoạt động như một trung tâm giao tiếp và tương tác kỹ thuật số giữa nhà trường và sinh viên. Đây không chỉ là nơi cung cấp thông tin mà còn là công cụ để sinh viên thực hiện các nghiệp vụ học tập quan trọng. Vai trò chính của cổng thông tin bao gồm việc cung cấp quyền truy cập vào tài khoản cá nhân, nơi sinh viên có thể cập nhật thông tin, xem thông báo từ nhà trường, và thực hiện các giao dịch học vụ. Thông qua cổng thông tin, việc tra cứu kết quả học tập trở nên tức thì, giúp sinh viên nắm bắt được tình hình học tập của mình sau mỗi kỳ thi. Hơn nữa, đây là kênh chính thức để nhà trường triển khai các đợt đăng ký học phần UFM, cho phép sinh viên lựa chọn môn học và xây dựng thời khóa biểu cá nhân một cách linh hoạt theo chương trình đào tạo UFM.

1.2. Các chức năng cốt lõi của hệ thống thông tin sinh viên

Một hệ thống thông tin sinh viên hiệu quả được cấu thành từ nhiều module chức năng liên kết chặt chẽ với nhau. Theo đề án nghiên cứu, các chức năng cốt lõi bao gồm: Quản lý hồ sơ sinh viên (lưu trữ thông tin cá nhân, quá trình học tập); Quản lý chương trình đào tạo (định nghĩa các môn học, số tín chỉ học tập bắt buộc); Quản lý đăng ký học phần (xử lý yêu cầu đăng ký, kiểm tra điều kiện tiên quyết); Quản lý điểm số (nhập điểm, tính điểm trung bình, xuất bảng điểm); và Quản lý tài chính (thông báo học phí UFM, theo dõi thanh toán). Mỗi chức năng được thiết kế để tự động hóa một quy trình cụ thể, giảm thiểu sai sót do con người và tăng cường hiệu quả vận hành cho toàn bộ trường.

1.3. Cấu trúc tổ chức và quy trình nghiệp vụ theo đề án

Đề án "Hệ thống quản lý học vụ của trường đại học" đã mô tả một cấu trúc tổ chức rõ ràng với Ban giám hiệu, Phòng đào tạo, sinh viên và giảng viên là các tác nhân chính. Quy trình nghiệp vụ bắt đầu từ việc Ban giám hiệu xây dựng khung chương trình đào tạo UFM. Phòng quản lý đào tạo tiếp nhận, phân công giảng viên, xếp lịch học và phòng học. Sinh viên thực hiện sinh viên UFM đăng nhập để đăng ký môn học. Giảng viên giảng dạy theo thời khóa biểu và chấm điểm. Cuối cùng, Phòng đào tạo nhập điểm, tính toán và in bảng điểm. Quy trình này cho thấy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, và hệ thống thông tin đóng vai trò là công cụ trung gian để kết nối và luân chuyển dữ liệu một cách chính xác.

II. Thách thức trong quản lý học vụ và sự cần thiết của hệ thống UFM

Trước khi có một hệ thống quản lý học vụ hiện đại, các trường đại học, bao gồm cả Đại học Tài chính - Marketing, phải đối mặt với nhiều thách thức trong công tác quản lý thủ công. Việc xử lý hàng ngàn hồ sơ sinh viên, lịch học, và điểm số bằng giấy tờ hoặc các công cụ rời rạc như Excel dẫn đến tốn kém thời gian, nguồn lực và dễ phát sinh sai sót. Một trong những khó khăn lớn nhất là quy trình đăng ký học phần UFM, khi sinh viên phải xếp hàng hoặc đăng ký qua các biểu mẫu phức tạp, gây ra tình trạng quá tải và không công bằng. Việc tra cứu kết quả học tập cũng mất nhiều thời gian, sinh viên phải chờ đợi bảng điểm được in và niêm yết công khai. Những bất cập này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của phòng quản lý đào tạo mà còn tác động tiêu cực đến trải nghiệm của sinh viên. Sự ra đời của hệ thống quản lý học vụ tại trường Đại học Tài chính - Marketing là một giải pháp tất yếu. Hệ thống giúp giải quyết triệt để các vấn đề trên bằng cách tự động hóa quy trình, cung cấp dữ liệu tức thì và tạo ra một kênh tương tác liền mạch. Nền tảng này đảm bảo tính chính xác, bảo mật và nhất quán của dữ liệu, từ thông tin tài khoản sinh viên UFM đến bảng điểm cuối kỳ, đặt nền móng cho một môi trường giáo dục chuyên nghiệp và hiện đại.

2.1. Khó khăn trong việc đăng ký học phần UFM thủ công

Quy trình đăng ký học phần UFM theo phương pháp thủ công là một trong những điểm nghẽn lớn nhất. Sinh viên thường phải đối mặt với tình trạng quá tải hệ thống, thông tin lớp học không được cập nhật kịp thời, dẫn đến việc không thể đăng ký được môn học mong muốn. Việc kiểm tra các điều kiện tiên quyết của môn học cũng được thực hiện một cách thủ công, dễ gây ra nhầm lẫn. Điều này không chỉ gây căng thẳng cho sinh viên mà còn tạo ra khối lượng công việc khổng lồ cho các nhân viên phòng quản lý đào tạo trong việc tổng hợp và xử lý đơn đăng ký. Một hệ thống tự động sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách kiểm tra điều kiện ngay lập tức và quản lý số lượng sinh viên trong mỗi lớp học một cách chính xác.

2.2. Vấn đề trong tra cứu kết quả học tập và quản lý điểm

Việc quản lý và tra cứu kết quả học tập bằng phương pháp truyền thống tồn tại nhiều rủi ro. Dữ liệu điểm số có thể bị thất lạc, nhập sai, hoặc tính toán nhầm điểm trung bình. Sinh viên muốn xem điểm UFM phải chờ đợi thông báo chính thức, gây ra sự bị động và lo lắng. Quá trình phúc khảo điểm cũng phức tạp và tốn nhiều thời gian. Hệ thống quản lý học vụ số hóa giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách cho phép giảng viên nhập điểm trực tiếp lên hệ thống, điểm số được tính toán tự động và sinh viên có thể truy cập kết quả ngay khi được công bố, đảm bảo tính minh bạch và kịp thời.

2.3. Yêu cầu về một phần mềm quản lý học vụ chuyên nghiệp

Từ những thực trạng trên, đề án nghiên cứu nhấn mạnh yêu cầu cấp thiết về một phần mềm quản lý học vụ chuyên nghiệp. Phần mềm này phải đáp ứng các tiêu chí: quản lý tập trung dữ liệu sinh viên và giảng viên; hỗ trợ đăng ký môn học trực tuyến; cho phép tra cứu thông tin nhanh chóng (lịch học, lịch thi, điểm số, học phí); đảm bảo tính bảo mật và phân quyền truy cập rõ ràng. Một hệ thống thông tin sinh viên toàn diện không chỉ là công cụ quản lý mà còn là nền tảng hỗ trợ sinh viên UFM trong suốt quá trình học tập, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo chung của nhà trường.

III. Hướng dẫn sinh viên UFM sử dụng hệ thống quản lý học vụ hiệu quả

Để khai thác tối đa lợi ích từ hệ thống quản lý học vụ tại trường Đại học Tài chính - Marketing, sinh viên cần nắm vững các thao tác cơ bản và những chức năng quan trọng. Việc đầu tiên và quan trọng nhất là quản lý tài khoản sinh viên UFM. Mỗi sinh viên được cấp một tài khoản duy nhất để truy cập vào cổng thông tin sinh viên UFM. Việc bảo mật tài khoản này là tối quan trọng. Sau khi đăng nhập thành công, sinh viên có thể truy cập vào một loạt các tính năng được thiết kế để hỗ trợ sinh viên UFM. Một trong những thao tác được sử dụng thường xuyên nhất là xem điểm UFM và kết quả học tập qua các kỳ. Hệ thống cho phép xem chi tiết điểm thành phần, điểm thi cuối kỳ và điểm trung bình tích lũy. Bên cạnh đó, việc tra cứu lịch học UFM và lịch thi là một chức năng không thể thiếu, giúp sinh viên sắp xếp thời gian biểu cá nhân một cách khoa học. Giao diện của hệ thống được thiết kế trực quan, như mô tả trong đề án nghiên cứu, với các mục được phân chia rõ ràng như “Thông tin cá nhân”, “Chương trình đào tạo”, “Đăng ký học phần”, “Thời khóa biểu - Lịch thi”. Việc nắm rõ hướng dẫn sử dụng cổng thông tin sẽ giúp sinh viên tự chủ hơn trong học tập và tránh được những sai sót không đáng có.

3.1. Quy trình sinh viên UFM đăng nhập và bảo mật tài khoản

Quy trình sinh viên UFM đăng nhập vào hệ thống là bước đầu tiên để tiếp cận các dịch vụ học vụ. Sinh viên sử dụng mã số sinh viên làm tên đăng nhập và mật khẩu mặc định do nhà trường cung cấp lần đầu. Ngay sau lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ yêu cầu đổi mật khẩu để tăng cường bảo mật. Sinh viên cần đặt mật khẩu mạnh, kết hợp chữ, số và ký tự đặc biệt, đồng thời không chia sẻ thông tin đăng nhập cho bất kỳ ai. Trong trường hợp quên mật khẩu, hệ thống cung cấp chức năng khôi phục qua email đã đăng ký. Việc bảo vệ tài khoản sinh viên UFM là trách nhiệm cá nhân để tránh các rủi ro về thông tin và đăng ký học phần.

3.2. Cách xem điểm UFM và theo dõi tiến độ học tập chi tiết

Chức năng xem điểm UFM cho phép sinh viên theo dõi kết quả học tập một cách liên tục và minh bạch. Sau khi đăng nhập, sinh viên truy cập vào mục “Xem điểm” hoặc “Kết quả học tập”. Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị bảng điểm chi tiết theo từng học kỳ, bao gồm tên môn học, số tín chỉ, điểm chuyên cần, điểm giữa kỳ, điểm cuối kỳ và điểm tổng kết môn học. Ngoài ra, sinh viên có thể xem điểm trung bình học kỳ và điểm trung bình tích lũy. Tính năng này giúp sinh viên tự đánh giá năng lực, phát hiện các môn học cần cải thiện và có kế hoạch học tập phù hợp cho các kỳ tiếp theo.

3.3. Hướng dẫn xem lịch học UFM và lịch thi cá nhân

Việc xem lịch học UFM và lịch thi được thực hiện qua mục “Thời khóa biểu - Lịch thi”. Hệ thống cung cấp một giao diện xem lịch theo tuần, hiển thị rõ ràng thông tin về tên môn học, thời gian, địa điểm (cơ sở, dãy nhà, phòng học), và tên giảng viên. Khi đến kỳ thi, mục “Xem lịch thi” sẽ được cập nhật với các thông tin chi tiết như ngày thi, giờ thi, phòng thi và số báo danh. Sinh viên nên kiểm tra thường xuyên mục này để nắm bắt kịp thời mọi thay đổi từ phòng quản lý đào tạo và chuẩn bị tốt nhất cho các buổi học và kỳ thi quan trọng.

IV. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý học vụ UFM

Đề án "Hệ thống quản lý học vụ của trường đại học" cung cấp một cái nhìn chi tiết về quá trình phân tích và thiết kế một nền tảng công nghệ hoàn chỉnh. Quá trình này là nền tảng để xây dựng hệ thống quản lý học vụ tại trường Đại học Tài chính - Marketing, đảm bảo hệ thống vận hành một cách logic, hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu nghiệp vụ. Giai đoạn phân tích bắt đầu bằng việc khảo sát hiện trạng, xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng. Từ đó, các nhà phân tích xây dựng các mô hình hóa để biểu diễn hệ thống. Mô hình phân cấp chức năng (BFD) được sử dụng để phân rã các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý. Các sơ đồ Use Case được xây dựng để mô tả sự tương tác giữa người dùng (sinh viên, giảng viên, quản trị viên) và hệ thống. Giai đoạn thiết kế tập trung vào việc cụ thể hóa các mô hình phân tích. Mô hình thực thể kết hợp (ERD) được sử dụng để thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu, xác định các thực thể như 'SinhVien', 'GiaoVien', 'MonHoc' và mối quan hệ giữa chúng. Tiếp theo, mô hình dòng dữ liệu (DFD) được xây dựng để minh họa luồng thông tin di chuyển trong hệ thống, từ đầu vào, qua các bước xử lý, cho đến đầu ra. Toàn bộ quá trình này đảm bảo quản lý đào tạo UFM được thực hiện trên một nền tảng vững chắc và có khả năng mở rộng trong tương lai.

4.1. Mô hình phân cấp chức năng và sơ đồ Use Case chi tiết

Mô hình phân cấp chức năng trong đề án chia hệ thống thành các khối chính: Quản lý sinh viên, Quản lý giảng viên, Quản lý khoa/lớp, Quản lý điểm, và Quản lý môn học/lịch học. Mỗi khối chức năng lớn này lại được chia nhỏ thành các tác vụ cụ thể như 'Thêm sinh viên', 'Sửa điểm', 'Đăng ký môn học'. Đi kèm với đó là các sơ đồ Use Case, ví dụ như Use Case “Quản lý đăng ký lịch học” mô tả các hành động của tác nhân 'Sinh viên' (Xem lịch học, Đăng ký môn, Hủy môn) và 'Người quản lý' (Xếp lịch dạy, Phê duyệt lịch học). Các sơ đồ này giúp làm rõ yêu cầu hệ thống và là cơ sở cho việc thiết kế giao diện và lập trình.

4.2. Thiết kế mô hình thực thể kết hợp ERD và cơ sở dữ liệu

Mô hình thực thể kết hợp (ERD) là bản thiết kế cho trái tim của hệ thống – cơ sở dữ liệu. Theo đề án, các thực thể chính bao gồm SinhVien, GiaoVien, Khoa, BoMon, TTMonHoc, và CTDT (Chương trình đào tạo). Mỗi thực thể có các thuộc tính đặc trưng, ví dụ SinhVien có MaSV, HoTen, NgaySinh. Mối quan hệ giữa các thực thể cũng được xác định rõ, chẳng hạn một 'Khoa' có nhiều 'SinhVien', một 'GiaoVien' có thể dạy nhiều 'TTMonHoc'. Từ mô hình ERD, các bảng dữ liệu vật lý được tạo ra trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL Server, đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu học vụ.

4.3. Xây dựng mô hình dòng dữ liệu DFD các cấp

Mô hình dòng dữ liệu (DFD) được sử dụng để trực quan hóa cách dữ liệu chảy qua hệ thống. Mô hình mức 0 (Context Diagram) cung cấp cái nhìn tổng quan nhất, cho thấy các tác nhân bên ngoài (Sinh viên, Admin, Giáo viên) tương tác với toàn bộ hệ thống. Mô hình mức 1 phân rã hệ thống thành các tiến trình chính như 'Quản lý sinh viên', 'Bổ sung môn học'. Mô hình mức 2 đi vào chi tiết hơn nữa, ví dụ như tiến trình 'Bổ sung lịch học' được phân rã thành 'Thêm yêu cầu', 'Thống kê yêu cầu', 'Triển khai lịch học'. Các DFD này giúp xác định rõ các luồng thông tin cần thiết cho mỗi chức năng, hỗ trợ việc thiết kế xử lý logic cho hệ thống.

V. Kết quả đạt được và hướng phát triển hệ thống học vụ UFM

Việc phân tích và thiết kế thành công hệ thống quản lý học vụ tại trường Đại học Tài chính - Marketing đã mang lại những kết quả đáng kể, được ghi nhận trong đề án nghiên cứu. Kết quả quan trọng nhất là việc xây dựng được một bộ tài liệu thiết kế hệ thống hoàn chỉnh, từ sơ đồ phân cấp chức năng, mô hình ERD, cho đến các DFD chi tiết và thiết kế giao diện mẫu. Bộ tài liệu này là kim chỉ nam vững chắc cho đội ngũ phát triển phần mềm triển khai hệ thống trong thực tế. Hệ thống khi được đưa vào vận hành sẽ giải quyết các khó khăn tồn tại trong công tác quản lý thủ công, giúp quản lý đào tạo UFM trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, quá trình nghiên cứu cũng gặp phải một số khó khăn như thời gian hạn hẹp và kỹ năng sử dụng công cụ thiết kế còn hạn chế. Hướng phát triển trong tương lai cho hệ thống này là rất rộng mở. Có thể tích hợp thêm các module mới như quản lý ký túc xá, quản lý hoạt động ngoại khóa, hoặc ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tư vấn lộ trình học tập cho sinh viên. Việc phát triển ứng dụng di động cho cổng thông tin sinh viên UFM cũng là một hướng đi cần thiết, giúp sinh viên truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi và nâng cao trải nghiệm người dùng.

5.1. Đánh giá kết quả phân tích và thiết kế hệ thống

Kết quả chính của đề án là đã phân tích và chỉ ra được thực trạng, từ đó xây dựng các mô hình hóa cần thiết cho một hệ thống quản lý học vụ. Các mô hình như sơ đồ phân cấp chức năng, ERD và DFD đã thể hiện được một cách logic và khoa học quy trình nghiệp vụ của nhà trường. Các thiết kế giao diện mẫu, dù còn đơn giản, đã minh họa được cách người dùng tương tác với các chức năng chính như đăng nhập, xem thông tin cá nhân, và đăng ký học phần UFM. Đây là một nền tảng vững chắc, chứng minh tính khả thi của việc xây dựng một hệ thống thông tin toàn diện.

5.2. Khó khăn và khuyết điểm trong quá trình nghiên cứu

Báo cáo đề án cũng thẳng thắn nhìn nhận những khó khăn và khuyết điểm. Do hạn chế về thời gian, việc nghiên cứu sâu về các phần mềm chuyên nghiệp còn giới hạn. Các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu được thiết kế còn khá đơn giản. Kỹ năng sử dụng các công cụ như Power Designer để vẽ mô hình chưa thực sự chuyên nghiệp, dẫn đến các mô hình có độ chính xác chưa tuyệt đối. Giao diện người dùng được thiết kế mới chỉ ở mức cơ bản, chưa tập trung nhiều vào trải nghiệm người dùng. Việc nhận diện những khuyết điểm này là rất quan trọng để có những cải tiến trong các giai đoạn phát triển tiếp theo.

5.3. Tiềm năng phát triển trong tương lai cho hệ thống UFM

Hướng phát triển cho hệ thống quản lý học vụ UFM là vô cùng tiềm năng. Trong tương lai, hệ thống có thể được nâng cấp để tích hợp sâu hơn với các nền tảng khác như hệ thống E-learning, thư viện số. Việc áp dụng phân tích dữ liệu lớn (Big Data) trên dữ liệu học tập của sinh viên có thể giúp nhà trường đưa ra các cảnh báo học vụ sớm hoặc gợi ý các môn học phù hợp. Hơn nữa, việc xây dựng một ứng dụng di động (mobile app) chuyên dụng sẽ mang lại sự tiện lợi tối đa, cho phép sinh viên nhận thông báo đẩy về lịch học UFM, lịch thi, và thực hiện các thao tác nhanh chóng ngay trên điện thoại thông minh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Bối cảnh thực tiễn và lý do chọn đề tài

Trong môi trường giáo dục đại học, quy mô sinh viên, giảng viên và cán bộ công nhân viên tập trung đông đảo khiến công tác quản lý và kiểm soát thông tin bằng phương thức thủ công gặp nhiều hạn chế. Việc xử lý khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp đòi hỏi phải ứng dụng các quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ vận hành chính xác, tiện lợi cho việc thống kê, phân bổ công việc và quản lý đào tạo.

Trường Đại học Tài chính - Marketing (UFM) là trường đại học công lập, hoạt động theo điều lệ trường đại học của Việt Nam và đào tạo ở các trình độ cao đẳng, đại học, sau đại học cùng nghiên cứu khoa học. Trong thực tế vận hành tại trường, công tác học vụ bao gồm nhiều khâu liên kết chặt chẽ: tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ sinh viên, hồ sơ cán bộ giảng viên; phân bổ sinh viên và giảng viên về các khoa/bộ môn; tổ chức cho sinh viên đăng ký học phần thuộc chuyên ngành hoặc đăng ký học lại môn chưa đạt (điểm số dưới 5); sắp xếp thời khóa biểu, phân bổ phòng học; tổ chức kỳ thi kết thúc học phần (tối đa 2 lần thi/môn); thu nhận điểm từ giảng viên để tính điểm trung bình học kỳ và xuất bảng điểm. Để hệ thống hóa toàn bộ chu trình nghiệp vụ này, đề tài "Hệ thống quản lý học vụ của trường đại học" được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế mô hình hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý học vụ tại Trường Đại học Tài chính - Marketing.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Văn bản xác định mục tiêu nghiên cứu gồm hai cấp độ:

1. Mục tiêu tổng quát: Xây dựng một hệ thống quản lý học vụ cho Trường Đại học Tài chính - Marketing.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Xây dựng hệ thống quản lý học vụ chi tiết nhằm đơn giản hóa công tác quản lý, tạo cơ sở so sánh giữa phương thức quản lý học vụ thủ công và quản lý bằng hệ thống thông tin tự động hóa.
   • Xây dựng mô hình phân cấp chức năng (BFD - Business Function Diagram) về quản lý học vụ.
   • Xây dựng mô hình thực thể kết hợp (ERD - Entity Relationship Diagram) cho hệ thống quản lý học vụ của trường.
   • Xây dựng mô hình dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) thể hiện chi tiết từng chức năng của hệ thống.
   • Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ và xác định các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.
   • Thiết kế các biểu mẫu (form) giao diện cho hệ thống quản lý học vụ.
   • Lập kế hoạch triển khai thực nghiệm và đề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý học vụ trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin và mạng truyền thông.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình xử lý nghiệp vụ học vụ và các thực thể dữ liệu liên quan tại trường đại học, bao gồm thông tin hồ sơ sinh viên, cán bộ giảng viên, khoa, bộ môn, chương trình đào tạo, môn học, phòng học, lịch học, lịch thi và kết quả điểm thi.
• Phạm vi không gian: Áp dụng tại Trường Đại học Tài chính - Marketing (bao gồm các cơ sở đào tạo của trường, ví dụ cơ sở tại số 2/4 Trần Xuân Soạn, Quận 7 và cơ sở B2/1A đường 385, Phường Tăng Nhơn Phú A, Thành phố Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh).
• Phạm vi nội dung dữ liệu:
  • Lưu trữ thông tin sinh viên (MaSV, HoTen, NgaySinh, Phai, NoiSinh, DiaChi).
  • Lưu trữ thông tin giảng viên (MaGV, HoTen, NgaySinh, DiaChi, ChucDanh, ViTriCT, ChuyenNganh).
  • Quản lý danh mục môn học (MaMH, TenMH, SoTC, SoTietLT, SoTietBT, SoTietTH).
  • Quản lý danh mục phòng học (TenPhong, SucChuaHoc, SucChuaThi, DayNha, CoSo).
  • Quản lý danh mục khoa (MaKhoa, TenKhoa, ViTri) và bộ môn (MaBM, TenBM).
  • Quản lý chương trình đào tạo (Khoa, HocKy, MonHoc, MaKhoa).

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và các mô hình sử dụng

Đề tài áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc (Information System Analysis and Design - PT&TKHTTT) với các công cụ mô hình hóa chuẩn:

• Mô hình phân cấp chức năng (BFD): Sử dụng để nhận diện, phân rã có thứ bậc toàn bộ chức năng nghiệp vụ của hệ thống quản lý học vụ từ cấp tổng quát đến các tác vụ chi tiết.
• Mô hình thực thể kết hợp (ERD): Biểu diễn cấu trúc dữ liệu ở mức quan niệm, xác định các thực thể, thuộc tính và các mối kết hợp giữa các đối tượng quản lý trong trường đại học.
• Mô hình dòng dữ liệu (DFD): Phản ánh tiến trình luân chuyển thông tin, biến đổi dữ liệu giữa các tiến trình, kho lưu trữ và các tác nhân ngoài (Sinh viên, Giảng viên, Quản trị viên/Admin) qua 3 cấp độ: mức 0 (mức ngữ cảnh), mức 1 và mức 2.
• Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model): Chuyển đổi từ mô hình ERD sang hệ thống các bảng quan hệ, xác định khóa chính (Primary Key), khóa ngoại (Foreign Key) và thiết lập các bảng tầm ảnh hưởng cho các ràng buộc toàn vẹn (RBTV).

Phương pháp nghiên cứu và công cụ thực hiện

• Phương pháp khảo sát hiện trạng: Nghiên cứu thực tế các biểu mẫu, quy định đào tạo, quy trình nhập học, đăng ký tín chỉ, xếp lịch giảng dạy, kiểm tra điều kiện học phần (điểm < 5 phải học lại), tổ chức thi kết thúc học phần và tính điểm trung bình tại UFM.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu: Khảo sát các công trình, đồ án nghiên cứu đi trước về hệ thống học vụ để rút ra các yêu cầu chức năng cốt lõi.
• Công cụ và phần mềm hỗ trợ:
  • PowerDesigner: Phần mềm mô hình hóa và thiết kế cấu trúc đồ họa dữ liệu của hệ thống.
  • Microsoft SQL Server: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) dùng để định nghĩa cấu trúc dữ liệu, tạo bảng, thiết lập kiểu dữ liệu và thực thi các ràng buộc toàn vẹn.
  • Microsoft Word (SmartArt): Sử dụng để soạn thảo, vẽ sơ đồ phân cấp chức năng và minh họa giao diện hệ thống.
  • Hệ thống tham chiếu trực quan: Website quản lý học vụ thực tế của UFM (https://uis.vn/).

Nguồn dữ liệu và tổng quan nghiên cứu liên quan

Đề tài kế thừa và tổng hợp tư liệu từ 4 công trình nghiên cứu/tiểu luận đi trước:

1. Báo cáo của Hồ Nguyệt Nga với đề tài "Quy trình xử lý học vụ của trường đại học": Tập trung vào mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý thông tin sinh viên, giảng viên, cán bộ và kết quả học tập.
2. Báo cáo của Nguyễn Thương Thanh với đề tài "Hệ thống đăng ký học phần của sinh viên": Đánh giá kết quả và hạn chế trong công tác tổ chức đăng ký tín chỉ.
3. Tiểu luận của Trần Thị Mỹ Ngọc với đề tài "Mô tả hệ thống đăng ký học phần cho học sinh": Thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý đăng ký môn học nhanh chóng, chính xác.
4. Tiểu luận của Trương Nguyễn Hoàng Luân với đề tài "Quản lý hệ thống học vụ của trường đại học": Tập trung xây dựng cơ sở dữ liệu giúp tinh giản việc lưu trữ hóa đơn, giấy tờ và cung cấp dữ liệu quản lý.

---

Thiết kế và mô hình hóa hệ thống

Kiến trúc phân cấp chức năng và mô hình Use Case

Hệ thống quản lý học vụ được phân rã thành 5 nhóm chức năng chính trên sơ đồ BFD:

1. Quản lý sinh viên: Thêm sinh viên, sửa thông tin sinh viên, xóa sinh viên, in danh sách sinh viên.
2. Quản lý giáo viên: Thêm giáo viên, sửa thông tin giáo viên, xóa giáo viên, in danh sách giáo viên.
3. Quản lý khoa, lớp: Thêm khoa/lớp, sửa khoa/lớp, xóa khoa/lớp.
4. Quản lý điểm: Nhập điểm, sửa điểm, tổng kết điểm, in bảng điểm sinh viên.
5. Quản lý môn học, lịch thi và Thống kê: Đăng ký lịch học, đăng ký môn học, hủy đăng ký môn, xuất phiếu đăng ký, in lịch thi và phòng thi.

Hệ thống được chi tiết hóa qua các sơ đồ Use Case theo từng phân hệ:

• Use Case Quản lý cấu hình: Quản trị viên thực hiện xem cấu hình, chỉnh sửa cấu hình (đầu vào: ID cấu hình, Tên cấu hình, Vị trí tệp), xuất báo cáo cấu hình.
• Use Case Quản lý sinh viên: Sinh viên thực hiện đăng ký môn học, xem điểm; Quản trị viên chỉnh sửa thông tin, xóa thông tin và cập nhật điểm của sinh viên.
• Use Case Quản lý tài khoản: Quản trị viên và người dùng thực hiện đăng nhập, đăng ký tài khoản mới, cập nhật thông tin cá nhân, xem danh sách, thêm/sửa/xóa hồ sơ giảng viên và sinh viên, xuất bảng điểm.
• Use Case Quản lý lịch học, đăng ký nhu cầu học: Sinh viên xem lịch học, đăng ký môn học/ngày giờ học, hủy môn, in phiếu đăng ký; Giảng viên xem lịch dạy, đăng ký môn dạy, đăng ký dạy bù; Quản trị viên chỉnh sửa lịch học, phê duyệt lịch học/dạy, xếp lịch dạy và xuất báo cáo.
• Use Case Quản lý phòng thi, lịch thi: Sinh viên xem lịch thi và phòng thi; Giảng viên xem lịch giám sát coi thi; Quản trị viên phân công coi thi, thêm/sửa/xóa lịch thi, thêm/sửa/xóa phòng thi, xuất báo cáo lịch thi và phòng thi.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Hệ thống định nghĩa cấu trúc dữ liệu gồm 7 bảng thực thể chính với các trường thuộc tính và kiểu dữ liệu cụ thể:

Tên bảng	Thuộc tính khóa / Mô tả	Kiểu dữ liệu	Ràng buộc / Ý nghĩa
SinhVien	MaSV HoTen NgaySinh Phai NoiSinh DiaChi	Nvarchar(5) Nvarchar(50) Datetime Nvarchar(6) Nvarchar(50) Nvarchar(50)	Primary Key, Identity Họ và tên sinh viên Ngày sinh Giới tính sinh viên Nơi sinh Địa chỉ cư trú
GiaoVien	MaGV HoTen NgaySinh DiaChi ChucDanh ViTriCT ChuyenNganh	Nvarchar(5) Nvarchar(50) Datetime Nvarchar(50) Nvarchar(50) Nvarchar(50) Nvarchar(50)	Primary Key, Identity Họ và tên giáo viên Ngày sinh Địa chỉ giáo viên Chức danh giảng dạy Vị trí công tác Chuyên ngành giảng dạy
Khoa	MaKhoa TenKhoa ViTri MaSV MaGV MaBM	Nvarchar(5) Nvarchar(50) String Nvarchar(5) Nvarchar(5) Nvarchar(5)	Primary Key, Identity Tên khoa đào tạo Vị trí văn phòng khoa Khóa liên kết Sinh viên Khóa liên kết Giáo viên Khóa liên kết Bộ môn
BoMon	MaBM TenBM	Nvarchar(5) Nvarchar(50)	Primary Key, Identity Tên bộ môn chuyên môn
TTMonHoc	MaMH TenMH SoTC SoTietLT SoTietBT SoTietTH MaBM	Nvarchar(5) Nvarchar(50) Int Int Int Int Nvarchar(5)	Primary Key, Identity Tên môn học Số tín chỉ Số tiết lý thuyết Số tiết bài tập Số tiết thực hành Mã bộ môn quản lý
CTDT	Khoa HocKy MonHoc MaKhoa	Nvarchar(50) Datetime Nvarchar(50) Nvarchar(5)	Khoa phụ trách Học kỳ đào tạo Tên môn học trong khung Mã khoa liên kết
TTPhongHoc	TenPhong SucChuaHoc SucChuaThi DayNha CoSo	Nvarchar(50) Int Int Nvarchar(5) Nvarchar(50)	Tên phòng học/thi Sức chứa sinh viên học Sức chứa sinh viên thi Dãy nhà bố trí Cơ sở trực thuộc trường

Ràng buộc toàn vẹn và bảng tầm ảnh hưởng

Đề tài xác định các ràng buộc toàn vẹn (RBTV) dạng phụ thuộc hàm khóa chính - khóa ngoại giữa các quan hệ dữ liệu:

• RBTV 1 (Quan hệ giữa SinhVien và Khoa qua MaSV):
  • Bảng tầm ảnh hưởng:

Quan hệ	Thêm	Sửa	Xóa
SinhVien	+ [MaSV]	-	+ [MaSV]
Khoa	+	+ [MaSV]	+

• RBTV 2 (Quan hệ giữa GiaoVien và Khoa qua MaGV):
  • Bảng tầm ảnh hưởng:

Quan hệ	Thêm	Sửa	Xóa
SinhVien (GiaoVien)	+ [MaGV]	-	+ [MaGV]
Khoa	+	+ [MaGV]	+

Thiết kế mô hình dòng dữ liệu (DFD)

• DFD mức 0 (Ngữ cảnh): Thể hiện tương tác giữa 3 tác nhân chính (Sinh viên, Admin, Giáo viên) với hệ thống quản lý học vụ:
  • Sinh viên: Gửi yêu cầu đăng ký lịch học, nhận lịch học, lịch thi, tra cứu điểm và nhận phiếu đăng ký.
  • Giáo viên: Đăng ký lịch dạy, đăng ký dạy bù, tra cứu lịch dạy, lịch coi thi; nhận thông tin phòng dạy và nộp bảng điểm.
  • Admin: Cung cấp danh sách phòng học, lịch dạy, lịch gác thi, tiếp nhận điểm, quản lý hồ sơ và xuất các báo cáo.
• DFD mức 1: Phân chia thành các luồng xử lý: Quản lý sinh viên, Bổ sung môn học, Quản lý học vụ (lưu trữ đăng ký môn, tìm kiếm lịch học, thời khóa biểu).
• DFD mức 2: Chi tiết hóa thành 5 tiến trình:
  1. Bổ sung lịch học: Thêm yêu cầu bổ sung lịch học, danh sách lịch học đăng ký nhiều, triển khai lịch học (xử lý môn học lại, cải thiện, học vượt).
  2. Quản lý đăng ký lịch học: Ghi nhận môn học đăng ký, kiểm tra số lượng chỉ tiêu còn nhận, xuất phiếu đăng ký.
  3. Báo cáo và thống kê: Thống kê môn bổ sung, môn hủy, học phí, danh sách sinh viên, lịch thi, lịch dạy bù.
  4. Quản lý lịch học: Tìm kiếm môn học, cập nhật thông tin lịch học, ghi nhận môn đăng ký, hủy học phần.
  5. Quản lý sinh viên và giáo viên: Kiểm tra hồ sơ, xác nhận thông tin và xử lý cấp thẻ sinh viên, thẻ giảng viên.

Thiết kế giao diện hệ thống

Giao diện người dùng được thiết kế mô phỏng dựa trên cấu trúc cổng thông tin đào tạo UFM (uis.vn), bao gồm:

• Giao diện đăng nhập: Hỗ trợ 4 nhóm đối tượng người dùng (Sinh viên, Giảng viên, Nhân viên, Ban lãnh đạo) với trường Tên đăng nhập và Mật mã.
• Giao diện trang chủ cá nhân: Tích hợp thanh công cụ chức năng bên trái (Thông tin cá nhân, Chương trình đào tạo, Đăng ký học phần, Thời khóa biểu - Lịch thi, Xem điểm, Đăng ký in phiếu điểm, Đăng ký thi phụ, Đăng ký đồ án) và khung hiển thị thông báo học vụ bên phải.
• Giao diện thông tin sinh viên & Cập nhật thông tin: Hiển thị chi tiết hồ sơ cá nhân (Mã số SV 2021010227, Họ tên, Ngày sinh 31/10/2002, Lớp 20DTH2, Khóa 20D, Ngành, Cố vấn học tập, Thông tin liên lạc người thân) cùng biểu mẫu cập nhật số điện thoại, email, địa chỉ.
• Giao diện đăng ký học phần: Cho phép chọn chương trình đào tạo (Tin học quản lý 2020), hiển thị danh sách lớp mở và cảnh báo trạng thái "Chưa tới thời gian đăng ký học phần".
• Giao diện Thời khóa biểu - Lịch học & Lịch thi: Bố trí lịch học theo tuần (tên môn học, số tín chỉ, tiết học, phòng học, giảng viên, cơ sở Thủ Đức) và bảng lịch thi chi tiết (môn thi, ngày thi, giờ thi, phòng thi, hình thức thi trực tiếp hoặc trực tuyến qua MS Teams).

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan hệ thống quản lý học vụ của trường đại học

Chương 1 trình bày tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trường đại học, giới thiệu bối cảnh hoạt động đào tạo tại Trường Đại học Tài chính - Marketing và mô tả bài toán quản lý học vụ. Nội dung nêu rõ quy trình nghiệp vụ của 4 bộ phận cấu thành: Ban giám hiệu (tổng hợp thông tin, xây dựng khung chương trình đào tạo, duyệt kế hoạch phòng học); Phòng đào tạo (phân công giảng viên, xếp thời khóa biểu, sắp xếp phòng thi, nhập điểm và tính điểm trung bình); Sinh viên (lựa chọn môn học, đăng ký tín chỉ, thi kết thúc học phần); Giảng viên (nhận phân công giảng dạy, thực hiện lên lớp, chấm thi và gửi điểm). Chương này cũng xác định rõ ràng mục tiêu tổng quát, 7 mục tiêu cụ thể và phạm vi thông tin lưu trữ của đề tài.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 2 tổng thuật 4 báo cáo/tiểu luận nghiên cứu liên quan của các tác giả đi trước (Hồ Nguyệt Nga, Nguyễn Thương Thanh, Trần Thị Mỹ Ngọc, Trương Nguyễn Hoàng Luân) và xác định điểm mới của đề tài (xây dựng cơ sở dữ liệu học vụ hoàn chỉnh, thiết lập ràng buộc toàn vẹn, bổ sung đầy đủ chương trình đào tạo chuyên ngành). Đồng thời, chương giới thiệu các phần mềm công cụ được sử dụng (PowerDesigner, SQL Server, Microsoft Word) và cơ sở lý thuyết về 3 mô hình nòng cốt: Mô hình phân cấp chức năng (BFD), Mô hình thực thể kết hợp (ERD) và Mô hình dòng dữ liệu (DFD với 4 vai trò: phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu hóa).

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ của trường đại học

Chương 3 là trọng tâm của đồ án, bao gồm toàn bộ kết quả phân tích yêu cầu và thiết kế kỹ thuật:

• Khảo sát hiện trạng và định nghĩa 5 nhóm yêu cầu phần mềm.
• Mô tả chi tiết các Use Case chức năng theo từng phân hệ quản lý.
• Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng BFD với 5 phân nhánh nghiệp vụ.
• Thiết kế mô hình dữ liệu quan niệm (ERD) và chuyển đổi sang mô hình dữ liệu quan hệ gồm 7 bảng thực thể (SinhVien, GiaoVien, Khoa, BoMon, TTMonHoc, CTDT, TTPhongHoc).
• Thiết lập 2 ràng buộc toàn vẹn (RBTV1, RBTV2) kèm bảng tầm ảnh hưởng đối với các thao tác Thêm, Sửa, Xóa.
• Xây dựng hệ thống mô hình dòng dữ liệu DFD mức 0, DFD mức 1 và DFD mức 2 (phân rã thành 5 sơ đồ luồng chi tiết).
• Thiết kế 12 màn hình giao diện người dùng mô phỏng toàn bộ chu trình đăng nhập, quản lý hồ sơ, đăng ký môn học, tra cứu thời khóa biểu và xem lịch thi.

Chương 4: Kết quả và hướng phát triển

Chương 4 tổng kết các kết quả đạt được về mặt phân tích nghiệp vụ, mô hình hóa dữ liệu và thiết kế giao diện; tự đánh giá các khó khăn và khuyết điểm trong quá trình thực hiện đồ án (ràng buộc cơ sở dữ liệu còn đơn giản, mô hình thiết kế chưa đạt độ chuẩn xác cao, giao diện còn sơ sài, thời gian và dữ liệu thực nghiệm còn hạn chế); đồng thời đề xuất hướng phát triển tiếp tục hoàn thiện các phân hệ để phục vụ cho các đồ án chuyên ngành và khóa luận tốt nghiệp sau này.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính của đề tài

1. Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Khảo sát và chuẩn hóa toàn bộ chu trình quản lý học vụ tại Trường Đại học Tài chính - Marketing từ khâu tiếp nhận hồ sơ, đăng ký học phần, xếp thời khóa biểu đến tổ chức thi và tổng kết điểm.
2. Xây dựng hoàn chỉnh các mô hình phân tích:
   • Xây dựng sơ đồ BFD với 5 nhóm chức năng và 18 tác vụ cụ thể.
   • Xây dựng mô hình ERD và DFD đầy đủ 3 cấp độ (mức 0, mức 1 và 5 tiến trình phân rã mức 2).
   • Thiết lập cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 7 bảng dữ liệu, chuẩn hóa các trường thuộc tính khóa và kiểu dữ liệu.
   • Định nghĩa 2 ràng buộc toàn vẹn phụ thuộc hàm khóa chính - khóa ngoại kèm bảng tầm ảnh hưởng chi tiết.
3. Thiết kế hệ thống giao diện mô phỏng: Hoàn thiện 12 biểu mẫu giao diện người dùng sát với luồng vận hành thực tế của cổng thông tin đào tạo UFM.

Đóng góp và điểm mới do nhóm tác giả tự nêu

So với các nghiên cứu trước đây vốn chỉ tập trung vào một khía cạnh đơn lẻ (như quy trình xử lý học vụ chung, chỉ khảo sát đăng ký học phần, hoặc chỉ mô tả cơ sở dữ liệu lưu trữ giấy tờ), đề tài này mang lại các điểm mới:

• Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ riêng cho quy trình quản lý học vụ và đăng ký môn học của sinh viên.
• Bổ sung hệ thống các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu cho các thực thể trong trường đại học.
• Đưa vào hệ thống đầy đủ cấu trúc chương trình đào tạo thuộc các chuyên ngành của trường.
• Mở rộng phạm vi quản lý chuyên sâu hơn vào các khâu phân công giảng dạy, lịch coi thi và phòng học theo từng cơ sở đào tạo.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Khó khăn và hạn chế do tác giả thừa nhận

Trong văn bản báo cáo, nhóm tác giả đã chỉ rõ các hạn chế và khuyết điểm tồn tại:

• Ràng buộc dữ liệu: Các ràng buộc toàn vẹn được thiết lập trong cơ sở dữ liệu còn ở mức cơ bản, chưa xây dựng được các ràng buộc phức tạp (như ràng buộc tiên quyết giữa các môn học, giới hạn tín chỉ theo kỳ, kiểm tra trùng lịch tự động).
• Tính thực tiễn của dữ liệu: Các ví dụ và tập dữ liệu đưa vào mô hình còn hạn chế, chủ yếu phục vụ mục đích thử nghiệm đồ án môn học, chưa có tính thực dụng chuyên sâu trong môi trường vận hành thực tế.
• Độ chuẩn xác của mô hình: Kỹ năng sử dụng các công cụ phần mềm thiết kế mô hình hóa trên máy tính chưa thật sự thành thục, dẫn đến độ chuẩn xác của một số biểu đồ chưa cao.
• Thiết kế giao diện: Các biểu mẫu giao diện mới dừng lại ở mức thiết kế mô phỏng, hình thức còn sơ sài và chưa tối ưu về mặt thẩm mỹ.
• Quản lý thời gian thực hiện: Việc phân bổ kế hoạch thực hiện đồ án giữa các phần nội dung và quỹ thời gian chưa thực sự cân đối.

Hướng phát triển tiếp theo

• Tiếp tục nghiên cứu, mở rộng và hoàn thiện đầy đủ các chức năng, phân hệ còn thiếu trong hệ thống quản lý học vụ.
• Nâng cấp độ phức tạp của các ràng buộc toàn vẹn và tối ưu hóa cấu trúc cơ sở dữ liệu để phục vụ cho các đồ án chuyên ngành tiếp theo cũng như khóa luận tốt nghiệp.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo đồ án môn học này là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Hệ thống thông tin quản lý: Cung cấp tài liệu mẫu về phương pháp triển khai một đồ án môn học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh từ bước mô tả bài toán, vẽ Use Case, phân rã BFD, DFD, thiết kế ERD đến lập bảng quan hệ và xây dựng bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn.
• Người thực hiện đề tài về quản lý đào tạo / học vụ trường học: Tham khảo danh mục các thuộc tính dữ liệu cốt lõi cần quản lý đối với sinh viên, giảng viên, môn học, phòng học, khoa, bộ môn và chương trình đào tạo theo mô hình tín chỉ đại học.
• Phần nội dung có giá trị tham khảo cao nhất: Mục thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ (Chương 3.4), bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn (Chương 3.2) và sơ đồ luồng dữ liệu phân rã mức 2 (Chương 3.4) phản ánh rõ ràng các bước thực hành nghiệp vụ PT&TKHTTT.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống quản lý học vụ trong đồ án quản lý những đối tượng thực thể chính nào?

Hệ thống quản lý 7 thực thể chính được thiết kế thành 7 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ: Sinh viên (SinhVien), Giáo viên (GiaoVien), Khoa (Khoa), Bộ môn (BoMon), Thông tin môn học (TTMonHoc), Chi tiết đào tạo (CTDT) và Thông tin phòng học (TTPhongHoc).

2. Quy định về việc học lại và thi kết thúc môn học được mô tả như thế nào trong hệ thống?

Theo mô tả nghiệp vụ của đề tài, sinh viên đăng ký các môn học trong chương trình đào tạo của học kỳ cùng các môn đã học nhưng chưa đạt yêu cầu (điểm dưới 5). Cuối kỳ, sinh viên dự thi môn đã đăng ký; nếu chưa đạt, mỗi sinh viên chỉ được dự thi tối đa 2 lần cho 1 môn học.

3. Nhóm tác giả đã sử dụng những công cụ phần mềm nào để phân tích và thiết kế hệ thống?

Đồ án sử dụng phần mềm PowerDesigner để thiết kế mô hình hóa dữ liệu doanh nghiệp, Microsoft SQL Server để quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ và thiết lập ràng buộc toàn vẹn, cùng Microsoft Word (tính năng SmartArt) để soạn thảo văn bản và vẽ sơ đồ phân cấp chức năng.

4. Ràng buộc toàn vẹn (RBTV) được tác giả thiết lập giữa những bảng nào và kiểm tra thao tác gì?

Đề tài xác định 2 ràng buộc toàn vẹn phụ thuộc hàm khóa chính - khóa ngoại: RBTV1 thiết lập giữa bảng SinhVien và Khoa (qua trường MaSV), RBTV2 thiết lập giữa bảng GiaoVien và Khoa (qua trường MaGV). Cả hai ràng buộc đều được lập bảng tầm ảnh hưởng để kiểm soát tính nhất quán khi thực hiện các thao tác Thêm, Sửa và Xóa trên các bảng liên quan.

5. Mô hình dòng dữ liệu DFD mức 2 của hệ thống gồm những tiến trình chi tiết nào?

DFD mức 2 được phân rã thành 5 tiến trình chức năng cụ thể: Bổ sung lịch học, Báo cáo và thống kê, Quản lý lịch học, Quản lý sinh viên và Quản lý giáo viên / Đăng ký lịch học.

---

Kết luận

Báo cáo đồ án "Hệ thống quản lý học vụ của trường đại học" của nhóm sinh viên Trường Đại học Tài chính - Marketing đã hoàn thành đầy đủ quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp luận truyền thống. Đề tài đã mô hình hóa thành công các nghiệp vụ học vụ phức tạp thông qua sơ đồ Use Case, BFD, DFD 3 cấp độ, lược đồ ERD và cấu trúc 7 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ có ràng buộc toàn vẹn. Mặc dù dữ liệu thử nghiệm và mức độ phức tạp của các ràng buộc còn ở mức cơ bản, công trình cung cấp một khung thiết kế hệ thống rõ ràng, làm tiền đề vững chắc cho việc phát triển các ứng dụng quản lý đào tạo chuyên sâu trong các giai đoạn nghiên cứu tiếp theo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING BÁO CÁO ĐỎ ÁN MÔN HỌC PHAN TICH VA THIET KE HỆ THONG THONG TIN DE TAI: “HE THONG QUAN LY HOC VU CUA TRUONG DAI HOC” GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Phạm Thủy Tú SINH VIÊN THỰC HIỆN : Lê Đình Nhật - 2021010227 Nguyễn Tắn Tài - 2021010274 NHÓM THỰC HIỆN : Nhom 12 MA LOP HOC PHAN : 2121112002804 Ngày 7 tháng 4 năm 2022 BỘ TÀI CHÍNH Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING BAO CAO ĐỎ ÁN MÔN HỌC PHAN TICH VA THIET KE HỆ THONG THONG TIN DE TAI: “HE THONG QUAN LY HOC VU CUA TRUONG DAI HOC” GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Phạm Thủy Tú SINH VIÊN THỰC HIỆN : Lê Đình Nhật - 2021010227 Nguyễn Tắn Tài - 2021010274 NHÓM THỰC HIỆN : Nhom 12 MA LOP HOC PHAN : 2121112002804 Ngày 7 tháng 4 năm 2022 NHAN XET — DANH GIA CUA GIANG VIEN 1 2 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 Ngày 7 thẳng 4 năm 2022 Giảng viên Ï Phạm Thủy Tú NHÂN XEÉT - ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 Ngày 7 thẳng 4 năm 2022 Giang vién 2 LOI CAM ON Lời đầu tiên, nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Phạm Thủy Tủ. 4 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 Trong quá trình học tập và tìm hiểu bộ môn Phân tích và thiết kế hệ thông thông tin, nhom em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn rất tận tình, tâm huyết của cô. Cô đã giúp nhóm em tích lũy thêm nhiều kiến thức đê có cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn trong môn học. Thông qua bài đồ án này, nhóm em xin trình bày lại những gì mà mình đã tìm hiểu về đề tài “ Hệ Thống Quan Ly Hoc Vu Cua Truong Dai Hoc ”.

Tuy nhiên, do thời gian thực hiện có đôi phan han ché va kinh nghiệm còn thiếu sót nên không tránh khỏi những lồi lầm trong lúc làm bài. Chúng em mong sẽ nhận được những nhận xét, ý kiến của quý thầy/cô đề chúng em có thê hoàn thiện mình và làm tốt hơn cho lần sau. Xin kính chúc cô Phạm Thủy Tú cùng tất cả những người đã hỗ trợ và đóng góp ý kiến cho chúng em cùng những người thân của mình lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành đạt. Xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên thực hiện: Lê Đỉnh Nhật Sinh viên thực hiện: Nguyễn Tan Tai DANH MUC TU VIET TAT TT | Twviet tat | Ý nghĩa 1 PT&TKHTT | Information System Analysis and Design T Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 2 ERD Entity Relationship Diagram 3 CTDT Chuong trinh dao tao 4 BFD Business Function Diagram 5 DFD Data flow diagram 6 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH - VIỆT TT | Thuật ngữ Tiếng Anh Ý nghĩa Tiếng Việt 1 Information System Analysis and | Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Design 2 SmartArt Nghệ thuật thông minh Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 DANH MỤC HÌNH Á Hình 1. 1: Cơ cấu tô chức. 1: Giao diện Power Designer. 3: Giao diện SQL SerVer.

Q1 1211 1211011111111 111 0111111 EH KH ky 24 ii. 5: Mô hình th th &ééthop 2 Hình 3. 1: Sơ đồ Use case “Quản lý cấu hình”. 2: Sơ đồ Use case “Quản Ty sith Vien? ooo.

ccc cece HH nhau 31 Hình 3. 3: So dé Use case “Quan lý tai kan” 200. cece ce ccetttseeeeenensseaes 33 Hình 3. 4: So dé Use Case “Quan ly dang ky lich học”.

5: So dé Use case “Quan lý phòng thi, lịch thị”.--cccc c2 ccccscss°2 4] Hình 3. 6: Mô hình phân cấp chức năng.- 22 E221 2121171711111 EEEEx tre 43 Hình 3. 7: Mô hình thực thể kết hợp.---- 2 St St ềExE 12711121111 1E 1E tcr re ray 44 Hình 3. 5 ST TH HH HH1 HH He re 49 Hình 3.

9: Mô hình quan hệ dữ liệu. 10: Mô hình dòng dữ liệu mức Ö. 11: M6 hinh dong dif Hi€u mie 1a. ccc 2115 22121111 tre 31 Hình 3.

12: Mô hình bỗ sung lịch học. 13: M6 hinh bao cdo va thong Ke. cece ccccccececsscsseeseesesesseseesessestessesseees 33 Hình 3. 14: Mô hình Quản lý lịch học.

Q0 222122211221 12 12111122 tre ờu 33 Hình 3. 15: Mô hình Quản lý sinh viên, giáo viên. Q02 nn n2 nhe 34 Hình 3. 16: Giao diện đăng nhập vào hệ thống.-- 2S TH ng errye 35 Hình 3.

17: Khi nhập đầy đủ thông tỉn. 2 SE TH tre 56 Hình 3. 18: Giao diện chính sau khi đăng nhập thành công. 19: Giao diện thông tin sinh viên.

20: Giao diện cập nhật thông tin sinh viên vào hệ thống.- 60 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 Hình 3. 21: Hướng dẫn đăng ký học phầhn. 2 5S 9E EEEE HE 2x tre te 60 Hình 3. 22: Giao diện đăng nhập để đăng ký học phần.

23: Giao diện đăng ký học phần. ST TH Hee 62 Hình 3. 24: Giao diện khi chưa tới thời gian đăng ký. 25: Giao diện xem lịch học của sinh viên.

26: Hướng dẫn xem lịch thỉ cho sinh viên. S2 nhe rrerryt 64 Hình 3. 27: Giao diện xem lịch thi cho sinh viên.- ccc cect cece rsey 64 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 DANH MỤC BÁNG Bảng 3.1: Bảng sinh viên.4: Bảng bộ môn.5: Bảng thông tỉn môn học.6: Bảng chỉ tiết đào tạo.- nnnnnnn nH HH HH Hee 47 Bảng 3.7: Bảng thông tin phòng học.8: Bảng tầm ảnh hưởng RBTYI.9: Bảng tầm ảnh hưởng RBTY2. 00122 H1 11H 11H 1111111011121 k xe, 48 10 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 MỤC LỤC })5 0Ý; (0/88 š tÀ 2/2 VI Nm.

6 DANH MỤC THUAT NGU ANH - VIET. 7 CHUONG 1: TONG QUAN HE THONG QUAN LY HOC VU CUA TRUONG DAI HOC .1Gi iđhi uệ nổ quan vêê ho ad ộgc äh ệhôông quản lý học vụ của trường đại học.1T nể quan vêê đêê tài. - L1 nh nh HT TH TH TH HT TT TH TH TH TH TH TT TH TH TH KH TH HH 15 1.2 Mô tả hoạt động bài toán. cà ch nHHn HH HH HT KH KH KHE ty 16 1.13C aâôut 6h ức đh @hôÔông.

L nh TT HT TH TT TH HH HT Tin HH HH LH 18 1.4 Quy trình x Uy nghi Bv ự äh @hôông. (ST nha HH ket 18 1n nh.2 MIC tAU CU CHE. ccccccccccssesecssssesecsecsecsesseseceesecsessessesceusussesessessussussessssuvsesessessussussnsussssassassnss 19 LB PH n7 n .4 Thiêôt kêô kêô ho gh trì ẩ khai th ghỉ § đêê tài. chHa H11 Hit 20 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYT.1T ổg quanm ộsôô nghiên CỨU tYƯỚCC.-- -: +2: 22112311 2v 3T TT HH KH HT HT TH TT TH Hy Lư 21 2.

sàn TH HH HH Hàn HH TT TH kh TH TT TH TH TT TH HT 21 DBD EVM GC AGS a ố ố ốố .4T nổ quan các phâên mêêm sử dụng. TH Tình TH TH nh nH HH TH TH HH HT TH Tàn TH HH KH HH 22 2.5T ổg quan các mô hình s td ug trong déé tai 2.1 Mô hình phân câôp chức nẵng.- L0 120111 1 H111 1 TH ng KHE 2.2 Mô hình th ath &êôt hợp 2.3 MG hinh dOng ¡ái 0n 6. :IHẠŒẢ3ÂÂ^<^ÃỈi44ẦABH. CHUONG 3: PHAN TICH VA THIET KE HE THONG QUAN LY HOC VU CUA TRUONG DAI HOC cis c cs ses escecsesc ec s secsc nes ecse secse ses es scuese ses esce cecaesecaesecaesesacateaeaces 28 3.1 Kh Q@sat hi Atr can.1 Kh @ Sat VEE HIG trang.2 Yêu câêu vêê phâên mêêm quan ly hoc VU Cia trUOng.2 Phân tch và thiêôt kêêh thệôngc qâôut Gh ức s&h hôông quản lý học vụ của trường dai hoc.1 USe CaSC MO nh ese ố .1 Qu ả lý câôu hình.

SH SH TH TH HT KH TK KT TT Tà KH Tà kh 29 3. 30 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 3.3 Ch rỉh s câôu hình.- LH TH HH TT TH KH TT HH HT HH KHI 30 3.4 Báo cáo câôu hình XUÂÔT. HH TH HH HT HH Tà HH HT Hà TH TT TH kh 30 E00 0i .2 Chỉ nh sï a thông tn sinh viễn.- c c1 11112 11011 111 HT TH KH HH yYk 32 EZ o0 a1" Ả-:.4 Xem điểm sinh viÊn. tt TT HH HH 1111111111111.5 Cập nhật điểm sinh viÊn.- -:- 12121231 1S TY HH HT HT TH TH TH TH HH nàn HT ếp 32 3.3 Quản lý tài khoản.

HH TH TH HH TH TT HT TT TT HT HH ki 32 3.7 Xuâôt bảng điểm sinh viÊn. - ¿- - 2:1 1212323 vn ng Hy KH HH TT TH TH HH HH Hàn rrờ 35 3.8 Gp nh t thdng tn (000000) a. 35 Ea ca ae .10 Thêm nhân viên mới. HH HH TH TH TH KH TH HH KH Hà kh 35 3.

36 E hy ti ni 86. 36 EExEt(@ ni nh .4Qu álýldhh ọ đăng ký nhu câêu hỌc. chKH TH HH HH KH kề 36 E6 Ê( ii sẽ .4 XGa MON Ga GANG Ky.5 XUAGt PHIGGU GANG (va. 39 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 EM nh 6n án a non .13 Xuâôt báo cáo lịch học và dạy.

LH nh TH HH HT TT 40 E100 ái 008 lì 9i 0.1 XeM lich o1 án ae .4 XOa on hố .10 Xuâôt báo cáo lịch thi và phòng thi. ác cà ST TH HH TH Hit 43 3.3S BE phan caGp CHUC NAN.4 Mô hình th th. thà HH 111111111 HH TH HH rệt 44 E0 (Án 000 (1ï s00 00.1 MO t DANE DANE.2 Xác đ nĩm t @ô ràng bu Gtoanv ec @ @ W Gh hôông.3 Chuy nếangl tạiôê quanh i ệh @hôông. nh nh nghe, 49 3.2 Mô hình quanh @i ữi ệ(D pgs Giôê).

QL nh HH HH HH HH kh 50 3.4 Xây d_ ựpg mô hình luôêng dữ liệu mỨC 2.- L1 11 HT TH SH TH HH TH TH Hy 51 EU on‹ nen ^.2 Giao diện quản lý học vụ cỦa trƯỜNng. HH TH HT TT Ho TH HT TH như 56 CHUONG 4: KET QUA VA HUONG PHAT TRIEN.1Nh nữ kêôt qu ải ạđở UOC ä đÔê án. LH HH TH KH TT TT TT Hà KH Tế HT 65 4.1 Các kêôt qu_ liên quan đêôn phân tchh_ #hôông.2 Các kêôt qu liền quan đêônh #hôông.L LH HH nh HH HH HE 66 4.2 Khó khăn và khuyêôt đi ẩn trong quá trình th ghi , nghiên cứ đôê án. cccc sec 66 13 Hệ thông quản lý học vụ của trường đại học Đồ án Nhóm 12 4.1 Khó khăn củ đôê án.