ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG LÀO CAI GIÁO TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Trình độ: Cao đẳng Nghề: Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ 2020 1 LỜI GIỚI THIỆU Soạn thảo văn bản là hoạt động tồn tại thường xuyên, liên tục và xuyên suốt theo sự tồn tại của cơ quan, tổ chức. Công tác này rất quan trọng diễn ra hàng ngày trong các cơ quan nhà nước, đặc biệt là trong hệ thống cơ quan quyền lực nhà nước và cơ quan hành chính nhà nước. Để xây dựng và ban hành văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức nhất định về pháp luật, về ngôn ngữ, về kinh tế - xã hội. Việc soạn thảo và trình bày văn bản không thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở pháp lý.
Đặc biệt khi các cơ sở pháp lý có sự thay đổi thì những người làm công tác liên quan đến xây dựng văn bản cần cập nhật thông tin nhằm đảm bảo tính quy phạm của công tác này. Do tầm quan trọng như thế nên nội dung Soạn thảo văn bản được đưa vào hầu hết các chương trình đào tạo sinh viên bậc đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp trong cả nước, đặc biệt là cho sinh viên ngành luật. Môn học hướng tới mục tiêu trang bị cho sinh viên những kiến thức căn bản về các loại văn bản nhà nước, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đồng thời cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về các vấn đề liên quan đến thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật hiện hành. Đây là môn học chuyên ngành, do đó yêu cầu sinh viên trước khi học môn này phải học xong và nắm vững kiến thức của các học phần về Lý luận chung về nhà nước và pháp luật, Luật Hiến pháp.
Môn học Soạn thảo văn bản gồm có 4 bài, cụ thể: • Bài 1: Khái quát chung về văn bản và văn bản nhà nước • Bài 2: Tổng quan về văn bản quy phạm pháp luật • Bài 3: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và bản sao văn bản • Bài 4: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Tác giả Nguyễn Thị Phượng 2 BÀI 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC I- KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này thì bia đá, hoành phi, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ. đều được gọi là văn bản.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn, thông báo, báo cáo. đều được gọi là văn bản. Văn bản là bản viết hoặc bản in mang nội dung là những gì cần được lưu lại làm bằng.
Khái niệm và phân loại văn bản nhà nước Văn bản nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng trình tự, tên loại do pháp luật quy định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội hoặc để giải quyết những sự việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản nhà nước được chia thành hai loại: - Văn bản quy phạm pháp luật; và - Văn bản hành chính. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng nhiều lần, đối với nhiều đối tượng khi rơi vào trường hợp đã nêu trong phần giả định của các quy phạm pháp luật. Các đối tượng tác động của chúng luôn luôn chung, trừu tượng, không có địa chỉ cụ thể. Ví dụ: Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, Bộ luật Lao động năm 2012, Luật Đất đai năm 2013, v. Các văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Đây là loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể lựa chọn để ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính gồm: - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật); và - Văn bản hành chính thông thường.
Văn bản cá biệt Văn bản hành chính cá biệt gồm có: Nghị quyết cá biệt, Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt, Quy chế, Quy định. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường gồm hai loại: Văn bản hành chính thông thường có tên loại và Văn bản hành chính thông thường không có tên loại. * Văn bản hành chính thông thường có tên loại - Thông cáo: là văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trung ương dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành.
- Thông báo: là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của cơ quan, tổ chức để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. - Báo cáo: là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. - Tờ trình: là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được. - Chương trình: là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định.
- Ke hoạch: là loại văn bản dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chi tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. - Phương án: là loại văn bản dùng để nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định. - Đề án: là loại văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức. - Biên bản: là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý.
Biên bản được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc trong hoạt động giữa cơ quan, tổ chức với công dân. - Hợp đồng: là loại văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền và nghĩa vụ. - Công điện: là loại văn bản dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. - Giấy chứng nhận: là loại văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Giấy ủy nhiệm: là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó người được ủy nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật). - Giấy mời: là loại văn bản dùng để triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan, tổ chức để giải quyết các vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân. - Giấy giới thiệu: là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.
- Giấy nghỉ phép: là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép theo quy định của pháp luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân. - Giấy đi đường: là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác để tính phụ cấp đi đường. Giấy đi đường không có giá trị thay cho giấy giới thiệu. - Giấy biên nhận hồ sơ: là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gởi đến.
- Phiếu gửi: là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn. - Phiếu chuyển: là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết. * Văn bản hành chính thông thường không có tên loại Công văn (hành chính): được hiểu là thư công, là loại văn bản không có tên loại dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân.
Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.