Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun Phân loại chỉnh lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ do Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu biên soạn và ban hành năm 2020, phục vụ trực tiếp cho chương trình đào tạo ngành Văn thư hành chính (trình độ Trung cấp và các bậc đào tạo chuyên môn liên quan). Trong cấu trúc chương trình đào tạo, mô đun này giữ vị trí kiến thức nghiệp vụ cốt lõi, trang bị các kỹ thuật tác nghiệp trực tiếp từ khâu tổ chức tiếp nhận, phân loại khoa học đến việc định mức giá trị và xử lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định cụ thể trên các khía cạnh:

  • Trình bày hệ thống lý luận cơ bản về tài liệu lưu trữ, nhiệm vụ và tính chất của hoạt động lưu trữ trong hệ thống hành chính nhà nước.
  • Phân loại các loại hình tài liệu (hành chính, khoa học - kỹ thuật, nghe nhìn, điện tử, văn học - nghệ thuật) theo đặc trưng kỹ thuật và giá trị thông tin.
  • Thực hiện đúng các nguyên tắc, quy trình và thủ tục thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
  • Xây dựng và thực thi các phương án phân loại phông lưu trữ, kỹ thuật lập hồ sơ và phương pháp hệ thống hóa hồ sơ bằng thẻ hoặc hệ thống hóa trực tiếp.
  • Áp dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định pháp luật.

Cấu trúc giáo trình bao gồm Bài mở đầu và 3 bài học nghiệp vụ chuyên sâu, được thiết kế theo tiến trình quản lý tài liệu thực tế: tiếp nhận nguồn tài liệu $\rightarrow$ phân loại, lập hồ sơ $\rightarrow$ thẩm định giá trị và xử lý tài liệu hết giá trị. Điểm đặc sắc của giáo trình là việc tích hợp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành (Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, các Thông tư nghiệp vụ của Bộ Nội vụ và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN) đi kèm hệ thống mẫu biểu tác nghiệp chuẩn hóa và các ví dụ thực tiễn từ phông lưu trữ nhà nước.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được triển khai qua 4 bài học chính với tiến trình logic chặt chẽ:

  • Bài mở đầu: Khái quát chung về lưu trữ

    • Khái niệm và đặc điểm tài liệu lưu trữ: Định nghĩa tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính có giá trị phục vụ thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử (hoặc bản sao hợp pháp khi không còn bản gốc). Các đặc điểm đặc thù gồm: chứa đựng thông tin quá khứ, có tính chính xác cao, tính độc bản (thông thường chỉ có 1–2 bản) và chịu sự quản lý thống nhất của Nhà nước.
    • Phân loại hình tài liệu: Bao gồm tài liệu hành chính (chiếm tỷ lệ lớn), tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử và tài liệu văn học - nghệ thuật.
    • Nhiệm vụ của hoạt động lưu trữ: Tổ chức khoa học tài liệu (thu thập, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, công cụ tra tìm); bảo quản an toàn (vật lý và thông tin cơ mật); tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.
    • Tính chất hoạt động lưu trữ: Tính chất khoa học (nghiên cứu lý luận, liên ngành với hóa học, sinh học, tin học, tiêu chuẩn hóa), tính chất cơ mật (bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ bản gốc) và tính chất xã hội (phục vụ nhu cầu quản trị, tư pháp, lịch sử).
    • Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ: Phục vụ các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan và quyền lợi hợp pháp của công dân.

  • Bài 1: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

    • Nguyên tắc thu thập: Phân định tài liệu theo thời đại lịch sử (3 khối: trước Cách mạng Tháng 8/1945; thời kỳ Cộng hòa Miền Nam Việt Nam 1954–1975; sau Cách mạng Tháng 8/1945) và nguyên tắc thu thập theo phông lưu trữ (giữ nguyên tính toàn vẹn của phông dựa trên Lịch sử đơn vị hình thành phông).
    • Thu thập vào lưu trữ cơ quan: Nguồn nộp lưu từ văn thư cơ quan, các phòng ban chuyên môn; thành phần thu thập là các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên (chia thành 13 nhóm hồ sơ cụ thể như tài liệu quy hoạch, tài liệu tổ chức cán bộ, tài liệu tài chính - kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu Đảng - đoàn thể...); các nhóm tài liệu loại trừ không thu thập (hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ chưa giải quyết xong, hồ sơ phối hợp trùng lặp, tài liệu tham khảo).
    • Thời hạn giao nộp: 01 năm sau khi công việc kết thúc; 03 tháng sau khi công trình xây dựng cơ bản được quyết toán; thời gian giữ lại không quá 02 năm nếu được người đứng đầu phê duyệt.
    • Thẩm quyền và thủ tục: Quy định trách nhiệm theo Điều 9 và Điều 12 Luật Lưu trữ 2011; mẫu biểu gồm Mục lục hồ sơ nộp lưu (Phụ lục 01) và Biên bản giao nhận tài liệu (Phụ lục 02).

  • Bài 2: Phân loại tài liệu lưu trữ

    • Nguyên tắc phân loại: Nguyên tắc "Không phân tán phông" và "Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật thiết với nhau".
    • Cơ sở phân loại: Phương pháp biên soạn Bản lịch sử đơn vị hình thành phông (lịch sử thành lập, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức) và Bản lịch sử phông (giới hạn thời gian, khối lượng, thành phần, tình trạng vật lý).
    • 4 phương án phân loại cơ bản: Cơ cấu tổ chức - thời gian; Thời gian - cơ cấu tổ chức; Mặt hoạt động - thời gian; Thời gian - mặt hoạt động. Giáo trình phân tích minh họa qua mô hình phân loại Phông Lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962–1965).
    • Quy trình lập và hệ thống hóa hồ sơ: 5 bước lập hồ sơ (phân định, sắp xếp văn bản, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ); 2 phương pháp hệ thống hóa hồ sơ (phương pháp dùng thẻ và phương pháp hệ thống hóa trực tiếp); Phụ lục 03 cung cấp mẫu phương án phân loại chi tiết cho Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế hoạch Tổng hợp và Phòng Kế toán.

  • Bài 3: Xác định giá trị tài liệu

    • Nguyên tắc xác định giá trị: Nguyên tắc chính trị (lập trường bảo vệ lợi ích quốc gia, dân tộc), nguyên tắc lịch sử (đặt tài liệu vào bối cảnh lịch sử sản sinh), nguyên tắc toàn diện tổng hợp (đánh giá đồng bộ nội dung, hình thức và mối quan hệ logic).
    • 8 tiêu chuẩn xác định giá trị: Ý nghĩa nội dung tài liệu; Tiêu chuẩn tác giả; Ý nghĩa cơ quan/đơn vị hình thành phông; Mức độ trùng lặp thông tin; Thời gian và địa điểm hình thành; Mức độ hoàn chỉnh và chất lượng phông; Hiệu lực pháp lý; Tình trạng vật lý và ngôn ngữ/kỹ thuật chế tác.
    • 3 giai đoạn xác định giá trị: Tại giai đoạn văn thư cơ quan; Tại giai đoạn lưu trữ cơ quan (giữ 10 năm ở cơ quan trung ương, 5 năm ở địa phương); Tại giai đoạn lưu trữ lịch sử.
    • Hội đồng chuyên môn: Quy định thành phần, nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Điều 18 Luật Lưu trữ 2011) và Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu các cấp.
    • Quy trình và hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Thẩm quyền quyết định (Điều 28 Luật Lưu trữ 2011); 4 bước thực hiện tiêu hủy; thành phần hồ sơ tiêu hủy (lưu trữ 20 năm tại lưu trữ cơ quan) kèm hệ thống 6 biểu mẫu văn bản hành chính quy chuẩn.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình hình thành nền tảng lý luận lưu trữ học và khung pháp lý thực hành nghiệp vụ bao gồm:

  • Lý thuyết về phông lưu trữ quốc gia, mối quan hệ giữa đơn vị hình thành phông và tác giả văn bản.
  • Khung pháp lý và quy chuẩn kỹ thuật: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định 01/2013/NĐ-CP; Nghị định 30/2020/NĐ-CP; Thông tư 04/2013/TT-BNV; Thông tư 09/2011/TT-BNV; Thông tư 03/2010/TT-BNV; Thông tư 01/2019/TT-BNV; Quyết định 128/QĐ-VTLTNN; Quyết định 72/QĐ-KHKT; Quyết định 1687/QĐ-BKHCN.
  • Cơ chế đánh giá vòng đời văn bản từ giai đoạn văn thư $\rightarrow$ lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) $\rightarrow$ lưu trữ lịch sử.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Lập mục lục hồ sơ nộp lưu; lập biên bản giao nhận; thực hiện 5 bước lập hồ sơ lưu trữ; phân định văn bản; đánh số tờ; viết chứng từ kết thúc; viết bìa hồ sơ; đóng gói và tổ chức tiêu hủy tài liệu theo đúng phương pháp kỹ thuật (cắt nhỏ, nghiền bột giấy).
  • Kỹ năng phân tích và tổng hợp: Khảo sát, biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; lựa chọn và thiết lập 1 trong 4 phương án phân loại phông phù hợp với mô hình cơ quan; phân tích sự trùng lặp thông tin và đánh giá hiệu lực pháp lý của văn bản.
  • Kỹ năng quản trị và tổ chức: Tổ chức giao nộp hồ sơ đúng thời hạn; thiết lập hồ sơ họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; xây dựng Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế theo định hướng sư phạm thực hành nghiệp vụ, kết hợp giữa việc tiếp thu văn bản pháp quy và rèn luyện kỹ năng xử lý hồ sơ:

  • Phương pháp giảng dạy: Giảng viên sử dụng phương pháp thuyết giảng kết hợp phân tích các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật (TCVN). Nội dung lý thuyết được minh họa trực tiếp bằng các sơ đồ cơ cấu tổ chức và sơ đồ phân loại phông thực tế.
  • Bài tập và nghiên cứu tình huống (Case studies):
    • Sử dụng nghiên cứu tình huống thực tế từ Phông Lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962–1965) để giảng dạy việc áp dụng phương án phân loại Cơ cấu tổ chức - thời gian.
    • Tình huống phân định tài liệu theo các khối phòng ban chức năng (Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế hoạch Tổng hợp, Phòng Kế toán) để rèn luyện kỹ năng phân chia nhóm tài liệu từ cấp độ cơ bản đến hồ sơ đơn vị bảo quản.
  • Bài tập thực hành tác nghiệp:
    • Bài 1: Thực hành lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục 01) và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (Phụ lục 02).
    • Bài 2: Thực hành biên soạn Bản lịch sử đơn vị hình thành phông, Bản lịch sử phông và thiết lập phương án phân loại chi tiết cho một cơ quan cụ thể.
    • Bài 3: Thực hành lập Danh mục tài liệu hết giá trị, viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị, soạn thảo biên bản họp Hội đồng xác định giá trị và hoàn thiện hồ sơ tiêu hủy tài liệu.
  • Phương pháp đánh giá:
    • Đánh giá lý thuyết: Kiểm tra khả năng ghi nhớ các khái niệm, đặc điểm, 4 phương án phân loại, 3 nguyên tắc và 8 tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu qua hệ thống câu hỏi cuối mỗi bài học.
    • Đánh giá thực hành: Chấm điểm trực tiếp trên độ chính xác của các mẫu biểu, hồ sơ nộp lưu, danh mục tài liệu tiêu hủy và phương án phân loại do người học thiết lập.
  • Hướng dẫn tự học: Người học đối chiếu các quy định trong giáo trình với quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan thực tập; rèn luyện kỹ năng điền biểu mẫu dựa trên các phụ lục hướng dẫn từ Phụ lục 01 đến Phụ lục 03 và các mẫu biểu tiêu hủy tài liệu.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Cập nhật khung pháp lý mới: Giáo trình cập nhật các văn bản pháp luật quan trọng như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư và hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
  • Tích hợp tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia: Giáo trình đưa vào giảng dạy các Tiêu chuẩn quốc gia công bố theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN:
    • TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ.
    • TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ.
    • TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
  • Quy chuẩn hóa định mức kinh tế - kỹ thuật: Áp dụng Thông tư số 03/2010/TT-BNV về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy.
  • Gắn kết thực tế lưu trữ: Cung cấp đầy đủ biểu mẫu tác nghiệp thực tế theo quy chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; phân loại cụ thể các loại hình tài liệu chuyên biệt như tài liệu khoa học - kỹ thuật (bản vẽ thiết kế, hoàn công, hồ sơ thầu), tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử và tài liệu mộc bản, chữ Hán - Nôm.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh, sinh viên: Sinh viên theo học ngành Văn thư hành chính, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng tại các trường cao đẳng, trung cấp hoặc các học phần nghiệp vụ lưu trữ ở bậc đại học.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần có kiến thức nền tảng về tổ chức bộ máy nhà nước, lý luận văn bản quản lý nhà nước và nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức, xây dựng đề cương bài giảng, thiết kế bài tập thực hành nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu và biên soạn đề thi kết thúc mô đun.
  • Cán bộ văn thư - lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp: Làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ, tham khảo quy trình phân loại phông, lập hồ sơ nộp lưu, tổ chức Hội đồng xác định giá trị và lập hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng trình tự pháp luật.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?
Giáo trình được biên soạn chuẩn hóa cho người học ngành Văn thư hành chính trình độ Trung cấp, Cao đẳng và là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi tiếp cận mô đun?
Cần nắm vững kiến thức cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy cơ quan nhà nước, thẩm quyền ban hành văn bản hành chính, thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các khái niệm cơ bản về văn thư quản lý.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu lý thuyết lưu trữ học khác là gì?
Giáo trình tập trung vào quy trình kỹ thuật tác nghiệp cụ thể, cung cấp toàn bộ hệ thống mẫu biểu thực hành chuẩn hóa (mục lục nộp lưu, biên bản giao nhận, danh mục tài liệu hết giá trị, bản thuyết minh, biên bản tiêu hủy) và các phương án phân loại mẫu cho từng phòng ban chuyên môn.

4. Phương pháp tự học giáo trình để đạt hiệu quả cao nhất?
Người học cần kết hợp đọc kỹ các điều khoản luật được trích dẫn (Điều 9, 12, 18, 28 Luật Lưu trữ 2011), nghiên cứu ví dụ phân loại phông Bộ Nội thương và thực hành trực tiếp việc điền đầy đủ các thông tin trên các mẫu biểu phụ lục kèm theo.

5. Giáo trình có những tài liệu bổ trợ và căn cứ pháp lý nào đi kèm?
Tài liệu cung cấp danh mục 14 văn bản nghiệp vụ chủ yếu gồm Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, hệ thống Thông tư của Bộ Nội vụ (09/2011/TT-BNV, 03/2010/TT-BNV, 01/2019/TT-BNV...) và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251-9253:2012.

Kết luận

Giáo trình mô đun Phân loại chỉnh lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ cung cấp một hệ thống kiến thức toàn diện và có cấu trúc về nghiệp vụ lưu trữ học, từ cơ sở lý luận, phương pháp phân loại phông đến quy trình thẩm định giá trị và tiêu hủy tài liệu.

Tiến trình học tập được thiết lập tuần tự qua 4 bước:

  1. Nắm vững bản chất, nhiệm vụ và tính chất của tài liệu lưu trữ;
  2. Thực hiện quy trình thu thập, tiếp nhận hồ sơ theo Điều 9, Điều 12 Luật Lưu trữ 2011;
  3. Biên soạn lịch sử phông và thiết lập 1 trong 4 phương án phân loại tài liệu;
  4. Vận dụng 8 tiêu chuẩn thẩm định giá trị và hoàn thiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo Điều 18, Điều 28 Luật Lưu trữ 2011.

Người học cần kết hợp việc nghiên cứu nội dung bài giảng với hệ thống 14 văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được liệt kê trong giáo trình để đảm bảo tính chuẩn xác trong quá trình thực thi nghiệp vụ thực tế.