CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1. Tổng quan về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 1. Khái quát về dịch vụ giao nhận và người giao nhận Dịch vụ giao nhận Giao nhận là một hoạt động gắn liền với hoạt động thương mại quốc tế, là một khâu trong thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Theo Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) thì “Dịch vụ giao nhận là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
(Bùi Thị Thanh Tuyết, 2011) Theo điều 233 của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 định nghĩa “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.” Tóm lại có thể hiểu khái niệm dịch vụ giao nhận là dịch vụ về vận tải bao gồm tất cả các nghiệp vụ liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hóa nhằm mục đích đưa hàng hóa từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu. Người giao nhận Khi nói đến “Người giao nhận” thì mọi người thường hiểu những người làm dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận. Theo FIATA nhận định: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa” (Nguyễn Ngọc Phụng, 2012) 4 Theo Điều 3 của Nghị định số 140/2007/NĐ-CP giải thích: “Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là thương nhân tổ chức thực hiện dịch vụ logistics cho khách hàng bằng cách tự mình thực hiện hoặc thuê lại thương nhận khác thực hiện một hoặc nhiều công đoạn của dịch vụ đó”.
Như vậy, người giao nhận là những doanh nghiệp kinh doanh các dịch vụ giao nhận, thực hiện các công việc liên quan đến vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng ủy thác và nhận thù lao theo thỏa thuận. Phạm vi các dịch vụ trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Với dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngoại trừ những trường hợp người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu muốn tự đảm nhận một khâu thủ tục nào đó, thông thường thì người giao nhận thay mặt họ tổ chức việc thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn. Phạm vi các dịch vụ được thể hiện qua những công việc cụ thể mà người giao nhận sẽ thực hiện theo những thỏa thuận với khách hàng (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) như sau: Thay mặt người xuất khẩu: – Chọn người chuyên chở, phương thức vận tải và tuyến đường phù hợp nhất với lô hàng. Lưu cước, lưu khoang với người chuyên chở đã chọn lọc.
– Kiểm tra những luật lệ của chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng như bất kỳ nước quá cảnh nào. – Chuẩn bị những chứng từ cần thiết và làm các thủ tục giao nhận hàng hóa như thủ tục hải quan, kiểm dịch, hun trùng… – Đóng gói hàng hóa phù hợp để tạo thuận lợi cho việc vận chuyển hàng đến nước nhập khẩu (trừ khi người xuất khẩu đã làm trước khi giao hàng cho người giao nhận). – Sắp xếp việc lưu kho và bảo quản hàng hóa nếu được yêu cầu. – Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm xếp hàng.
– Thanh toán các loại chi phí, bao gồm cả cước phí – Giám sát việc vận chuyển hàng hóa cho đến khi hàng hóa được dỡ xuống tại đích đến thông qua các mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. – Ghi nhận những tổn thất hàng hóa và giúp người xuất khẩu khiếu nại người chuyên chở khi hàng hóa bị tổn thất (nếu có). Thay mặt người nhập khẩu: 5 – Kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. – Nhận hàng từ người chuyên chở và trả các cước phí (nếu có).
– Thực hiện khai báo hải quan và các thủ tục khác. – Sắp xếp việc lưu kho nếu được yêu cầu và giao hàng cho người nhập khẩu. – Giúp người nhập khẩu tiến hành các khiếu nại (nếu có). Ngoài ra, người giao nhận còn thực hiện các dịch vụ khác như gom hàng lẻ của nhiều chủ hàng, chia hàng lẻ, vận chuyển hàng từ kho của người gửi đến kho của người nhận… 1.
Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 1. Nhân tố bên trong Nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là nhân tố chủ yếu dẫn đến sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp. Một cơ cấu nhân sự hiệu quả không chỉ có trình độ, kinh nghiệm của từng thành viên mà giữa các nhân viên với nhau cần có mối quan hệ thân thiết và các mối quan hệ với khách hàng, đối tác kinh doanh. Đặc biệt, những nhân viên có trình độ chuyên môn cao và ban điều hành có khả năng quản lý chặt chẽ rất cần thiết đối với những công ty giao nhận, vì nếu có sai sót xảy ra sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.
Cơ sở vật chất Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm: bãi xe, nhà kho, phương tiện vận tải, thiết bị bốc dỡ hàng hóa… phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị hàng hóa… Việc đầu tư nguồn cơ sở vật chất hiện đại, quy mô lớn sẽ giúp rút ngắn thời gian giao nhận hàng, giảm các chi phí thuê phương tiện ngoài, từ đó giá cả dịch vụ sẽ giảm, thu hút nhiều khách hàng hơn. Nguồn tài chính Để có thể đứng vững và phát triển lâu dài, các doanh nghiệp cần có nguồn tài chính lớn mạnh, vì công ty cần nguồn vốn lớn để đầu tư cơ sở hạ tầng, mua sắm thiết bị, phương tiện vận tải để hỗ trợ cho các nghiệp vụ giao nhận, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. Tuy nhiên, dù có nguồn tài chính tốt nhưng không biết cách sử dụng hiệu quả thì cũng sẽ thất bại trên thị trường giao nhận cạnh tranh như hiện nay. Nhân tố bên ngoài Yếu tố tự nhiên 6 Các yếu tố tự nhiên như: khí hậu, thời tiết, thiên tai… là những nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa, có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của dịch vụ.
Cụ thể gây cản trở việc đóng hàng tại cảng, gây khó khăn cho các phương tiện vận chuyển (tàu, thuyền…), khiến hàng hóa bị hư hại hay trễ hạn giao hàng, xảy ra tranh chấp, thậm chí có thể dẫn đến thiệt hại về người. Do đó, người giao nhận cần lựa chọn phương tiện và tuyến đường phù hợp để giảm rủi ro. Yếu tố chính trị - xã hội - pháp luật Một quốc gia có tình hình chính trị - xã hội ổn định sẽ tạo điều kiện thuận lợi để quốc gia đó mở rộng ngoại giao và phát triển thị trường giao thương với nước ngoài. Ngược lại, nếu một quốc gia hay xảy ra các sự kiện gây bất ổn chính trị - xã hội sẽ gây khó khăn cho hoạt động giao nhận hàng hóa qua biên giới như không thể tiến hành nhận và giao hàng.
Mặt khác, các chính sách pháp luật cũng góp phần thúc đẩy hoặc gây cản trở hoạt động giao nhận diễn ra. Ví dụ các chính sách yêu cầu về thủ tục hành chính rườm rà sẽ làm thời gian giao nhận kéo dài gây ảnh hưởng đến hoạt động nghiệp vụ liên quan. Phạm vi của hoạt động giao nhận hàng hóa liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả dịch vụ, các doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ luật pháp, chính trị, văn hóa của các nước gửi hàng, nhận hàng, các nước hàng hóa đi qua và luật pháp quốc tế.
Yếu tố kinh tế Thực trạng nền kinh tế trong và ngoài nước sẽ ảnh hưởng đến kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Hoạt động giao nhận hàng hóa diễn ra nhằm phục vụ cho lĩnh vực mua bán hàng hóa quốc tế, do đó biến động của thương mại quốc tế sẽ tác động trực tiếp đến dịch vụ giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, nền kinh tế có sự thay đổi bởi lãi suất tăng, tỷ giá hối đoái tăng, tỷ lệ lạm phát hay giá nhiên liệu tăng cao sẽ làm tăng giá cước vận tải của dịch vụ từ đó sẽ ảnh hưởng đến sự lựa chọn của khách hàng với doanh nghiệp giao nhận. Đặc điểm hàng hóa Bất kỳ mặt hàng nào cũng đều có tính chất, đặc điểm riêng biệt.
Chính vì vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ yêu cầu về quy cách đóng gói, xếp dỡ, phương tiện vận tải… khác nhau nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hóa trong quá trình chuyên chở. Ví dụ như hàng nông sản phải được đóng thành từng bao, cần được hun trùng trước khi đóng hàng để 7 chống ẩm mốc và vi khuẩn gây hại. Còn hàng máy móc thường có khối lượng lớn, cồng kềnh nên cần có thiết bị, vận tải chuyên dụng… Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hóa khác nhau cần phải có những loại chứng từ đi kèm khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng như chứng nhận hun trùng, kiểm dịch động thực vật, giấy phép xuất nhập khẩu hàng đặc biệt… Khoa học công nghệ Sự đổi mới về mặt công nghệ trong vận tải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm chi phí khai thác, tác động đến năng suất của các hãng tàu trên thế giới. Ngoài ra, thương mại điện tử phát triển nhanh chóng giúp việc tiếp cận khách hàng, giới thiệu dịch vụ trở nên dế dàng hơn.
Các hệ thống phần mềm hỗ trợ hoạt động giao nhận như: hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI), hệ thống quản lý giao nhận, quản lý mối quan hệ khách hàng,… giúp kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng như với các tổ chức một cách nhanh chóng, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm soát quy trình, giảm rủi ro cho hàng hóa, nâng cao hiệu quả giao nhận.