Giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, Đại học Luật Hà Nội, tái bản lần 2 (2019)

Giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng của Trường Đại học Luật Hà Nội, trang bị kiến thức và kỹ năng soạn thảo biên bản, công văn, báo cáo,

• Tác giả: Đoàn Thị Tố Uyên
• Trường học: Trường Đại học Luật Hà Nội
• Chuyên ngành: Luật
• Đề tài: Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng Đại học Luật Hà Nội

Giáo trình này cung cấp kiến thức nền tảng và thực hành chi tiết về soạn thảo văn bản hành chính. Nội dung bao gồm khái niệm, vai trò, yêu cầu pháp lý và quy trình ban hành. Sinh viên được hướng dẫn cách viết biên bản, công văn, báo cáo và các tài liệu quan trọng khác. Mỗi chương có ví dụ thực tế, mẫu biểu và bài tập kiểm tra. Nhờ vậy, người học nhanh chóng nắm bắt kỹ năng viết chuẩn, đáp ứng nhu cầu quản lý trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức xã hội.

1.1. Mục tiêu đào tạo

Trang bị cho sinh viên khả năng nhận diện và phân loại các loại văn bản hành chính. Nâng cao kỹ năng viết đúng chuẩn, sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh lỗi ngữ pháp và pháp lý. Đảm bảo người học có thể tự tin soạn thảo, kiểm tra và chỉnh sửa tài liệu trong môi trường làm việc thực tiễn.

1.2. Đối tượng áp dụng

Giáo trình hướng tới sinh viên năm cuối ngành luật và những người làm công vụ. Ngoài ra, các nhà quản lý, nhân viên hành chính và doanh nghiệp muốn nắm vững quy trình soạn thảo văn bản cũng có thể hưởng lợi từ nội dung này.

II. Phân tích vấn đề trong soạn thảo văn bản hành chính Đại học Luật Hà Nội

Trong thực tiễn, nhiều cơ quan gặp khó khăn khi viết văn bản không chuẩn. Lỗi ngữ pháp, cấu trúc và thiếu thông tin dẫn tới hiểu lầm và trì hoãn công việc. Thêm vào đó, sự đa dạng về loại tài liệu làm tăng độ phức tạp. Việc không nắm rõ quy định pháp luật gây ra rủi ro pháp lý. Đánh giá này giúp xác định các lỗ hổng kiến thức và đề xuất cải tiến trong quá trình đào tạo.

2.1. Nguyên nhân gây lỗi

Thiếu kiến thức về quy định pháp luật và mẫu mẫu chuẩn. Người viết thường dựa vào kinh nghiệm cá nhân, không kiểm tra lại nội dung. Thời gian ép buộc cũng làm giảm chất lượng soạn thảo, dẫn tới lỗi cú pháp và thiếu chi tiết quan trọng.

2.2. Hậu quả thực tế

Văn bản chưa chuẩn gây chậm trễ trong quyết định, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Đôi khi, sai sót pháp lý làm tăng rủi ro khi bị kiểm tra, đòi hỏi sửa chữa và tốn thêm thời gian, chi phí.

III. Giải pháp và phương pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo Đại học Luật Hà Nội

Giáo trình đề xuất mô hình học tập kết hợp lý thuyết và thực hành. Sinh viên được giao nhiệm vụ viết mẫu văn bản, nhận phản hồi chi tiết từ giảng viên. Ngoài ra, sử dụng công cụ kiểm tra tự động để phát hiện lỗi ngữ pháp, định dạng và pháp lý. Các buổi hội thảo chuyên đề giúp cập nhật quy định mới và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn. Phương pháp này tạo môi trường học tập tương tác, nâng cao năng lực viết chuẩn.

3.1. Đào tạo thực hành

Tổ chức các buổi thực hành viết văn bản theo tình huống thực tế. Giáo viên chấm điểm, đưa nhận xét cụ thể về cấu trúc, nội dung và tính pháp lý. Sinh viên luyện tập liên tục để cải thiện kỹ năng.

3.2. Hỗ trợ công nghệ

Áp dụng phần mềm soạn thảo có chức năng kiểm tra chuẩn văn bản hành chính. Công cụ này tự động phát hiện lỗi, đề xuất sửa chữa và cung cấp mẫu chuẩn để người dùng tham khảo.

IV. Kết luận và ứng dụng của giáo trình Đại học Luật Hà Nội

Giáo trình đã khẳng định vai trò thiết yếu trong việc chuẩn bị nguồn nhân lực chất lượng cho lĩnh vực hành chính. Sau khi hoàn thành, sinh viên có thể áp dụng ngay kỹ năng vào công việc trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức xã hội. Đánh giá cuối khóa cho thấy mức độ nắm vững kiến thức và khả năng viết chuẩn đã tăng đáng kể, đáp ứng nhu cầu thực tiễn và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.

4.1. Đánh giá kết quả học tập

Kết quả kiểm tra và phản hồi từ doanh nghiệp cho thấy sinh viên giảm lỗi pháp lý lên đến 80%. Khả năng viết nhanh, chính xác và đáp ứng yêu cầu nội dung tăng rõ rệt.

4.2. Triển khai trong thực tiễn

Các cơ quan đã triển khai giáo trình như một tài liệu chuẩn đào tạo nội bộ. Nhờ đó, quy trình soạn thảo văn bản được thống nhất, giảm thời gian xử lý và nâng cao chất lượng tài liệu.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng do Trường Đại học Luật Hà Nội tổ chức biên soạn, Nhà xuất bản Tư pháp xuất bản tại Hà Nội (tái bản lần thứ hai năm 2019, lời giới thiệu đề tháng 9 năm 2017). Công trình được thực hiện bởi tập thể tác giả thuộc Trường Đại học Luật Hà Nội, gồm TS. Đoàn Thị Tố Uyên (Chủ biên) cùng hai tác giả là Trần Thị Vượng và Cao Kim Oanh.

Trong chương trình đào tạo cử nhân luật, đây là môn học tự chọn nhằm trang bị cho người học kiến thức lý luận cơ bản và kỹ năng xây dựng các loại văn bản hành chính thông dụng phục vụ quản lý, điều hành. Về vị trí môn học, giáo trình xác định ranh giới học thuật và nghiệp vụ rõ ràng với môn học bắt buộc "Xây dựng văn bản pháp luật" – vốn tập trung vào hai nhóm là văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật.

Mục tiêu học tập của giáo trình là giúp người học nắm vững:

• Khái niệm, vai trò, chức năng và các tiêu chí phân loại văn bản hành chính thông dụng.
• Yêu cầu bảo đảm tính hợp pháp, tính hợp lý và các quy chuẩn kỹ thuật trình bày thể thức theo pháp luật hiện hành và hướng dẫn của các tổ chức chính trị, xã hội.
• Kỹ năng soạn thảo các văn bản cụ thể như biên bản, công văn, công điện, báo cáo, thông báo, điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, đề án, dự án, kế hoạch, chương trình công tác và tờ trình.

Giáo trình được cấu trúc làm 2 phần chính: Phần I khái quát lý luận nền tảng và Phần II hướng dẫn kỹ năng soạn thảo chuyên biệt. Điểm đặc thù của công trình là cách tiếp cận dưới góc độ khoa học luật học kết hợp nghiệp vụ quản trị văn phòng, phản biện điểm chưa thống nhất giữa khoa học quản lý với văn bản quản lý hành chính nhà nước (cụ thể là Điều 1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ).

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được phân công biên soạn cụ thể giữa các tác giả qua các chương:

1. Phần I: Khái quát về văn bản hành chính thông dụng

   • Chương 1: Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản hành chính thông dụng (Mục 1.2 do Đoàn Thị Tố Uyên, Mục 1.3 do Cao Kim Oanh biên soạn): Xác định định nghĩa văn bản theo nghĩa rộng ("vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định") và nghĩa hẹp ("sản phẩm của hoạt động quản lý"); chỉ rõ 3 đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng; hệ thống hóa 5 chức năng cơ bản; phân loại văn bản theo 4 nhóm mục đích sử dụng.
   • Chương 2: Yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng (do Trần Thị Vượng biên soạn): Thiết lập các tiêu chuẩn bắt buộc về nội dung (tính hợp pháp, tính hợp lý) và hình thức (tên loại, thể thức, kỹ thuật trình bày).
   • Chương 3: Quy trình ban hành văn bản hành chính thông dụng (do Đoàn Thị Tố Uyên biên soạn): Hệ thống các bước từ soạn thảo, kiểm tra, duyệt, ký đến ban hành văn bản.

2. Phần II: Kĩ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng

   • Chương 1 (do Cao Kim Oanh biên soạn) và Chương 2, 4 (do Đoàn Thị Tố Uyên biên soạn), Chương 3, 5, 6 (do Trần Thị Vượng biên soạn): Hướng dẫn phương pháp kết cấu nội dung và thể thức cho từng nhóm văn bản:
     • Nhóm giao dịch công tác: Công văn, công điện, tờ trình, thông báo, báo cáo, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy mời.
     • Nhóm ghi nhận sự kiện: Biên bản, giấy ủy nhiệm, giấy chứng nhận, giấy đi đường, hợp đồng.
     • Nhóm đặt ra quy tắc xử sự nội bộ: Nội quy, quy chế, điều lệ, quy định.
     • Nhóm trình bày dự kiến công việc: Chương trình, đề án, kế hoạch, phương án.

Logic phát triển nội dung đi từ nhận thức bản chất pháp lý, phân biệt với văn bản quyền lực nhà nước, nắm vững quy chuẩn thể thức kỹ thuật, sau đó tiến hành thực hành kỹ năng soạn thảo từng mẫu văn bản cụ thể.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xác lập hệ thống tri thức nền tảng dựa trên các căn cứ khoa học và luật thực định:

• Hệ thống phân định văn bản quản lý: Phân chia văn bản quản lý thành văn bản pháp luật (gồm văn bản quy phạm pháp luật quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và văn bản áp dụng pháp luật) và văn bản hành chính thông dụng. Giáo trình chỉ rõ văn bản hành chính thông dụng là công cụ điều hành hỗ trợ, do mọi chủ thể quản lý ban hành, có giá trị bắt buộc thi hành trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó.
• Hệ thống 5 chức năng: Chức năng thông tin (phân chia thành thông tin quá khứ, thông tin hiện hành và thông tin dự báo); chức năng quản lý; chức năng pháp lý (làm chứng cứ giải quyết vụ việc, ví dụ biên bản vi phạm hành chính); chức năng văn hóa - xã hội; chức năng giao tiếp.
• Khung pháp lý và quy chuẩn kỹ thuật: Viện dẫn và phân tích các quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV; đồng thời tham khảo các tài liệu học thuật của Tạ Thị Thanh Tâm (2006) và Lê Văn In (2013).

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật (Technical skills): Định dạng đúng quy chuẩn kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định: căn chỉnh lề, phông chữ, cỡ chữ; trình bày Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan ban hành, Số và ký hiệu văn bản, Địa danh và ngày tháng, Tên loại và Trích yếu nội dung (như trích yếu công văn số 59/SGD&ĐT-VP).
• Kỹ năng phân tích và phân loại (Analytical skills): Phân tích tính chất của sự việc để lựa chọn đúng hình thức văn bản. Giáo trình đưa ra tiêu chí phân biệt khi nào cần ban hành Thông báo và khi nào cần lập Báo cáo, trường hợp nào bắt buộc dùng Tờ trình theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 hoặc dùng Biên bản theo Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012.
• Kỹ năng soạn thảo nội dung (Practical competencies): Kỹ năng xây dựng văn bản theo kết cấu nghị luận 3 phần (Mở đầu, Nội dung chính, Kết luận); diễn đạt bằng ngôn ngữ hành chính trung tính, một nghĩa; thẩm quyền ký văn bản đúng chức danh và thể thức quy định: ký trực tiếp, ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.), thừa lệnh (TL.), hoặc thừa ủy quyền (TUQ.).

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế theo phương pháp sư phạm kết hợp giữa truyền đạt lý thuyết thể chế và phân tích tình huống thực hành nghiệp vụ.

• Cách tiếp cận sư phạm: Bài học gắn lý luận hành chính với văn bản pháp lý chuyên ngành. Giáo trình chỉ ra sự không thống nhất giữa văn bản quản lý hành chính nhà nước (Thông tư số 01/2011/TT-BNV gộp quyết định cá biệt vào văn bản hành chính) với lý luận khoa học pháp lý (vốn xếp quyết định cá biệt vào văn bản áp dụng pháp luật) để định hướng tư duy phân loại cho sinh viên.
• Hệ thống ví dụ minh họa và tình huống: Mỗi phần kiến thức đều gắn trực tiếp với dữ liệu thực tế:
  • Phân tích ví dụ UBND TP. Hà Nội ban hành Quy chế làm việc kèm theo Quyết định số 316/QĐ-UBND trên cơ sở Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.
  • Phân tích tính bất hợp pháp về nội dung của Tờ trình đề xuất khôi phục làng nghề sản xuất pháo nổ (vi phạm điều cấm của pháp luật).
  • Phân tích tính hợp pháp của Thông báo mở lớp đào tạo kỹ năng đàm phán hợp đồng thương mại của Trung tâm tư vấn pháp luật thuộc Trường Đại học Luật Hà Nội.
  • Ví dụ về việc chọn hình thức văn bản trong công tác tuyển sinh đại học khóa 40 (niên khóa 2015 - 2019): nếu chỉ cung cấp điểm chuẩn và số lượng trúng tuyển thì dùng Thông báo; nếu cần đánh giá khó khăn, thuận lợi và đề xuất giải pháp thì phải chọn Báo cáo.
• Phương pháp đánh giá: Đánh giá người học thông qua việc xử lý hệ thống câu hỏi hướng dẫn ôn tập, thảo luận ở cuối mỗi chương (ví dụ câu hỏi 1, 2, 3, 4 tại Chương 1) và các bài tập thực hành viết văn bản, phát hiện lỗi sai về thể thức hoặc thẩm quyền ký.
• Định hướng tự học: Người học được hướng dẫn đối chiếu trực tiếp giữa quy chuẩn lý thuyết trong giáo trình với các văn bản lưu trữ thực tế tại các cơ quan, đơn vị; thực hành lập bảng danh mục các thành phần thể thức đối với từng loại văn bản cụ thể.

Điểm nổi bật và cập nhật

• Cập nhật quy định pháp lý: Giáo trình bản tái bản lần thứ hai (năm 2019) đối chiếu và căn cứ vào hệ thống văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm Hiến pháp năm 2013, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012.
• Mở rộng chủ thể và thể thức ngoài khu vực cơ quan nhà nước: Giáo trình không chỉ hướng dẫn thể thức văn bản của cơ quan nhà nước theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV mà còn tích hợp chi tiết quy chuẩn thể thức của tổ chức chính trị và tổ chức chính trị - xã hội:
  • Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng (tiêu đề "ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM", quy tắc ghi tên cơ quan ban hành của Ban Chấp hành Trung ương, Tỉnh ủy, Huyện ủy, Chi bộ).
  • Quyết định số 367-QĐ/TWĐTN-VP và Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh về thể thức văn bản Đoàn.
• Quy chuẩn hóa thẩm quyền ký và xử lý văn bản: Trình bày chi tiết cách ghi các thể thức ký: Trực tiếp, Ký thay mặt (TM.), Ký thay (KT.), Thừa lệnh (TL.), Thừa ủy quyền (TUQ.) kèm các điều kiện ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Tính ứng dụng thực tế: Phản ánh chân thực các quan hệ giao dịch hành chính đa chiều: chiều dọc (từ cấp trên xuống cấp dưới như công văn chỉ đạo, đôn đốc, công điện; từ cấp dưới lên cấp trên như tờ trình, báo cáo) và chiều ngang (công văn trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị ngang hàng).

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên đại học ngành luật: Tài liệu học tập cho sinh viên theo học chương trình đào tạo cử nhân luật tại Trường Đại học Luật Hà Nội đăng ký môn học tự chọn "Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng".
• Học viên sau đại học và các ngành liên quan: Phù hợp làm tài liệu nghiên cứu cho học viên cao học chuyên ngành Luật Hành chính, sinh viên các ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Luật Kinh tế.
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành khối kiến thức cơ sở ngành gồm: Lý luận chung về Nhà nước và Pháp luật, Luật Hành chính và môn học Xây dựng văn bản pháp luật.
• Giảng viên và cán bộ nghiên cứu: Giảng viên sử dụng làm tài liệu giảng dạy chuẩn, xây dựng ngân hàng đề thi, biên soạn đề cương môn học và thiết kế các bài tập tình huống mô phỏng.
• Tài liệu tham khảo chuyên môn: Cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước; cán bộ văn phòng, văn thư, nhân sự, cán bộ pháp chế tại các doanh nghiệp và tổ chức xã hội sử dụng để tra cứu nghiệp vụ soạn thảo và chuẩn hóa thể thức văn bản hành chính nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn phục vụ sinh viên đào tạo cử nhân luật chọn học môn Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng tại Trường Đại học Luật Hà Nội; sinh viên các ngành hành chính - văn phòng; công chức, viên chức, nhân viên văn phòng và cán bộ pháp chế phụ trách công tác văn thư, quản trị nội bộ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần có kiến thức cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước, thẩm quyền quản lý hành chính (theo Hiến pháp 2013, Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015) và phân biệt được hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật với văn bản điều hành nội bộ.

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác?

Giáo trình phân định rõ văn bản hành chính thông dụng với văn bản áp dụng pháp luật (quyết định, chỉ thị cá biệt) để tránh trùng lặp với môn Xây dựng văn bản pháp luật; đồng thời tích hợp song song cả thể thức văn bản cơ quan nhà nước (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) lẫn thể thức văn bản của Đảng (Hướng dẫn 11-HD/VPTW) và Đoàn Thanh niên (Hướng dẫn 29-HD/TWĐTN-VP).

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc lý luận tại Phần I với hệ thống câu hỏi định hướng thảo luận ở cuối mỗi chương; nghiên cứu kỹ các ví dụ thực tế được nêu trong sách; sau đó tự thực hành soạn thảo các thành phần thể thức (Quốc hiệu, trích yếu, địa danh, cách ký TM., KT., TL., TUQ.) và nội dung cụ thể tại Phần II.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Tài liệu bổ trợ gồm hệ thống văn bản pháp luật: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, các văn bản hướng dẫn thể thức của Trung ương Đảng và Trung ương Đoàn; cùng các giáo trình tham khảo của tác giả Tạ Thị Thanh Tâm (2006) và Lê Văn In (2013).

Kết luận

Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng do Trường Đại học Luật Hà Nội phát hành là tài liệu học thuật chuẩn hóa khung lý luận và kỹ thuật soạn thảo các văn bản hành chính không chứa đựng quy phạm pháp luật. Giá trị cốt lõi của giáo trình thể hiện ở việc phân định rõ ràng các chức năng, xác lập yêu cầu bảo đảm tính hợp pháp, tính hợp lý và chi tiết hóa các thành phần thể thức theo luật định.

Lộ trình học tập đề xuất là: Nắm vững định nghĩa, 3 đặc điểm, 5 chức năng và hệ thống phân loại tại Chương 1; kiểm soát các chuẩn mực về nội dung và hình thức tại Chương 2; thực hành quy trình ban hành tại Chương 3; từ đó triển khai kỹ năng soạn thảo từng nhóm văn bản giao dịch, ghi nhận, quy tắc và kế hoạch công tác tại Phần II. Tài liệu bổ trợ đi kèm là hệ thống các nghị định, thông tư về công tác văn thư và các đạo luật điều chỉnh thẩm quyền tổ chức bộ máy nhà nước hiện hành.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 K H Á I N IỆ M , VAI T R O VÀ C H Ứ C NĂNG CỦA VĂN BẢN H À N H C H ÍN H T H Ô N G DỤNG 1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 1. Định nghĩa Công tác soạn thảo, ban hành và quản lí vãn bản hành chính thông dụng có vị trí quan trọng, diễn ra hàng ngày trong hoạt động quàn lí cùa các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp từ trung ương đến địa phương. Bởi văn bản vừa là phưomg tiện vừa là công cụ để ghi lại và truyền đạt kịp thời chù trưoTĩg, đường lối và chính sách cùa Đàng, pháp luật cùa Nhà nước, vừa là công cụ hỗ trợ cho hoạt động quàn lí của mọi cơ quan, tồ chức.

Các văn bàn này được các cơ quan, tổ chức cụ thể hoá bằng quyết định quản ư nhằm chi đạo, điều hành đưa chủ trương, quyết định đó vào cuộc sống. Vì thế, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cùa mình các cơ quan nhà nước, tồ chức xã hội và doanh nghiệp luôn ban hành văn bàn hành chính thôns dụní nhằm thực hiện hoạt động quàn lí một cách có hiệu quà nhất. Như vậy, các chủ thể khi sử dụng văn bàn hành chính thông dụng để truyền đạt thông tin, ghi nhận lại sự kiện thực tế thực chất là nhằm triển khai thực hiện văn bàn quy phạm pháp luật, văn bàn áp dụng pháp luật của cấp trên hoặc giải quyết các công việc cụ thề để điều hành, quàn lí trons nội bộ cơ quan, tồ chức; giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với tồ chức và công dân nhằm phục vụ nhu cầu quản lí. Dưới góc độ khoa học, theo nghĩa rộng: ‘‘\'ăn bủn là vậĩ mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngừ nhắt định ” hay “văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin dưới một dạng ngôn ngữ viết hay kí tự nhắt định Theo nghĩa hẹp; “Văn bản được hiếu là côn^ văn, giấy tờ, được hĩnh thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhất định, được sử dụng đế quản ỉí, điều hành công việc cùa cơ quan, tổ chức thường được gọi chung là văn bản quản lí.

Như vậy, theo nghĩa hẹp, sàn phẩm của hoạt động quản lí là văn bàn quản lí. Trong khái niệm văn bàn quản lí, có thể chia theo tính chất quyền lực nhà nước bao gồm hai nhóm: văn bản pháp luật và văn bản hành chính thông dụng. Trong đó, văn bàn pháp luật là hình thức thể hiện ý chí của Nhà nước, ' Tạ Thị Thanh Tâm, Giáo trình môn K ĩ thuật xãy dựng và ban hành văn bán quán lí hành chính nhà nước. Hành chính, 2006, ư.

Lê Văn In, Giáo trình Văn bán quàn lí nhà nirớc và k ĩ thuật soạn tháo văn bản, Nxb. Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2013, tr. 8 được ban hành theo hình thức, thù tục pháp luật quy định, luôn mang tính băt buộc và được bào đàm thực hiện bởi Nhà nước. Nhóm văn bàn pháp luật có những đặc trưng là: luôn do chủ thể nhân danh Nhà nước ban hành, nội dung là ý chí cùa Nhà nước luôn có tính chất áp đặt, bắt buộc thực hiện với cá nhân, tồ chức trong xã hội và thể thức ưình bày, thù tục ban hành luôn tuân theo quy định của pháp luật.

Trong nhóm văn bản pháp luật, dựa vào tính chất pháp lí chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bàn áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt).