Luận văn: Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành phố Thủ Dầu Một

Bài viết phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện thành phố Thủ Dầu Một, nâng cao hiệu quả.

• Tác giả: Phan Hồng Thắm
• Người hướng dẫn: PGS.TS Võ Văn Nhị
• Trường học: Trường Đại học Thủ Dầu Một
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Bình Dương

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Tổng quan các nghiên cứu
• 0.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
• 0.6. Bố cục luận văn
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Một số vấn đề chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
• 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát trong quản trị
• 1.1.2. Phân loại kiểm soát trong quản trị
• 1.1.3. Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
• 1.2. Mục đích kiểm soát chi phí và tổ chức hoạt động kiểm soát chi phí
• 1.2.1. Quy trình và thủ tục kiểm soát chi phí
• 1.2.2. Đối tượng tham gia kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
• 1.2.3. Các công cụ kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
• 1.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT
• 2.1. Giới thiệu chung về Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• 2.1.1. Giới thiệu chung
• 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
• 2.1.3. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• 2.2. Thực trạng kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• 2.2.1. Mô tả quá trình tìm hiểu
• 2.2.2. Kết quả quá trình tìm hiểu về kiểm soát chi phí tại Bưu điện TP TDM
• 2.3. Thông tin chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• 2.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• 2.4.1. Nguyên nhân của hạn chế
• 2.5. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT
• 3.1. Quan điểm hoàn thiện
• 3.1.1. Phù hợp với đặc điểm hoạt động của Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• 3.1.2. Phù hợp với đặc điểm chi phí phát sinh tại Bưu điện Thành Phố Thủ Dầu Một
• 3.2. Giải pháp hoàn thiện
• 3.2.1. Giải pháp về quy trình và thủ tục kiểm soát
• 3.2.2. Giải pháp về tổ chức hoạt động kiểm soát
• 3.2.3. Giải pháp về cơ chế quản lý tài chính
• 3.2.4. Giải pháp về đối tượng tham gia kiểm soát
• 3.2.5. Giải pháp về công cụ kiểm soát
• 3.2.6. Hoàn thiện thông tin chi phí phục vụ kiểm soát
• 3.2.7. Kiến nghị với ban lãnh đạo
• 3.2.8. Kiến nghị với bộ phận kế toán
• 3.2.9. Kiến nghị với các bộ phận khác có liên quan
• 3.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Bí quyết kiểm soát chi phí hiệu quả tại Bưu điện Thủ Dầu Một

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành bưu chính, kiểm soát chi phí không chỉ là một nghiệp vụ kế toán mà đã trở thành yếu tố sống còn, quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đối với Bưu điện Thủ Dầu Một, một đơn vị trực thuộc VNPost Bình Dương, việc tối ưu hóa chi phí hoạt động là nhiệm vụ trọng tâm để nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Hoạt động kiểm soát chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính, và quan trọng hơn là sử dụng tối ưu mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu chiến lược. Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thành phố Thủ Dầu Một” của tác giả Phan Hồng Thắm (2019) đã chỉ ra rằng, trong giai đoạn 2017-2018, tốc độ tăng chi phí tại đơn vị cao hơn tốc độ tăng doanh thu. Cụ thể, năm 2017, tổng chi phí tăng 131% so với kế hoạch, trong khi doanh thu chỉ đạt 122%. Điều này cho thấy sự cấp thiết phải xây dựng một hệ thống kiểm soát khoa học, chặt chẽ hơn. Việc này không chỉ giúp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp một cách bền vững mà còn tạo nền tảng cho việc cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh Thủ Dầu Một với mức giá cạnh tranh hơn. Một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện bao gồm việc xây dựng định mức, lập dự toán, phân tích biến động và đề ra các giải pháp điều chỉnh kịp thời. Quá trình này đòi hỏi sự tham gia của mọi cấp, từ ban lãnh đạo đến từng nhân viên tại các Bưu cục Thủ Dầu Một, nhằm tạo ra một văn hóa quản trị chi phí minh bạch và hiệu quả, từ đó tối ưu hóa mọi hoạt động từ quản lý đơn hàng hiệu quả đến tối ưu chi phí logistics.

1.1. Vai trò chiến lược của quản lý chi phí trong ngành bưu chính

Trong ngành bưu chính hiện đại, quản lý chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan đóng vai trò chiến lược. Nó không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà còn quyết định khả năng cạnh tranh về giá dịch vụ. Một doanh nghiệp bưu chính kiểm soát tốt chi phí có thể cung cấp cho khách hàng các gói cước cho shop online hấp dẫn hơn, thu hút được các khách hàng có nhu cầu gửi hàng số lượng lớn. Điều này đặc biệt quan trọng tại một thị trường năng động như Thủ Dầu Một, nơi nhu cầu logistics cho thương mại điện tử ngày càng tăng cao. Việc quản lý chi phí hiệu quả còn giúp doanh nghiệp tái đầu tư vào công nghệ, cải thiện chất lượng dịch vụ và mở rộng mạng lưới, tạo ra một vòng tuần hoàn phát triển tích cực.

1.2. Tổng quan mô hình hoạt động của Bưu điện Thủ Dầu Một

Bưu điện Thủ Dầu Một là một chi nhánh trực thuộc VNPost Bình Dương, hoạt động trên địa bàn thành phố với mạng lưới gồm 12 tổ/bưu cục và 2 điểm bưu điện văn hóa xã. Đơn vị cung cấp 4 nhóm dịch vụ chính: bưu chính chuyển phát, tài chính bưu chính, phát hành báo chí và phân phối truyền thông. Với vai trò là một đơn vị kinh doanh, Bưu điện phải tự chủ trong việc quản lý, sử dụng vốn và các nguồn lực được giao. Theo nghiên cứu, cơ chế quản lý tài chính đã có sự đổi mới, trao quyền chủ động hơn cho đơn vị trong việc kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, việc thực thi các quy định này vẫn còn những hạn chế, đòi hỏi cần có các giải pháp đồng bộ để nâng cao hiệu quả hoạt động.

II. Nhận diện 3 thách thức kiểm soát chi phí tại Bưu điện TDM

Việc kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thủ Dầu Một đối mặt với nhiều thách thức cố hữu, phản ánh qua các số liệu và thực trạng hoạt động được ghi nhận trong giai đoạn 2017-2018. Thách thức lớn nhất là tốc độ gia tăng chi phí chưa tương xứng với tăng trưởng doanh thu, đặt ra áp lực lớn lên bài toán lợi nhuận. Nghiên cứu của Phan Hồng Thắm (2019) nhấn mạnh: “Hầu hết tất cả các khoản mục chi phí có chiều hướng gia tăng và tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh thu”. Điều này cho thấy hệ thống kiểm soát hiện tại chưa đủ mạnh để kiềm chế sự phình to của các khoản chi, đặc biệt là các chi phí biến đổi theo sản lượng dịch vụ. Các nguyên nhân chính được xác định bao gồm quy trình quản lý còn nhiều điểm chưa tối ưu, công cụ kiểm soát còn mang tính thủ công và sự phối hợp giữa các bộ phận chưa thực sự chặt chẽ. Việc thiếu một phần mềm quản lý vận đơn hiện đại khiến công tác quản lý đơn hàng hiệu quả gặp nhiều khó khăn, dễ phát sinh sai sót và lãng phí. Thêm vào đó, việc đối soát tiền thu hộ (COD) và quản lý dòng tiền vẫn còn những kẽ hở, tiềm ẩn rủi ro thất thoát. Việc cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp không thể chỉ dừng lại ở các biện pháp tình thế, mà cần một chiến lược dài hạn, bắt đầu từ việc nhận diện chính xác các “điểm nóng” chi phí và nguyên nhân gốc rễ của chúng để đưa ra giải pháp phù hợp.

2.1. Phân tích tốc độ tăng chi phí vận chuyển và logistics

Chi phí vận chuyển và logistics là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu chi phí của Bưu điện. Việc chưa tối ưu chi phí logistics dẫn đến tình trạng chi phí tăng nhanh hơn mức cần thiết. Các yếu tố như lộ trình vận chuyển chưa được tối ưu hóa, định mức tiêu hao nhiên liệu chưa được kiểm soát chặt chẽ, và chi phí bảo dưỡng phương tiện tăng cao là những nguyên nhân chính. Hơn nữa, việc quản lý và điều phối các chuyến thư, đặc biệt là các dịch vụ chuyển phát nhanh Thủ Dầu Một, chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến các chuyến xe chạy không đủ tải, gây lãng phí nguồn lực.

2.2. Hạn chế trong quy trình kế toán và đối soát tiền thu hộ

Công tác kế toán tại đơn vị, theo đánh giá, vẫn nặng về kế toán tài chính, chưa phát huy mạnh mẽ vai trò của kế toán quản trị trong việc cung cấp thông tin phân tích chi phí. Quy trình đối soát tiền thu hộ và quản lý chi phí ship COD bưu điện còn tồn tại nhiều bước thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Việc thiếu hệ thống báo cáo quản trị chi tiết theo từng dịch vụ, từng khách hàng khiến ban lãnh đạo khó đưa ra quyết định chính xác trong việc điều chỉnh bảng giá cước VNPost hay xây dựng các chính sách ưu đãi cho khách hàng lớn.

2.3. Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận trong quản lý đơn hàng

Sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, khai thác và kế toán là yếu tố then chốt để quản lý đơn hàng hiệu quả. Tuy nhiên, thực trạng cho thấy sự liên kết này còn lỏng lẻo. Thông tin về các hợp đồng dịch vụ bưu chính với khách hàng lớn, các yêu cầu đặc thù về vận chuyển không được chia sẻ kịp thời, dẫn đến việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực không tối ưu. Kết quả khảo sát trong luận văn cho thấy mức độ phối hợp giữa các bộ phận để kiểm soát chi phí chỉ ở mức thấp đến trung bình (82.34% ý kiến), là một rào cản lớn cần được tháo gỡ.

III. Phương pháp hoàn thiện quy trình và tổ chức kiểm soát chi phí

Để giải quyết các thách thức hiện hữu, việc hoàn thiện quy trình và cơ cấu tổ chức là giải pháp nền tảng cho việc kiểm soát chi phí tại Bưu điện Thủ Dầu Một. Giải pháp này tập trung vào việc chuẩn hóa các hoạt động, phân định rõ trách nhiệm và tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban. Trọng tâm là xây dựng một hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, từ khâu lập kế hoạch, phê duyệt chi tiêu đến khâu ghi nhận và báo cáo. Cần phải thiết lập các định mức kinh tế - kỹ thuật rõ ràng cho từng công đoạn, từ chi phí nhiên liệu, vật tư, ấn phẩm đến chi phí nhân công. Theo đề xuất trong nghiên cứu, việc “rà soát, xây dựng và thực hiện nghiêm túc các quy định nội bộ về quản lý chi phí đối với từng khoản mục” là yêu cầu bắt buộc. Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trò của bộ phận kế toán, chuyển dịch từ việc chỉ ghi nhận số liệu sang phân tích, tư vấn và cảnh báo các rủi ro về chi phí cho ban lãnh đạo. Việc tái cấu trúc một số nhiệm vụ, tăng cường chức năng của kế toán quản trị sẽ giúp cung cấp thông tin sâu sắc hơn, phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định. Giải pháp này cũng nhấn mạnh việc tối ưu hóa các hợp đồng dịch vụ bưu chính, đàm phán lại các điều khoản với nhà cung cấp và khách hàng lớn để đạt được mức chi phí hợp lý nhất, đảm bảo hài hòa lợi ích cho các bên.

3.1. Xây dựng định mức và tiêu chuẩn cho dịch vụ chuyển phát nhanh

Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh Thủ Dầu Một, việc xây dựng định mức chi phí cụ thể cho từng khâu là vô cùng cần thiết. Cần xác định tiêu chuẩn về thời gian xử lý đơn hàng, định mức nhiên liệu trên mỗi tuyến đường, và chi phí nhân công cho từng công đoạn. Các định mức này phải được xây dựng dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu lịch sử và điều kiện thực tế, đồng thời phải được rà soát, cập nhật định kỳ. Việc áp dụng định mức giúp nhận diện nhanh chóng các sai lệch, từ đó tìm ra nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tránh lãng phí.

3.2. Tối ưu hóa hợp đồng dịch vụ bưu chính với đối tác lớn

Các khách hàng doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có nhu cầu gửi hàng số lượng lớn, là nguồn doanh thu quan trọng. Việc rà soát và tối ưu hóa các hợp đồng dịch vụ bưu chính hiện có là một giải pháp hiệu quả để kiểm soát chi phí. Cần phân tích cơ cấu chi phí phục vụ cho từng hợp đồng, từ đó đàm phán các điều khoản về giá cước, phương thức thanh toán, và các dịch vụ gia tăng để đảm bảo tính hiệu quả. Việc này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng cường mối quan hệ bền vững với khách hàng.

3.3. Nâng cao vai trò của bộ phận kế toán trong quản trị chi phí

Bộ phận kế toán cần được trao thêm quyền hạn và trách nhiệm trong việc giám sát và tư vấn về chi phí. Thay vì chỉ là người ghi sổ, kế toán viên cần trở thành đối tác của các bộ phận kinh doanh và khai thác. Họ cần chủ động phân tích dữ liệu, lập các báo cáo quản trị chuyên sâu về biến động chi phí, hiệu quả của từng dịch vụ, và đề xuất các giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp. Việc tổ chức các buổi làm việc định kỳ giữa kế toán và các bộ phận khác để rà soát chi phí là một thực hành tốt cần được áp dụng.

IV. Cách ứng dụng công cụ để tối ưu hóa chi phí tại bưu điện

Bên cạnh việc cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ và các công cụ quản lý hiện đại là đòn bẩy quan trọng để tối ưu chi phí logistics và kiểm soát chi phí một cách toàn diện tại Bưu điện Thủ Dầu Một. Trong thời đại số, việc dựa vào các phương pháp thủ công không còn phù hợp và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc đầu tư vào một phần mềm quản lý vận đơn (TMS - Transportation Management System) là giải pháp cấp thiết. Hệ thống này không chỉ giúp tự động hóa quá trình tạo, theo dõi và quản lý đơn hàng mà còn có khả năng tối ưu hóa lộ trình giao hàng, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí nhiên liệu và thời gian. Công nghệ cũng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý các dịch vụ tài chính bưu chính. Việc tự động hóa quy trình đối soát tiền thu hộ sẽ giảm thiểu sai sót của con người, tăng tốc độ dòng tiền và nâng cao tính minh bạch. Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống báo cáo thông minh (Business Intelligence - BI) cho phép ban lãnh đạo có cái nhìn trực quan và đa chiều về tình hình chi phí. Các báo cáo này có thể phân tích chi phí theo thời gian thực, so sánh giữa thực tế và kế hoạch, và chỉ ra các điểm bất thường cần can thiệp. Việc ứng dụng công cụ không chỉ giúp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn mà còn là cơ sở để xây dựng các gói cước cho shop online linh hoạt và cạnh tranh hơn.

4.1. Triển khai phần mềm quản lý vận đơn và tự động hóa quy trình

Việc triển khai phần mềm quản lý vận đơn tích hợp GPS và các thuật toán tối ưu sẽ là một cuộc cách mạng trong khâu vận hành. Phần mềm cho phép theo dõi vị trí bưu tá, tự động phân chia đơn hàng cho các tuyến phát một cách hợp lý nhất, và cung cấp dữ liệu chính xác để tính toán hiệu suất. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, tạo báo cáo sẽ giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ thủ công, cho phép họ tập trung vào các công việc có giá trị gia tăng cao hơn như chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh.

4.2. Cải thiện cơ chế quản lý chi phí ship COD bưu điện hiệu quả

Dịch vụ thu hộ (COD) là một phần không thể thiếu nhưng cũng là nơi tiềm ẩn nhiều rủi ro về dòng tiền và chi phí. Cần xây dựng một cơ chế quản lý chi phí ship COD bưu điện chặt chẽ, ứng dụng các cổng thanh toán điện tử, ví điện tử để giảm lượng tiền mặt lưu thông. Việc triển khai các giải pháp đối soát tự động, tích hợp trực tiếp với hệ thống của các đối tác thương mại điện tử sẽ giúp rút ngắn thời gian hoàn tiền cho người bán, giảm chi phí quản lý và nâng cao uy tín của dịch vụ.

4.3. Thiết lập hệ thống báo cáo và phân tích biến động chi phí

Thông tin là sức mạnh trong quản trị. Một hệ thống báo cáo chi phí hiệu quả cần cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và dễ hiểu. Các báo cáo cần được thiết kế để có thể phân tích sâu (drill-down) từ tổng chi phí xuống chi phí của từng Bưu cục Thủ Dầu Một, từng nhân viên, từng loại dịch vụ. Phân tích biến động chi phí, so sánh chi phí thực tế với định mức, là công cụ cốt lõi để nhà quản trị phát hiện các vấn đề, đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định điều hành dựa trên dữ liệu.

V. Hiệu quả thực tiễn từ giải pháp cắt giảm chi phí doanh nghiệp

Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp kiểm soát chi phí được kỳ vọng sẽ mang lại những hiệu quả thực tiễn rõ rệt cho Bưu điện Thủ Dầu Một. Mục tiêu cuối cùng không chỉ là cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp mà còn là nâng cao năng lực cạnh tranh và chất lượng dịch vụ. Khi chi phí vận hành được tối ưu, đơn vị sẽ có thêm nguồn lực để đầu tư vào công nghệ, đào tạo nhân sự và cải thiện cơ sở vật chất. Một trong những lợi ích trực tiếp là khả năng xây dựng các chính sách giá linh hoạt và cạnh tranh hơn. Đơn vị có thể thiết kế các gói cước cho shop online chuyên biệt, cung cấp dịch vụ gửi hàng tiết kiệm với chất lượng đảm bảo, và đưa ra mức giá ưu đãi cho các khách hàng có nhu cầu gửi hàng số lượng lớn. Điều này sẽ giúp Bưu điện không chỉ giữ chân được khách hàng hiện hữu mà còn thu hút được các khách hàng mới trong phân khúc thương mại điện tử đầy tiềm năng. Hiệu quả còn được thể hiện qua việc cải thiện các chỉ số tài chính quan trọng như tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, vòng quay vốn và khả năng thanh toán. Việc quản lý đơn hàng hiệu quả hơn và giảm thiểu sai sót sẽ nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tạo dựng uy tín thương hiệu VNPost Bình Dương trên địa bàn. Các giải pháp này khi được triển khai thành công sẽ tạo ra một mô hình hoạt động tinh gọn, hiệu quả và bền vững.

5.1. Mô hình gửi hàng tiết kiệm cho các shop online và doanh nghiệp

Khi chi phí được kiểm soát tốt, Bưu điện có thể phát triển mạnh mẽ dịch vụ gửi hàng tiết kiệm. Đây là dịch vụ hấp dẫn đối với các shop online và doanh nghiệp vừa và nhỏ, những đối tượng rất nhạy cảm về giá. Bằng cách tối ưu hóa tuyến đường và gom đơn hàng, đơn vị có thể cung cấp một dịch vụ có chi phí thấp nhưng thời gian giao hàng vẫn chấp nhận được. Việc xây dựng một mô hình kinh doanh riêng cho phân khúc này sẽ mở ra một nguồn doanh thu mới và ổn định.

5.2. Lợi ích khi quản lý chi phí gửi hàng số lượng lớn hiệu quả

Việc quản lý hiệu quả chi phí gửi hàng số lượng lớn mang lại lợi ích kép. Đối với Bưu điện, việc này giúp tối ưu hóa tải trọng phương tiện, giảm chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa. Đối với khách hàng, họ sẽ nhận được mức giá cước tốt hơn, từ đó tăng cường sự gắn kết với dịch vụ. Việc phân tích và dự báo nhu cầu của các khách hàng lớn cũng giúp đơn vị chủ động trong việc lập kế hoạch nguồn lực, tránh tình trạng quá tải hoặc lãng phí.

5.3. Tác động đến bảng giá cước VNPost và khả năng cạnh tranh

Kiểm soát chi phí hiệu quả cho phép Bưu điện Thủ Dầu Một có thêm dư địa để điều chỉnh bảng giá cước VNPost một cách linh hoạt. Đơn vị có thể chủ động đưa ra các chương trình khuyến mãi, giảm giá vào những thời điểm thích hợp để kích cầu dịch vụ mà không ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận. Một cấu trúc chi phí tinh gọn là vũ khí cạnh tranh sắc bén, giúp Bưu điện đứng vững và phát triển trước sức ép từ các đối thủ trong và ngoài nước.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc chia làm ba chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Bƣu điện Thành Phố Thủ Dầu Một. 7 Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.

Một số vấn đề chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về kiểm soát trong quản trị Theo quan điểm quản trị học, kiểm soát là quá trình đo lƣờng kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch để đƣa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc có nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Kiểm soát là một chức năng và là một công cụ quan trọng của nhà quản trị, giúp nhà quản trị có những thông tin phản hồi nhằm khắc phục những sai sót của công tác quản trị, đảm bảo cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch và đạt đƣợc mục tiêu đề ra.N (1964), “kiểm soát là quá trình đảm bảo rằng các nguồn lực đƣợc thu thập và sử dụng có hiệu quả và hiệu quả trong việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức”. Anthony và các cộng sự (1989), “kiểm soát là một quá trình bao gồm một tập hợp các thay đổi từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi những kế hoạch này đƣợc thực hiện xong”.N(2007),định nghĩa kiểm soát trên khía cạnh quản lý doanh nghiệp “kiểm soát quản lý là quá trình các nhà quản lý ảnh hƣởng đến các thành viên khác trong tổ chức để thực hiện các chiến lƣợc của tổ chức”.

Hansen and Maryanne M. Mowen (2006), “kiểm soát là quá trình thiết lập các tiêu chuẩn, nhận phản hồi về hiệu suất thực tế và thực hiện hành động khắc phục bất cứ khi nào hiệu suất thực tế có sự khác biệt đáng kể so với hiệu suất kế hoạch”. Nhƣ vậy, kiểm soát trong doanh nghiệp điều hƣớng đến hoàn thành các mục tiêu đề ra, và để làm đƣợc điều đó, các nhà quản trị phải luôn thực hiện chức năng kiểm soát không chỉ đối với những sự việc đang diễn ra và đã kết thúc mà còn với những sự việc sắp diễn ra, nó giúp doanh nghiệp có các biện pháp đối phó với những nguy cơ có thể xảy ra nhằm giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất. Thông qua hoạt động kiểm soát nhà quản trị sẽ có đầy đủ các thông tin và nhận định đƣợc các vấn đề cần 8 phát huy để định hƣớng tiếp tục phát triễn hoặc phát hiện những hạn chế để thiết lập các biện pháp và hoạt động điều chỉnh kịp thời những sai sót quan trọng.

Phân loại kiểm soát trong quản trị Tùy vào mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặc ra cũng nhƣ đối tƣợng đƣợc kiểm soát trong mối quan hệ với nhà quản trị tạo ra sự đa dạng của các loại hình kiểm soát. Các loại hình kiểm soát cần đƣợc tổ chức sao cho phù hợp với loại hình doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, điều kiện kinh tế, xã hội,… hƣớng tới hiệu quả sử dụng các nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Do đó, các nhà quản trị cần lựa chọn các tiêu chí phù hợp để phân loại kiểm soát sau: - Theo nội dung kiểm soát: kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán:  Kiểm soát tổ chức: đƣợc thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ và tính hiệu quả của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, quy định hiện hành; đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra theo mục tiêu quản lý; đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực có hiệu quả. Kiểm soát tổ chức hƣớng tới xây dựng các mục tiêu, chƣơng trình hoạt động, triển khai các thủ tục kiểm soát, đồng thời tìm ra những chính sách thủ tục tốt, hoàn thiện hơn.

 Kiểm soát kế toán bao gồm các kế hoạch, tổ chức và các trình tự hồ sơ cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách, báo cáo tài chính, do đó phải đảm bảo hợp lý rằng: các nghiệp vụ đƣợc tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý; các nghiệp vụ đƣợc ghi sổ là cần thiết để lập báo cáo tài chính trên cơ sở các nguyên tắc kế toán chung đƣợc chấp nhận rộng rãi hoặc các tiêu chuẩn áp dụng và duy trì khả năng hạch toán của tài sản; chỉ khi đƣợc sự phê chuẩn của nhà quản lý mới đƣợc sử dụng tài sản; tài sản đƣợc ghi sổ phải đƣợc đối chiếu với tài sản thực có tại thời điểm thích hợp và phải có sự điều chỉnh phù hợp khi có sự chênh lệch. - Kiểm soát theo thời gian: kiểm soát trƣớc, trong và sau các hoạt động:  Kiểm soát trƣớc là kiểm soát đƣợc tiến hành trƣớc khi hoạt động xảy ra về mặt nhân sự, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,… đảm bảo sẵn sàng về chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng đáp ứng nhu cầu cần thiết cho hoạt động. 9  Kiểm soát trong hoạt động là kiểm soát trong khi thực hiện các hoạt động, đảm bảo sự tuân thủ các thủ tục, quy trình đã đƣợc thiết lập trƣớc đó hƣớng đến mục tiêu đề ra.  Kiểm soát sau hoạt động là hoạt động kiểm soát sau khi hoạt động đã kết thúc thông qua đo lƣờng các kết quả công việc để điều chỉnh, sửa chữa, khắc phục các vấn đề xảy ra và đề ra các biện pháp phòng ngừa cho tƣơng lai.

- Kiểm soát theo mục đích kiểm soát: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp (điều chỉnh):  Kiểm soát ngăn ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót, gian lận ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động này tập trung vào việc xây dựng các cơ chế, quy định, chính sách, quy trình, thủ tục làm khuôn mẫu để nhân viên thực hiện.  Kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời các hành vi sai sót và gian lận nào đó đã đƣợc thực hiện.  Kiểm soát bù đắp (điều chỉnh) là việc tăng cƣờng hoặc thay thế các hoạt động kiểm soát kém hiệu quả hoặc không còn cần thiết bằng các hoạt động kiểm soát khác hiệu quả hơn sau khi phát hiện có gian lận và sai sót.

- Kiểm soát theo chức năng quản lý: kiểm soát chiến lƣợc và kiểm soát hoạt động:  Kiểm soát chiến lƣợc là quá trình đánh giá chiến lƣợc hoạt động sau khi tiến hành xây dựng và thực hiện. Kiểm soát chiến lƣợc là việc kiểm tra, đo lƣờng và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận trong doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu đặc ra. Đây là công việc thƣờng xuyên của nhà quản trị doanh nghiệp và chủ đầu tƣ.  Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị đối với những thành quả của nhân viên, bộ phận có đạt đƣợc yêu cầu của nhà quản trị và có cần điều chỉnh chiến lƣợc không.

- Theo mối quan hệ giữa chủ thể kiểm soát và khách thể kiểm soát: kiểm soát nội bộ và kiểm soát từ bên ngoài 10  Kiểm soát nội bộ là hoạt động kiểm soát do doanh nghiệp thực hiện nhằm mục đích quản trị nội bộ.  Kiểm soát từ bên ngoài là loại kiểm soát do chủ thể từ bên ngoài thực hiện. Nhƣ vậy, kiểm soát có thể phân loại theo các tiêu chí khác nhau và việc phân loại chỉ mang tính tƣơng đối tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngày nay chức năng kiểm soát gắn liền với tƣ tƣởng phòng ngừa, kiểm soát quá trình, sự tham gia của con ngƣời với vai trò là chủ quá trình và quan hệ mật thiết với quản trị rủi ro để đạt đƣợc mục tiêu cũng nhƣ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Kiểm soát chi phí là sự hƣớng dẫn và điều chỉnh bằng hành động theo chi phí dự toán. Kiểm soát chi phí bao gồm xác định trƣớc chi phí mục tiêu, đo lƣờng các chi phí thực tế, điều tra nguyên nhân của các chênh lệch và tiến hành các hành động khắc phục (Periasamy, P.,2010) Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra (Nguyễn Đại Thắng, 2003).

Kiểm soát chi phí là một phần của hoạt động kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp. Trong hoạt động kiểm soát thì KSCP là hoạt động kiểm soát chủ yếu và có ý nghĩa sống còn của bất cứ doanh nghiệp nào vì nó giúp phát hiện các chi phí thực hiện vƣợt mức chi phí kế hoạch để doanh nghiệp có hành động điều chỉnh nhằm loại bỏ chi phí vƣợt mức hoặc giảm thiểu sự ảnh hƣởng của nó đến mức thấp nhất. Nhƣ vậy, có thể nói KSCP là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản trị chi phí và quản trị doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý lên các đối tƣợng kiểm soát thông qua các công cụ kiểm soát để đo lƣờng, đánh giá hiệu quả sử dụng các khoản chi phí và đƣa ra các giải pháp điều chỉnh nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra.

Mục đích kiểm soát chi phí và tổ chức hoạt động kiểm soát chi phí 11 1. Mục đích kiểm soát chi phí Mục đích hƣớng tới của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp là: - Đảm bảo các nguồn lực đƣợc sử dụng một cách hiệu quả và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; - Kiểm soát chi phí giúp nhà quản trị có thể dự đoán đƣợc những rủi ro có thể xảy ra và chiều hƣớng biến động chi phí trong các hoạt động của doanh nghiệp để kịp thời có những biện pháp điều chỉnh; - Kiểm soát chi phí giúp nhà quản trị phát hiện kịp thời các sai lệch về chi phí thực hiện so với kế hoạch để đƣa ra những biện pháp điều chỉnh và ghi nhận để xây dựng kế hoạch chi phí cho tƣơng lai; - Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp cắt giảm các khoản chi phí hoạt động mà vẫn mang lại hiệu quả kinh doanh, tạo lợi thế cạnh tranh.