Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế Việt Nam, đặc biệt khi nước ta ngày càng hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới. Theo báo cáo ngành, vận tải biển chiếm gần 80% tổng sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, thể hiện tầm quan trọng của phương thức này trong chuỗi logistics quốc tế. Công ty TNHH Giao nhận Rhenus Việt Nam, thành lập năm 2015, là một trong những doanh nghiệp trẻ hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, với mục tiêu nâng cao hiệu quả quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Nghiên cứu tập trung vào đánh giá thực trạng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Rhenus Việt Nam trong giai đoạn 2020-2021, thời điểm chịu ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid-19. Qua đó, đề tài đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình, góp phần tăng năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho công ty. Mục tiêu cụ thể bao gồm phân tích quy trình xuất khẩu, đánh giá sản lượng và hiệu quả kinh doanh, đồng thời xác định các điểm yếu, sai sót trong quá trình giao nhận để đề xuất giải pháp cải tiến.

Phạm vi nghiên cứu tập trung tại chi nhánh Hồ Chí Minh của Rhenus Việt Nam, với dữ liệu thu thập từ các bộ phận nghiệp vụ, kinh doanh và kế toán trong hai năm 2020-2021. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc giúp công ty tối ưu hóa quy trình xuất khẩu, giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ vững uy tín trên thị trường giao nhận vận tải biển đầy cạnh tranh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản trị logistics và vận tải đa phương thức, tập trung vào:

  • Lý thuyết dịch vụ giao nhận hàng hóa: Định nghĩa giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối hàng hóa, cùng các dịch vụ bổ trợ như thủ tục hải quan, bảo hiểm và thanh toán. Người giao nhận thực hiện các hoạt động này nhằm tối ưu hóa quá trình vận chuyển từ người gửi đến người nhận.

  • Mô hình quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển: Bao gồm các bước nhận thông tin lô hàng, đặt chỗ với hãng tàu, chuẩn bị thủ tục hải quan, lấy hàng, phát hành vận đơn, gửi pre-alert và lập hóa đơn. Mô hình này giúp quản lý chặt chẽ từng khâu, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả vận hành.

  • Khái niệm về container và các loại container: Theo tiêu chuẩn ISO 6346, container được phân loại thành container bách hóa, hàng rời, chuyên dụng, bảo ôn, hở mái, mặt bằng và bồn. Việc lựa chọn container phù hợp với loại hàng hóa (hàng khô, hàng thực phẩm, hàng siêu trường siêu trọng, hàng nguy hiểm) là yếu tố then chốt đảm bảo an toàn và hiệu quả vận chuyển.

  • Phân tích SWOT: Được sử dụng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của công ty trong hoạt động giao nhận xuất khẩu, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định lượng và định tính:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập số liệu thực tế từ phòng kế toán, bộ phận kinh doanh và nghiệp vụ của Công ty TNHH Giao nhận Rhenus Việt Nam trong hai năm 2020-2021. Dữ liệu bao gồm sản lượng xuất khẩu theo khách hàng, loại container, thời gian, doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng thống kê mô tả để đánh giá sản lượng và hiệu quả kinh doanh; phân tích SWOT để nhận diện các yếu tố nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận; phân tích quy trình nghiệp vụ để xác định các sai sót và điểm nghẽn.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong năm 2021 và đầu 2022, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp. Quá trình nghiên cứu có sự tham gia trực tiếp của sinh viên tại công ty nhằm đảm bảo tính thực tiễn và chính xác của các nhận định.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tăng trưởng sản lượng xuất khẩu: Tổng sản lượng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Rhenus Việt Nam tăng từ 1.909 TEU năm 2020 lên 2.063 TEU năm 2021, tương ứng tăng 8,07%. Trong đó, khách hàng lớn như Supor tăng 17,13% (từ 286 TEU lên 335 TEU), chiếm tỷ trọng 16,24% tổng sản lượng năm 2021.

  2. Phân bố theo loại container: Container 20’ chiếm 45,32% sản lượng năm 2021, tăng 5,81% so với năm trước; container 40’ chiếm 54,68%, tăng 2,25%. Điều này cho thấy sự đa dạng trong lựa chọn container phù hợp với từng loại hàng hóa.

  3. Hiệu quả kinh doanh giảm do Covid-19: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 22,57% lên 251.151 nghìn đồng, nhưng doanh thu thuần giảm 12,3% do tăng các khoản giảm trừ doanh thu (tăng 100,35%). Lợi nhuận sau thuế giảm 32%, từ 19.262 nghìn đồng xuống 13.889 nghìn đồng, chủ yếu do chi phí tăng và ảnh hưởng của dịch bệnh.

  4. Sai sót trong quy trình giao nhận: Các lỗi phổ biến gồm cung cấp sai thông tin lô hàng (như sai Incoterms, mã HS code), rủi ro khi lấy container rỗng bị bẩn hoặc hư hỏng, dẫn đến phát sinh chi phí và chậm trễ giao hàng.

Thảo luận kết quả

Sự tăng trưởng sản lượng xuất khẩu thể hiện khả năng mở rộng thị trường và giữ chân khách hàng của Rhenus Việt Nam, đặc biệt với các khách hàng lớn như Supor. Tuy nhiên, sự giảm lợi nhuận phản ánh tác động tiêu cực của đại dịch Covid-19, làm tăng chi phí vận chuyển, phát sinh phụ phí và giảm hiệu quả kinh doanh. Các sai sót trong quy trình giao nhận cho thấy cần cải tiến quản lý thông tin và kiểm soát chất lượng container để giảm thiểu rủi ro.

So với các nghiên cứu trong ngành logistics, kết quả này phù hợp với xu hướng chung khi nhiều doanh nghiệp vận tải biển gặp khó khăn do gián đoạn chuỗi cung ứng và biến động chi phí. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và nâng cao trình độ nhân sự được xem là giải pháp then chốt để cải thiện hiệu quả.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cơ cấu sản lượng theo khách hàng và loại container, bảng so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua các năm, giúp minh họa rõ nét xu hướng và điểm nghẽn trong hoạt động.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ giao nhận, quản lý thông tin và kỹ năng xử lý tình huống nhằm giảm sai sót trong quy trình. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai sót thông tin lô hàng xuống dưới 5% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp với bộ phận nghiệp vụ.

  2. Cải tiến quy trình quản lý thông tin và chứng từ: Ứng dụng hệ thống quản lý điện tử (EDI) để đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận và khách hàng, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Mục tiêu hoàn thành triển khai trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp phòng IT và nghiệp vụ.

  3. Đầu tư trang thiết bị hiện đại và công nghệ hỗ trợ: Mua sắm thiết bị kiểm tra container rỗng, áp dụng công nghệ theo dõi vận chuyển thời gian thực để nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm chi phí phát sinh. Mục tiêu giảm chi phí container cleaning fee ít nhất 20% trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý đầu tư và phòng kỹ thuật.

  4. Mở rộng thị trường và nâng cao dịch vụ khách hàng: Tăng cường marketing, phát triển khách hàng mới, đặc biệt ở các thị trường Campuchia, Lào và các nước châu Á khác. Đồng thời, cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng để giữ chân khách hàng hiện tại. Mục tiêu tăng sản lượng xuất khẩu thêm 15% trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Phòng kinh doanh và marketing.

  5. Giảm thiểu ảnh hưởng của tính thời vụ: Xây dựng kế hoạch dự phòng nhân sự và phương tiện vận tải trong các mùa cao điểm, đồng thời đa dạng hóa dịch vụ để ổn định doanh thu quanh năm. Mục tiêu duy trì tỷ lệ sử dụng nhân lực trên 85% trong các tháng thấp điểm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và phòng nhân sự.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Doanh nghiệp giao nhận vận tải: Giúp các công ty vận tải biển và logistics hiểu rõ quy trình xuất khẩu, nhận diện điểm yếu và áp dụng giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành.

  2. Nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp logistics: Cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn và phân tích SWOT để hoạch định chiến lược phát triển, đầu tư công nghệ và nhân lực phù hợp.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành quản trị logistics, vận tải đa phương thức: Là tài liệu tham khảo quý giá về quy trình nghiệp vụ, phương pháp nghiên cứu và phân tích thực trạng doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức hỗ trợ phát triển ngành logistics: Giúp đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận, từ đó xây dựng chính sách hỗ trợ, cải thiện môi trường pháp lý và thúc đẩy phát triển ngành.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Rhenus Việt Nam gồm những bước chính nào?
    Quy trình bao gồm nhận thông tin lô hàng, đặt chỗ với hãng tàu, chuẩn bị thủ tục hải quan, lấy hàng, phát hành vận đơn, gửi pre-alert cho văn phòng đầu đến và lập hóa đơn. Mỗi bước được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và an toàn.

  2. Các loại container phổ biến được sử dụng trong vận tải biển là gì?
    Theo tiêu chuẩn ISO 6346, có container bách hóa (dry container), container hàng rời, container chuyên dụng (chở ô tô, súc vật sống), container bảo ôn (reefer), container hở mái, container mặt bằng và container bồn. Lựa chọn container phù hợp tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu bảo quản.

  3. Tác động của đại dịch Covid-19 đến hoạt động giao nhận của Rhenus Việt Nam như thế nào?
    Dịch bệnh làm tăng chi phí vận chuyển do phụ phí, gián đoạn chuỗi cung ứng, thiếu container và nhân lực, dẫn đến giảm lợi nhuận 32% trong năm 2021. Tuy nhiên, sản lượng xuất khẩu vẫn tăng nhẹ nhờ duy trì khách hàng lớn và mở rộng thị trường.

  4. Những sai sót thường gặp trong quy trình giao nhận xuất khẩu là gì?
    Sai sót phổ biến gồm cung cấp sai thông tin lô hàng (như sai Incoterms, mã HS code), lấy container rỗng bị bẩn hoặc hư hỏng không báo, gây phát sinh chi phí và chậm trễ giao hàng. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hiệu quả kinh doanh.

  5. Giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả quy trình xuất khẩu hàng hóa?
    Các giải pháp gồm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ứng dụng công nghệ quản lý thông tin, đầu tư trang thiết bị hiện đại, mở rộng thị trường và giảm thiểu ảnh hưởng tính thời vụ. Mục tiêu là giảm sai sót, tối ưu chi phí và tăng sản lượng xuất khẩu.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã phân tích chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Rhenus Việt Nam trong giai đoạn 2020-2021, xác định các điểm mạnh và hạn chế trong hoạt động giao nhận.
  • Sản lượng xuất khẩu tăng 8,07% nhưng lợi nhuận giảm 32% do ảnh hưởng của đại dịch và chi phí tăng cao.
  • Các sai sót trong quy trình như cung cấp thông tin sai lệch và quản lý container chưa hiệu quả là nguyên nhân chính gây tổn thất và chậm trễ.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng nhân lực, ứng dụng công nghệ, đầu tư thiết bị và mở rộng thị trường nhằm cải thiện hiệu quả và giữ vững vị thế cạnh tranh.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và mở rộng nghiên cứu sang các chi nhánh khác của công ty.

Kêu gọi hành động: Các nhà quản lý và chuyên gia logistics nên áp dụng kết quả nghiên cứu để tối ưu hóa quy trình xuất khẩu, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong bối cảnh thị trường vận tải biển ngày càng phức tạp.