lời mở đầu và kết luận, luận văn đƣợc trình bày trong 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về khoa học quản lý, thông tin khoa học và công nghệ. Trong chƣơng này tiến hành trình bày và phân tích một cách logic và hệ thống những khái niệm liên quan đến khoa học quản lý và nguồn thông tin khoa học và công nghệ. Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nguồn thông tin khoa học và công nghệ tại hệ thống thư viện ĐHQG-HCM. Mục đầu tiên của chƣơng này dành cho việc trình bày và đánh giá quá trình hình và phát triển của ĐHQG-HCM, tiếp theo đó là đi sâu phân tích thực trạng quản lý nguồn thông tin khoa học và công nghệ tại hệ thống thƣ viện ĐHQG-HCM dƣới các góc độ nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và phƣơng thức quản lý các sản phẩm cụ thể nhƣ kỷ yếu, tạp chí, sách và các tài liệu khác.
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguồn thông tin KH&CN. Trên cơ sở những kết quả thu đƣợc ở 02 chƣơng trƣớc, đề xuất các giải pháp để quản lý nguồn thông tin khoa học và công nghệ phục vụ cho việc đào tạo và nghiên cứu tại ĐHQG-HCM. 11 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ, THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 1. Khái quát về tổ chức và khoa học quản lý 1.
Khái niệm về tổ chức và khoa học quản lý Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức: Tổ chức là một nhóm các cá nhân làm việc cùng nhau hƣớng tới mục tiêu chung. Các tổ chức có thể vì mục tiêu lợi nhuận, chẳng hạn nhƣ các tổ chức kinh doanh mà chúng ta rất quen thuộc (Microsoft, Wal-Mart, Honda), hoặc không vì mục tiêu lợi nhuận (nhƣ nhà thờ, hội, các trƣờng đại học công). Dù vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận, các tổ chức có một đặc điểm chung: Chúng đƣợc tạo nên từ con ngƣời. Những nỗ lực của những ngƣời này phải đƣợc phối hợp để tổ chức đạt đƣợc mục tiêu của nó.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, Nguyễn Nhƣ Ý chủ biên, NXB Văn Hóa, 1999 “Tổ chức là tập hợp những người được tổ chức theo cơ cấu nhất định để hoạt động vì lợi ích chung”. Hoặc “Tổ chức là đoàn thể do nhiều bộ phận hợp thành, với mục đích, tôn chỉ, cương lĩnh hoạt động”. (Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, Nguyễn Lân, NXB TP. Hồ Chí Minh, 2000).
Khoa học quản lý (KHQL): có đối tƣợng nghiên cứu là các quan hệ phát sinh trong quá trình hoạt động của các tổ chức. Đó là quan hệ giữa tổ chức với môi trƣờng nhƣ khách hàng, những nhà cung cấp, các nhà phân phối, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức liên doanh liên kết, các cơ quan Nhà nƣớc, các tổ chức khác, hay mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể lao động trong tổ chức. Khoa học quản lý cung cấp những kiến thức cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu sâu các môn học về quản lý tổ chức theo lĩnh vực hoặc theo 12 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com ngành chuyên môn hóa. Khoa học quản lý là một khoa học liên ngành vì nó sử dụng tri thức của nhiều khoa học khác nhau: Quản lý chính là quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.
Để ra quyết định cần có thông tin quản lý. Quá trình thu thập dữ liệu. Chọn lọc và xử lý dữ liệu. Bảo quản thông tin, cung cấp thông tin cho những ngƣời ra quyết định.
Các trường phái quản lý Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý: “Quản lý là biết đƣợc chính xác điều bạn muốn ngƣời khác làm và sau đó thấy đƣợc rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” (F. “Quản trị (quản lý) là những hoạt động cần thiết phải đƣợc thực hiện khi con ngƣời kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm thành đạt những mục tiêu chung”. Đầu thế kỷ 20 Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là "nghệ thuật khiến công việc đƣợc làm bởi ngƣời khác". Fayol cho rằng quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra.
Những định nghĩa khác nhau trên xuất phát từ những trƣờng phái khác nhau về quản lý. Trường phái cổ điển về quản lý Trƣờng phái cổ điển về quản lý bao gồm hai lý thuyết chính. Một là “Lý thuyết quản lý theo khoa học” ở Hoa Kỳ của F.Taylor và các cộng sự của ông; hai là “Lý Thuyết về quản lý hành chính – tổ chức” của Henry 13 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. + Lý thuyết quản lý theo khoa học (scientific management) Thuật ngữ “quản lý theo khoa học” đƣợc chính F.Taylor sử dụng để đặt tên cho tác phẩm của mình: “Các nguyên tắc quản lý theo khoa học” xuất bản năm 1911.
Từ đó đến nay, thuật ngữ này dùng để chỉ tƣ tƣởng của một nhóm tác giả ở Hoa Kì, đứng đầu là F.Taylor (1856-1915) muốn nâng cao hiệu quả quản lý bằng cách đƣa ra các biện pháp tăng năng suất lao động của công nhân. Thuyết quản lý theo khoa học của Taylor F.Taylor dựa trên sự nghiên cứu và phân tích quá trình vận động của ngƣời sản xuất (thao tác), đề ra quy trình lao động hợp lý, không thừa, không trùng lặp, tốn ít thời gian và sức lực để đạt năng suất cao. Hợp lý hóa lao động (theo nghĩa rộng là tổ chức lao động một cách khoa học) là đặc trƣng nổi bật của thuyết F.Taylor – thuyết quản lý theo khoa học, một thuyết có giá trị lớn mở ra “kỷ nguyên vàng” trong quản lý ở Mỹ và ảnh hƣởng sâu rộng đến toàn bộ quản lý học của xã hội công nghiệp. Tƣ tƣởng cơ bản về quản lý của Taylor thể hiện qua định nghĩa: “Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”.
Nội dung chủ yếu của thuyết Taylor gồm: - Cải tạo các quan hệ quản lý - Tiêu chuẩn hóa công việc - Chuyên môn hóa lao động + Lý thuyết quản lý hành chính – tổ chức Là tên đƣợc đặt cho một nhóm các tƣ tƣởng quản lý của một số tác giả ở Mỹ, Pháp, Anh, Đức. Nếu các lý thuyết quản lý theo khoa học tập trung vào việc nâng cao năng suất lao động ở cấp phân xƣởng và theo hƣớng vi mô, thì 14 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com lý thuyết quản lý hành chính tập trung sự chú ý vào những nguyên tắc quản lý lớn áp dụng cho những cấp, bậc tổ chức cao hơn. Trong lý thuyết quản lý hành chính, nổi bật là Henry Fayol của Pháp, Max Weber của Đức, Chetster Barnard của Mỹ. Lý thuyết quản lý của Henry Fayol Henry Fayol (1841 – 1925) là ngƣời đƣa ra thuyết quản lý hành chính ở Pháp, đƣợc đánh giá là một Taylor của Châu Âu” là “ngƣời cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại”.
Fayol định nghĩa: Quản lý là sự dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Đó chính là năm chức năng cơ bản của nhà quản lý. Fayol phân loại hoạt động của một hãng kinh doanh thành 6 nhóm: 1) Kỹ thuật; 2) Thƣơng mại; 3) Tài chính; 4) An ninh bảo vệ ngƣời và tài sản; 5) Hạch toán, thống kê; 6) quản lý hành chính. Ông cho rằng quản lý hành chính có liên quan tới cả 5 nhóm hoạt động bên trên và là sự tổng hợp bao trùm để tạo ra sức mạnh tổng hợp của một tổ chức.
Chức vụ càng cao thì đòi hỏi khả năng quản lý hành chính càng lớn; còn ở cấp dƣới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất. Khác với Taylor xem xét mối quan hệ quản lý từ cấp thấp nhất của quản lý xí nghiệp công nghiệp, Fayol xem xét quản lý từ trên xuống, tập trung vào việc tổ chức bộ máy lãnh đạo của các hãng lớn, Fayol đi đến kết luận rằng thành công của ngƣời quản lý không phải nhờ những phẩm chất cá nhân mà nhờ những phƣơng pháp đã áp dụng và những nguyên tắc chỉ đạo hành động của ngƣời quản lý đó. Nhấn mạnh vai trò quan trọng của các phƣơng pháp và nguyên tắc khoa học là điểm chung giữa Taylor và Fayol trong cách tiếp cận về quản lý. Các nguyên tắc quản lý hành chính không cứng nhắc, tuyệt đối mà sự vận dụng nó phải căn cứ vào hoàn cảnh cụ thể, phải linh hoạt nhƣ một nghệ 15 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com thuật, đòi hỏi ở nhà quản lý trí thông minh, kinh nghiệm và sự quả quyết.
Các nguyên tắc đó là: - Phân công lao động và chuyên môn hóa, nhằm tạo ra năng suất lao động cao. Phân công phải phù hợp, rõ ràng và tạo sự liên kết. - Quyền hạn: Ngƣời quản lý phải có quyền hạn chính thức để ra quyết định, đồng thời phải có uy tín cá nhân. Quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm.
- Kỷ luật: Ngƣời lao động phải tự nguyện tuân thủ nội quy của tổ chức. Kỷ luật tốt là nhờ tổ chức quản lý, điều hành có hiệu lực, nhờ thực hiện công bằng hợp lý trong đãi ngộ, nhờ thƣởng phạt công minh. - Chỉ huy thống nhất: Mỗi cấp dƣới chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. - Chỉ đạo nhất quán: Lập một cơ quan quản lý chỉ đạo duy nhất, có năng lực, hoạt động mạnh, có khả năng đƣa ra đƣợc những quyết định dứt khoát, rõ ràng, chính xác.
- Hài hòa lợi ích: Cá nhân phục tùng lợi ích chung, bộ phận phục tùng lợi ích toàn bộ tổ chức. Quản lý phải xử lý hài hòa khi có mâu thuẫn, xung đột lợi ích. - Thù lao hợp lý, trả công thỏa đáng và sòng phẳng. - Tập trung quyền lực quản lý: Có hệ thống quyền lực thông suốt từ cao nhất đến thấp nhất.
Việc ra quyết định phải tập trung vào cấp có quyền cao nhất. - Sự hợp tình hợp lý: Những ngƣời lao động cần đƣợc đối xử một cách công bằng và hợp tình hợp lý. - Ổn định chức trách: Hạn chế việc thuyên chuyển, đổi việc, tạo điều kiện học tập và tích lũy kinh nghiệm. - Kiểm tra tất cả mọi công việc.
- Sáng tạo: Trao đủ quyền chủ động cho cấp dƣới, thúc đẩy óc sáng tạo 16 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com và sự hứng thú trong công việc. - Tinh thần đồng đội: Tăng cƣờng ý thức tập thể, sự thống nhất và đoàn kết hỗ trợ giữa những ngƣời lao động trong một tổ chức.