Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. ĐỐI TƯỢNG, MỤC TIÊU VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ TOÁN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Khái niệm Kế toán Ngân hàng Thương mại là một công cụ để tính toán, ghi chép bằng con số phản ánh và kiểm tra toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ của Ngân hàng Thương mại chủ yếu dưới hình thức giá trị. Đối tượng của kế toán Ngân hàng Thương mại Đối tượng của kế toán Ngân hàng Thương mại (NHTM) là sử dụng thước đo bằng tiền để phản ánh nguồn vốn, cơ cấu hình thành nguồn vốn và việc sử dụng vốn trong các hoạt động của NHTM Nguồn vốn của NHTM bao gồm: - Vốn chủ sở hữu (vốn tự có và coi như tự có) - Vốn huy động - Vốn vay - Các loại vốn khác: Vốn trong thanh toán, vốn tài trợ ủy thác đầu tư.
Sử dụng vốn: Sau khi hình thành nguồn vốn, NHTM sử dụng vốn vào các mục đích sau đây - Chi phí để mua sắm tài sản cố định, phương tiện làm việc - Chi phí cho công tác quản lý chung tại ngân hàng - Cấp vốn cho các đơn vị phụ thuộc (nếu có) - Gửi tiền tại Ngân hàng Nhà nước và các TCTD - Nộp quỹ dự trữ bắt buộc tại Ngân hàng Nhà nước - Sử dụng vốn để cho vay, đây là số vốn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng sử dụng vốn tại NHTM - Sử dụng vốn để góp vốn, liên doanh, liên kết, mua cổ phần, đầu tư vào chứng khoán 13 - Sử dụng vốn để kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc, đá quý khi được Ngân hàng Nhà nước cho phép. - Sử dụng vốn vào các mục đích hợp pháp khác. Mục tiêu của kế toán ngân hàng Cung cấp nguồn thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của NHTM để phục vụ cho các đối tượng sau đây: - Ngân hàng Nhà nước - Nhà quản trị Ngân hàng Thương mại - Các nhà đầu tư - Cơ quan thuế - Các cơ quan quản lý khác. Đặc điểm của kế toán ngân hàng Về cơ bản kế toán NHTM tuân thủ theo nguyên lý kế toán nói chung.
Tuy nhiên kế toán NHTM có những đặc điểm khác với kế toán tại các doanh nghiệp khác: - Kế toán NHTM phản ánh được đại bộ phận hoạt động kinh tế, tài chính của nền kinh tế: Do chức năng của NHTM là trung gian tín dụng và trung gian thanh toán; hoạt động của NHTM phản ánh tình hình huy động vốn từ các tổ chức và cá nhân trong nền kinh tế (thể hiện trên các tài khoản tiền gửi thanh toán, tiền gửi tiết kiệm và tiền gửi khác), đồng thời sử dụng số tiền đó để cho vay các tổ chức kinh tế và cá nhân (thể hiện tên các tài khoản cho vay) và thực hiện thanh toán thu, chi hộ cho các tổ chức và cá nhân trong nền kinh tế. - Kế toán NHTM có tính giao dịch và xử lý nghiệp vụ. Do NHTM là trung tâm thanh toán, nhận mở tài khoản cho khách hàng có đủ điều kiện cho nên bắt buộc NHTM trước khi hạch toán kế toán phải giao dịch, tiếp xúc với khách hàng, kiểm soát và xử lý chứng từ xem có đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ, sau đó mới tiến hành hạch toán. - Kế toán NHTM có tính cập nhật và chính xác cao độ.
Xuất phát từ vai trò của kế toán NHTM là cung cấp số liệu để quản lý hoạt động ngân hàng và nền kinh tế, cho nên kế toán NHTM cũng phản ánh tất cả các số liệu một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời. Hàng ngày NHTM phải căn cứ vào số liệu của KTNH để lập Bảng Cân đối tài khoản và gửi giấy báo, sổ phụ. cho các tổ chức kinh tế, các tổ chức kinh tế căn cứ vào các chứng từ này để làm cơ sở hạch toán kế toán. - Kế toán NHTM có số lượng chứng từ lớn và phức tạp.
Trong quá trình hoạt động, nghiệp vụ của NHTM rất đa dạng, số lượng khách hàng của NHTM rất lớn, số lượng giao 14 dịch hàng ngày phát sinh nhiều, nên chủng loại, khối lượng chứng từ lớn, luân chuyển qua nhiều khâu và phức tạp. - Kế toán NHTM có tính tập trung và thống nhất cao. Do hệ thống NHTM được tổ chức thống nhất từ Hội sở chính đến các chi nhánh, phòng giao dịch. Để tạo sự tập trung và chặt chẽ trong toán hệ thống NHTM, chứng từ kế toán được xây dựng theo một mẫu thống nhất và hệ thống tài khoản cũng thống nhất.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHTM 1. Khái niệm chứng từ kế toán 1. Khái niệm - Chứng từ kế toán NHTM là những giấy tờ, vật mang tin, là các bằng chứng phản ánh và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành, là cơ sở để hạch toán vào các tài khoản kế toán tại NHTM. - Được thể hiện dưới hình thức chứng từ giấy và/hoặc chứng từ điện tử.
Mẫu chứng từ kế toán Bao gồm: - Mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định - Các mẫu chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước quy định. - Các mẫu chứng từ kế toán do từng hệ thống NHTM ban hành. Đặc điểm của chứng từ kế toán NHTM - Chứng từ KTNH có nhiều chủng loại, số lượng chứng từ phát sinh hàng ngày rất lớn, tổ chức luân chuyển chứng từ phức tạp. - Đại bộ phận chứng từ kế toán ngân hàng do KH lập và nộp vào NH để thực hiện các nghiệp vụ.
Đặc điểm này đã dẫn đến chất lượng chứng từ kế toán ngân hàng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ lập chứng từ của KH và kiểm soát chứng từ của NH. - Chứng từ gốc kiêm ghi sổ (như các loại séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu), chứng từ tổng hợp (như phiếu chuyển khoản tổng hợp, các loại bảng kê.), được sử dụng phổ biến. Điều này là phù hợp với đặc điểm của các nghiệp vụ NH và tiết kiệm chi phí vật chất, thời gian cho NH và xã hội. - Lưu trữ chứng từ lâu dài (12 tháng ở phòng kế toán, sau đó phải được bảo quản lưu trữ ở nơi bảo quản lưu trữ 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn) và bảo quản khá phức tạp (Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính).
Phân loại chứng từ 1. Căn cứ vào hình thái chứng từ a. Chứng từ giấy Là chứng từ in sẵn sử dụng trong các giao dịch nội bộ tại các NHTM hoặc cung cấp, nhượng bán cho khách hàng bao gồm các mẫu chứng từ in thường, mẫu chứng từ in quan trọng như các loại Séc, giấy tờ có giá.; Các mẫu chứng từ thường do khách hàng tự in phải thực hiện theo đúng thiết kế mẫu chứng từ do ngân hàng hướng dẫn tại từng thời điểm. Trường hợp mẫu chứng từ được cài đặt sẵn trong hệ thống phải đảm bảo đúng khuôn dạng và các yếu tố do ngân hàng đã quy định đối với từng mẫu.
Chứng từ do các chi nhánh ngân hàng lập để xử lý các nghiệp vụ liên quan trong nội bộ ngân hàng, hoặc những nghiệp vụ theo quy định không cần có sự ủy nhiệm của khách hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ như phiếu hạch toán, phiếu thu, phiếu chi. theo đúng quy định. Chứng từ điện tử - Là chứng từ có đủ các nội dung quy định mà các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) để giao dịch thanh toán phải thực hiện theo đúng quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và khớp đúng giữ chứng từ dùng làm căn cứ chuyển đổi và chứng từ được chuyển đổi.
Căn cứ vào công dụng và trình tự ghi sổ của chứng từ Theo cách phân loại này có 3 loại chứng từ a. Chứng từ gốc Là chứng từ được lập đầu tiên có đầy đủ căn cứ pháp lý để chứng minh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành tại ngân hàng. Chứng từ ghi sổ Là chứng từ cho phép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán. Chứng từ ghi sổ được lập trên chứng từ gốc.
Ví dụ: Các phiếu chi là chứng từ ghi sổ được lập trên chứng từ gốc là giấy đề nghị rút tiền. Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ Đây là loại chứng từ vừa chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành, vừa là cơ sở pháp lý để ghi chép vào sổ sách kế toán. Ví dụ: Ủy nhiệm chi, Séc. Căn cứ vào địa điểm lập chứng từ a.
Chứng từ nội bộ: Là chứng từ do Ngân hàng lập để thực hiện các nghiệp vụ kế toán Ví dụ: Các lệnh chuyển tiền, bảng kê thanh toán bù trừ b. Chứng từ do khách hàng lập: Là các chứng từ do khách hàng lập để nộp vào Ngân hàng. Ví dụ: Séc, Ủy nhiệm thu 1. Căn cứ vào mục đích sử dụng và nội dung nghiệp vụ a.
Chứng từ tiền mặt: Là loại chứng từ chỉ sử dụng cho các nghiệp vụ có liên quan đến việc thu, chi tiền mặt. Có thể do khách hàng lập: như giấy nộp tiền mặt, hay do Ngân hàng lập như: Phiếu chi, phiếu thu. Chứng từ chuyển khoản: Là loại chứng từ chỉ sử dụng cho các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt. Các loại chứng từ chuyển khoản như phiếu chuyển khoản, Séc chuyển khoản, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu.
Lập chứng từ 1. Nguyên tắc lập chứng từ - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Tất cả chứng từ kế toán phải ghi rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ.
- Chứng từ bằng giấy phải lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên cho một nghiệp vụ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải được viết đủ câu, rõ nghĩa; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhòe chữ. 17 - Ngày, tháng, năm lập trên chứng từ kế toán ghi bằng số.