Phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết. Tuy nhiên cách trình bày mỗi phần ở từng văn bản lại khác nhau. Đề cương là sự thể hiện các ý tưởng cơ bản, các vấn đề chính, phụ của một văn bản theo một dàn bài có trật tự logic. Đề cương được xây dựng chi tiết hay sơ bộ là tuỳ thuộc vào mức độ và tính chất của từng văn bản.
Đối với những văn bản quan trọng, đề cương phải được những người có trách nhiệm thông qua. Đề cương tốt sẽ giúp cho người soạn thảo không quên ý, trình bày vấn đề mạch lạc, không bị xa chủ đề… 2. Thu thập thông tin, tài liệu; khảo sát thực tế, viết bản thảo theo đề cƣơng Đối với những văn bản quan trọng, việc thu thập, khảo sát thông tin là điều không thể thiếu vì nó liên quan và quyết định đến chất lượng văn bản. Thông htường để soạn thảo các loại văn bản quan trọng, người ta phải thu thập các loại thông tin như: thông tin hiện tai, thông tin quá khứ; thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn, ngoài ra còn có các nguồn thông tin để tham khảo, đối chiếu.
Khi đã có các thông tin đầy đủ và cần thiết, người soạn thảo phải tiến hành xử lý và chọn lọc chúng theo chủ đề và yêu cầu của văn bản. Nếu nhiều thông tin cùng một loại thì phải lựa chọn thông tin có độ chính xác cao nhất, phát hiện những thông tin có sự mâu thuẫn, tiến hành kiểm tra và đối chiếu với các nguồn thông tin khác…Việc viết bản thảo tiến hành trên cơ sở đề cuơng và những thông tin đã thu thập được. Quá trình viết bản thảo lá quá trình kết hợp rất nhiều kỹ năng trong việc vận dụng tư duy, phương pháp lập luận: vận dụng cách hành văn, chọn lọc ngôn ngữ và nếu thấy chưa đủ cần phải kết hợp bổ sung các nguồn thông tin cần thiết. 17 Khi viết bản thảo chú ý sắp xếp thời gian để có thể viết liền mạch văn.
Nếu là văn bản dài thì nên bố trí để viết dứt điểm từng mục, từng chương. Viết xong bản thảo, người soạn nên xem xét kiểm tra lần cuối, sửa những sai sót trước khi tiến hành những bước sau. Trao đổi, thu thập ý kiến đóng góp, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo Đây cũng là yêu cầu bắt buộc trong quy trình soạn thảo đối với những văn bản quan trọng, liên quan đến nhiều người, nhiều cơ quan, có đối tượng và phạm vi điều chỉnh rộng hoặc vấn đề phức tạp. Đối với những văn bản này, các bản thảo được gửi đến những cơ quan, địa phương hoặc cá nhân có liên quan đọc và nghiên cứu trước.
Nơi soạn thảo tiến hành thu thập các ý kiến đóng góp (nếu cần cóthể tổ chức hội thảo và trao đổi) và nghiên cứu để sửa chữa bản thảo cho hoàn chỉnh. Đối với những văn bản pháp luật quan trọng, bước này có thể còn được tiến hành nhiều lần. Trình duyệt (ban hành) và làm thủ tục truyền đạt văn bản đến nơi thi hành (công bố) Bản thảo sau khi đã hoàn chỉnh, được đưa đi đánh máy, in ấn trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký duyệt. Nếu là văn bản có ý nghĩa quan trọng cần phải trình thủ trưởng trước và sau khi đánh máy để ấn định số lượng bản, mức độ mật, khẩn.
Bản đánh máy trước khi trình cần được xem xét lại lần cuối. Người ký văn bản là người có thẩm quyền về nội dung văn bản, vì thế việc xét duyệt phải được xem xét kỹ càng. Văn bản sau khi ký được đưa đến bộ phận văn thư để hoàn tất các thủ tục ban hành và truyền đạt đến nơi thi hành như: Đóng dấu, ghi số và ký hiệu, vào sổ đăng ký và gửi đến các cơ quan, cá nhân có liên quan hoặc công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trên đây là qui trình chung cho toàn bộ quá trình soạn thảo văn bản.
Việc vận dụng qui trình này như thế nào cho phù hợp là tuỳ thuộc vào yêu cầu của từng loại văn bản khác nhau. Phong cách ngôn ngữ hành chính 3. Khái niệm - Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách ngôn ngữ sử dụng trong lĩnh vực hành chính giữa các cơ quan hành chính, đoàn thể từ Trung ương đến địa phương với các thành viên và bộ phận xã hội có liên quan. - Văn hành hành chính là loại văn dùng lý lẽ và dẫn chứng để bàn luận, giải quyết những công việc, làm cho người đọc, người nghe hiểu rõ và tin vào những điều đã viết để có nhận thức đúng, hành động đúng.
Đặc điểm cơ bản của phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ - Tính thứ bậc (tôn ti) Trong soạn thảo văn bản, từ ngữ sử dụng phải phù hợp với vị thế, mối quan hệ giữa các đối tượng liên quan. Các vị thế, mối quan hệ thường gặp như: cấp trên- 18 cấp dưới, cấp dưới-cấp trên, cơ quan ngang cấp với nhau. Một văn bản hành chính bao giờ cũng liên quan tới các đối tượng sau: + Người ra lệnh, yêu cầu + Người thực hiện + Người kiến nghị, đề nghị + Người được kiến nghị, đề nghị - Tính khuôn mẫu + Tính chất nổi bật của phong cách ngôn ngữ hành chính là tính mệnh lệnh (văn bản cấp trên gửi cấp dưới), tính yêu cầu (văn bản của các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau, của cấp dưới gửi cho cấp trên và của cá nhân gửi cho tập thể). + Tính khuôn mẫu được thực hiện mang tính đồng loạt, thống nhất tương đối.
Ví dụ: các loại văn bản như đơn từ, giấy mời, quyết định, văn bằng… về cơ bản đều có những phần nội dung thống nhất với nhau. - Tính phi biểu cảm Do giao tiếp hành chính là giao tiếp mang tính công vụ nên phong cách ngôn ngữ hành chính phải mang tính khách quan, phi biểu cảm. Cụ thể là: + Văn bản hành chính không sử dụng các phương thức tu từ, nghĩa hình tượng + Không sử dụng từ, câu tình thái (à, ơi, nhỉ, nhé, ạ…) + Nếu cần có hình thức biểu cảm thì chỉ sử dụng hạn chế ở phần đầu, và hoặc phần kết văn bản (ví dụ: Chúng tôi xin hân hạnh thông báo cho quí cơ quan biết…, Chúng tôi trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của quí công ty…, Chúng tôi xin gửi lời chúc sức khỏe tới…) - Tính hệ thống, đồng bộ + Ở mặt hình thức của văn bản: thể hiện ở cách trình bày, hệ thống đề mục, bố cục… + Ở mặt nội dung của văn bản: không có sự lặp lại hoặc mâu thuẫn giữa phần này với phần khác + Ở mối quan hệ giữa hình thức và nội dung: thể hiện ở tính thống nhất chặt chẽ giữa hình thức và nội dung. - Tính ngắn gọn, súc tích, không đa nghĩa + Trong văn bản hành chính, chức năng chính của ngôn ngữ là thông báo nên sử dụng ngôn ngữ sao cho ngắn gọn, rõ ràng, hiệu quả.
+ Văn bản hành chính không mang tính đa nghĩa, tức văn bản phải luôn có một cách hiểu duy nhất; tình trạng đa nghĩa sẽ làm sai lệch luật pháp, làm thay đổi giá trị của văn bản. 19 + Không dùng các từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp mơ hồ và các câu hỏi tu từ. - Tính trang trọng và tính quốc tế + Tính trang trọng của văn bản hành chính thể hiện ở chỗ những người tham gia giao tiếp phải tôn trọng nó với tính cách một công cụ của luật pháp. + Tính quốc tế thể hiện rõ nhất ở hệ thống từ ngữ và cấu trúc của văn bản (chẳng hạn: hệ thống chữ số La Mã hay hệ thống chữ cái, cách dùng từ…) cho phép chuyển dịch các loại văn bản theo nghĩa trực tiếp của từ, câu.
- Tính qui ƣớc và tính khả biến + Tính qui ước thể hiện rất rõ qua hình thức trình bày văn bản của mỗi quốc gia. Nó gắn chặt với các thể chế xã hội và đường lối chính sách cụ thể của mỗi Nhà nước, vì vậy nó tiềm tàng tính khả biến theo cơ chế, đường lối của quốc gia trong mỗi thời kì lịch sử. + Ngay trong một chế độ xã hội, các loại văn bản hành chính cũng thay đổi thường xuyên do sự điều chỉnh các chính sách quản lí kinh tế, xã hội của nhà nước. Bài tập 1/ Trình bày các thành phần thể thức của văn bản.
2/ Nhận định và trình bày phần “chức vụ, quyền hạn ký” phù hợp cho các tình huống sau: - Chủ tịch Hội đồng quản trị ký văn bản thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị. - Phó Giám đốc ký văn bản để giải quyết công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. - Trưởng phòng Hành chính được Giám đốc có văn bản cho phép ký một số văn bản để điều hành hoạt động cơ quan như: lệnh điều xe, thông báo nghỉ lễ, sắp xếp phòng làm việc. 3/ Tình huống Ngày 20/7/2012, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ban hành Thông tư số 33/2012/TT-BNNPTNT quy định điều kiện vệ sinh, đảm bảo an toàn thực phẩm đối với cơ sở kinh doanh thịt và phụ phẩm ăn được của động vật ở dạng tươi sống dùng làm thực phẩm.
Tại khoản 2 điều 5 của Thông tư có quy định “Thịt và phụ phẩm bảo quản ở nhiệt độ thường chỉ được bày bán trong vòng tám giờ kể từ khi giết mổ”. Quy định này đã gây ra nhiều dư luận trái chiều trong xã hội. Thảo luận: (1) Theo em, quy định này hợp lý hay không hợp lý? Tại sao? (2) Quy trình ban hành Thông tư này có sai sót ở khâu nào không? Tại sao lại gây ra nhiều dư luận trái chiều trong xã hội như vậy? 20 CHƢƠNG 3 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Giới thiệu Chương 3 cung cấp cho người học cách thức soạn thảo cụ thể từng loại văn bản thường gặp trong công việc, những văn bản dùng để giải quyết công việc nội bộ hay giao dịch với bên ngoài. Đối với văn bản hành chính gồm: công văn, quyết định, tờ trình, báo cáo, kế hoạch.
Đối với thư từ giao dịch thương mại gồm: thư chào hàng, thư cảm ơn, thư khiếu nại. Mục tiêu - Trình bày được bố cục nội dung của từng loại văn bản - Soạn thảo được các loại văn bản hành chính - Soạn thảo được các loại thư từ giao dịch thương mại - Ý thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản có bố cục và nội dung phù hợp - Năng lực sử dụng văn bản để giải quyết các tình huống phát sinh trong công việc 1. Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính 1. Kỹ thuật soạn thảo công văn 1.