Chương 1: Tổ chức công tác kế toán ngân sách xã 1. Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán ngân sách xã Kế toán ngân sách và tài chính xã là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của xã dƣới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán ngân sách xã có nhiệm vụ: - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung công việc kế toán, theo chế độ kế toán. - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; các khoản thu, chi ngân sách xã; nghĩa vụ thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản của xã; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán, ngân sách.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, ngân sách; tham mƣu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản tý tài chính, ngân sách xã và quyết định kinh tế, tài chính của chính quyền cấp xã. - Cung cấp thông tin, số liệu kế toán, tài chính, ngân sách xã theo quy định của pháp luật. Tổ chức bộ máy kế toán 2. Nội dung công việc kế toán 5 - Kế toán tiền mặt, tiền gửi tại Kho bạc: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền mặt tại quỹ của xã, tiền thuộc quỹ ngân sách và tiền gửi khác của xã tại KBNN; - Kế toán các khoản thu ngân sách: Phản ánh các khoản thu ngân sách xã đã qua Kho bạc, các khoản thu ngân sách xã chƣa qua Kho bạc và những khoản thoái thu ngân sách hoàn trả cho các đối tƣợng đƣợc hƣởng; - Kế toán các khoản chi ngân sách: Phản ánh các khoản chi thƣờng xuyên, chi đầu tƣ xây dựng cơ bản theo dự toán ngân sách đã đƣợc Hội đồng nhân dân xã quyết định vào chi ngân sách xã đã qua Kho bạc, chi ngân sách xã chƣa qua Kho bạc và việc quyết toán các khoản chi theo Mục lục ngân sách nhà nƣớc; - Kế toán thanh toán: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của các đối tƣợng; Phản ánh các khoản nợ phải trả của xã về dịch vụ đã sử dụng chƣa thanh toán cho ngƣời bán, ngƣời nhận thầu và các khoản nợ phải trả khác của xã; - Kế toán các hoạt động tài chính khác của xã: Phản ánh các khoản thu, chi của các hoạt động tài chính khác nhƣ: thu chi các quỹ công chuyên dùng; thu, chi hoạt động sự nghiệp, văn hoá, giáo dục, đào tạo, thể thao và các hoạt động cung cấp dịch vụ khác; - Kế toán vật tƣ, tài sản, đầu tƣ XDCB, nguồn vốn đầu tƣ XDCB và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã do hoàn thành việc mua sắm, xây dựng cơ bản, do nhận bàn giao, do đƣợc Nhà nƣớc đầu tƣ, do nhân dân đóng góp, quyên tặng và tình hình biến động tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã 2.
Tổ chức bộ máy kế toán Ủy ban nhân dân xã – phƣờng phải tổ chức ban tài chính xã và bố trí một ngƣời làm công tác tài chính – kế toán chuyên trách để giúp UBND xã xây dựng và thực hiện dự toán thu, chi ngân sách xã; lập báo cáo ngân sách hàng tháng, quyết toán ngân sách năm; tổ chức quản lý tài sản và tài chính Nhà nƣớc trên địa bàn theo quy định. Ban tài chính xã gồm 3 thành viên: Trƣởng ban(CHủ tịch UBND xã, kế toán trƣởng và 1 thủ quỹ). Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 3. Phân loại chứng từ - Căn cứ vào hệ thống chứng từ nhà nƣớc đã ban hành và nội dung kinh tế của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp để lựa chọn các mẫu chứng từ ban đầu cho phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh 6 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp do nhà nƣớc ban hành bao gồm: Loại 1: Hàng tồn kho bao gồm các biểu mẫu: Phiếu nhập kho, xuất kho, thẻ kho.
Loại 2:Lao động - Tiền lƣơng bao gồm các biểu mẫu: Bảng chấm công, bảng thanh toán. Loại 3: Bán hàng bao gồm các biểu mẫu: Hóa đơn bán hàng, cƣớc vận chuyển. Loại 4:Tiền tệ bao gồm các biểu mẫu: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị. Loại 5: Tài sản cố định bao gồm các biểu mẫu: Biên bản giao nhận tài sản, thẻ TS.
Quy định về lập và xử lý chứng từ Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau: - Tên và số hiệu của chứng từ ; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ, ; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán. Lập chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh. Chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có qui định mẫu thì xã đƣợc tự lập chứng từ kế toán do xã qui định nhƣng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán qui định dƣới đây. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ. Trƣờng hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một 7 nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Các chứng từ lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân gửi ra bên ngoài xã thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của UBND xã. Ngƣời lập, ngƣời ký duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Ký chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm theo quy định cho từng chứng từ. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của ngƣời ký. Những ngƣời ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung, số liệu trên chứng từ. - Chữ ký trên chứng từ kế toán phải đƣợc ký bằng bút mực.
Không đƣợc ký chứng từ kế toán bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn. Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch. Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một ngƣời phải nhƣ nhau. - Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản phải đƣợc Chủ tịch UBND xã hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền và kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt trƣớc khi thực hiện.
Chữ ký trên những chứng từ kế toán chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từng liên. Trình tự kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán a) Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế toán xã. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán nhƣ sau: - Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán; Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách chế độ, các qui định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,.) đồng thời báo ngay cho Chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại và hƣớng dẫn làm hoàn thiện thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 8 b) Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bƣớc sau: - Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán; - Kiểm tra và ký chứng từ kế toán; - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán.