Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại Việt Nam ngày càng phát triển, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ diễn ra gay gắt. Để tồn tại và khẳng định vị thế, các doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện toàn bộ các khâu trong chuỗi vận hành, từ khâu mua hàng, quản lý nguyên vật liệu, lưu trữ cho đến phân phối sản phẩm đến tay khách hàng. Trong đó, hoạt động quản trị kho bãi đóng vai trò trung tâm nhằm duy trì dòng chảy hàng hóa liên tục, tối ưu hóa chi phí lưu thông và bảo đảm khả năng cung ứng kịp thời cho thị trường.

Tại tỉnh Bình Dương, sự gia tăng nhanh chóng về mức sống của người dân kéo theo nhu cầu sở hữu và sử dụng phương tiện ô tô cá nhân tăng cao, từ đó thúc đẩy các dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa và thay thế phụ tùng ô tô phát triển mạnh mẽ. Công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh là đại lý phân phối cấp I của thương hiệu lốp xe Michelin tại thành phố Thủ Dầu Một, chuyên cung cấp các loại lốp, phụ tùng và dịch vụ kỹ thuật cho nhiều dòng xe phổ biến như Mazda, Toyota, KIA, Hyundai. Trung bình mỗi ngày, doanh nghiệp tiếp nhận hơn 40 lượt khách hàng đến thực hiện dịch vụ bảo dưỡng và thay thế linh kiện.

Mặc dù hoạt động kho tại công ty được đặt dưới sự giám sát trực tiếp của Phó Giám đốc nhằm duy trì tính nguyên tắc và chặt chẽ, thực tiễn vận hành vẫn bộc lộ những điểm hạn chế cần được chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả. Đề tài "Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động kho của công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn đó.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Văn bản xác định 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Vận dụng kiến thức lý thuyết đã học trong chương trình đào tạo Quản trị kinh doanh để tìm hiểu, phân tích các hoạt động quản trị kho thực tế tại công ty.
  2. Dựa vào thực tế hoạt động thường ngày của doanh nghiệp để phát hiện tồn tại và tìm ra các giải pháp khả thi giúp hoàn thiện hoạt động kho.
  3. Nâng cao hiệu quả vận hành và khẳng định tầm quan trọng của công tác quản trị kho trong tổng thể hoạt động kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị kho bãi, quy trình nghiệp vụ xuất - nhập, công tác bảo quản và hệ thống dữ liệu, chứng từ quản lý kho tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh (địa chỉ: số 673-675 Đại lộ Bình Dương, Phường Hiệp Thành, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Quá trình nghiên cứu và thực tập diễn ra từ ngày 24/08/2020 đến ngày 18/11/2020; các dữ liệu thứ cấp phục vụ phân tích được thu thập trong giai đoạn 3 năm liên tiếp (2017 – 2019).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết về quản trị kho bãi

Nghiên cứu sử dụng hệ thống lý luận căn bản về logistics và quản trị chuỗi cung ứng, trong đó viện dẫn quan điểm của GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân: Kho là một bộ phận của hệ thống logistics, nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí hàng hóa. Báo cáo cũng đề cập đến thống kê của Sherman (1996) về sự phát triển của hơn 750.000 hệ thống kho bãi trên thế giới từ dạng cơ bản đến hiện đại.

Cơ sở lý luận của đề tài làm rõ các nội dung trọng tâm:

  • Vai trò và mục tiêu quản trị kho: Tiết kiệm chi phí vận tải (gom hàng), giảm thiểu hao hụt hư hỏng trong lưu trữ, duy trì nguồn cung ứng ổn định và đảm bảo mức chi phí dự trữ hàng tồn kho là thấp nhất trong điều kiện đáp ứng đầy đủ nhu cầu thị trường.
  • Các yếu tố tác động đến quản trị kho: Chính sách pháp luật, môi trường văn hóa - xã hội, hành vi khách hàng, quy mô doanh nghiệp, tiềm lực tài chính (vốn) và hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật.
  • Quy trình nghiệp vụ kho chuẩn:
    • Quy trình nhập kho (4 bước): Lên kế hoạch nhập -> Kiểm tra hàng và đối chiếu -> Lập phiếu nhập kho -> Hoàn thành nhập kho và cập nhật thẻ kho/phần mềm.
    • Quy trình xuất kho (5 bước): Gửi yêu cầu xuất hàng -> Kiểm tra tồn kho -> Lập phiếu xuất kho -> Thực hiện xuất kho -> Cập nhật thông tin vào sổ sách và thẻ kho.
  • Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa: Quy định về định vị (mã hóa gian kệ), định lượng (giới hạn sức chứa ô kệ), kỹ thuật kê lót cách ly môi trường ẩm ướt, quy tắc xếp dỡ an toàn và quy chế vệ sinh định kỳ.
  • Chi phí và chứng từ kho: Phân loại chi phí thành chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho (nhà xưởng, khấu hao thiết bị, nhân công, bảo hiểm, hư hỏng) và chi phí mua hàng; sử dụng hệ thống chứng từ gồm Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Sổ ghi chi tiết sản phẩm hàng hóa, Hóa đơn giá trị gia tăng và Phiếu giao hàng.
  • Các phương pháp quản trị tồn kho tối ưu: Nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước (FIFO), thiết lập định mức tồn kho an toàn (tối thiểu - tối đa), quy trình kiểm tra chất lượng kép khi xuất hàng, kiểm kê định kỳ (kiểm kê toàn phần thực tế, kiểm tra tại chỗ đột xuất, kiểm kê theo chu kỳ), phân loại mức độ ưu tiên hàng hóa theo phương pháp ABC (nhóm A: giá trị cao - bán chậm; nhóm B: giá trị và sức bán trung bình; nhóm C: giá trị thấp - bán nhanh), kỹ thuật dự báo nhu cầu thị trường và ứng dụng phần mềm quản lý kho.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn sau:

  • Phương pháp phân tích – tổng hợp: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu trong từng mắt xích hoạt động kho, tổng hợp các dữ liệu định tính và định lượng để xây dựng hệ thống giải pháp.
  • Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ Phòng Kế toán và Bộ phận Kho của công ty trong giai đoạn 2017 – 2019; kế thừa tài liệu học thuật, giáo trình chuyên ngành và báo cáo chuyên đề liên quan.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Trực tiếp theo dõi quy trình giao nhận, kiểm đếm, thao tác bốc dỡ, sắp xếp và ghi chép chứng từ của nhân viên kho trong thời gian thực tập.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi, tham vấn ý kiến chuyên môn từ ban quản lý công ty và các nhân sự có thâm niên làm việc tại bộ phận kho để xác định khó khăn và nhu cầu cải tiến thực tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài

Chương này tập trung xây dựng nền tảng lý luận toàn diện về hoạt động quản trị kho trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. Tác giả làm rõ khái niệm, chức năng, vai trò kinh tế của kho hàng và trách nhiệm nghiệp vụ chuẩn của một nhân viên kho (thực hiện thủ tục xuất nhập, quản lý thẻ kho, kiểm soát định mức tồn kho tối thiểu, tuân thủ an toàn phòng cháy chữa cháy).

Bên cạnh đó, chương 1 chuẩn hóa sơ đồ quy trình nhập kho 4 bước và xuất kho 5 bước, phân tích cấu trúc các loại chi phí kho phát sinh và phân loại các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho kinh điển (FIFO, phân loại ABC, quy trình kiểm soát chất lượng kép).

Chương 2: Tổng quan về công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh

Chương 2 trình bày hồ sơ pháp lý, lịch sử hình thành, mô hình tổ chức và năng lực vận hành của doanh nghiệp:

  • Thông tin pháp lý: Tên doanh nghiệp là Công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh (viết tắt: XO), thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 3701436985 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp ngày 12/03/2009. Người đại diện pháp luật kiêm Giám đốc là ông Lê Xuân Oánh.
  • Ngành nghề kinh doanh: Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác; Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô; Bán buôn cơ khí khuôn mẫu. Doanh nghiệp là đại lý cấp I chính thức của thương hiệu vỏ xe Michelin.
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Tổng quy mô nhân sự của công ty gồm 25 cán bộ, nhân viên, phân bổ theo bảng cơ cấu sau:
STT Chức vụ / Bộ phận Số lượng (người)
1 Giám đốc 1
2 Phó Giám đốc 1
3 Kế toán trưởng 1
4 Nhân viên kế toán 2
5 Nhân viên bán hàng 5
6 Nhân viên giao hàng 2
7 Thủ kho 1
8 Nhân viên kho 2
9 Nhân viên kỹ thuật bảo dưỡng xe 10
Tổng Toàn công ty 25

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH MTV TM - DV Xuân Oánh)

Sơ đồ tổ chức thể hiện mô hình trực tuyến - chức năng: Giám đốc trực tiếp quản lý Phòng Kế toán và Phó Giám đốc; Phó Giám đốc phụ trách điều hành trực tiếp 3 bộ phận tác nghiệp gồm Bộ phận Kho, Bộ phận Bán hàng và Bộ phận Dịch vụ. Chương này cũng giới thiệu sơ lược về ma trận SWOT và kết quả kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019 của công ty.

Chương 3: Phân tích thực trạng hoạt động kho của công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh

Chương 3 đi sâu khảo sát thực tế vận hành tại kho hàng của doanh nghiệp:

  • Tổ chức bộ phận kho: Gồm 1 thủ kho và 2 nhân viên kho, chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa về số lượng, chất lượng, điều kiện bảo quản và thực hiện các kế hoạch xuất nhập đáp ứng hoạt động dịch vụ thay thế phụ tùng, bảo dưỡng.
  • Mặt hàng và mô hình bố trí: Kho lưu trữ đa dạng các loại vỏ xe Michelin, dầu nhớt, linh kiện, phụ tùng thay thế cho các hãng xe du lịch (Toyota, Mazda, KIA, Hyundai...). Hàng hóa được phân khu và sắp xếp trên hệ thống giá kệ.
  • Quy trình vận hành thực tế: Quy trình luân chuyển chứng từ và hàng hóa khi nhập hàng từ nhà cung cấp và xuất hàng phục vụ dịch vụ bảo dưỡng tại xưởng.
  • Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
    • Ưu điểm: Hoạt động kho có sự giám sát trực tiếp của Phó Giám đốc nên quy trình diễn ra có trật tự, duy trì nguồn hàng đáp ứng trung bình trên 40 lượt xe/ngày, tạo được uy tín kinh doanh trên 10 năm tại địa phương.
    • Hạn chế: Việc ghi chép và theo dõi tồn kho còn phụ thuộc vào thủ công/bán tự động; công tác bố trí diện tích kho chưa tối ưu hoàn toàn khi lượng hàng nhập về lớn; định mức tồn kho cho một số mã hàng chậm luân chuyển chưa được thiết lập chặt chẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn; nhân sự kho còn mỏng trong các khung giờ cao điểm.

Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động kho của công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp trọng tâm nhằm hoàn thiện công tác quản trị kho tại công ty:

  1. Nhóm giải pháp về nhân sự của bộ phận kho: Tái cơ cấu phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa thủ kho và nhân viên bốc xếp, thực hiện đào tạo định kỳ về kỹ năng kiểm kê, an toàn lao động và kỹ thuật sắp xếp hàng hóa chuyên biệt ngành phụ tùng ô tô.
  2. Nhóm giải pháp về việc giảm lượng hàng tồn kho: Ứng dụng kỹ thuật phân loại hàng hóa ABC để tập trung kiểm soát các nhóm hàng giá trị cao; thiết lập định mức tồn kho tối thiểu - tối đa cho từng nhóm phụ tùng; phối hợp chặt chẽ với nhà sản xuất/nhà cung cấp Michelin trong chính sách luân chuyển, đổi trả sản phẩm bán chậm; nâng cao độ chính xác trong dự báo nhu cầu bảo dưỡng theo mùa vụ.
  3. Nhóm giải pháp về cải thiện cơ sở hạ tầng kho: Sắp xếp lại mặt bằng kho theo sơ đồ định vị và định lượng chuẩn; đầu tư bổ sung trang thiết bị kê lót, giá kệ chuyên dụng cho lốp xe và phụ tùng nặng; tăng cường ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng thay thế cho các thao tác ghi chép thủ công nhằm giảm sai sót chứng từ.
  4. Các điều kiện nguồn lực bảo đảm thực hiện giải pháp: Phân tích khả năng đáp ứng dựa trên nguồn vốn nội lực của doanh nghiệp, nguồn vốn huy động liên doanh/liên kết và năng lực tiếp nhận cải tiến của đội ngũ nhân sự hiện có.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ toàn bộ thực trạng hoạt động kho tại một doanh nghiệp phân phối phụ tùng và dịch vụ kỹ thuật ô tô quy mô nhỏ và vừa tại địa phương.
  • Cung cấp số liệu chính xác về cơ cấu nhân sự (25 nhân sự toàn công ty, trong đó bộ phận kho có 3 nhân sự), phản ánh đúng quy mô phục vụ bình quân trên 40 lượt khách hàng mỗi ngày.
  • Nhận diện đầy đủ các mắt xích trong chuỗi vận hành kho từ khâu tiếp nhận kế hoạch nhập hàng, kiểm tra đối chiếu, luân chuyển chứng từ đến công tác xếp dỡ và bảo quản thực tế.

Đóng góp về mặt ứng dụng và thực tiễn

  • Đưa ra hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng cao, bám sát các hạn chế cụ thể của Công ty TNHH MTV TM - DV Xuân Oánh về nhân sự, tồn kho và hạ tầng kỹ thuật.
  • Cung cấp định hướng cụ thể về việc áp dụng nguyên tắc quản trị hiện đại (phân loại ABC, thiết lập mức tồn kho an toàn, kiểm soát chất lượng kép) vào mô hình đại lý phụ tùng ô tô cấp I.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

  • Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian thực tập ngắn hạn (từ 24/08/2020 đến 18/11/2020), do đó việc theo dõi diễn biến tồn kho theo chu kỳ cả năm chưa thực sự bao quát.
  • Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ đơn lẻ tại thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương nên tính khái quát hóa cho toàn ngành phân phối phụ tùng ô tô còn hạn chế.
  • Đề tài tập trung chủ yếu vào khâu quản trị kho nội bộ, chưa phân tích sâu tác động của chuỗi cung ứng logistics đầu vào từ hãng sản xuất nước ngoài về Việt Nam.

Hướng nghiên cứu tiếp theo

  • Mở rộng phạm vi đánh giá hiệu quả kinh tế và tính toán chi tiết chi phí - lợi ích khi triển khai các phần mềm quản lý kho chuyên dụng (WMS).
  • Nghiên cứu tích hợp mô hình dự báo nhu cầu phụ tùng ô tô tự động dựa trên chuỗi thời gian và dữ liệu lịch sử bảo dưỡng của khách hàng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích dành cho:

  • Sinh viên khối ngành Kinh tế: Đặc biệt là sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị Logistics và Quản trị Chuỗi cung ứng đang chuẩn bị thực hiện báo cáo tốt nghiệp hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài quản trị kho hàng, quản trị hàng tồn kho.
  • Người nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp thương mại - dịch vụ: Cung cấp mẫu cấu trúc chuẩn mực về việc đánh giá thực trạng vận hành kho, phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và xây dựng nhóm giải pháp hoàn thiện tại các đại lý phân phối, xưởng dịch vụ kỹ thuật ô tô.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp được khảo sát trong báo cáo tốt nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gì và có quy mô ra sao?

Công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh (thành lập năm 2009 tại TP. Thủ Dầu Một, Bình Dương) là đại lý cấp I của Michelin, hoạt động trong lĩnh vực bảo dưỡng, sửa chữa ô tô, bán phụ tùng và cơ khí khuôn mẫu. Doanh nghiệp có quy mô 25 nhân sự, phục vụ bình quân hơn 40 lượt xe đến bảo dưỡng và thay phụ tùng mỗi ngày.

2. Bộ phận kho tại Công ty Xuân Oánh có cơ cấu nhân sự và mô hình quản lý như thế nào?

Bộ phận kho gồm 3 nhân sự chính thức (1 Thủ kho và 2 Nhân viên kho), chịu sự chỉ đạo và giám sát trực tiếp từ Phó Giám đốc công ty để thực hiện các nhiệm vụ nhập - xuất hàng, bảo quản linh kiện lốp xe và quản lý hệ thống chứng từ, sổ kho.

3. Quy trình nhập và xuất kho cơ bản được tác giả hệ thống hóa theo các bước nào?

  • Quy trình nhập kho gồm 4 bước: (1) Lên kế hoạch nhập nguyên liệu/hàng hóa -> (2) Kiểm tra hàng và đối chiếu -> (3) Lập phiếu nhập kho -> (4) Hoàn thành nhập kho và ghi thẻ kho.
  • Quy trình xuất kho gồm 5 bước: (1) Gửi yêu cầu xuất hàng -> (2) Kiểm tra hàng tồn kho -> (3) Lập phiếu xuất kho -> (4) Thực hiện xuất kho -> (5) Cập nhật thông tin sổ kho và hạch toán kế toán.

4. Tác giả đề xuất những nhóm giải pháp chính nào trong Chương 4?

Chương 4 đề xuất 3 nhóm giải pháp chính:

  1. Giải pháp về nhân sự của bộ phận kho (phân công nhiệm vụ, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ).
  2. Giải pháp về việc giảm lượng hàng tồn kho (áp dụng phân loại ABC, thiết lập định mức tối ưu, nâng cao dự báo nhu cầu).
  3. Giải pháp về cải thiện cơ sở hạ tầng (tái bố trí sơ đồ kho, chuẩn hóa kệ kê lốp và phụ tùng, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ/phần mềm quản lý).

5. Nguồn lực bảo đảm thực hiện các giải pháp tại công ty được xác định dựa trên cơ sở nào?

Cơ sở thực hiện giải pháp được tác giả phân tích dựa trên 3 trụ cột: Nguồn vốn nội lực của doanh nghiệp, Nguồn vốn liên doanh/liên kết với các đối tác cung ứng, và Nguồn nhân lực hiện có tại công ty.

Kết luận

Báo cáo tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Minh Thiện đã phản ánh chi tiết bức tranh vận hành kho hàng tại Công ty TNHH MTV Thương mại – Dịch vụ Xuân Oánh trong giai đoạn 2017 – 2020. Nghiên cứu đã hệ thống hóa chặt chẽ cơ sở lý luận về quản trị kho bãi, quy trình xuất nhập, kiểm soát hàng tồn kho và đối chiếu với thực tế tác nghiệp tại một đại lý cấp I ngành ô tô. Hệ thống giải pháp được đề xuất tập trung vào 3 trụ cột nhân sự, kiểm soát định mức tồn kho và nâng cấp hạ tầng, mang lại giá trị tham khảo thực tiễn cho công tác quản trị vận hành kho bãi tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.