CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ MICROSOFT PROJECT Giới thiệu Chương này khái quát cho người học về hoạt động quản lý dự án và Microsoft Project: khái niệm quản lý dự án và tiêu chuẩn của người quản lý dự án; các nhân tố chính tạo nên một dự án; các bước lập tiến độ; khái quát Microsoft Project, các bước cơ bản áp dụng Microsoft Project vào một dự án và các từ khóa thường dùng trong Microsoft Project. Mục tiêu - Trình bày được khái niệm Quản lý dự án và tiêu chuẩn của người Quản lý dự án. - Trình bày được các nhân tố chính tạo nên một dự án - Trình bày được các bước lập tiến độ dự án - Trình bày được tổng quan Microsoft Project - Trình bày được các từ khóa thường dùng trong Microsoft Project - Vận dụng khái niệm Quản lý dự án để lập kế hoạch dự án. - Phân tích, vận dụng các từ khóa thường dùng trong Microsoft Project Nội dung chính Trang 1 1.Khái niệm Quản lý dự án và tiêu chuẩn của người quản lý dự án 1.
Khái niệm Quản lý dự án 1. Khái niệm Dự án Dự án là chuỗi các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc. Dự án có thể đơn giản với một tập hợp nhỏ các công việc có thời gian bắt đầu và kết thúc, hoặc cũng có thể phức tạp gồm hàng nghìn các công việc và nguồn lực với chi phí hàng nghìn tỷ đồng. Ví dụ: “Tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị lẻ cho Công ty cổ phần X” là một dự án vì: - Chuỗi các công việc: Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu, soạn hồ sơ mời thầu, phê duyệt hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu,.
- Mục tiêu chung: mua sắm thiết bị cho công ty X đúng số lượng, chủng loại, chất lượng, ngân sách, tiến độ và đúng quy định pháp luật. - Mục tiêu từng công việc cụ thể: + Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu: hoàn thành trong vòng 2 ngày, đúng tiêu chuẩn, đủ số lượng thành viên. + Soạn hồ sơ mời thầu: hoàn thành trong vòng 5 ngày, đúng hình thức và nội dung. + Phê duyệt hồ sơ mời thầu: hoàn thành trong vòng 2 ngày, đúng trình tự, thủ tục phê duyệt hồ sơ mời thầu.
+ Thông báo mời thầu: hoàn thành trong vòng 2 ngày, đúng trình tự, thủ tục thông báo mời thầu. - Nguồn lực: sử dụng nhân lực, máy tính, giấy, bút, máy in, máy photocopy,. - Thời gian bắt đầu và kết thúc: tiến độ đã được cấp thẩm quyền phê duyệt 1. Quản lý dự án Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí, nguồn lực và chất lượng.
Nguyên tắc chung của quản lý dự án là phân tách tổng thể dự án thành các công việc nhỏ hơn (WBS: Work Break Structure) để dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi với nhóm và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc. Quá trình quản lý dự án Quá trình quản lý dự án, theo PMBOK Guide 6th Edition (Project Management Body of Knowledge), bao gồm năm nhóm quy trình (hình 1. Mức độ hoạt động, tương tác của Trang 2 năm nhóm quy trình theo trục thời gian/tiến độ dự án được mô tả như hình 1.1: Năm nhóm quy trình quản lý dự án (Nguồn: PMBOK Guide 6th Edition) Hình 1.2: Mức độ hoạt động/tương tác của năm nhóm quy trình theo thời gian (Nguồn: PMBOK Guide 6th Edition) (1) Nhóm quy trình Khởi tạo dự án (Initiating Process Group): các quy trình được thực hiện để xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của dự án hiện tại bằng cách xin cấp quyền để bắt đầu dự án hoặc giai đoạn. (2) Nhóm quy trình Lập kế hoạch (Planning Process Group): các quy trình cần thiết để thiết lập phạm vi của dự án, cải tiến các mục tiêu, và xác định các hoạt động cần Trang 3 thiết để đạt được các mục tiêu của dự án.
(3) Nhóm quy trình Thực thi dự án (Executing Process Group): các quy trình được thực hiện để hoàn thành công việc trong kế hoạch quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án. (4) Nhóm quy trình Giám sát và kiểm soát dự án (Monitoring and Controlling Process Group): các quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, và điều chỉnh tiến độ và hiệu quả của dự án; xác định những chỗ cần thay đổi trong kế hoạch; và bắt đầu những thay đổi tương ứng. (5) Nhóm quy trình Đóng dự án (Closing Process Group): các quá trình được thực hiện để chính thức hoàn thành hoặc kết thúc một dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng. Các quy trình quản lý dự án được liên kết bởi các yếu tố đầu vào và đầu ra cụ thể.
Đầu ra của một quy trình có thể trở thành đầu vào cho một quy trình khác mà không nhất thiết phải trong cùng một nhóm quy trình. Tiêu chuẩn của người quản lý dự án Người quản lý dự án (Project Manager) là người được chỉ định bởi tổ chức/doanh nghiệp để lãnh đạo nhóm, chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của dự án. Kiến thức chuyên môn của người quản lý dự án Yêu cầu về kiến thức chuyên môn của người quản lý dự án, theo PMBOK Guide 6th Edition, bao gồm mười nội dung: - Quản lý tích hợp dự án: xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter), xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan), chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Direct and Manage Project Work), theo dõi và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work), thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control), kết thúc dự án hay giai đoạn (Close Project or Phase) - Quản lý các bên liên quan trong dự án: xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders), lập kế hoạch quản lý các bên liên quan (Plan Stakeholder Management), quản lý sự can dự của các bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement), kiểm soát sự can dự của các bên liên quan (Control Stakeholder Engagement) - Quản lý phạm vi dự án: lập kế hoạch quản lý yêu cầu (Plan Scope Management), thu thập yêu cầu (Collect Requirement), định nghĩa phạm vi (Define Scope), tạo cấu trúc phân rả công việc –Works Breakdown Structure (WBS), kiểm tra phạm vi Trang 4 (Validate Scope), kiểm soát phạm vi (Control Scope). - Quản lý thời gian dự án: lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management), định nghĩa hoạt động (Define Activities), sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities), ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources), ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations), phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule), kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule).
- Quản lý chi phí dự án: lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management), ước lượng chi phí (Estimate Cost), xác định ngân sách dự án (Determine Budget), kiểm soát chi phí dự án (Control Costs). - Quản lý chất lượng dự án: lập kế hoạch quản lý chất lượng (Plan Quality Management), thực hiện đảm bảo chất lượng (Perform Quality Assurance), kiểm soát chất lượng (Control Quality) - Quản lý nhân sự dự án: lập kế hoạch quản lý nhân sự (Plan Human Resosurce Management), thành lập đội dự án (Acquire Project Team), phát triển đội dự án (Develop Project Team), quản lý đội dự án (Manage Project Team) - Quản lý truyền thông dự án: lập kế hoạch quản lý truyền thông (Plan Communications Management), quản lý truyền thông (Manage Communications), kiểm soát truyền thông (Control Communications) - Quản lý rủi ro dự án: lập kế hoạch quản lý rủi ro (Plan Risk Management), xác định rủi ro (Identify Risk), phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis), phân tích định lượng rủi ro (Perform Quantitative Risk Analysis), lập kế hoạch phản ứng rủi ro (Plan Risk Response), kiểm soát rủi ro (Control Risks) - Quản lý mua sắm dự án: lập kế hoạch quản lý mua sắm (Plan Procurements Management), thực hiện mua sắm (Conduct Procurements), kiểm soát mua sắm (Control Procurements), kết thúc mua sắm (Close Procurements Costs). Tố chất, kỹ năng của người quản lý dự án Người quản lý dự án sẽ phải xác định đâu là con đường mà họ sẽ đi để giúp dự án thành công. Để trở thành một người quản lý dự án giỏi, người quản lý dự án cần có tố chất của nhà quản lý/lãnh đạo và một số kỹ năng/khả năng cụ thể sau: - Giao tiếp: người quản lý dự án cần có kỹ năng giao tiếp tốt để truyền tải được thông điệp tới các bên liên quan và các thành viên trong nhóm.
Ví dụ, chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu, ý tưởng hay vấn đề mà bản thân hay cả nhóm đang gặp phải, để cả nhóm Trang 5 có tiếng nói chung cùng hoạt động để phát triển. - Lập kế hoạch: tất cả các hoạt động quản lý dự án đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch. - Ra quyết định: lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi. - Tổ chức/điều phối nhóm: tổ chức/điều phối nhóm bao gồm khả năng giao việc hiệu quả, giải quyết xung đột, đánh giá việc thực thi và huấn luyện đào tạo các thành viên trong nhóm để giúp họ phát triển được các kỹ năng đáp ứng cho công việc.
- Thương lượng: việc thương lượng đối với người quản lý dự án diễn ra thường xuyên với các thành viên nhóm và các bên liên quan khác. - Quản trị rủi ro: người quản lý dự án luôn cần có kinh nghiệm để có khả năng dự đoán và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Có phương án giải quyết rủi ro tốt hơn và giảm thấp nhất các tác động tiêu cực đến dự án. - Quản trị xung đột: xung đột trong đội nhóm, trong công việc là không tránh khỏi trong quá trình quản lý dự án.
Quản trị xung đột tốt giúp các thành viên trong đội dự án cởi mở và làm việc với nhau tốt hơn, công việc hiệu quả hơn. - Tạo động lực: người quản lý dự án cần giữ tinh thần vui vẻ, lạc quan cho bản thân và các thành viên của nhóm. Truyền động lực cho họ khi có những áp lực về công việc. - Tự nghiên cứu: kỹ năng tự nghiên cứu giúp người quản lý dự án hiểu hơn về các kiến thức hay dữ liệu mà mình còn thiếu để họ có thể hoàn thành dự án một cách hiệu quả và thành công hơn.