Chương 1 QUY TRÌNH XUẤT HÀNG Giới thiệu Việc vận hành bất kỳ mô hình hoạt động nào cũng phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có kho hàng hóa lại càng phải lƣu ý quy trình quản lý kho hàng - cụ thể là quy trình xuất hàng. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn xác, nhanh chóng, an toàn và khoa học. Chƣơng này giới thiệu về những nguyên tắc và quy định cần tuân thủ trong quá trình xuất hàng.
Mục tiêu - Trình bày đƣợc các nguyên tắc xuất hàng - Trình bày đƣợc các quy định trong hoạt động xuất hàng - Liệt kê từng bƣớc của quy trình xuất hàng - Diễn giải cách thức xử lý một số tình huống phát sinh 1. Các nguyên tắc xuất hàng Muốn tối ƣu hóa quy trình xuất kho, có 2 nguyên tắc cần nhớ. Thứ nhất, không có một chiến lƣợc, quy trình hay công nghệ quản lý nào có thể phù hợp với tất cả doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau với các sản phẩm lƣu kho khác nhau. Thứ hai, để cải thiện hiệu quả quản lý hoạt động xuất hàng cần sự kết hợp giữa việc quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ kỹ thuật.
Nhận lệnh xuất hàng Kiểm tra hàng tồn Tổ chức xuất hàng Đóng kiện Xuất hàng Cập nhật thông tin Hình 1.1: Quy trình xuất hàng tổng quát 7 Bƣớc 1: Nhận lệnh xuất hàng Bộ phận kho nhận lệnh xuất hàng từ đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho. Bộ phận yêu cầu phải lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất hàng (nếu xuất vật tƣ, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trƣởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất hàng, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất). Lưu ý: Ban giám đốc hoặc ngƣời có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất hàng của một số loại mặt hàng hoặc vật tƣ lƣu kho nhất định. Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải đƣợc trình lên giám đốc hoặc trƣởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt.
Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt. Bƣớc 2: Kiểm tra tồn kho Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tƣ cần xuất để xác định xem số lƣợng trong kho có đáp ứng đƣợc yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lƣợng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng. Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho sẽ chuyển sang bƣớc tiếp theo.
Bƣớc 3: Tổ chức xuất hàng Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã đƣợc ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, quản lý kho tổ chức xuất hàng theo yêu cầu. Nhặt hàng để chuẩn bị xuất đồng thời tối ƣu hóa hành trình vận chuyển, soạn thảo các chứng từ đi kèm (Phiếu xất, hóa đơn, các thủ tục giấy tờ khác) Bƣớc 4: Đóng kiện Khi vận chuyển, hàng hóa có thể chịu tác động làm cho hàng hóa có thể bị hƣ hỏng do đó việc đóng kiện hàng hóa theo những qui trình và cách thức phù hợp sẽ giúp cho hàng hóa giảm thiểu đƣợc tình trạng này. Bƣớc 5: Xuất hàng Nhân viên kho lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lƣợng và tình trạng thực tế hàng hóa trƣớc khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phƣơng tiện vận tải. Bƣớc 6: Cập nhật thông tin Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lƣợng tồn kho.
Số liệu phải đƣợc thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên. Tuy nhiên, dựa trên quy trình xuất hàng tổng quát có một số nguyên tắc chung cần nắm rõ để đảm bảo công việc quản lý và kiểm soát xuất kho được hiệu quả là: 1. Đồng bộ: Kiểm tra chính xác, kịp thời lô hàng xuất cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng 8 2. Song hành: Sử dụng hiệu quả các trang thiết bị, máy móc xếp dỡ và phƣơng tiện vận chuyển trong kho hàng 3.
Nhịp nhàng: Bố trí, sắp xếp vị trí xuất hàng hợp lý, không để tình trạng dồn ứ hàng xuất 4. Liên tục: Theo dõi thƣờng xuyên 5. Trực thông: Tổ chức vận chuyển hàng cho khách một cách tập trung, chính xác 6. Phân luồng: Thực hiện tác nghiệp nhịp nhàng, liên tục nhƣng vẫn đảm bảo chất tải đều cho lao động, tuân thủ quy định chế độ làm việc.
Ngoài ra, các nhân viên phụ trách hoặc có liên quan đến hoạt động xuất hàng tƣơng ứng với từng vị trí công việc cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc Đối với Thủ kho Khi xuất hàng, thủ kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Chỉ xuất hàng khi có đủ chứng từ pháp lý kèm theo. Chỉ xuất hàng khi có phiếu xuất kho hoặc yêu cầu đƣợc duyệt theo quy định của tổ chức/doanh nghiệp. Xuất theo số lƣợng, chủng loại, danh mục đƣợc duyệt (không đƣợc xuất vƣợt), không đƣợc tẩy xóa phiếu dƣới bất kỳ hình thức nào. Phải ghi đầy đủ vào cột số lƣợng thực xuất và cột mã hàng.
Cuối ngày thủ kho và kế toán kho đối chiếu số liệu thực tế hàng tồn kho với sổ kế toán hàng tồn kho. Đối với Kế toán kho (Kế toán vật tư) Khi xuất hàng, kế toán kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều phải ghi vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho đƣợc lập để theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho của từng loại hàng tại từng kho. Chỉ xuất phiếu xuất kho khi có chứng từ yêu cầu xuất hàng (Phiếu yêu cầu xuất hàng không đƣợc tẩy xóa dƣới hình thức nào) Tính toán, ghi chép vào cột tồn kho trong sổ kế toán Cuối ngày, kế toán kho và thủ kho đối chiếu số liệu thực tế hàng tồn kho với sổ kế toán hàng tồn kho.
Nếu có chênh lệch so với thực tế, kế toán kho thực hiện ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho và sổ kế toán theo chế độ quy định. Đối với nhân viên giao nhận Khi xuất hàng, nhân viên giao nhận phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Phối hợp với các bộ phận khác để tiếp nhận chứng từ và giao hàng cho khách hàng đúng tiến độ; Báo cáo chi tiết công việc cho phụ trách bộ phận và ban giám đốc hàng tuần; Ra kho theo dõi quá trình đóng, xếp hàng. Quy định về xuất hàng 2. Quy định chung đối với nhân viên 9 Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ 02 nguồn: Xuất sản xuất (Xuất phục vụ sản xuất, xuất lắp ráp - tháo ráp, xuất điều chuyển); Xuất bán (theo hóa đơn bán hàng).1: Quy định chung khi thực hiện xuất hàng Kho Căn cứ phiếu xuất kho, thực hiện kiểm tra hàng tồn kho: 1.
Nếu hàng hóa yêu cầu xuất kho đủ số lƣợng, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế toán. Thủ kho xuất kho Thủ kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô ngƣời nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản. Nếu hàng hóa yêu cầu không còn hoặc không đủ số lƣợng tại kho, thủ kho tiến hành báo cho nhân viên phòng kinh doanh. Bộ phận logistic Bước 1: Kết hợp với thủ kho kiểm tra hàng hoá về các thông số: quy Nhân viên giao cách, số lƣợng, chất lƣợng, bao bì sản phẩm,… hàng Bước 2: Liên hệ kế toán bán hàng để xuất hoá đơn.
Nhân viên giao hàng phải thực hiện công tác chuẩn bị giao hàng nhằm đảm bảo yếu tố giao hàng đúng hẹn, đầy đủ, an toàn nhƣ sau: - Liên hệ với nơi nhận hàng, xác định giờ hẹn, thông tin đƣờng đi với ngƣời nhận hàng; - Liên hệ phƣơng tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách hàng; - Chuẩn bị các phƣơng án dự phòng khi có sự cố phát sinh nhƣ phƣơng tiện bị hƣ, trời mƣa,… Khi giao hàng, nhân viên giao nhận cùng ngƣời nhận hàng kiểm tra hàng hoá. Yêu cầu khách hàng hoặc ngƣời nhận hàng ký vào biên bản giao nhận hàng hóa (Ngƣời ký nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng theo đúng quy định của pháp luật). Đồng thời, giao cho ngƣời nhận hàng liên 2 hoá đơn bán hàng. Trong trƣờng hợp có tranh chấp với khách hàng, nhân viên giao nhận phải liên hệ phòng kinh doanh để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về.
Nhân viên giao nhận chuyển 01 bản photo biên bản giao nhận hàng, có chữ ký của ngƣời nhận hàng cho phòng kinh doanh lƣu. Quy định về trình tự thực hiện Thời gian hoàn thành đơn hàng xuất trong kho có thể rút ngắn khi tuân thủ quy định về trình tự thực hiện đơn hàng nhƣ sau: - Chuẩn bị đơn hàng - Nhặt hàng - Tập kết 10 - Đóng kiện - Thủ tục - Xếp hàng lên xe và gửi đi Lƣu ý: Có thể áp dụng một số biện pháp giảm thời gian hoàn thành xuất hàng nhƣ: Phân chia kho thành các khu nhặt hàng và khu bảo quản hàng dự phòng; Ứng dụng chọn hàng theo lô; Ứng dụng hệ thống “Hàng đến với ngƣời” (Hàng đƣợc chuyển từ khu lƣu trữ đến khu nhặt hàng, vị trí nhân viên chọn hàng là cố định) Quy định về nghiệp vụ: Lập biểu đồ phƣơng tiện đến kho để xếp hàng Lựa chọn đơn hàng theo thời gian đến của phƣơng tiện Chuẩn bị diện tích để xếp hàng lên xe Chuẩn bị, hình thành và kiểm tra các chứng từ xuất hàng, chứng từ trên đƣờng (vận đơn hàng, biên bản giao nhận, chứng nhận hàng hóa, hóa đơn xuất hàng, tem bảo hiểm,…) Xếp hàng, chuyển hàng đi 3. Các bƣớc xuất hàng Trƣớc sự phát triển của dịch vụ lƣu trữ hàng hóa và vận chuyển hiện nay, các bƣớc xuất hàng phải tuân thủ theo những quy định của từng loại hình kho. Hiện nay, khái niệm kho hàng (warehouse) và trung tâm phân phối (distribution center) – trƣờng hợp xuất tại kho hàng phải sẽ có những dịch vụ cơ bản nhƣ bốc xếp, nâng hạ hàng hóa, đóng gói, soạn hàng (kiện hàng lớn) và có thể cung cấp thêm dịch vụ vận chuyển theo yêu cầu; trong khi xuất tại kho trung tâm phân phối sẽ xuất hàng theo hình thức các đơn hàng bán buôn và bán lẻ đã đƣợc hoàn thiện (nguyên đai/nguyên kiện).