TỔNG QUAN VỀ GIÁO TRÌNH: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình "Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan" (Mã mô đun: MĐ 22) được biên soạn bởi Chủ biên GV. Trương Thị Trang, ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn). Trong cấu trúc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính, đây là mô đun chuyên môn nghiệp vụ cốt lõi, giữ vai trò bản lề kết nối giữa giai đoạn xử lý văn thư hiện hành với giai đoạn lưu trữ tài liệu. Mô đun được xếp sau các học phần tiên quyết bao gồm: Soạn thảo văn bản 1, 2, Nhập môn công tác văn thư, và Quản lý văn bản đến, văn bản đi.

Mục tiêu học tập của giáo trình hướng đến ba chuẩn đầu ra cụ thể:

  • Kiến thức: Trình bày chuẩn xác khái niệm hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu nghiệp vụ và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh công tác lập, giao nộp hồ sơ.
  • Kỹ năng: Phân định và thiết lập được hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự; thành thạo các thao tác kỹ thuật biên mục, đánh số tờ, chia đơn vị bảo quản; đủ năng lực tham mưu cho lãnh đạo tổ chức triển khai công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tác phong cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và tuân thủ các quy định quản lý của Nhà nước.

Về mặt cấu trúc, giáo trình được thiết kế thành 5 bài học logic: đi từ khái niệm cơ bản (Bài 1), các yêu cầu nghiệp vụ (Bài 2), phương pháp thao tác kỹ thuật (Bài 3), tổ chức trách nhiệm trong cơ quan (Bài 4), đến quy trình bàn giao hồ sơ vào lưu trữ (Bài 5). Điểm đặc thù của tài liệu là phương pháp tiếp cận gắn chặt lý luận nghiệp vụ với hệ thống thể chế hành chính Việt Nam và các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc nội dung giáo trình được triển khai qua 5 bài học chuyên đề:

  • Bài 1: Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ (Mã bài: MĐ22.01)
    Phân tích định nghĩa khoa học về hồ sơ (tập văn bản có liên quan về vấn đề, sự việc, đối tượng hoặc có đặc điểm chung về hình thức) và lập hồ sơ (quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản theo phương pháp nhất định). Xác định 3 tác dụng chính: nâng cao năng suất và chất lượng xử lý công việc của công chức; quản lý văn bản chặt chẽ, tránh thất lạc bí mật nhà nước; tạo cơ sở tiền đề cho công tác phân loại, chỉnh lý của lưu trữ lịch sử và bảo tồn sử liệu quốc gia.
  • Bài 2: Yêu cầu về lập hồ sơ (Mã bài: MĐ22.02)
    Xác lập 3 nguyên tắc nghiệp vụ bắt buộc: (1) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ; (2) Tài liệu thu thập phải có mối liên hệ khách quan, phản ánh đúng trình tự giải quyết sự việc; (3) Văn bản trong cùng một hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Đồng thời, giáo trình nhấn mạnh yêu cầu về tính chuẩn mực của thể thức văn bản và tính chính xác trong biên mục.
  • Bài 3: Phương pháp lập hồ sơ (Mã bài: MĐ22.03)
    Quy định quy trình xử lý đối với 3 loại hình hồ sơ:
    • Hồ sơ công việc: Trình tự gồm mở hồ sơ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012, thu thập văn bản trong quá trình giải quyết, kết thúc và loại hủy bản trùng/bản thảo thừa, phân chia đơn vị bảo quản (không dày quá 200 tờ hoặc 3cm), sắp xếp tài liệu và biên mục bên trong (đánh số tờ, viết mục lục 8 cột, lập chứng từ kết thúc).
    • Hồ sơ nguyên tắc: Tập hợp bản sao/chụp văn bản quy phạm pháp luật theo chuyên môn làm căn cứ tra cứu; nguyên tắc xếp văn bản mới ban hành lên trên, văn bản cũ xuống dưới; lưu giữ tại bàn làm việc và không nộp lưu hàng năm vào lưu trữ cơ quan.
    • Hồ sơ nhân sự: Quy trình lập, quản lý và sử dụng hồ sơ cán bộ, đảng viên, học sinh (sơ yếu lý lịch, văn bằng, quyết định bổ nhiệm, lương, khen thưởng, kỷ luật).
  • Bài 4: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan (Mã bài: MĐ22.04)
    Hệ thống hóa cơ sở pháp lý và phân định thẩm quyền, trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ: Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng / Trưởng phòng Hành chính, Trưởng đơn vị chuyên môn, Cán bộ trực tiếp giải quyết công việc, Cán bộ văn thư và Cán bộ lưu trữ.
  • Bài 5: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Mã bài: MĐ22.05)
    Quy định quy trình giao nộp tài liệu theo Điều 9 và Điều 12 Luật Lưu trữ năm 2011; thời hạn nộp lưu hồ sơ hành chính, hồ sơ nghiên cứu khoa học, hồ sơ xây dựng cơ bản và tài liệu nghe nhìn; thủ tục lập 2 bản Mục lục hồ sơ nộp lưu và 2 bản Biên bản giao nhận tài liệu.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình cung cấp hệ thống lý thuyết nền tảng vững chắc trong ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng:

  • Nguyên tắc phân loại tài liệu: Vận dụng 6 đặc trưng phân loại cơ bản gồm vấn đề/sự việc, tác giả, thời gian, tên gọi văn bản, cơ quan giao dịch và địa dư để tổ chức hệ thống hồ sơ.
  • Hệ thống hóa văn bản pháp quy: Trang bị phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ, khung đề mục (theo cơ cấu tổ chức cơ quan hoặc theo mặt hoạt động nghiệp vụ).
  • Khung tiêu chuẩn kỹ thuật: Chuẩn hóa quy cách bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012 và quy chuẩn kiểm soát thành phần tài liệu lưu trữ.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật: Thành thạo quy trình mở bìa hồ sơ, đánh số tờ bằng bút chì đen mềm góc trên bên phải các trang tài liệu có chữ, lập bảng mục lục văn bản 8 cột, ghi chép chứng từ kết thúc đơn vị bảo quản.
  • Kỹ năng phân tích và thẩm định: Đánh giá tính pháp lý của thể thức văn bản, xác định thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời), sàng lọc tách bỏ tài liệu trùng lặp hoặc tài liệu tham khảo hết giá trị.
  • Kỹ năng tổ chức và tham mưu: Năng lực xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm, quản lý văn bản theo dõi công việc và thực hiện đúng thủ tục bàn giao, lập biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng phương pháp sư phạm kết hợp giữa truyền đạt khung lý thuyết quản lý hành chính nhà nước với hướng dẫn thực hành kỹ năng trực tiếp.

Tiếp nhận công việc / Căn cứ Danh mục hồ sơ
          Mở bìa hồ sơ (TCVN 9251:2012)
     Thu thập văn bản, tài liệu phát sinh
     Kết thúc việc: Kiểm tra & Loại bản thừa
      Phân chia ĐVBQ (≤ 200 tờ hoặc ≤ 3cm)
       Sắp xếp văn bản theo trình tự logic
    Biên mục: Đánh số tờ - Mục lục - Chứng từ
      Bàn giao lưu trữ (Sau 1 năm kết thúc)
  • Tình huống thực tiễn và ví dụ cụ thể: Giáo trình xây dựng nhiều dẫn chứng trích xuất từ hoạt động quản lý thực tế của các cơ quan nhà nước, chẳng hạn như:
    • Phân tích sự khác biệt về chức năng, nhiệm vụ qua ví dụ lập Hồ sơ về phòng chống lũ lụt tháng 9/2010 giữa UBND tỉnh Yên Bái và UBND huyện Yên Bình.
    • Hướng dẫn cấu trúc hồ sơ khiếu nại qua trường hợp: Xử lý khiếu nại căn nhà số 225 đường Lê Thánh Tôn, phường Bến Thành, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh năm 2007 tại Sở Xây dựng.
    • Quy tắc phân chia đơn vị bảo quản qua Hồ sơ nâng bậc lương công chức năm 2013 và Hồ sơ thành lập tổ chức bộ máy.
    • Hướng dẫn danh mục hồ sơ theo Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2012 của Sở Xây dựng Bắc Kạn.
  • Phương pháp thực hành: Người học trực tiếp thao tác trên các biểu mẫu in sẵn, rèn luyện kỹ năng phân chia khối lượng tài liệu thực tế thành các tập đơn vị bảo quản độc lập, điền thông tin 8 cột mục lục và viết tiêu đề hồ sơ mẫu.
  • Đánh giá và tự học: Mỗi bài học đều tích hợp hệ thống câu hỏi ôn tập lý thuyết, bài tập phân tích tình huống và yêu cầu thực hành khảo sát thực tế tại các cơ quan, đơn vị bên ngoài (như quy định tại câu hỏi 4, Bài 4).

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình được biên soạn dựa trên việc tích hợp các văn bản pháp luật và quy chuẩn nghiệp vụ của Nhà nước:

  • Hệ thống pháp lý quy chuẩn: Cập nhật các quy định trọng tâm từ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 111/2004/NĐ-CP, Thông tư số 07/2012/TT-BNV (hướng dẫn quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ), Thông tư số 09/2013/TT-BNV (chế độ báo cáo thống kê văn thư lưu trữ) và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.
  • Tích hợp định hướng môi trường mạng: Giáo trình đưa vào nghiên cứu các chỉ đạo về xử lý văn bản điện tử và quản lý công văn qua mạng như Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012, Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 và Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
  • Chuẩn hóa kỹ thuật bảo quản: Áp dụng trực tiếp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, đưa ra quy cách thống nhất về kích thước, các trường thông tin ngoài bìa và cấu trúc lưu trữ khoa học.
  • Phân định rõ ranh giới nghiệp vụ: Phân biệt rõ giữa Hồ sơ công việc (tài liệu bắt buộc nộp lưu sau 01 năm kết thúc công việc) và Hồ sơ nguyên tắc (tập hợp các văn bản pháp quy dùng để tra cứu tại chỗ, tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực, không giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan).

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên và học viên: Dành cho học sinh, sinh viên các hệ đào tạo trung cấp, cao đẳng và đại học thuộc các ngành Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Hành chính công.
  • Điều kiện tiên quyết: Người học cần hoàn thành các môn học cơ sở gồm: Soạn thảo văn bản 1 và 2, Nhập môn công tác văn thư, Quản lý văn bản đến và văn bản đi.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm khung tài liệu giảng dạy chính khóa, tổ chức các học phần nghiệp vụ thực hành văn phòng, xây dựng bài tập tình huống về tổ chức phân loại và bàn giao tài liệu.
  • Cán bộ quản lý và chuyên viên nghiệp vụ: Dùng làm tài liệu tra cứu, chuẩn hóa quy trình lập danh mục hồ sơ và nộp lưu hồ sơ định kỳ cho công chức, viên chức, cán bộ văn phòng, cán bộ lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng nào?

Giáo trình được thiết kế chuẩn cho người học ngành Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng, đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho toàn bộ công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết công việc và lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức.

2. Cần kiến thức nền tảng nào trước khi học giáo trình này?

Người học cần có kiến thức cơ bản về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước, quy trình luân chuyển quản lý văn bản đi - văn bản đến và lý thuyết cơ bản về hệ thống văn thư hành chính.

3. Điểm khác biệt bản chất giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc là gì?

  • Hồ sơ công việc: Chứa văn bản chính phát sinh trong quá trình giải quyết vụ việc cụ thể, có thời hạn bảo quản rõ ràng và bắt buộc phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau 01 năm kể từ khi kết thúc công việc.
  • Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao/chụp các văn bản quy phạm pháp luật dùng làm căn cứ tra cứu thường xuyên; văn bản mới xếp lên trên văn bản cũ; tài liệu được lưu tại nơi làm việc của cán bộ và không phải giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan.

4. Quy định về kích thước và số lượng trang của một đơn vị bảo quản như thế nào?

Theo hướng dẫn của giáo trình, mỗi đơn vị bảo quản (tập hồ sơ) không nên dày quá 200 tờ và độ dày không vượt quá 3cm. Nếu hồ sơ có số lượng văn bản lớn hơn giới hạn này thì phải tách thành nhiều đơn vị bảo quản khác nhau.

5. Giáo trình có cung cấp các mẫu biểu nghiệp vụ bổ trợ không?

Giáo trình cung cấp đầy đủ hệ thống mẫu biểu gồm: Mẫu trình bày ngoài bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, Mẫu Mục lục văn bản tài liệu bên trong hồ sơ (8 cột thông tin), Mẫu Chứng từ kết thúc, Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu và Khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức và theo mặt hoạt động.

Kết luận

Giáo trình "Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan" của Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô cung cấp hệ thống lý thuyết chuẩn mực và hướng dẫn thao tác kỹ thuật thực hiện công tác lập hồ sơ văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật Việt Nam.

Lộ trình học tập khoa học được định hình qua 3 giai đoạn:

  1. Tiếp thu nguyên tắc lý luận và yêu cầu nghiệp vụ (Bài 1, Bài 2).
  2. Rèn luyện kỹ năng thực hành phân loại, mở bìa, sắp xếp và biên mục từng loại hồ sơ (Bài 3).
  3. Nắm vững trách nhiệm thể chế và quy trình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ (Bài 4, Bài 5).

Để hoàn thiện kiến thức, người học nên kết hợp nghiên cứu giáo trình cùng văn bản gốc của Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Thông tư số 07/2012/TT-BNV và hệ thống Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.