I. Vai trò cốt lõi của hệ thống KSNB tại KBNN Bắc Ninh
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là một quy trình không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ tổ chức nào, đặc biệt là trong lĩnh vực công. Tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) Bắc Ninh, HTKSNB đóng vai trò nền tảng, đảm bảo cho mọi hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy định. Nó không chỉ là công cụ bảo vệ tài sản nhà nước khỏi rủi ro, thất thoát, gian lận mà còn là cơ chế thúc đẩy hiệu quả trong quản lý ngân sách nhà nước. Một hệ thống kiểm soát nội bộ kho bạc nhà nước hữu hiệu giúp ban lãnh đạo quản lý chặt chẽ các hoạt động, từ đó đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý. Theo định nghĩa trong luận văn của Hoàng Công Quang (2020), KSNB là quy trình do ban lãnh đạo và các cá nhân thiết kế, thực hiện để đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ pháp luật. Mục tiêu này càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh KBNN Bắc Ninh quản lý một lượng lớn ngân quỹ và các quỹ tài chính nhà nước. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp ngăn ngừa sai sót mà còn tăng cường trách nhiệm giải trình và minh bạch hoạt động kho bạc, củng cố niềm tin của công chúng.
1.1. Định nghĩa và mục tiêu của kiểm soát nội bộ kho bạc nhà nước
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và thông lệ quốc tế, kiểm soát nội bộ kho bạc nhà nước là toàn bộ chính sách và thủ tục do ban lãnh đạo thiết lập. Mục tiêu chính bao gồm: bảo vệ tài sản quốc gia, đảm bảo độ tin cậy của dữ liệu kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khuyến khích sự tuân thủ quy định tài chính. Trong bối cảnh của KBNN, mục tiêu này được cụ thể hóa thành việc quản lý an toàn tuyệt đối tiền và tài sản, ngăn chặn các hành vi gian lận, sai sót trong quá trình kiểm soát chi, và đảm bảo mọi hoạt động đều đúng với quy định của Bộ Tài chính và pháp luật Nhà nước. Đây là nền tảng để xây dựng một nền tài chính công vững mạnh.
1.2. Tầm quan trọng của mô hình COSO trong kho bạc hiện đại
Báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) năm 1992 và bản cập nhật năm 2013 đã cung cấp một khuôn khổ lý luận toàn diện về KSNB. Mô hình COSO trong kho bạc được cấu thành từ năm yếu tố cốt lõi: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin & Truyền thông, và Giám sát. Mô hình này không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp mà còn đặc biệt phù hợp với các đơn vị công như KBNN. Nó cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để ban lãnh đạo KBNN Bắc Ninh có thể nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro, từ đó xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp và hiệu quả, hướng tới mục tiêu hiện đại hóa KBNN Bắc Ninh.
II. Phân tích thực trạng hạn chế KSNB tại KBNN Bắc Ninh
Qua khảo sát và phân tích tại KBNN Bắc Ninh, hệ thống KSNB đã được xây dựng và vận hành, góp phần quan trọng vào việc quản lý ngân sách. Tuy nhiên, nghiên cứu của Hoàng Công Quang (2020) đã chỉ ra một số hạn chế và thách thức còn tồn tại. Mặc dù ban lãnh đạo nhận thức được tầm quan trọng của KSNB, việc triển khai trên thực tế vẫn còn những bất cập. Các yếu tố như môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro tại KBNN và hoạt động giám sát chưa thực sự phát huy hết hiệu quả. Một số quy trình nghiệp vụ còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót do sự phức tạp hoặc do áp lực công việc. Công tác phòng chống tham nhũng trong KBNN tuy được chú trọng nhưng vẫn cần các cơ chế kiểm soát mạnh mẽ và minh bạch hơn. Việc nhận diện rõ ràng những hạn chế này là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài sản và ngân sách nhà nước được giao phó.
2.1. Hạn chế trong yếu tố môi trường kiểm soát và nhân lực
Môi trường kiểm soát là nền tảng của HTKSNB. Tại KBNN Bắc Ninh, mặc dù có sự cam kết từ lãnh đạo, ý thức tuân thủ của một bộ phận cán bộ đôi khi chưa cao. Chất lượng nguồn nhân lực KBNN là một yếu tố then chốt, nhưng việc đào tạo, cập nhật kiến thức về các quy trình kiểm soát mới chưa được thực hiện một cách đồng bộ và thường xuyên. Điều này dẫn đến việc áp dụng các thủ tục kiểm soát có thể không nhất quán giữa các phòng ban, tạo ra những lỗ hổng tiềm tàng trong hệ thống.
2.2. Bất cập trong quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước
Quy trình kiểm soát chi ngân sách là hoạt động nghiệp vụ trọng tâm. Thực tế cho thấy, quy trình này đôi khi còn mang tính thủ công, phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của cán bộ kiểm soát. Việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chi tiêu đôi lúc còn gặp khó khăn do khối lượng công việc lớn, dẫn đến nguy cơ bỏ sót sai phạm. Hệ thống thông tin quản lý (TABMIS) đã hỗ trợ rất nhiều, nhưng việc đối chiếu, kiểm tra chéo giữa các bộ phận vẫn cần được tăng cường để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
2.3. Thiếu sót trong hoạt động đánh giá rủi ro và giám sát
Công tác đánh giá rủi ro tại KBNN chưa được thực hiện một cách bài bản và định kỳ. Đơn vị chủ yếu xử lý các rủi ro đã phát sinh thay vì chủ động nhận diện và phòng ngừa các nguy cơ tiềm ẩn. Tương tự, hoạt động giám sát thường được thực hiện thông qua các đợt thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, nhưng việc giám sát thường xuyên, liên tục ngay trong quá trình hoạt động lại chưa được chú trọng. Việc thiếu một cơ chế giám sát hiệu quả làm giảm khả năng phát hiện và chấn chỉnh sai sót kịp thời.
III. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát và giám sát
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cần bắt đầu từ nền tảng là môi trường kiểm soát và cơ chế giám sát. Đây là hai yếu tố mang tính định hướng và bao trùm, tác động đến toàn bộ văn hóa và kỷ cương của tổ chức. Một môi trường kiểm soát vững mạnh đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ cấp lãnh đạo cao nhất, thể hiện qua việc ban hành các quy định rõ ràng về đạo đức nghề nghiệp và tính liêm chính. Đồng thời, cần xây dựng một cơ chế trách nhiệm giải trình minh bạch, trong đó vai trò và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận được xác định rõ ràng. Bên cạnh đó, hoạt động giám sát cần được cải tiến theo hướng chủ động và liên tục. Thay vì chỉ dựa vào các cuộc kiểm tra định kỳ, KBNN Bắc Ninh cần tích hợp các hoạt động giám sát thường xuyên vào quy trình nghiệp vụ hàng ngày. Việc này giúp phát hiện sớm các sai lệch và có biện pháp khắc phục kịp thời, trước khi chúng gây ra hậu quả nghiêm trọng. Đây là bước đi quan trọng để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.
3.1. Xây dựng văn hóa liêm chính và nâng cao trách nhiệm giải trình
Giải pháp hàng đầu là xây dựng một văn hóa tổ chức nơi tính liêm chính và đạo đức được đề cao. Ban lãnh đạo cần đi đầu trong việc tuân thủ các quy tắc ứng xử và truyền đạt thông điệp rõ ràng về việc không khoan nhượng với các hành vi gian lận. Cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức, phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí. Việc thiết lập cơ chế trách nhiệm giải trình rõ ràng sẽ giúp mỗi cán bộ nhận thức được vai trò của mình trong HTKSNB, góp phần phòng chống tham nhũng trong KBNN hiệu quả.
3.2. Tăng cường hoạt động giám sát thường xuyên và kiểm toán nội bộ
Hoạt động giám sát cần được thực hiện song song ở hai cấp độ: giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Giám sát thường xuyên là các hoạt động kiểm tra, rà soát được tích hợp ngay trong công việc hàng ngày của các cấp quản lý. Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua hoạt động kiểm toán nội bộ hoặc thanh tra chuyên đề. Việc kết hợp hai hình thức này đảm bảo hệ thống KSNB luôn được đánh giá và cải tiến liên tục, thích ứng với những thay đổi của môi trường hoạt động.
IV. Phương pháp tối ưu hoạt động kiểm soát và đánh giá rủi ro
Sau khi củng cố môi trường kiểm soát và giám sát, việc tập trung vào các yếu tố nghiệp vụ cốt lõi là hoạt động kiểm soát và đánh giá rủi ro. Hoạt động kiểm soát là những hành động cụ thể nhằm thực thi các chính sách của ban lãnh đạo. Tại KBNN Bắc Ninh, cần chuẩn hóa các thủ tục kiểm soát, đặc biệt là trong quy trình kiểm soát chi ngân sách. Điều này bao gồm việc phân chia trách nhiệm rõ ràng, xét duyệt và ủy quyền chặt chẽ, và kiểm tra độc lập các giao dịch. Về quản lý rủi ro kho bạc, cần chuyển từ cách tiếp cận bị động sang chủ động. Thay vì chỉ xử lý sự cố, đơn vị cần xây dựng một quy trình nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro một cách hệ thống. Việc áp dụng các công cụ đánh giá rủi ro tại KBNN sẽ giúp xác định các lĩnh vực có nguy cơ cao và tập trung nguồn lực kiểm soát vào những khu vực đó. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu tổn thất mà còn tối ưu hóa nguồn lực, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.
4.1. Chuẩn hóa các hoạt động kiểm soát theo quy trình nghiệp vụ
Các hoạt động kiểm soát cần được chuẩn hóa và tài liệu hóa một cách rõ ràng. Điều này bao gồm việc xây dựng các quy trình chi tiết cho các nghiệp vụ quan trọng như kiểm soát chi, quản lý tài sản, và báo cáo tài chính. Cần áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, đảm bảo không một cá nhân nào có thể kiểm soát toàn bộ một quy trình từ đầu đến cuối. Ví dụ, người duyệt chi phải khác người thực hiện chi. Các hoạt động đối chiếu, kiểm tra độc lập cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tính chính xác.
4.2. Áp dụng phương pháp quản lý rủi ro kho bạc một cách hệ thống
KBNN Bắc Ninh cần xây dựng một khung quản lý rủi ro kho bạc toàn diện. Quy trình này bắt đầu bằng việc nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn (rủi ro hoạt động, rủi ro tuân thủ, rủi ro tài chính). Sau đó, tiến hành phân tích, đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của từng rủi ro. Dựa trên kết quả đánh giá, ban lãnh đạo sẽ quyết định các biện pháp đối phó phù hợp: chấp nhận, giảm thiểu, chuyển giao hay né tránh rủi ro. Quy trình này cần được rà soát và cập nhật định kỳ.
V. Nâng cao hiệu quả KSNB qua hiện đại hóa và nguồn nhân lực
Các giải pháp về quy trình và chính sách sẽ không thể phát huy tối đa hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ từ công nghệ và con người. Hiện đại hóa KBNN Bắc Ninh là một xu thế tất yếu, đóng vai trò đòn bẩy cho việc củng cố HTKSNB. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hóa các quy trình kiểm soát giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người, tăng tốc độ xử lý và nâng cao khả năng phát hiện các giao dịch bất thường. Hệ thống TABMIS là một minh chứng rõ nét. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ. Yếu tố quyết định sự thành công của HTKSNB chính là con người. Do đó, việc đầu tư vào chất lượng nguồn nhân lực KBNN là nhiệm vụ trọng tâm. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao nhận thức và đạo đức công vụ cho đội ngũ cán bộ là chìa khóa để vận hành một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu, đảm bảo minh bạch hoạt động kho bạc và quản lý ngân sách an toàn, hiệu quả.
5.1. Tận dụng công nghệ trong việc tự động hóa các thủ tục kiểm soát
Việc hiện đại hóa KBNN Bắc Ninh cần tập trung vào việc khai thác tối đa tiềm năng của các hệ thống công nghệ thông tin hiện có như TABMIS. Cần nghiên cứu phát triển các công cụ, phần mềm hỗ trợ tự động hóa các khâu kiểm tra, đối chiếu chứng từ. Ví dụ, hệ thống có thể tự động cảnh báo các khoản chi vượt dự toán hoặc các giao dịch có dấu hiệu bất thường. Điều này giúp giải phóng cán bộ khỏi các công việc thủ công, để họ tập trung vào việc phân tích và xử lý các tình huống phức tạp hơn, đồng thời tăng cường tính chính xác và khách quan của hoạt động kiểm soát.
5.2. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực KBNN qua đào tạo chuyên sâu
Chất lượng con người là yếu tố quyết định. KBNN Bắc Ninh cần xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và thường xuyên cho cán bộ. Nội dung đào tạo không chỉ bao gồm kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ mà còn phải tập trung vào kỹ năng nhận diện rủi ro, tư duy kiểm soát, và các tiêu chuẩn về đạo đức công vụ. Cần có chính sách đãi ngộ và phát triển nghề nghiệp hợp lý để thu hút và giữ chân những cán bộ có năng lực và phẩm chất tốt. Một đội ngũ nhân lực chất lượng cao là tài sản quý giá nhất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
VI. Hướng tới hệ thống KSNB KBNN Bắc Ninh minh bạch hiệu quả
Tóm lại, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại KBNN Bắc Ninh là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự nỗ lực đồng bộ trên nhiều phương diện. Từ việc củng cố môi trường kiểm soát, tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, đến việc đầu tư vào công nghệ và con người. Các giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu của Hoàng Công Quang (2020) đã cung cấp một lộ trình rõ ràng, dựa trên nền tảng lý luận của mô hình COSO trong kho bạc và thực tiễn hoạt động tại đơn vị. Mục tiêu cuối cùng không chỉ là tuân thủ quy định mà là xây dựng một cơ chế quản trị hiện đại, vững mạnh. Một HTKSNB hiệu quả sẽ là công cụ đắc lực giúp KBNN Bắc Ninh thực hiện tốt chức năng quản lý ngân sách nhà nước, tăng cường minh bạch hoạt động kho bạc, và góp phần vào sự phát triển ổn định của nền tài chính địa phương. Đây là cam kết về trách nhiệm giải trình trước Nhà nước và nhân dân, đảm bảo mỗi đồng ngân sách được quản lý và sử dụng một cách an toàn và hiệu quả nhất.
6.1. Tóm lược các giải pháp then chốt để hoàn thiện hệ thống KSNB
Quá trình hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ xoay quanh năm nhóm giải pháp chính: (1) Nâng cao nhận thức và cam kết của lãnh đạo về môi trường kiểm soát; (2) Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro bài bản, có hệ thống; (3) Chuẩn hóa và tự động hóa các hoạt động kiểm soát trọng yếu; (4) Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông minh bạch, kịp thời; (5) Tăng cường hoạt động giám sát thường xuyên và kiểm toán nội bộ. Sự kết hợp hài hòa các giải pháp này sẽ tạo ra một hệ thống KSNB toàn diện và vững chắc.
6.2. Triển vọng tương lai Minh bạch và hiệu quả trong quản lý công
Việc áp dụng thành công các giải pháp cải tiến HTKSNB sẽ mở ra một tương lai tươi sáng cho KBNN Bắc Ninh. Hệ thống sẽ vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro thất thoát, và tăng cường tính minh bạch hoạt động kho bạc. Điều này không chỉ nâng cao uy tín của đơn vị mà còn củng cố niềm tin của người dân và doanh nghiệp vào hệ thống tài chính công. Về lâu dài, một KBNN hoạt động hiệu quả sẽ là nhân tố quan trọng thúc đẩy việc quản lý ngân sách nhà nước một cách bền vững, góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội chung của tỉnh Bắc Ninh.
