Quyền quản trị trong quản lý danh mục dự án CNTT - Luận án của Thorsten Frey, Đại học Kỹ thuật Darmstadt

• Tác giả: Thorsten Frey
• Người hướng dẫn: Giáo sư Peter Buxmann
• Trường học: Technische Universität Darmstadt
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin
• Đề tài: Cơ chế quản trị cho quản lý danh mục dự án công nghệ thông tin
• Loại tài liệu: Luận văn tiến sĩ
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Darmstadt

Tóm tắt

I. Tổng quan về cơ chế quản trị danh mục dự án CNTT

Trong bối cảnh chuyển đổi số, các tổ chức ngày càng phụ thuộc vào công nghệ thông tin. Số lượng dự án CNTT tăng nhanh chóng. Ngân sách đầu tư lại có hạn. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về cơ chế quản trị hiệu quả. Cơ chế quản trị danh mục dự án CNTT (governance arrangements for IT project portfolio management) là tập hợp các quy tắc, quy trình và cơ cấu tổ chức. Chúng đảm bảo việc lựa chọn, ưu tiên và triển khai dự án CNTT phù hợp với chiến lược doanh nghiệp. Nghiên cứu của Thorsten Frey (2013) tại Đại học Công nghệ Darmstadt đã phân tích sâu vấn đề này. Công trình kết hợp phương pháp định tính và định lượng. Mục tiêu là xây dựng mô hình quản trị tối ưu. Lịch sử phát triển hàm CNTT doanh nghiệp cho thấy sự thay đổi lớn. Từ mô hình tập trung với mainframe đến phân tán với PC. Mỗi giai đoạn đòi hỏi cơ chế quản trị khác nhau. Weill và Ross đề xuất khung phân loại gồm nhiều archetype quản trị. Bao gồm mô hình kinh doanh, liên bang, tập trung và song hành. Đặc điểm phân biệt chính là mức độ tập trung hóa và mức độ liên quan giữa nghiệp vụ và CNTT.

1.1. Định nghĩa và vai trò của quản trị CNTT

Quản trị CNTT là hệ thống các quyền và nghĩa vụ liên quan đến quyết định CNTT. Nó xác định ai ra quyết định, quyết định gì và cách thức thực hiện. Theo Weill và Ross (2004), quản trị CNTT bao gồm năm lĩnh vực quyết định chính. Đó là nguyên tắc CNTT, kiến trúc CNTT, cơ sở hạ tầng, nhu cầu ứng dụng và đầu tư CNTT. Vai trò cốt lõi là đảm bảo liên kết giữa chiến lược CNTT và chiến lược kinh doanh. Quản trị CNTT tối ưu hóa giá trị đầu tư. Nó quản lý rủi ro hiệu quả. Nó phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho toàn tổ chức.

1.2. Sự phát triển lịch sử của hàm CNTT doanh nghiệp

Trong giai đoạn đầu, hệ thống mainframe chi phối ngành CNTT. Hàm CNTT tập trung cung cấp dịch vụ tính toán cho toàn công ty. Mô hình tập trung hóa cao độ là phổ biến. Đến thập niên 1980, minicomputer xuất hiện. Sau đó là máy tính cá nhân. Tài nguyên tính toán trở nên phân tán khắp tổ chức. Hàm CNTT phải thích nghi với thực tế mới. Mô hình phi tập trung phát triển mạnh. Điều này tạo ra thách thức lớn về phối hợp và kiểm soát giữa các đơn vị kinh doanh và bộ phận CNTT.

II. Phân tích vấn đề trong quản trị danh mục dự án CNTT

Quản trị danh mục dự án CNTT đối mặt nhiều thách thức phức tạp. Ngân sách đầu tư CNTT thường khan hiếm. Số lượng đề xuất dự án lại vượt xa khả năng tài chính. Điều này tạo ra xung đột giữa các đơn vị kinh doanh. Một vấn đề lớn là thiếu liên kết chiến lược. Nhiều dự án CNTT không phục vụ mục tiêu kinh doanh cốt lõi. Chúng lãng phí nguồn lực quý báu của tổ chức. Kết quả là giá trị tổ chức không được tối đa hóa. Sự phân tán quyền quyết định cũng gây khó khăn nghiêm trọng. Khi nhiều nhóm ra quyết định độc lập, thiếu phối hợp xảy ra. Tình trạng vô chính phủ (anarchy) có thể xuất hiện. Đây là archetype quản trị hiếm khi được chấp nhận chính thức. Ngoài ra, cân bằng giữa tập trung và phân quyền là thách thức thường trực. Mô hình quá tập trung thiếu linh hoạt. Mô hình quá phân tán thiếu kiểm soát. Tìm điểm cân bằng phù hợp là nhiệm vụ quan trọng. Cuối cùng, sự tham gia cân bằng giữa nghiệp vụ và CNTT trong quá trình ra quyết định cần được đảm bảo liên tục.

2.1. Xung đột ưu tiên giữa các đơn vị kinh doanh

Các đơn vị kinh doanh thường có mục tiêu khác nhau. Mỗi đơn vị muốn dự án CNTT của mình được ưu tiên. Ngân sách hạn chế tạo ra cạnh tranh gay gắt. Không có cơ chế quản trị rõ ràng, quyết định ưu tiên trở nên tùy tiện. Dự án có ảnh hưởng chính trị mạnh hơn có thể được chọn. Dự án thực sự giá trị bị bỏ qua. Điều này gây tổn hại lớn đến hiệu quả đầu tư CNTT. Tổ chức mất khả năng tập trung nguồn lực vào sáng kiến chiến lược.

2.2. Thiếu cơ chế phối hợp giữa nghiệp vụ và CNTT

Khoảng cách giữa nghiệp vụ và CNTT là vấn đề kinh điển trong quản trị. Bộ phận CNTT thường không hiểu đầy đủ nhu cầu kinh doanh. Đơn vị kinh doanh thường không đánh giá đúng phức tạp kỹ thuật. Sự thiếu phối hợp dẫn đến dự án không đáp ứng yêu cầu thực tế. Chi phí phát sinh tăng cao. Thời gian triển khai kéo dài. Chất lượng sản phẩm giảm sút rõ rệt. Cơ chế quản trị phải giải quyết hiệu quả khoảng cách liên chức năng này.

III. Giải pháp và phương pháp quản trị danh mục dự án CNTT

Frey (2013) đề xuất phương pháp tiếp cận kết hợp định tính và định lượng. Nghiên cứu bắt đầu từ phỏng vấn chuyên gia. Sau đó xây dựng mô hình toán học. Mục tiêu là hỗ trợ ra quyết định tối ưu cho danh mục dự án. Khung của Weill và Ross cung cấp nền tảng lý thuyết vững chắc. Năm archetype quản trị chính được phân biệt rõ ràng. Bao gồm kinh doanh, liên bang, tập trung, song hành và vô chính phủ. Mỗi archetype có đặc điểm riêng về mức độ tập trung hóa. Phương pháp liên bang (federal archetype) cho phép cân bằng tốt giữa kiểm soát và linh hoạt. Nó kết hợp quyền quyết định tập trung ở cấp doanh nghiệp. Đồng thời cho phép tham gia của các đơn vị kinh doanh. Mô hình song hành (IT duopoly) cũng hiệu quả. Cả CNTT và một nhóm nghiệp vụ cùng ra quyết định. Phân bổ quyền quyết định theo lĩnh vực là thực hành tốt nhất. Không nên áp dụng một archetype duy nhất cho toàn tổ chức. Mô hình định lượng hỗ trợ đánh giá và lựa chọn dự án khách quan hơn.

3.1. Khung phân loại archetype quản trị của Weill và Ross

Weill và Ross (2004) đề xuất sáu archetype quản trị CNTT. Mô hình kinh doanh tập trung quyền quyết định ở ban lãnh đạo cấp cao. Mô hình liên bang kết hợp cấp doanh nghiệp và các đơn vị. Mô hình tập trung giao quyền cho bộ phận CNTT. Mô hình song hành chia sẻ giữa CNTT và đại diện nghiệp vụ. Hai thuộc tính chính phân biệt các archetype. Đó là mức độ tập trung hóa và mức độ liên quan nghiệp vụ-CNTT. Mức độ tập trung hóa xác định cấp bậc ra quyết định. Mức độ liên quan xác định sự tham gia của các bên liên quan.

3.2. Phương pháp mô hình hóa định lượng cho lựa chọn dự án

Phương pháp mô hình hóa định lượng giúp tối ưu hóa lựa chọn dự án CNTT. Các tiêu chí đánh giá được xác định rõ ràng. Trọng số được phân bổ theo mức độ quan trọng. Điểm số dự án được tính toán hệ thống. Mô hình cân nhắc nhiều yếu tố đa chiều. Bao gồm giá trị chiến lược, chi phí triển khai, rủi ro kỹ thuật và khả năng nguồn lực. Kết quả là danh sách dự án được xếp hạng ưu tiên khoa học. Quá trình ra quyết định trở nên khách quan và có cơ sở dữ liệu.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn quản trị danh mục dự án CNTT

Cơ chế quản trị danh mục dự án CNTT là yếu tố then chốt cho thành công tổ chức. Nó quyết định hiệu quả đầu tư CNTT. Nó đảm bảo liên kết chiến lược giữa công nghệ và kinh doanh. Nó tối ưu hóa phân bổ nguồn lực khan hiếm. Nghiên cứu của Frey cung cấp đóng góp quan trọng cho lĩnh vực này. Kết hợp phương pháp định tính và định lượng làm giàu hiểu biết về quản trị CNTT hiện đại. Đồng thời cung cấp công cụ hỗ trợ ra quyết định thực tiễn. Ứng dụng trong thực tế đòi hỏi tùy chỉnh theo bối cảnh. Mỗi tổ chức có đặc điểm riêng biệt. Văn hóa, quy mô và ngành nghề ảnh hưởng đến lựa chọn cơ chế. Quản trị phải thích nghi linh hoạt. Tương lai quản trị CNTT đang chuyển đổi nhanh. Hướng tới mô hình linh hoạt hơn, phản ứng nhanh với thay đổi công nghệ. Các tổ chức nên đánh giá thường xuyên cơ chế quản trị. Điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi của môi trường kinh doanh.

4.1. Bài học từ nghiên cứu học thuật

Nghiên cứu của Frey nhấn mạnh tầm quan trọng của liên kết chiến lược trong quản trị CNTT. Quản trị CNTT không chỉ là vấn đề kỹ thuật thuần túy. Nó là thách thức tổ chức và quản lý cấp cao. Phương pháp kết hợp định tính-định lượng mang lại sức mạnh phân tích vượt trội. Nghiên cứu định tính khám phá chiều sâu vấn đề từ thực tiễn. Mô hình định lượng cung cấp giải pháp cụ thể và đo lường được. Sự kết hợp này tạo ra giá trị học thuật và thực tiễn rất cao.

4.2. Khuyến nghị cho doanh nghiệp thực tiễn

Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng đánh giá hiện trạng quản trị CNTT. Xác định archetype quản trị đang áp dụng. Phân tích khoảng cách so với mô hình lý tưởng. Xây dựng lộ trình cải tiến từng bước. Đầu tư vào năng lực phân tích và đánh giá dự án. Áp dụng mô hình định lượng cho lựa chọn ưu tiên. Đảm bảo minh bạch trong quá trình ra quyết định. Thúc đẩy phối hợp liên chức năng giữa nghiệp vụ và CNTT thường xuyên.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Governance Arrangements for IT Project Portfolio Management Thorsten Frey Governance Arrangements for IT Project Portfolio Management Qualitative Insights and a Quantitative Modeling Approach With a foreword by Prof. Peter Buxmann Thorsten Frey Fachgebiet Wirtschaftsinformatik TU Darmstadt Darmstadt, Germany Dissertation Technische Universität Darmstadt, 2013 D 17 ISBN 978-3-658-05660-5 ISBN 978-3-658-05661-2 (eBook) DOI 10.1007/978-3-658-05661-2 The Deutsche Nationalbibliothek lists this publication in the Deutsche Nationalbibliografie; detailed bibliographic data are available in the Internet at http://dnb. Library of Congress Control Number: 2014936622 Springer Gabler © Springer Fachmedien Wiesbaden 2014 This work is subject to copyright. All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, compu- ter software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed. Exempted from this legal reservation are brief excerpts in connection with reviews or schol- arly analysis or material supplied specifically for the purpose of being entered and executed on a computer system, for exclusive use by the purchaser of the work. Duplication of this publication or parts thereof is permitted only under the provisions of the Copyright Law of the Publisher’s location, in its current version, and permission for use must always be obtained from Springer. Permissions for use may be obtained through RightsLink at the Copyright Clearance Center. Violations are liable to prosecution under the respective Copyright Law. The use of general descriptive names, registered names, trademarks, service marks, etc. in this publication does not imply, even in the absence of a specific statement, that such names are exempt from the relevant protective laws and regulations and therefore free for general use. While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal re- sponsibility for any errors or omissions that may be made. The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein. Printed on acid-free paper Springer Gabler is a brand of Springer DE. Springer DE is part of Springer Science+Business Media.de Foreword Today, innovations are key to survival in many companies. As more and more innovations are IT-enabled, corporate IT departments have to cope with a growing number of IT projects proposed by different organizational units. At the same time, funds for new IT investments are typically very scarce. Thus, procedures and mechanisms for selecting the most valuable projects in alignment with the corporate and the IT strategy are required. In this context, other factors like mandatory projects and the risk at the portfolio level need to be considered as well. For this purpose, the concept of IT project portfolio management has received growing attention in recent years. In the current thesis, Thorsten Frey demonstrates how companies are struggling with the right balance between local autonomy and centralized control in the context of IT project portfolio management. This struggle is reflected in the governance arrangements employed. Thus, the primary research objectives addressed in this dissertation are to describe governance arrangements for IT project portfolio management as they are employed in practice and to identify antecedents for and performance impacts of distinct governance arrangements on the composition of IT project portfolios in different contexts. In order to address these research objectives, Thorsten Frey employs qualitative empirical methods as well as a quantitative analytical approach. The first part of this book contains a comprehensive summary and analysis of theoretical backgrounds for the two covered research disciplines. With regard to IT governance research, relevant terms and concepts from organizational theory are introduced. While previous research on IT governance is only briefly summarized due to the pervasiveness of existing reviews, the state-of-the-art of IT project portfolio management research is analyzed in detail. Based on an extensive review of scientific papers covering IT project portfolio management, Thorsten Frey identifies key concepts of IT project portfolio management research. He especially highlights the emergence of two different streams of research and the beginning merge of these two streams. Based on his structured analysis, he identifies opportunities for future research. Thereby, Thorsten Frey makes a significant contribution to the advancement of this important new research discipline. The second part of this book focusses on the design of governance arrangements for IT project portfolio management. For this purpose, outcomes of a qualitative empirical study are presented. Based on an extensive analysis of governance arrangements in ten case companies, Thorsten Frey identifies major concepts that are combined into a comprehensive framework. This framework explains relationships between different contingency factors and different governance designs for IT project portfolio management. Impacts of distinct governance VI Foreword arrangements on the composition of IT project portfolios are also analyzed. Based on insightful descriptions and citations, Thorsten Frey vividly demonstrates why different governance arrangements for IT project portfolio management exist in practice and how companies cope with the inherent conflict between local autonomy and centralized control. The developed framework provides an important instrument for governance experts in order to evaluate the appropriateness of distinct kinds of governance arrangements in a given context. In the third part of this book, coordination mechanisms for budget allocation and IT project portfolio management are investigated based on a mathematical analytical conception. This general conception allows for an analysis of the impact of various factors influencing the composition of IT project portfolios. In particular, the impact of different governance designs on synergy exploitation is formally analyzed in the current dissertation. This is of high relevance for IT project portfolio management research due to the pervasiveness of different kinds of interdependencies between IT projects. The conception is also of high relevance for practitioners as it can be used in order to analyze the appropriateness of a particular governance arrangement in a given organizational context. Thereby, costly failures of reorganization projects can be avoided. In the final part of the thesis the practical use of the findings and the theoretical frameworks described in the previous parts of the book are discussed. In this context, Thorsten Frey also outlines the steps IT governance experts should take in order to design appropriate governance arrangements for IT project portfolio management. Due to the provisioning of a comprehensive framework for governance arrangements for IT project portfolio management, the presentation of insightful examples from practice and the development of an adaptable analytical approach, this dissertation is of high value for researchers and practitioners alike. Therefore, I hope that this book will find a wide circulation in research and practice. Darmstadt, January 2014 Prof. Peter Buxmann Acknowledgements This thesis has been written during my work as research assistant at the chair of Information Systems | Software Business & Information Management at Darmstadt University of Technology. I am especially grateful to my supervisor Prof. Peter Buxmann, who always greatly supported me and gave me many helpful suggestions. Likewise, I want to thank my second referee Prof. Alexander Benlian for his valuable support. My knowledge concerning IT project portfolio management has significantly broadened during the case study research described in this dissertation. In this context, I want to thank all interview partners who participated in this project. Likewise, I want to thank all other experts consulted during the dissertation project for their openness and the fruitful exchange of ideas. During my time at the department, I had the pleasure to supervise the theses of a large number of excellent students. Like the respective students, I have gained valuable insights during many lively discussions and the joint development of new artifacts and concepts. Unfortunately, I cannot list all their names here, but I particularly want to mention Peter Dietrich, Maximilian Gräf, and Sebastian Weimer. I want to express my special gratefulness to Stefan Harnisch for his valuable feedback with regard to the contents of this dissertation. I also want to thank my friends and colleagues Alexander Schütz, André Loske, Anton Pussep, Christoph Burkard, Helena Wenninger, Henriette Heidbrink, Janina Matz, Jasmin Kaiser, Jin Gerlach, Jochen Strube, Markus Eckrich, Markus Schief, Martin Kowalczyk, Nicole Eling, Patrick Johnscher, Ruth Haiß, Sonja Lehmann, Stefan Harnisch, Sven Schade, Thomas Miklitz, Thomas Widjaja, Tobias Ackermann, and Tobias Draisbach, for their support and the enjoyable and inspiring time at the department. My special thanks go to my wife Tamara and to my family for their encouragement and support during the eventful past six years. Darmstadt, January 2014 Thorsten Frey Contents List of figures XIII List of tables XV List of symbols XVII Acronyms XIX Abstract XXI Zusammenfassung XXIII 1 Introduction 1 1.3 Outline 5 2 IT governance – Structures, processes, and relationships in IT decision- making 7 2.1 Historical developments in corporate IS functions 7 2.2 Centralization and decentralization 10 2.2 Comparison of centralized, decentralized, and federal arrangements 17 2.3 From centralization and decentralization to IT governance 21 2.1 Emergence of the IT governance concept 25 2.3 The IT governance framework of Weill and Ross 27 2.4 Structural, procedural, and relational mechanisms 29 2.5 The difference between governance and management 30 2.5 Business/IT alignment 31 X Contents 3 IT project portfolio management – Evaluating, selecting, and staffing IT projects 35 3.1 Definition of the review scope 37 3.2 Literature analysis and synthesis 45 3.2 Modern portfolio theory 54 3.3 Key characteristics of IT projects 56 3.4 Theoretical backgrounds of IT project portfolio management research 64 3.5 Classification of the identified contributions 66 3.6 Mathematical approaches and decision support systems 68 3.7 Empirical findings and concepts 75 3.8 Convergence of empirical and mathematical contributions 81 3.3 Research agenda and implications for future research 83 4 Governance arrangements for IT project portfolio management – A case study in ten companies 87 4.1 Purpose of the investigation 88 4.3 Data analysis 95 Contents XI 4.1 Fields of activities 96 4.2 Governance arrangements for IT budget allocation 97 4.3 Governance arrangements for IT demand management 101 4.4 Governance arrangements for IT project portfolio selection 108 4.5 Governance arrangements for IT resource management 115 4.6 Integration of findings 151 4.7 Summary and limitations 152 5 The impact of different governance arrangements on IT project portfolio selection outcomes – A quantitative modeling approach and simulation studies 157 5.1 Centralized, decentralized, and federal arrangements for IT project portfolio selection 158 5.2 IT project interdependencies and synergies 160 5.4 Conception and model development 166 5.5 A computational study based on a 2k-factorial simulation design 183 XII Contents 5.3 Discussion and limitations 195 5.6 A visual comparison approach based on a risk/return perspective 198 5.1 Data input and visualization 199 5.2 Problem solving process 201 5.3 Presentation of results 204 5.4 Comparison of centralized and decentralized perspectives 206 5.5 Discussion and limitations 208 5.7 Final discussion 210 6 Practical implications 213 7 Summary and outlook 217 Appendices 223 Appendix A – Contributions identified based on the structured literature search 223 Appendix B – Concept matrix for mathematical approaches 224 Appendix C – Success factor descriptions 228 Appendix D – Propositions for future research 229 Appendix E – Interview guideline 232 Appendix F – Case descriptions 234 Appendix G – Impacts of contingency factors on governance arrangements 244 Appendix H – Theoretical integration of the identified contingency factors 246 Appendix I – Theoretical integration of the identified outcome categories 247 Appendix J – Simulation statistics 248 Bibliography 251 List of figures Figure 1: Outline of the dissertation . 5 Figure 2: Potential advantages of federal IT organizations . 19 Figure 3: Developments in IT governance research . 24 Figure 4: IT governance arrangements according to Weill & Ross . 27 Figure 5: IT governance arrangement matrix . 28 Figure 6: Strategic alignment model . 32 Figure 7: Literature review process . 37 Figure 8: Classification of the literature review approach . 38 Figure 9: Sample characteristics . 45 Figure 10: Overview of relevant terms in the context of multi project management . 47 Figure 11: Framework for project portfolio selection .