Giáo Trình Nghiệp Vụ Đặt Chỗ Và Bán Vé Chương Trình Du Lịch: Tài Liệu Đào Tạo Ngành Quản Trị Lữ Hành Chuẩn VTOS
Tổng quan về giáo trình (250-300 từ)
Giáo trình Nghiệp vụ đặt chỗ và bán vé chương trình du lịch (Mã học phần: CNC4115010) do tác giả Nguyễn Thị Mai biên soạn, được ban hành chính thức theo chương trình đào tạo của Khoa Du lịch, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức (TP. Hồ Chí Minh, năm 2020). Trong khung chương trình đào tạo ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành trình độ Cao đẳng, đây là học phần bắt buộc thuộc khối kiến thức chuyên môn ngành, nghề. Học phần có tổng thời lượng 45 giờ, bao gồm 15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành và 2 giờ kiểm tra.
Mục tiêu học tập của giáo trình nhằm trang bị cho người học năng lực nhận diện và phân loại các hệ thống phần mềm quản lý lữ hành; chuẩn bị đầy đủ tác phong, kiến thức trước ca làm việc; nắm vững kỹ năng giao tiếp và thu nhận thông tin khách hàng; thực hiện tính giá và lập báo giá chương trình du lịch; lập các biểu mẫu theo dõi, báo cáo tình trạng đặt chỗ trong ngày; vận hành thành thạo quy trình đặt chỗ - bán vé trực tiếp tại văn phòng cũng như gián tiếp qua các kênh thông tin; đồng thời thực hiện quy trình chăm sóc khách hàng và giải quyết phát sinh theo chuẩn nghề nghiệp.
Cấu trúc giáo trình được thiết kế tích hợp giữa lý thuyết và kỹ năng nghiệp vụ thực tiễn, phân bổ thành 3 bài học chính. Điểm đặc sắc mang tính học thuật của giáo trình là việc xây dựng hệ thống kiến thức và tiêu chuẩn kỹ năng dựa trên Tiêu chuẩn Kỹ năng nghề Du lịch Việt Nam (VTOS) do Tổng cục Du lịch ban hành. Giáo trình tích hợp các biểu mẫu quản lý lữ hành thực tế, giao diện phần mềm chuyên ngành và hệ thống bài tập thực hành tình huống giúp người học hình thành phương pháp làm việc khoa học, tỉ mỉ và chuẩn mực.
Nội dung kiến thức cốt lõi (500-600 từ)
Các chương/chủ đề chính
Nội dung giáo trình được triển khai qua 3 bài học trọng tâm với trình tự logic từ tổng quan hệ thống, quy trình thao tác trực tiếp tại văn phòng đến các phương thức giao dịch gián tiếp:
- Bài 1: Tổng quan về đặt chỗ và bán vé chương trình du lịch (10 giờ)
- Nội dung trọng tâm: Tổng quan hệ thống phần mềm quản lý lữ hành; cấu trúc 8 phân hệ phần mềm chính (Quản lý sản phẩm, Quản lý kinh doanh tour, Quản lý điều hành tour, Kế toán - công nợ, Marketing & Chăm sóc khách hàng, Quản lý visa, Quản lý báo cáo thống kê, Quản trị hệ thống); khảo sát các phần mềm lữ hành gồm Vtranet, AZ Travel 3 in 1, Tour Plus, Travelmaster.
- Cơ cấu chức danh và tiêu chuẩn nghề: Mô tả chức năng của Trưởng phòng kinh doanh, Nhân viên du lịch nước ngoài, Nhân viên du lịch nội địa, Nhân viên trực tổng đài và Nhân viên tour desk; hệ thống tiêu chuẩn VTOS về ngoại hình, vệ sinh cá nhân, kiến thức chuyên môn, kỹ năng giao tiếp và đạo đức nghề nghiệp.
- Bài 2: Quy trình đặt chỗ và bán vé chương trình du lịch trực tiếp tại văn phòng (15 giờ)
- Chuẩn bị làm việc: Nắm vững thông tin doanh nghiệp, sản phẩm tour; quy định trình diện trước ca làm việc 15 phút, quy trình bàn giao ca; chuẩn bị quầy làm việc, trang thiết bị và hồ sơ khách lẻ/khách đoàn.
- Quy trình giao dịch trực tiếp 8 bước: Bước 1 - Chuẩn bị đón tiếp; Bước 2 - Đón tiếp; Bước 3 - Tìm hiểu nhu cầu; Bước 4 - Giới thiệu sản phẩm (công thức Sản phẩm - Đặc điểm - Lợi ích); Bước 5 - Trả lời thắc mắc (mô hình 4 bước); Bước 6 - Báo giá và xử lý thương lượng; Bước 7 - Kết thúc bán hàng, đặt cọc và thanh toán; Bước 8 - Cảm ơn và tiễn khách.
- Xử lý nghiệp vụ phát sinh: Quy trình 5 bước tiếp nhận thay đổi booking; quy trình 6 bước hủy đặt chỗ; lập hệ thống biểu mẫu theo dõi bán tour, danh sách khách và báo cáo doanh thu trong ngày.
- Bài 3: Quy trình đặt chỗ và bán vé chương trình du lịch gián tiếp (15 giờ)
- Nội dung trọng tâm: Quy trình giao dịch bằng văn bản, thư điện tử (email), điện thoại; ứng dụng phần mềm internet và bán tour online; quy trình chăm sóc khách hàng, tra cứu lịch sử giao dịch và tiếp nhận xử lý khiếu nại.
Kiến thức nền tảng được xây dựng
- Hệ thống lý thuyết quản trị lữ hành: Cung cấp cơ sở lý thuyết về tổ chức bộ máy kinh doanh lữ hành, phân định chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận kinh doanh, điều hành, hướng dẫn và kế toán.
- Tiêu chuẩn nghề quốc gia (VTOS): Chuẩn hóa toàn bộ các hành vi nghiệp vụ, tác phong diện mạo, chuẩn mực giao tiếp và quy tắc ứng xử theo Tiêu chuẩn Kỹ năng nghề Du lịch Việt Nam 2015 cho nghiệp vụ điều hành và đại lý lữ hành.
- Cơ chế vận hành dữ liệu số: Kiến trúc phân hệ ERP và CRM trong doanh nghiệp du lịch, nguyên lý liên kết cơ sở dữ liệu tour mẫu, chiết tính giá, quản lý công nợ nhà cung cấp và kiểm soát tình trạng chỗ trống (allotment).
Kỹ năng phát triển
- Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Thao tác vận hành phần mềm quản lý tour chuyên dụng; sử dụng máy POS cà thẻ tín dụng; lập và xử lý hệ thống chứng từ lữ hành (Biểu mẫu theo dõi bán tour, Danh sách khách đoàn, Danh sách khách đăng ký, Phiếu voucher du lịch, Phiếu thu cọc).
- Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Phân tích và phân loại nhu cầu khách hàng theo mục đích chuyến đi, khả năng tài chính; tính toán cơ cấu chiết tính giá tour mẫu và giá tour theo yêu cầu riêng; xác định chi phí phát sinh và phạt hủy dịch vụ.
- Kỹ năng thực hành nghề nghiệp (Practical competencies): Giao tiếp trực tiếp và gián tiếp; kỹ thuật đặt câu hỏi (câu hỏi thu thập thông tin, câu hỏi chuyển hướng, câu hỏi tóm lược, câu hỏi chốt); kỹ năng lắng nghe và giải tỏa phản đối từ khách hàng; kỹ năng tổ chức và bàn giao ca làm việc tại quầy giao dịch.
Phương pháp giảng dạy và học tập (300-350 từ)
Giáo trình được thiết kế theo phương pháp sư phạm tích hợp, kết hợp đồng bộ giữa việc giảng dạy lý thuyết chuyên ngành và rèn luyện kỹ năng thực hành nghiệp vụ.
- Phương pháp giảng dạy của giảng viên:
- Dạy lý thuyết: Áp dụng phương pháp tích cực hóa người học, lấy sinh viên làm trung tâm, gợi mở các tình huống nghiệp vụ thực tế phát sinh tại doanh nghiệp lữ hành.
- Dạy thực hành: Tổ chức cho sinh viên thảo luận nhóm trên lớp, thực hiện thuyết trình đề xuất tour, hướng dẫn giải quyết bài tập biểu mẫu và thực hành đóng vai (role-play) xử lý các tình huống giao dịch với khách hàng.
- Hoạt động học tập của sinh viên:
- Sinh viên bắt buộc tham dự đầy đủ thời lượng học tập trên lớp; chuẩn bị bài thông qua việc nghiên cứu trước tài liệu giáo trình và tài liệu đọc thêm.
- Tham gia các bài tập mô phỏng: thực hành nhập dữ liệu khách hàng, lập bảng theo dõi tình trạng bán chỗ, thực hiện quy trình giao dịch qua điện thoại và xử lý khiếu nại dịch vụ trên hệ thống.
- Phương pháp đánh giá học phần:
- Đánh giá quá trình (Trọng số 40%):
- Điểm chuyên cần: 10% (đánh giá thái độ và thời lượng tham gia).
- Điểm thuyết trình/bài tập: 10% (đánh giá kỹ năng làm việc nhóm và thực hành biểu mẫu).
- Điểm kiểm tra tự luận: 20% (đánh giá mức độ nắm vững lý thuyết và quy trình nghiệp vụ).
- Thi kết thúc học phần (Trọng số 60%): Hình thức thi kết hợp Trắc nghiệm và Tự luận với thời lượng làm bài 75 phút.
| Thành phần đánh giá |
Hình thức thực hiện |
Trọng số (%) |
Thời lượng |
| Đánh giá quá trình |
Chuyên cần |
10% |
Suốt quá trình học |
|
Thuyết trình / Bài tập |
10% |
Theo bài học |
|
Kiểm tra định kỳ (Tự luận) |
20% |
Theo đề cương |
| Thi kết thúc môn |
Trắc nghiệm + Tự luận |
60% |
75 phút |
Điểm nổi bật và cập nhật (250-300 từ)
- Chuẩn hóa toàn diện theo khung tiêu chuẩn nghề VTOS: Toàn bộ nội dung quy chuẩn diện mạo, quy trình nghiệp vụ giao tiếp, tiếp nhận booking và xử lý phản hồi được cập nhật trực tiếp từ Tiêu chuẩn Kỹ năng nghề Du lịch Việt Nam (VTOS 2009, 2015) của Tổng cục Du lịch, đảm bảo tính chuẩn xác trong môi trường đào tạo nghề lữ hành.
- Tích hợp công nghệ phần mềm quản trị lữ hành chuyên sâu: Giáo trình phân tích cụ thể các giải pháp phần mềm đang được áp dụng tại các doanh nghiệp lữ hành Việt Nam như Vtranet, AZ Travel 3 in 1 (mô hình tích hợp Website - CRM - ERP), Tour Plus và Travelmaster. Nội dung cung cấp trực quan giao diện phân hệ điều hành, phân hệ quản lý booking, phân hệ khách hàng và quy trình quản lý hồ sơ visa.
- Hệ thống hóa tài liệu nghiệp vụ và biểu mẫu thực tế: Giáo trình trích xuất và đưa vào giảng dạy các biểu mẫu thực hành thực tế tại doanh nghiệp, bao gồm:
- Biểu mẫu 1 & 4: Bảng theo dõi quá trình bán chương trình du lịch (theo dõi số chỗ tuần trước, số chỗ bán trong tuần, số chỗ hủy, số chỗ còn lại).
- Biểu mẫu 2 & 5: Danh sách khách đăng ký tour du lịch (chi tiết thông tin cá nhân, yêu cầu phòng đơn SGL/phòng đôi DBL, phương tiện máy bay).
- Biểu mẫu 3: Danh sách khách đoàn có đóng dấu xác nhận pháp lý.
- Biểu mẫu 6 & Sơ đồ 1: Báo cáo tình hình đặt chỗ trong ngày và sơ đồ quy trình thanh toán bằng phiếu du lịch (voucher).
- Gắn kết thực tiễn doanh nghiệp: Cung cấp thông tin nghiệp vụ vận hành tại nhiều vị trí việc làm thực tế như bộ phận kinh doanh tour outbound, tour inbound/nội địa, tổng đài và quầy thông tin tour desk đặt tại các khách sạn đối tác.
Đối tượng sử dụng giáo trình (200-250 từ)
- Sinh viên các cơ sở đào tạo:
- Tài liệu học tập chính khóa dành cho sinh viên trình độ Cao đẳng và Đại học thuộc ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, Quản trị lữ hành, Hướng dẫn du lịch.
- Học phần được bố trí trong khối kiến thức chuyên môn ngành, làm tiền đề trước khi sinh viên bước vào giai đoạn thực tập tốt nghiệp và làm việc tại doanh nghiệp.
- Điều kiện tiên quyết (Prerequisites):
- Người học cần có kiến thức nền tảng về tổng quan du lịch, địa lý du lịch, tuyến điểm tham quan và tâm lý khách du lịch.
- Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản, kỹ năng tra cứu internet và trình độ ngoại ngữ giao tiếp cơ bản (tiếng Anh hoặc ngoại ngữ tương đương).
- Giảng viên và cơ sở giáo dục:
- Tài liệu tham khảo phục vụ xây dựng đề cương bài giảng, thiết kế ngân hàng câu hỏi kiểm tra, tổ chức bài tập tình huống thực hành nghiệp vụ bán tour.
- Nhân sự doanh nghiệp và người tự học:
- Tài liệu tham khảo hữu ích cho nhân viên mới tiếp nhận công việc kinh doanh (sales tour), nhân viên điều hành tour (tour operator), nhân viên trực tổng đài hoặc nhân viên trực quầy tour desk tại các khách sạn và đại lý du lịch.
Câu hỏi thường gặp (250-300 từ)
1. Giáo trình này phù hợp với ai?
Tài liệu được thiết kế chuyên biệt cho sinh viên bậc Cao đẳng và Đại học ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho giảng viên và nhân viên kinh doanh lữ hành tại các doanh nghiệp.
2. Cần kiến thức nền nào để học học phần này?
Người học cần nắm vững kiến thức cơ bản về tuyến điểm du lịch, văn hóa - phong tục tập quán các vùng miền, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và ngoại ngữ giao tiếp thông dụng để thao tác trên phần mềm và phục vụ khách quốc tế.
3. Điểm khác biệt của giáo trình này so với các tài liệu lữ hành khác là gì?
Giáo trình bám sát khung Tiêu chuẩn Kỹ năng nghề Du lịch Việt Nam (VTOS), chú trọng tính thực hành với 28/45 giờ thực hành, cung cấp chi tiết giao diện các phần mềm lữ hành thực tế (Tour Plus, Vtranet, AZ Travel 3 in 1) và hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ thực hành hoàn chỉnh.
4. Làm sao để tự học hiệu quả với giáo trình này?
Người học cần kết hợp đọc kỹ lý thuyết quy trình 8 bước giao dịch, tự giải các bài tập tình huống đặt ra ở cuối mỗi bài học, đồng thời rèn luyện kỹ năng điền và xử lý các biểu mẫu theo dõi bán tour, danh sách khách và báo cáo doanh thu.
5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình?
Học phần sử dụng các tài liệu tham khảo chuẩn mực gồm: Nghiệp vụ đặt chỗ lữ hành (VTOS 2009, 2015, Tổng cục Du lịch), Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh lữ hành (Hà Thùy Linh, NXB Hà Nội, 2007) và Quản trị kinh doanh lữ hành (Nguyễn Văn Mạnh – Phạm Hồng Chương, NXB ĐHKTQD, 2006).
Kết luận (150 từ)
Giáo trình Nghiệp vụ đặt chỗ và bán vé chương trình du lịch (Mã học phần: CNC4115010) là tài liệu đào tạo chuyên môn cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện và quy chuẩn kỹ năng thực hành nghề lữ hành. Giá trị cốt lõi của tài liệu thể hiện qua cấu trúc bài học khoa học, bám sát Tiêu chuẩn nghề VTOS và cập nhật các ứng dụng công nghệ quản lý lữ hành chuyên dụng.
Lộ trình học tập đề xuất cho người học bao gồm: tiếp cận các phân hệ phần mềm và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp (Bài 1), rèn luyện thành thạo quy trình 8 bước giao dịch trực tiếp cùng kỹ năng xử lý biểu mẫu (Bài 2), sau đó hoàn thiện năng lực giao dịch gián tiếp và kỹ năng chăm sóc khách hàng đa kênh (Bài 3). Người học có thể nghiên cứu mở rộng thông qua các bộ tài liệu bổ trợ chuyên ngành của Tổng cục Du lịch và các giáo trình quản trị lữ hành từ các nhà xuất bản đại học uy tín.