Chương 1 – Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp bộ. Đây là chƣơng cơ sở đặt nền tảng cho các chƣơng sau. Ở chƣơng này chúng tôi đề cập một số vấn đề cơ bản về quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành chính nhà nƣớc; khái niệm, nội dung công tác lƣu trữ; nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ của các cơ quan cấp bộ và những qui định về thẩm quyền quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chương 2- Thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương.
Đây là chƣơng chính của luận văn. Trong chƣơng này, chúng tôi trình bày sơ lƣợc lịch sử hình hành và phát triển của Bộ Công Thƣơng, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ; Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng; các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ tại một số đơn vị trực thuộc Bộ Công Thƣơng. Trên cơ sở đó, chƣơng 2 đã đánh giá ƣu điểm, kết quả đạt đƣợc và những tồn tại trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. Chương 3- Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương.
Từ thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, trong chƣơng 3 chúng tôi đề xuất các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ, các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ và kiến nghị một số vấn đề đối với cơ quan quản lý nhà nƣớc và các nhà khoa học nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. Trong quá trình nghiên cứu, tôi gặp một số thuận lợi và khó khăn sau: Thuận lợi: Trên cƣơng vị là một cán bộ hiện đang đảm nhiệm chức trách của ngƣời làm công tác văn thƣ – lƣu trữ tại Bộ Công thƣơng nên tôi có điều kiện tiếp cận với các tƣ liệu, tài liệu tham khảo. Ngoài ra, tôi còn đƣợc sự hƣớng dẫn sát sao của các giảng viên Khoa Lƣu trữ. Khó khăn: Nguồn tài liệu về công tác này còn phân tán, quỹ thời gian dành cho quá trình nghiên cứu không nhiều, cộng với những áp lực nhất định từ phía công việc chuyên môn.
Tuy nhiên, với sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Công thƣơng, Phòng Lƣu trữ Bộ Công thƣơng, đặc biệt với sự hƣớng dẫn của TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng cùng với nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành luận văn đúng tiến độ. Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Công Thƣơng, Phòng Lƣu trữ Bộ Công thƣơng và TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng – Ngƣời thầy đã tận tình hƣớng dẫn tôi hoàn thành Luận văn tốt nghiệp.
Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2015 HỌC VIÊN Nguyễn Duy Dịu 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com NỘI DUNG Chƣơng 1 NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP BỘ 1. Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp Bộ 1. Khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành chính nhà nƣớc Để bàn về vấn đề quản lý công tác lƣu trữ, trƣớc hết cần phải hiểu một cách thống nhất khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc, quản lý hành chính nhà nƣớc: Trước tiên về khái niệm “quản lý” Trong đời sống kinh tế-xã hội, vấn đề quản lý rất phức tạp. Quản lý có ở mọi lúc, mọi nơi, có trong hầu hết các hoạt động của xã hội.
Quản lý là một trong hoạt động quan trọng của tất cả cơ quan, tổ chức, kể các tổ chức xã hội-ở những nơi mà ở đó có các cá thể đến hàng nghìn, hàng triệu thành viên và độ phức tạp của một tổ chức lại tăng theo cấp số nhân của số thành viên trong tổ chức. Quản lý hiểu theo giác độ hành động là chỉ huy, điều kiển, điều hành. Theo nghĩa chung nhất, quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng đến mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan. Với cách hiểu như trên về quản lý nói chung, chúng ta sẽ bàn về khái niệm “quản lý nhà nước.” Quản lý nhà nƣớc xuất hiện cùng với sự ra đời của Nhà nƣớc, đó là quản lý toàn xã hội.
Nội hàm của quản lý nhà nƣớc thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị, lịch sử và đặc điểm văn hóa, trình độ phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử, xét về mặt chức năng, quản lý nhà nƣớc bao gồm 3 chức năng: thứ nhất, chức năng lập pháp do các cơ quan lập pháp thực hiện; thứ hai, chức năng hành pháp (hay chấp hành và điều hành) do hệ thống hành chính nhà nƣớc đảm nhiệm; và thứ ba, chức năng tƣ pháp do các cơ quan tƣ pháp thực hiện. Trong hệ thống xã hội, có nhiều chủ thể tham gia quản lý xã hội nhƣ: tổ chức chính trị, Nhà nƣớc, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế, các đoàn thể nhân dân, các hiệp hội. So với quản lý của các tổ chức khác, thì quản lý nhà nƣớc có những điểm khác biệt nhƣ sau: 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trước hết, chủ thể quản lý là các cơ quan, cá nhân trong bộ máy nhà nƣớc đƣợc trao quyền gồm: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tƣ pháp. Thứ hai, đối tƣợng quản lý nhà nƣớc là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc ngoài lãnh thổ quốc gia.
Thứ ba, quản lý nhà nƣớc là quản lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao. Thứ tư, quản lý nhà nƣớc mang tính quyền lực nhà nƣớc, sử dụng công cụ pháp luật nhà nƣớc, chính sách để quản lý xã hội. Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nƣớc là phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của toàn xã hội. Từ những đặc điểm trên, có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội.
Trong các mặt quản lý nhà nước cần phân biệt rõ về quản lý nhà nước nói chung và quản lý hành chính nhà nước nói riêng. Ở đây cần thống nhất về khái niệm "hành chính". Từ điển Oxford định nghĩa hành chính là: “một hành động thi hành”, “quản lý các công việc” hoặc “hƣớng dẫn hoặc giám sát sự thực hiện, sử sụng hoặc điều kiển”. Theo gốc Latin, ban đầu hành chính bắt nguồn từ minor, nghĩa là: “phục vụ”, sau này là ministrate, nghĩa là “điều hành”.
Từ những định nghĩa trên có thể thấy rằng về cơ bản, hành chính có những đặc tính sau: thứ nhất, hành chính là phục vụ ngƣời khác thông qua việc chấp hành các quyết định do ngƣời đó ban hành và chịu sự kiểm soát của họ. Thứ hai, hành chính là điều hành – khai thác, huy động và sử dụng các nguồn lực (cơ sở vật chất, tài nguyên, nhân lực, tài chính.) theo quy định (luật hoặc điều lệ) nhằm đạt đƣợc mục tiêu của hệ thống (tổ chức hoặc nhà nƣớc). Tóm lại, có thể hiểu: hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy định định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống. Trong quản lý nhà nƣớc, hành chính công hay hành chính nhà nƣớc là hoạt động phục vụ nhân dân và công chức (nhà hành chính) thực hiện các chính sách, pháp luật do ngƣời khác (nhà chính trị) ban hành.
Hành chính nhà nƣớc liên quan đến các thủ tục, biến các chính sách, quy định pháp luật thành hành động và quản lý công sở. Quản lý nhà nƣớc bao gồm hành chính nhà nƣớc, đồng thời bao gồm việc xác định mục tiêu ban đầu, thiết lập các quy định để đạt mục 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tiêu với hiệu quả tối đa, cũng nhƣ chịu trách nhiệm chính về các kết quả. Do đó, hành chính nhà nƣớc chỉ là một bộ phận của quản lý nhà nƣớc hay nói cách khác hành chính nhà nƣớc có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nƣớc ở một số khía cạnh. Thứ nhất, hành chính nhà nƣớc là hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nƣớc tức là hoạt động chấp hành và điều hành.
Thứ hai, chủ thể của hành chính nhà nƣớc là các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền trong hệ thống hành chính nhà nƣớc. Nhƣ vậy, Quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận trong quản lý nhà nước- hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là hoạt động chấp hành và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước trong quản lý xã hội theo khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội. Cơ quan quản lý nhà nƣớc là một bộ phận hợp thành của bộ máy nhà nƣớc có những đặc điểm chung của cơ quan nhà nƣớc. Đồng thời, cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc có những đặc điểm riêng, tạo thành một hệ thống thống nhất để thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc trong từng lĩnh vực (bằng phƣơng thức quản lý, tổ chức điều hành và phối hợp hành động).
Cơ quan hành chính nhà nƣớc gồm có cơ quan thẩm quyền chung và cơ quan thẩm quyền riêng. Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan thẩm quyền riêng thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc đối với ngành hoạt lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc. Theo đó, Bộ Công Thƣơng là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng “quản lý nhà nƣớc ngành Công Thƣơng trong phạm vi cả nƣớc”. Sự thống nhất nêu trên về khái niệm quản lý hành chính nhà nƣớc nói chung và quản lý nhà nƣớc ngành Công Thƣơng nói riêng cho phép ta đi đến một khẳng định.