Chương 1 : Thực trạng hoạt động giao nhận hang hóa quốc té của công ty TNHH Hàng Hải Dinh Cao — Top Shipping. Chương 2 : Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động giao nhận hàng hóa quốc té cua công ty TNHH Hàng Hai Dinh Cao — Top Shipping SV: Pham Thi Dai Trang Page 7 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quang Huy CHUONGI1 : THUC TRANG HOAT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUOC TE CUA CONG TY TNHH HÀNG HAI ĐỈNH CAO - TOP SHIPPING 1. TONG QUAN VE CÔNG TY TNHH HANG HAI ĐỈNH CAO 1.Giới thiệu chung về công ty TNHH Hang Hải Dinh Cao — Top Shipping > Công, ty TNHH Hàng Hải Đỉnh Cao được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 411022000537 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ CHí Minh cấp phép.
Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và con dấu riêng: e Tên gọi : Công ty TNHH Hàng Hải Đỉnh Cao. e Tên tiếng anh : TOP SHIPPING CO. e Loai hinh doanh nghiệp : Công ty TNHH hai thành viên trở lên. e Địa chỉ Trụ sở chính: Tầng 3, sô 5 Đường Đống Đa, Quận Tân Bình, HCM.
e Chi nhánh phía Bắc : tang 6, số 23 Đường Lang Ha, Quận Đống Da, HN. e Điện thoại : 84 435190721 e Fax : 84 4 35190723 e Email : info @topshipping.vn e Website: :www. Lich sir hinh thanh va phat trién Công ty TNHH Hang Hai Dinh Cao (Top Shipping Co.,Ltd) là công ty có vốn 100% từ nước ngoài,có công ty mẹ là Ocean City đặt trụ sở ở Mỹ và Trung Quốc. Với hơn 400 nhân viên hiện có Ocean City đã thành lập 18 chi nhánh có văn phòng tại các cảng chính của Trung Quốc, Tây Nam Trung Quốc và trung tâm phía nam Trung Quốc, Hồng Kông, Thái Lan, Malaysia, Việt Nam, Hoa Kỳ, Canada và những nơi khác trên toàn thế giới với mạng lưới đại lý rộng khắp trên toàn thế ĐIỚI.
Dịch vụ của công ty mở rộng từ Viễn Đông đến Bắc / Nam Mỹ, Châu Âu, Australia, khu vực Dia Trung Hải và hơn 100 khu vực và các nước. Có thể nói Top Shipping Co., Ltd là một chuyên gia vận tải đường biển, hàng không và vận chuyên nội địa của "hàng hoá nhập khẩu / xuất khâu, bảo hiểm hàng hóa, thông quan, kho bãi, phân phối, và thuê tàu, đồng thời sử dụng đầy đủ các hệ thống thương mại điện tử hiện đại hóa dé cung cấp dich vụ kịp thời, chính xác, và có giá trị dé đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng. Sau nhiều năm hoạt động, Công ty TNHH Hang Hải Dinh Cao — Top Shipping đã chiếm thi phần đáng kế ở Việt Nam. Hiện nay, công ty đang phát triển mạnh các chi nhánh của mình ở Hà Nội và dé mở rộng hoạt động giao nhận SV: Phạm Thị Dai Trang Page 8 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS.
Nguyễn Quang Huy hàng xuất nhập khẩu ở phía Bắc và phục vụ chủ yếu các khách hàng xuất khâu sang Mỹ, EU, ASEAN,Đông Bắc Á.Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Hình 1. Mạng lưới của City Ocean trên toàn thé giới CITY OCEANS NORTH FAR EAST AMERICAN REGION REGION VIETNAM VANCOVER NEW YORK LOS ANGELES ST. PAUL THAILAND MALAYSIA (TOP SHIPPING) Nguồn : website: http://vms.com/en/default.aspx SV: Pham Thi Dai Trang Page 9 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quang Huy + Cơ cấu bộ máy công ty Top Shipping được thé hiện chi tiết ở hình sau: Hình 1.: Cấu trúc bộ máy của công ty TNHH Hàng Hải Đỉnh Cao Director Deputy director BUSSINESS OPERATING FINANCE ADMIN DEPT DEPT DEPT DEPT SALES OPS Chief Finance HR PRICE DOCS REISS Manager Staff MARKETING CSR Accounting (Nguồn : Phong nhân sự - HR Dept) Chức nang nhiệm vu từng phòng ban Dựa vào hình trên, cơ cau bộ máy của TOP SHIPPING gồm những phòng ban sau: Giám đốc ( Director) Là người điều hành cao nhất của công ty, nhân danh công ty dé điều hành và quyết định mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định đó.
Điều hành, phân công, công tác cho nhân viên của công ty, đồng thời quyết định những khoản chỉ liên quan đến việc mua tài sản có định. Là người đưa ra các phương án kinh doanh, các phương án phát triển của công ty và chịu trách nhiệm mọi van đề. Trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký kết các hợp đồng dịch vụ. SV: Phạm Thị Dai Trang Page 10 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS.
Nguyễn Quang Huy - Phó Giám Đốc- Deputy Director: Là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hồ trợ Giám đốc trong quản lí và hoạch định.Cùng giúp việc cho Giám Đốc còn có 4 phòng ban chuyên môn nghiệp vụ. Các phòng ban trực tiếp thực hiện các kế hoạch của công ty và chịu trách nhiệm trước Giảm đốc về công việc chuyên môn của mình. -Phòng kinh doanh ( Business Dept): Là bộ phận rat quan trọng của công ty vì đây là bộ phận tìm nguồn khách hàng cho công ty, tìm hiểu khách hàng và cung câp những thông tin cần thiết về khách hang từ đó có thé dé ra phương hướng thu hút được nhiều khách hàng mới mà vẫn giữ được khách hàng quen thuộc. Ngoài ra, phòng còn có thể tìm hiểu tình hình cạnh tranh trên thị trường ( đối thủ cạnh tranh) từ đó có thể cùng Ban Giám Đốc đề ra phươngán cạnh tranh.
Thường xuyên theo dõi thực hiện việc soạn thư báo giá, liên hệ khách hàng và tham mưu cho Giám Đốc trong việc soạn thảo ky kết hợp đồng giao nhận. Ngoài ra, phòng Marketing còn phối hợp với Giám Đốc tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng. Phòng kinh doanh bao gồm: Bộ phận Sales : chịu trách nhiệm tìm hàng, tiếp xúc với khách hàng đàm phán các điều khoản trong hợp đồng, ngoài ra còn tìm hiểu thông tin về khách hàng và các đối thủ cạnh tranh, bd phận Prices: có nhiệm vụ xin gia và báo giá tốt nhất cho Sales, b6 phận Marketing : Dua ra các chiến lược kinh đoanh như marketing về các sản phần dịch vụ vận tải mở rộng đa dạng hóa hình thức kinh doanh. -Phong nghiệp vụ (Operating Dept) : Nắm bắt được nội dung của chứng từ để tham mưu cho giám đốc trong viéc thuong luong dam phan ky két hop đồng với khách hàng.
Đồng thời cũng dam nhiệm về tổ chức thực hiện công tác tuyên dụng và đào tạo nhân viên chứng từ. Thường xuyên theo dõi, quản lý, lưu trữ chứng từ, công văn, va giúp Giám Đốc soạn thảo các chứng từ, tham mưu, bàn bạc, đóng góp ý kiến váo các quyết định kinh doanh. Soạn thảo bộ hồ sơ kèm thủ tục Hải quan và các công văn cần thiết để giúp bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao với thời gian ngắn nhất. Thường xuyên liên lạc với khách hàng dé thông báo cho khách hàng biết những thông tin cần thiết về lô hàng.
Thường xuyên theo dõi các thông tư, nghi định của chính phủ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa và các quy định của Hải quan dé kịp thời sửa đổi cho phù hợp. SV: Phạm Thị Dai Trang Page 11 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quang Huy Phòng nghiệp vụ bao gồm Bộ phận khai thác (OPS): chịu trách nhiệm gom hàng, nhận hàng, đóng hàng, cập nhật thông tin hệ thông, Bộ phận chứng từ (DOCS): chịu trách nhiệm hoàn thành bộ chứng từ đầy đủ gửi cho khách hàng, Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSR): chịu trách nhiệm về việc nhận booking, cung cấp thông tin cho khách hàng, liên hệ và giải đáp thắc mắc cho khách hàng và các công việc khác liên quan đến việc truyền thông tin giữa công ty, khách hàng và các vendor. - Phòng tài chính- kế toán( Finance Dept): Là bộ phận giúp Giám Đốc thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt kế toán, tài chính, nam chắc các số liệu thống kê dé có thể phục vụ tốt cho nhiệm vụ chi đạo và tổ chức kinh doanh.
Đồng thời có trách nhiệm nghiên cứu các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh nhằm phản ánh toàn diện hoạt động kinh doanh, dịch vụ, giúp lãnh đạo năm được day đủ cụ thé tình hình thực hiện và chỉ ra được điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ hoạt động của công ty dé cho Ban lãnh đạo khắc phục điểm yếu và phát huy điểm mạnh.Phòng tài chinh-ké toán gồm CFC: Chief Finance (Trưởng ban tài chính), FM: Finance Manager (Bộ phận quản lý tài chính), Accounting : Kế toán : chịu trách nhiệm hạch toán kinh tế, xác định doanh thu lợi nhuận từng năm cho cả công ty. Tất cả những báo cáo của bộ phận này sau mỗi kỳ sẽ được báo cáo về cho ban giám đốc. - Phong hành chính sự nghiệp/“nhận sự (Admin): chịu trách nhiệm về van đề đời sống cho các nhân viên, chịu trách nhiệm về việc ký kết hợp đồng lao động, tuyển mộ hay sa thải nhân viên trong công ty, quản lý nhân sự tham mưu cho giám đốc trong việc đào tạo cán bộ, giải quyết các chính sách cho nhân viên 1. Cơ cấu các loại hình dịch vu công ty kinh doanh Chức năng của công ty : e Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp đỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, họat động ủy thác xuất nhập khẩu.
e© Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển đường bộ và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác như: thu gom và chia lẻ hàng, khai thuế Hải SV: Phạm Thị Dai Trang Page 12 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Quang Huy quan, tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu. * Các dịch vụ do Top Shipping cung cấp Lĩnh vực hoạt động của công ty Dịch vụ giao nhận và vận chuyên hàng hóa xuất nhập khâu.
Dịch vụ khai Hải quan và Hải quan điện tử. Dịch vụ vận chuyền hàng công trình, hàng dự án. Dịch vụ vận tải bằng đường biển, đường hang không. Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa.
e Đại lý mua, đại lý ban và ký gửi hàng hoa. Trong đó dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế là hoạt động chính của công ty ngay từ ngày dau thành lập. Các loại dich vụ giao nhận hàng hoá của công ty là: Hình 1. Các loại dich vụ giao nhận hàng hoá của công ty TNHH Hàng Hải Đỉnh Cao Dịch vụ hàng hóa đặc biệt i nh’ p a n e š eheasngWheoya j người gửi [.